Глава 4. Облік касових операцій (частина 1)
4.1. ОРГАНІЗАЦІЯ ГОТІВКОВИХ РОЗРАХУНКІВ
ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ГОТІВКОВИХ ГРОШОВИХ КОШТІВ І ГРОШОВИХ ДОКУМЕНТІВ
Операції підприємств між собою, з підприємцями, фізичними особами, що пов’язані з прийняттям і видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку, мають назву касових операцій.
Розрахунки підприємств за допомогою готівкових грошових коштів (касові операції) здійснюються за певними правилами, встановленими чинним законодавством у галузі організації готівкового обігу. Основний документ, який регулює порядок ведення касових операцій,- Положення № 637
Порядок організації готівкових розрахунків підприємств включає в себе, зокрема, організацію зберігання готівкових коштів у касі підприємства, порядок установлення ліміту каси, порядок оформлення касових документів, у тому числі видачу готівки під звіт, ведення касової книги.
Розрахунки готівковими коштами підприємства між собою і з громадянами можуть здійснювати як за рахунок коштів, отриманих з кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг) та інших касових надходжень.
Якщо розрахунки проводяться шляхом внесення готівки до установ банків для подальшого перерахування її на рахунки підприємств (підприємців) або фізичних осіб, то такі розрахунки є для покупців (платників коштів) готівковими, а для підприємств-продавців (одержувачів коштів) – безготівковими.
Приймання, зберігання та витрачання готівкових грошових коштів на підприємстві здійснюється тільки через касу.
Касою називається приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів.
ОБМЕЖЕННЯ ЩОДО ГОТІВКОВИХ РОЗРАХУНКІВ
Пунктом 2.3 Положення № 637
Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою між підприємствами в оплату за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, отриманих за корпоративними спеціальними платіжними засобами.
Зазначені обмеження не поширюються на:
– розрахунки підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами;
– добровільні пожертвування та благодійну допомогу;
– використання коштів, виданих на відрядження.
У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (підприємцями) понад установлену граничну суму кошти в розмірі перевищення встановленої суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням отриманої розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.
Платежі понад 10 тис. грн. мають здійснюватися виключно в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки, протягом дня не обмежується. Тобто підприємству не можна виплатити з каси протягом дня одному й тому самому суб’єкту підприємницької
діяльності суму готівкою більше встановленої. Нехай навіть ця сума видавалася в декілька прийомів. Водночас така заборона зовсім не означає, що встановлена НБУ сума – це вся сума, яку касир має право видати готівкою протягом дня. Заборона стосується лише розрахунків з одним СПД. Таким чином, протягом дня підприємство має право здійснювати готівкові розрахунки з декількома підприємствами (підприємцями), дотримуючись з кожним із них установленого обмеження.
За порушення в обмеженні розрахунків підприємству загрожує штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожен день згідно зі ст. 1 Указу № 436
Відповідальність за порушення встановленого обмеження розрахунків готівкою стосується тільки підприємства, яке видає з каси грошові кошти. При отриманні грошових коштів відповідальність за перевищення встановленого НБУ обмеження не застосовується.
ЛІМІТ ЗАЛИШКУ ГОТІВКИ В КАСІ ТА СТРОКИ ЗДАВАННЯ ГОТІВКИ
Порядок розрахунку ліміту каси. Ліміт залишку готівки в касі (далі – ліміт каси) – це граничний розмір суми готівки, яка може залишатися в касі в позаробочий час.
Ліміт каси не встановлюють:
– банкам(п. 2.7 Положення № 637
– фізичним особам – підприємцям(п. 2.7 Положення № 637
– релігійним організаціям (релігійним громадам, управлінням і центрам, монастирям, релігійним братствам, місіонерським товариствам (місіям), духовним навчальним закладам), що не провадять виробничої або іншої підприємницької діяльності(п. 5.7 Положення № 637
Усі інші підприємства в позаробочий час можуть зберігати у своїх касах готівку в розмірі, що не перевищує встановленого ліміту. Суму понад ліміт необхідно обов’язково здавати в банк для її зарахування на банківські рахунки (за вибором підприємства). Підприємства не повинні накопичувати готівку у своїх касах понад суму встановленого ліміту для здійснення необхідних витрат до настання строків їх виплат. Якщо в окремі дні немає перевищення ліміту каси, то в ці дні готівку до банку можна не здавати.
