Как заменить работника на время отпуска — без ошибок и штрафов

Сотрудник ушел в отпуск — а работа ведь не ждет, ее нужно выполнять уже сегодня. Кого подключать на замену? Нужно ли платить доплату? А приказ обязателен или можно обойтись устно? Разбираемся вместе — просто, с ссылкой на закон и на образцы необходимых документов.

Начнем с того, что работодатель не обязан кого-то заменять. Это его право, а не обязанность. Но если без подстраховки не обойтись — есть два законных варианта:

Вариант 1: задействовать своих сотрудников

То есть часть обязанностей отпускника временно поручить кому-то из коллектива. Например, путем:

Варианты замены:

• Исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника
• Временного заместительства
• Внутреннего совместительства

Чем эти способы отличаются — расскажу дальше, не переключайтесь.

Вариант 2: нанять нового сотрудника

Второй вариант — нанять нового сотрудника по срочному трудовому договору. Но здесь важно четко прописать, что его берут именно на период отпуска основного сотрудника.

Итак, далее разберемся, как все эти варианты оформить правильно и где есть риски получить штраф.

Поручить обязанности кому-то из коллег

Первый и самый простой вариант — поручить обязанности кому-то из коллег. Это вполне нормально, особенно если должности схожи по уровню или нагрузке.

Особенности:

✅ сотрудник не освобождается от своей основной работы — просто берет на себя еще часть чужой;

✅ работает в пределах своего рабочего времени, а не остается после работы или выходит в выходные.

Причем возложить обязанности отсутствующего можно как на одного сотрудника, так и на нескольких. Например, один — отвечает за документы, второй — за клиентов. Главное — в приказе четко прописать, кто что делает.

Здесь часто допускают 3 ошибки:

⛔ 1 ошибка — не получать согласие сотрудника

Гоструда подчеркивает, что работодатель не может в одностороннем порядке решать такие вопросы. Поэтому прежде всего нужно получить от сотрудника согласие.  

📝 Оно может быть устным или письменным, но лучше — заявление.

📝 На основании этого заявления работодатель издает соответствующий приказ.

⛔ 2 ошибка — игнорировать доплату

Сразу скажу, доплата должна быть. Размер — решает сам работодатель, но логично, чтобы это соответствовало объему дополнительной работы. Если заменяет несколько человек — доплату получает каждый.

Единственное исключение, когда можно не доплачивать — если в должностной инструкции уже есть пункт о подстраховке — тогда приказ и доплата не нужны. Поэтому внимательно ознакомьтесь с вашей должностной инструкцией.

⛔ 3 ошибка – табелировать по двум должностям

В табеле учета не делаем никаких дополнительных записей. Просто основная должность — и все.

Кстати, за какие еще ошибки часто штрафуют работодателей — вот в этом видео. 👆

И еще важно: как только сотрудник возвращается из отпуска — замена автоматически прекращается. Дополнительные приказы не нужны.

Далее, как и обещала, о временном заместительстве.

Временное заместительство

Временное заместительство чаще используется, когда речь идет о замене на должностях руководителей предприятия или структурных подразделений. В таком случае сотрудник выполняет обязанности исключительно по «чужой» должности. Однако это не перевод сотрудника на другую должность. Формально он остается на своей должности.

А еще временно исполняющий обязанности работает по графику работы отсутствующего сотрудника.

⛔ Здесь основные ошибки тоже связаны с оформлением и доплатой.

📝 Да, назначение сотрудника исполняющим обязанности возможно только с его согласия, которое может быть оформлено в виде заявления.

📝 После этого работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение) и знакомит сотрудника под подпись.

💰 Как это правильно оплатить?

Как это правильно оплатить? В общем случае сотруднику, который замещает, устанавливают доплату.

Ее размер равен разнице между его фактическим окладом и окладом сотрудника, которого он замещает. Исключение — штатные заместители.

И снова-таки, информацию о временном заместительстве не нужно вносить ни в табель, ни в личную карточку № П-2.

Срочный трудовой договор

Если рассмотренные выше варианты не подходят, всегда можно привлечь другое лицо на основании срочного трудового договора. Это может быть как свой сотрудник, который уже работает, так и стороннее лицо.

Что для этого нужно?

📝 Заявление от сотрудника

📝 и приказ от работодателя. И конечно, уведомление налоговикам. Куда же без него.

При этом срок действия трудового договора может быть определен:

• конкретной датой;
• наступлением определенного события, если дату окончания отпуска основного сотрудника-отпускника установить заранее невозможно (например, если основному сотруднику предоставлен по соглашению сторон отпуск без сохранения зарплаты на время действия военного положения).

Однако в любом случае датой увольнения сотрудника, который работал по срочному трудовому договору, должен быть последний день перед днем, в который основной сотрудник приступает к выполнению обязанностей, предусмотренных трудовым договором.

⛔ Здесь основные ошибки – в неправильном оформлении заявления и приказа (например, не указывают статус сотрудника (основной или совместитель), указывают, что принимают на 0,5 ставки и т.д.).

⛔ Следующие ошибки — неподача уведомления налоговикам и работа не в свободное от основной работы время.

Итак, как видите, варианты для замены отпускника есть. Остается только выбрать тот из них, который подходит для вашей ситуации, и все правильно оформить. Так что будьте внимательны.