7 справ кадровика на перетині 2023-2024 

Автор | 15.12.2023

Давайте поговоримо з вами про чек-лист справ кадровика для вдалого завершення 2023 та розпочатку року 2024.

  1. Закриття номенклатури справ

Наприкінці діловодного року номенклатуру справ закривають підсумковим записом. У ньому зазначають кількість та категорії фактично заведених за рік справ.

Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує працівник, відповідальний за організацію кадрового діловодства, і передає підсумкові відомості до канцелярії, відділу діловодства тощо. 

Керівник служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівникові архівного підрозділу (особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Інше

Нова номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня нового року.

Приклад

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_____________№____________

на __________ рік

Індекс справиЗаголовок справи (тому, частини)Кількість справ (томів, частин)Строк
зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
Примітка
12345

_________________________________________________________________
(назва розділу)

Посада керівника ______________ ______________
структурного підрозділу                 (підпис)          (ініціали (ініціал імені), прізвище) 

___  ____________ 20___ року

Посада керівника архіву (особи, 

відповідальної за архів) установи

____________   ____________________________
      (підпис)            (ініціали (ініціал імені), прізвище)   

  1. Підсумковий запис в журналах реєстрації кадрових документів

Останнього дня діловодного року або в перші дні нового року закриваються підсумковим записом журнали реєстрації наказів за  рік та інші неперехідні журнали, що вели. 

Виняток — перехідні форми. Їх закривають, коли закінчилося місце для реєстрації.

Паперовий журнал закривають підсумковим записом, навіть якщо в ньому залишилися вільні сторінки.

Оформлюють підсумковий запис від руки після останнього запису про реєстрацію документа. Печаткою підсумковий запис не засвідчують.

Журнали реєстрації в системах електронного документообігу (СЕД) закриваються за правилами, передбаченими для таких журналів.

У новому діловодному році документи реєструють у нових реєстраційних формах / книгах / журналах, однак за достатньої кількості вільних сторінок можна використати й попередній паперовий журнал.

Приклад

Підсумковий запис 

про категорії та кількість справ, 

складених у 20       році у ___________

За строками зберіганняРазомУ тому числі
таких, що переходятьз відміткою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Усього
Посада особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі
_________
(підпис)

_________________________
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
___ ___________ 20___ року 

Підсумкові відомості передано до служби діловодства.

Посада особи, відповідальної
за передачу відомостей 

_________
(підпис)

_________________________
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
___ ___________ 20___ року
  1. Складання графіка відпусток на наступний рік

Графік відпусток на наступний рік бажано затверджувати у грудні. Відпустки можуть припадати й на перші числа прийдешнього року, тож тоді можна встигнути повідомити працівника про початок відпустки за два тижні (ст. 10 Закону про відпустки). 

Проведіть аудит відпусток 2023 року. Виявіть залишки невикористаних відпусток. Складіть таблицю з відомостями щодо відпусток кожного працівника, де зазначте:

  • кількість днів щорічної основної відпустки;
  • право на додаткові щорічні відпустки, інші додаткові відпустки, передбачені законодавством;
  • залишки днів не використаних у минулі роки відпусток;
  • право на відпустку у зручний час. 

Ознайомте з таблицею залишків відпусток і новим графіком керівників відділів під підпис.

Приклад

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ   ЗАТВЕРДЖУЮ

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «МАЯК»   Директор

(ТОВ «МАЯК»)   _Панасенко  Микола ПАНАСЕНКО

   «_22_»_грудня__20_23_р.

ГРАФІК ВІДПУСТОК

22.12.2023 № 1

м. Харків

на __2024__ рік 

Прізвище, ініціали працівника Посада (професія) згідно зі штатним розписомВид відпусткиКількість календарних днівПеріод роботи, за який надається відпусткаЗапланований період надання відпусткиФактичний період перебування у відпустціПідстава
12345678
Бухгалтерія
Усенко О. І.Головний бухгалтерЩорічна основна1408.02.2023 — 07.02.2024Березень
Щорічна основна1008.02.2023 — 07.02.2024Серпень
Маркова Л. С.БухгалтерЩорічна основна2423.03.2023 — 22.03.2024Травень
Відпустка «на дітей»1001.01.2024 — 31.12.2024Жовтень

Начальник відділу кадрів _Сидоренко_ Олег СИДОРЕНКО

19.12.2023

ПОГОДЖУЮ

Голова профспілки

  _Буряк_  Валерій БУРЯК

«_20_»_грудня__20_23_р.

  1. Подання звітності до: ТЦК та СП, Держпраці, Держстату, Соцзахисту та Служби зайнятості. Таблиця є в папці на диску

Я не буду озвучувати всю звітність ви можете її подивитися у таблиці. Зазначу лише, що потрібно звернути увагу на те, що є звіти та інформація, які подають за потреби, а є обов”язкові з визначенною періодичностю та термінами подання.

  1. Розрахунок норм робочого часу

Норми тривалості робочого часу на 2024 рік із п’ятиденним та шестиденним робочим тижнем до початку року кожен роботодавець складає самостійно з дотриманням вимог КЗпП, але розраховуються вони  з урахуванням оголошеного воєнного стану. Тож окрім КЗпП, треба враховувати також і положення Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ 

Більш детально про розрахунок норм робочого часу дивись у нашому відео

  1. Розробка плану роботи відділу кадрів

План можна складати як наприкінці року так і напочатку. Це може бути як річний план, так і план на півріччя. У ньому можна вказати про подання звітності (за видами звітів), розроблення проєктів положень, інструкцій, наказів, проведення внутрішнього аудиту тощо.

План роботи відділу має підписати його керівник. Він не потребує затвердження наказом і затверджується керівником підприємства особисто. 

Приклад

_________________________________ ЗАТВЕРДЖУЮ

_________________________________ _________________________________

_________________________________ _________  _______________________

«__». ___._________

ПЛАН РОБОТИ

відділу кадрів

на 2024 рік

№ з/пНазва заходуСтрок виконанняВиконавецьВідмітка про виконання
12345

Начальник відділу кадрів                            __________                           __________________

  1. Підготовка документів до передання їх до архіву

Формують документи у справи відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (Правила № 1000/5). Підготовка справ для передання до архіву включає перевіряння правильності формування документів у справи, відповідність заголовків справ змісту вміщених документів, оформлення документів кожної справи, відповідність справ номенклатурі, затвердженої керівником.

Підготовка документів до передання їх до архіву

Інше