Підприємство самостійно встановлює собі ліміт каси. З урахуванням норм глави5 Положення № 637
Етап 1. Вибір способу розрахунку ліміту каси з двох, запропонованих Положенням№ 637
перший спосіб – на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки
до каси;
другий спосіб – на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси. Порядок розрахунку ліміту каси кожним із способів наведено в табл. 4.1.
Якщо в результаті розрахунку ліміту каси середньоденний показник, обчислений
на підставі касових оборотів(рядок 2 або 4 Розрахунку), дорівнює нулю або не перевищує 10 нмдг(170 грн.), то згідно з абзацом п’ятим п. 5. 4 Положення № 637
Спосіб для розрахунку ліміту керівник підприємства (уповноважена ним особа) обирає самостійно(п. 5.3 Положення № 637
Етап 2. Складання відповідальною особою (наприклад, головним бухгалтером) Розрахунку. Форма Розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі наведена
у додатку 2 до Положення № 637
На цьому етапі розраховують ліміт каси одним із способів, обраних керівником підприємства (уповноваженою ним особою). Результат відображають у Розрахунку.
Для кожного підприємства та його відокремленого підрозділу складають окремий Розрахунок.
Етап 3. Підпис Розрахунку головним (старшим) бухгалтером і керівником підприємства (уповноваженою ним особою).
Етап 4 Видання наказу (розпорядження) про встановлення ліміту каси підприємства Якщо підприємством ліміт каси не встановлено (незалежно від причин такого невстановлення), то ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому випадку вся готівка, що перебуває в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством згідно з вимогами Положення № 637
Особливості встановлення ліміту для окремих підприємств описано в табл. 4.2.
Таблиця 4.1
| Спосіб визначення ліміту каси | Порядок розрахунку ліміту каси | |||
| Спосіб визначення ліміту каси | строк здавання підприємством готівкової виручки до банку | як установлюють ліміт | визначення максимального розміру ліміту | суми, що включаються до розрахунку середньоденного показника |
| За середньоденними надходженнями готівки до каси | Щодня – у день їх надходження до каси (п.п. “а” п. 5.1 Положення ¹ 637 | Ліміт установлюють у розмірі, необхідному для забезпечення роботи підприємства на початок робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за 3 будь-які місяці підряд з останніх 12 місяців, що передують установленню ліміту) | Сума готівкової виручки за 3 будь-які місяці підряд з останніх 12 місяців. Кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці | У готівкову виручку згідно з п. 1.2 Положення № 637 (наводять у рядку 1 розділу 1 “Касові обороти” Розрахунку): а) суми фактично отриманої готівки від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг; б) позареалізаційні надходження – надходження від операцій, безпосередньо не пов’язаних з реалізацією продукції, товарів, робіт, послуг та іншого майна (наприклад, основних засобів, нематеріальних активів, продукції допоміжного та обслуговуючого виробництв); у тому числі: – погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками; – безоплатно отримані кошти; – відшкодування матеріальних збитків; – внески до статутного капіталу (лист НБУ від 16.10.2007 р. ¹ 11-113/3889-10550); – платежі за надане в лізинг (оренду) майно; – роялті; – дохід (відсотки) від володіння корпоративними правами; – повернення невикористаних підзвітних сум; – підприємство-комісіонер враховує враховує в розрахунку готівку, що надійшла |
| За середньоденними надходженнями готівки до каси | Наступного дня з дня її надходження до каси (п.п. “б” п. 5.1 Положення ¹ 637 | Ліміт установлюють у розмірі, необхідному для забезпечення роботи підприємства на початок робочого дня, але не більше розміру середньоденного надходження готівки до каси (за 3 будь-які місяці підряд з останніх 12 місяців, що передують установленню ліміту) | Сума готівкової виручки за 3 будь-які місяці підряд з останніх 12 місяців. Кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці | У готівкову виручку згідно з п. 1.2 Положення № 637 (наводять у рядку 1 розділу 1 “Касові обороти” Розрахунку): а) суми фактично отриманої готівки від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг; б) позареалізаційні надходження – надходження