Давайте поговоримо з вами про чек-лист справ кадровика для вдалого завершення 2023 та розпочатку року 2024.
- Закриття номенклатури справ
Наприкінці діловодного року номенклатуру справ закривають підсумковим записом. У ньому зазначають кількість та категорії фактично заведених за рік справ.
Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, і передає підсумкові відомості до канцелярії, відділу діловодства тощо.
Керівник служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівникові архівного підрозділу (особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.
Нова номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня нового року.
Приклад
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_____________№____________
на __________ рік
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
_________________________________________________________________
(назва розділу)
Посада керівника ______________ ______________
структурного підрозділу (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
___ ____________ 20___ року
Посада керівника архіву (особи,
відповідальної за архів) установи
____________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
- Підсумковий запис в журналах реєстрації кадрових документів
Останнього дня діловодного року або в перші дні нового року закриваються підсумковим записом журнали реєстрації наказів за рік та інші неперехідні журнали, що вели.
Виняток — перехідні форми. Їх закривають, коли закінчилося місце для реєстрації.
Паперовий журнал закривають підсумковим записом, навіть якщо в ньому залишилися вільні сторінки.
Оформлюють підсумковий запис від руки після останнього запису про реєстрацію документа. Печаткою підсумковий запис не засвідчують.
Журнали реєстрації в системах електронного документообігу (СЕД) закриваються за правилами, передбаченими для таких журналів.
У новому діловодному році документи реєструють у нових реєстраційних формах / книгах / журналах, однак за достатньої кількості вільних сторінок можна використати й попередній паперовий журнал.
Приклад
Підсумковий запис
про категорії та кількість справ,
складених у 20 році у ___________
| За строками зберігання | Разом | У тому числі | |
| таких, що переходять | з відміткою «ЕПК» | ||
| Постійного | |||
| Тривалого (понад 10 років) | |||
| Тимчасового (до 10 років включно) | |||
| Усього | |||
| Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі | _________ (підпис) | _________________________ Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ ___________ 20___ року |
Підсумкові відомості передано до служби діловодства.
| Посада особи, відповідальної за передачу відомостей | _________ (підпис) | _________________________ Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ |
| ___ ___________ 20___ року |
- Складання графіка відпусток на наступний рік
Графік відпусток на наступний рік бажано затверджувати у грудні. Відпустки можуть припадати й на перші числа прийдешнього року, тож тоді можна встигнути повідомити працівника про початок відпустки за два тижні (ст. 10 Закону про відпустки).
Проведіть аудит відпусток 2023 року. Виявіть залишки невикористаних відпусток. Складіть таблицю з відомостями щодо відпусток кожного працівника, де зазначте:
- кількість днів щорічної основної відпустки;
- право на додаткові щорічні відпустки, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
- залишки днів не використаних у минулі роки відпусток;
- право на відпустку у зручний час.
Ознайомте з таблицею залишків відпусток і новим графіком керівників відділів під підпис.
Приклад
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ЗАТВЕРДЖУЮ
ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «МАЯК» Директор
(ТОВ «МАЯК») _Панасенко Микола ПАНАСЕНКО
«_22_»_грудня__20_23_р.
ГРАФІК ВІДПУСТОК
22.12.2023 № 1
м. Харків
на __2024__ рік
| Прізвище, ініціали працівника | Посада (професія) згідно зі штатним розписом | Вид відпустки | Кількість календарних днів | Період роботи, за який надається відпустка | Запланований період надання відпустки | Фактичний період перебування у відпустці | Підстава |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Бухгалтерія | |||||||
| Усенко О. І. | Головний бухгалтер | Щорічна основна | 14 | 08.02.2023 — 07.02.2024 | Березень | ||
| Щорічна основна | 10 | 08.02.2023 — 07.02.2024 | Серпень | ||||
| Маркова Л. С. | Бухгалтер | Щорічна основна | 24 | 23.03.2023 — 22.03.2024 | Травень | ||
| Відпустка «на дітей» | 10 | 01.01.2024 — 31.12.2024 | Жовтень | ||||
Начальник відділу кадрів _Сидоренко_ Олег СИДОРЕНКО
19.12.2023
ПОГОДЖУЮ
Голова профспілки
_Буряк_ Валерій БУРЯК
«_20_»_грудня__20_23_р.
- Подання звітності до: ТЦК та СП, Держпраці, Держстату, Соцзахисту та Служби зайнятості. Таблиця є в папці на диску
Я не буду озвучувати всю звітність ви можете її подивитися у таблиці. Зазначу лише, що потрібно звернути увагу на те, що є звіти та інформація, які подають за потреби, а є обов”язкові з визначенною періодичностю та термінами подання.
- Розрахунок норм робочого часу
Норми тривалості робочого часу на 2024 рік із п’ятиденним та шестиденним робочим тижнем до початку року кожен роботодавець складає самостійно з дотриманням вимог КЗпП, але розраховуються вони з урахуванням оголошеного воєнного стану. Тож окрім КЗпП, треба враховувати також і положення Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ
Більш детально про розрахунок норм робочого часу дивись у нашому відео
- Розробка плану роботи відділу кадрів
План можна складати як наприкінці року так і напочатку. Це може бути як річний план, так і план на півріччя. У ньому можна вказати про подання звітності (за видами звітів), розроблення проєктів положень, інструкцій, наказів, проведення внутрішнього аудиту тощо.
План роботи відділу має підписати його керівник. Він не потребує затвердження наказом і затверджується керівником підприємства особисто.
Приклад
_________________________________ ЗАТВЕРДЖУЮ
_________________________________ _________________________________
_________________________________ _________ _______________________
«__». ___._________
ПЛАН РОБОТИ
відділу кадрів
на 2024 рік
| № з/п | Назва заходу | Строк виконання | Виконавець | Відмітка про виконання |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Начальник відділу кадрів __________ __________________
- Підготовка документів до передання їх до архіву
Формують документи у справи відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (Правила № 1000/5). Підготовка справ для передання до архіву включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених документів, оформлення документів кожної справи, відповідність справ номенклатурі, затвердженої керівником.
