Як правильно вказувати період роботи у наказі про щорічну відпустку

При оформленні наказу на щорічну основну відпустку у кадровиків часто виникає питання: вказувати «відпустка за робочий рік» чи «відпустка за період роботи»?

Типова форма

Відповідно до вимог Типової форми № П-3, затвердженої наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, слід зазначати: «За період роботи з « » __________ 20 року по « » __________ 20 року».

Водноас форму наказу можна розробити самостійно з дотриманням ДСТУ 4163:2020 та вимог гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Закон про відпустки

Відповідно до ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР, працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю не менше 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік.

🔹 Робочий рік відлічується не з календарного року, а з дня укладення трудового договору.

Правильний варіант

Як саме вказати – “за період роботи” чи “за робочий рік” – обирає роботодавець самостійно.

При цьому немає покарання за невірне формулювання у наказі. Головне вірно передати суть і вказати сам період (робочий рік).

Зразок наказу та бланк для заповнення📝 Наказ про надання щорічної основної відпустки

Неповний робочий рік

У наказі потрібно чітко вказувати робочий рік, незалежно від того, скільки фактично працівник вже пропрацював.

Наприклад, працівника прийнято на роботу 14.02.2025.

• У наказі слід зазначити: За період роботи/за робочий рік з 14.02.2025 по 13.02.2026.
• Навіть якщо він пропрацював тільки 7 місяців і бере частину відпустки, все одно зазначається повний робочий рік, за який надається відпустка.

‼️Якщо йдеться про відпустки чи компенсацію невикористаної відпустки перед звільненням, то дійсно доцільно вказати “за період роботи”, адже робочий рік буде неповним.

Висновок

• У наказі пишемо: «за період роботи» або «за робочий рік».
• Період роботи визначається з дати прийняття працівника і триває рівно 12 місяців.
• Відпустка може бути надана частково, але в наказі все одно зазначається повний рік, за який вона надається.