від операцій, безпосередньо не пов’язаних з реалізацією продукції, товарів, робіт, послуг та іншого майна (наприклад, основних засобів, нематеріальних активів, продукції допоміжного та обслуговуючого виробництв); у тому числі: – погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками; – безоплатно отримані кошти; – відшкодування матеріальних збитків; – внески до статутного капіталу (лист НБУ від 16.10.2007 р. ¹ 11-113/3889-10550); – платежі за надане в лізинг (оренду) майно; – роялті; – дохід (відсотки) від володіння корпоративними правами; – повернення невикористаних підзвітних сум; – підприємство-комісіонер обліковує в розрахунку готівку, що надійшла |
| За середньоденними надходженнями готівки до каси | Не рідше ніж 1 раз на 5 робочих днів (п.п. “в” п. 5.1 Положення ¹ 637 | Ліміт установлюють у розмірах, які залежать від установлених строків здавання готівкової виручки та її суми, але не більше 5-кратного розміру середньоденних надходжень готівки (за 3 будь-які місяці поспіль з останніх 12 місяців, що передують установленню ліміту) | Сума готівкової виручки за 3 будь-які місяці поспіль з останніх 12 місяців 5 х Кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці | До готівкової виручки згідно з п. 1.2 Положення № 637 (наводять у рядку 1 розділу 1 “Касові обороти” Розрахунку): а) суми фактично отриманої готівки від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг; б) позареалізаційні надходження – надходження від операцій, безпосередньо не пов’язаних з реалізацією продукції, товарів, робіт, послуг та іншого майна (наприклад, основних засобів, нематеріальних активів, продукції допоміжного та обслуговуючого виробництв); у тому числі: – погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками; – безоплатно отримані кошти; – відшкодування матеріальних збитків; – внески до статутного капіталу (лист НБУ від 16.10.2007 р. ¹ 11-113/3889-10550); – платежі за надане в лізинг (оренду) майно; – роялті; – дохід (відсотки) від володіння корпоративними правами; – повернення невикористаних підзвітних сум; – підприємство-комісіонер обліковує в розрахунку готівку, що надійшла від покупців за реалізовані комісійні товари, які належать комітенту (лист НБУ від 26.02.2007 р. № 11-113/731-1992); – інші надходження. Не включають суми надходжень з банку |
| За середньоденною видачею готівки з каси | Ліміт установлюють у розмірі, не більшому за розмір середньоденної видачі готівки (за 3 будь-які місяці підряд з останніх 12 місяців, що передують установленню ліміту) | Сума виплат з каси на різні потреби за 3 будь-які місяці поспіль з останніх 12 місяців. Кількість робочих днів підприємства за ці 3 місяці | Включають виплати готівки на різні потреби – наводять у рядку 3 розділу 1 “Касові обороти” Розрахунку (лист НБУ від 16.10.2007 р. ¹ 11-113/3889-10550): – на відрядження; – засновнику його частки в статутному капіталі; – на інші потреби. Не включають суми виплат: – на оплату праці; – пенсій; – стипендій; – дивідендів | |
Таблиця 4.2
| Випадок | Особливості встановлення ліміту |
| Підприємства зі структурними підрозділами | Для кожного відокремленого підрозділу можуть установлювати окремий ліміт на підставі окремого Розрахунку. Ліміт доводиться до відома підрозділу внутрішнім наказом (розпорядженням) виходячи з руху готівки в підрозділі. Перелічимо нюанси встановлення ліміту підрозділу: 1) тримісячний період для розрахунку ліміту підрозділу може бути обраний різним для різних відокремлених підрозділів підприємства залежно від специфіки їх функціонування (листи НБУ від 19.05.2006 р. ¹ 11-113/1875-5345 та від 23.11.2006 р. ¹ 11-15/434-12531). Вважаємо, що може відрізнятися і порядок розрахунку лімітів кас (наприклад, для підприємства ліміт може бути розрахований за середньоденною видачею готівки, а для відокремленого підрозділу – за середньоденними надходженнями (або навпаки); 2) для відокремлених підрозділів ліміт каси встановлюють у цілому, без розподілу його на кожну касу, що входить до складу такого підрозділу, – один ліміт на всі каси такого відокремленого підрозділу (лист НБУ від 22.11.2006 р. № 11-115/4301-12445); 3) місце проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО підпадає під визначення каси. Тому відокремленому підрозділу, в якому здійснюють розрахунки через РРО, може бути встановлено ліміт залишку готівки в касі (лист НБУ від 04.10.2007 р. ¹ 11-115/3693-10119). Відокремлені підрозділи можуть здавати готівку безпосередньо в касу підприємства або в банк для її переказу та зарахування на банківські рахунки підприємства. За відсутності банків готівку для переказу на банківські рахунки можна здавати операторам поштового зв’язку та небанківським фінансовим установам, що мають ліцензію Держфінпослуг |
| Підприємства, які розпочинають діяльність | Підприємства, які розпочинають свою діяльність, згідно з п. 5.2 Положення № 637 3 місяці роботи новоствореним підприємствам відлічують від дня проведення першого розрахунку готівкою (листи НБУ від 09.02.2007 р. ¹ 11-113/543-1414 і від 23.02.2007 р. ¹ 11-113/726-1968). При цьому також складають Розрахунок, а ліміт установлюють наказом (розпорядженням) керівника. Установлений з урахуванням прогнозних розрахунків ліміт каси у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців роботи слід переглянути з урахуванням фактичних показників діяльності підприємства за цей період у загальному порядку. Якщо новостворене підприємство, що здійснює операції з готівкою, не встановило собі прогнозного ліміту, то його ліміт вважається нульовим. Уся готівка, що перебуває в касі на кінець робочого дня і не здана підприємством відповідно до вимог Положення № 637 була пов’язана виключно з безготівковими розрахунками і які починають здійснювати вид діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків |
| Небанківські фінансові установи | Порядок розрахунку ліміту згідно з п. 5.4 Положення № 637 тощо і на підставі цього встановлюють розмір ліміту каси. Таблицю “1. Касові обороти” Розрахунку не заповнюють |
| Оператори поштового зв’язку | Порядок розрахунку ліміту згідно з п. 5.4 Положення № 637 тощо і на підставі цього встановлюють розмір ліміту каси. Таблицю “1. Касові обороти” Розрахунку не заповнюють |
| Підприємства, що виробляють і переробляють сільськогосподарську продукцію | Можуть установлювати (переглядати) ліміт каси на період заготівлі та переробки сільгосппродукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів (надходжень або видачі готівки) за будь-які 3 місяці сезону виробництва (переробки) сільгосппродукції попереднього року (п. 5.5 Положення № 637 |
| Підприємства сфери грального бізнесу, у тому числі у тому числі гральні будинки, казино, гральні автомати з грошовим виграшем тощо. | Ліміт каси встановлюють з урахуванням особливостей діяльності і режиму роботи цих закладів відповідно до переліку та правил проведення азартних ігор і затвердженого положення про призовий фонд, як правило, у межах відповідного середньоденного надходження або видачі готівки. За рішенням керівника підприємства сфери грального бізнесу (уповноваженої ним особи) дозволено встановлювати ліміт каси з перевищенням розрахованого середньоденного показника, але не більше ніж сума максимально можливого виграшу клієнта (п. 5.6 Положення № 637 |
| Держказначейство, бюджетні установи та організації, які обслуговуються Держказначейством | Держказначейство самостійно визначає порядок установлення ліміту каси в його касі та касах бюджетних установ і організацій, які ним обслуговуються. Строки здавання готівки з кас Держказначейства та бюджетних установ установ установлюються відповідно до вимог п. 5.1 Положення № 637 |
Перегляд ліміту каси. Установлений ліміт каси і строки здавання готівки підприємство може переглядати. Підставою для такого перегляду можуть бути(п. 5.12 Положення № 637
1) зміна законодавства України;
2) фактори об’єктивного характеру:
– зміни в надходженнях і витратах готівки;
– зміни внутрішнього трудового розпорядку (графіка змінності) тощо. Документи (нормативно-правові акти, внутрішні документи (розрахунки) підприємства, затверджені (підписані) керівником або уповноваженою ним особою), що стали підставою для перегляду ліміту каси, строків здавання готівки, додають до відповідних наказів (розпоряджень), договорів банківського рахунка підприємства.
Звертаємо увагу: Положення № 637
Коли перевищення ліміту призводить до виникнення понадлімітної готівки. У касі підприємства не можна накопичувати готівку понад ліміт для здійснення необхідних витрат до настання строків їх виплат.
*** Проте враховуючи, що згідно з п. 7.21 Положення № 637
контроль за встановленням і дотриманням ліміту каси покладено на податківців, у разі значного зниження обсягів надходження готівки (фактор об’єктивного характеру) ми все ж рекомендуємо переглядати ліміт каси. [116]
Але іноді готівку все ж можна зберігати в касі підприємства в сумі, що перевищує встановлений ліміт. У деяких випадках готівка, що залишилася в касі з минулого дня, не вважатиметься понадлімітною.
Так, як виняток дозволено зберігати в касі підприємства в сумі, що перевищує встановлений ліміт(п. 2.10 Положення № 637
1) протягом 3 робочих днів (уключаючи день отримання в банку) готівку, отриману в банку для виплат
отриману в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), а для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів – протягом 5 робочих днів (включаючи день отримання готівки в банку);
2) протягом 3 робочих днів готівкову виручку (у сумі, зазначеній у переданих
до каси платіжних (розрахунково-платіжних) відомостях) для здійснення за рахунок такої виручки виплат, що належать до фонду оплати праці.
Не вважається понадлімітною готівка в день її надходження, якщо вона(п. 5.10 Положення № 637
– були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку (про це говориться також у листі НБУ від 22.06.2006 р. № 11-113/2351-6538);
– наступного дня були видані для використання підприємством відповідно до законодавства на потреби
законодавством на потреби, пов’язані з його діяльністю (без попереднього здавання готівки до банку та одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби). Наприклад, такі кошти можна видати працівнику під звіт. Це цілком законний спосіб уберегтися від перевищення ліміту каси в ситуації, коли ліміт перевищено, а можливості здати готівку до банку немає. Наступного дня працівник на цілком законних підставах може повернути видану йому напередодні під звіт готівку, навіть її не витративши;
– надійшла до каси підприємства у вихідні та святкові дні і була здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків на наступний робочий день банку і підприємства або на наступний робочий день була видана для використання підприємством відповідно до законодавства на потреби, пов’язані з його діяльністю (без попереднього здавання її до банку та одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби).
Як бачимо, не буде понадлімітною (у день надходження) готівка, яку було використано або здано до банку не пізніше наступного дня (а якщо такі кошти надійшли у вихідні, то наступного за вихідним робочого дня).
Якщо виручку здають через службу інкасації, то кошти, які були здані
до банку через інкасаторів після операційного часу роботи банку, не вважаються понадлімітними в цей день. Підтвердженням здавання готівки інкасаторам є оформлена належним чином копія супровідної відомості до сумки з готівкою(лист НБУ від 26.09.2005 р. № 11-113/3262-9602).
Відповідальність за перевищення ліміту каси. Перевищення ліміту каси може стати підставою для застосування до підприємства фінансових санкцій згідно з абзацом другим ст. 1 Указу № 436
– порушення строків здавання виручки до банку;
– порушення строків виплати зарплати;
– відсутність підпису одержувача грошей на видаткових касових документах – сума, зазначена в документах, додається до залишку готівки тільки в день оформлення документа(п. 7.24 Положення № 637
Крім того, штраф за перевищення ліміту каси можуть накласти, якщо підприємство
перевищило 10-тисячне обмеження суми платежу готівкою одного підприємства готівкою іншому протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кошти понад 10000 грн. розрахунково додають до фактичних залишків готівки в касі в день здійснення такої оплати і порівнюють із затвердженим лімітом каси(п. 2.3 Положення № 637
10-тисячного обмеження не тягне автоматично нарахування штрафу. Можливість його накладення виявляють тільки після порівняння фактичних залишків, з урахуванням суми перевищення, з установленим розміром ліміту. Тому чим вищий ліміт каси, тим імовірність штрафу менша.
РОЗМІННА МОНЕТА
Підприємства, які при розрахунках зі споживачами застосовують реєстратори розрахункових операцій (РРО) або розрахункові квитанції (РК), повинні забезпечити постійну наявність у своїх касах розмінної монети різних номіналів для видачі здачі споживачам.
Склад і суму розмінної монети підприємства мають право визначати самостійно. При цьому загальна сума залишку розмінної монети в усіх торговельних точках на кінець робочого дня не повинна перевищувати загальний установлений для каси підприємства ліміт готівкових коштів.
Видача розмінної монети відповідальному працівникові (касиру-операціоністові) здійснюється з каси підприємства й оформляється видатковим касовим ордером.
У бухгалтерському обліку ця операція відображається проводкою Дт 301/”Операційна каса” – Кт 301/”Каса в національній валюті”.