Літо є літо. Навіть у наш непростий епідеміологічний час. Тому слід чекати, що
незабаром працівники почнуть масово йти в щорічні відпустки. А отже, бухгалтерам не завадить освіжити в пам’яті всі
відпускні питання. Допоможе в цьому наша книга. З неї ви дізнаєтеся про правила надання щорічних відпусток, їх
оплату, відображення відпускних в обліку та звітності, компенсацію за невикористані дні відпустки, а також про
створення і використання резерву відпусток.
1. Щорічна відпустка: основне
Хто має право на щорічну відпустку? Коли, крім основної, працівнику належить ще й додаткова відпустка?
Як правильно порахувати відпускний стаж? Перелічені питання ми й розглянемо в цьому розділі. А ще з’ясуємо, як
надавати відпустку новачкам, як правильно ділити відпустку на частини, що врахувати, відкликаючи працівника з
відпустки. Не забудемо і про документальне оформлення.
1.1. Види щорічних відпусток і право на них
Право на щорічну відпустку мають особи, які працюють в Україні та перебувають у трудових
відносинах з роботодавцями — юридичними або фізичними особами (ст. 2 Закону про відпустки, ст. 74
КЗпП).
Таке право не залежить від:
— виду трудового договору (строковий, безстроковий);
— умов прийняття працівника на роботу (за основним місцем роботи чи за сумісництвом, на постійну,
тимчасову або сезонну роботу);
— режиму роботи (повний, неповний або скорочений робочий час).
Не важливі тут ані статус роботодавця (юридична чи фізична особа), ані його форма власності, вид
діяльності або галузева належність.
Також не має значення, є працівник громадянином України, іноземцем чи особою без громадянства.
А ось громадяни, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, права на
відпустку не мають, оскільки такі відносини регулюються не трудовим, а цивільно-правовим законодавством.
ВАЖЛИВО
На період відпустки за працівником зберігаються його місце роботи (посада) і заробітна
плата
Звільнити працівника в період його перебування у відпустці роботодавець за власною ініціативою не має
права (ч. 3 ст. 40 КЗпП). Виняток — повна ліквідація підприємства.
А ось на звільнення у відпустці за власним бажанням працівника або за угодою сторін заборон немає.
Замінювати відпустку грошовою компенсацією заборонено. Виняток становлять окремі
випадки, прямо передбачені ст. 24 Закону про відпустки (див. підрозділ 4.2).
Щорічні відпустки поділяють на основні та додаткові.
А додаткові відпустки, у свою чергу, теж поділяються на декілька видів:
— за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);
— за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки);
— інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
Колективним договором, угодою та трудовим договором для працівників можуть установлюватися й
інші види щорічних відпусток. Але обов’язкова умова: такі відпустки мають бути оплачуваними
(див. лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 243/13/116-16).
Якщо роботодавець необґрунтовано відмовляє працівнику в наданні відпустки, яка йому належить, наявне
пряме порушення вимог законодавства про працю. За це роботодавець та його посадові особи можуть бути притягнуті до
відповідальність (див. ст. 265 КЗпП, ст. 41 КУпАП).
Щорічна основна відпустка надається всім працівникам в обов’язковому порядку і гарантована державою.
А ось щорічна додаткова відпустка належить не всім. Перелічимо категорії осіб, які
згідно із Законом про відпустки мають право на щорічну додаткову відпустку (див. табл. 1.1). Зауважимо, що
наведений перелік не є вичерпним, оскільки такі відпустки працівникам можуть надавати також на підставі інших
законодавчих актів.
Таблиця 1.1. Категорії працівників, які мають право на щорічну додаткову відпустку
|
Вид щорічної додаткової відпустки |
Категорії осіб, які мають право на щорічну додаткову відпустку |
Примітка |
|
Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про |
Працівники за Списком № 1290-1 |
Атестацію робочих місць за умовами праці проводять згідно з Порядком № 442. Правила надання додаткової |
|
Працівники, професії та посади яких відсутні в Списку № 1290-1, але які в окремі періоди робочого часу |
||
|
Ця відпустка надається пропорційно фактично відпрацьованому часу (п. 9 Порядку № 16-1). При цьому якщо |
||
|
Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки) |
Працівники за Списком № 1290-2. До них належать особи, чия робота пов’язана з підвищеним |
Правила надання додаткової відпустки за особливий характер праці регулює Порядок № 16-2 |
|
Така відпустка надається пропорційно фактично відпрацьованому часу (п. 6 Порядку № 16-2). Причому права на |
||
|
Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці працівникам з ненормованим робочим днем (п. 2 ч. 1 |
Працівники з ненормованим робочим днем згідно зі списками посад, робіт і професій, визначеними колективним |
Надається відповідно до Рекомендацій № 7 |
|
Згідно з абзацом першим п. 2 Рекомендацій № 7 ненормований робочий день не рекомендовано застосовувати для При цьому в усних консультаціях фахівці згаданого відомства стверджували, що право на відпустку «за |
||
Для наочності розберемо декілька прикладів.
Приклад 1.1. Працівник зайнятий на виробництві кольорових металів у плавильному
цеху на посаді водія навантажувача на умовах неповного робочого дня 3 години на день. Звичайна тривалість робочого
часу, встановлена на підприємстві для таких працівників, — 7,2 години на день.
Оскільки професія водія навантажувача в плавильному цеху, зайнятого на виробництві кольорових металів,
включена до Списку № 1290-1, такий працівник, у принципі, може претендувати на щорічну додаткову відпустку за
роботу із шкідливими і важкими умовами праці. Але, за умовами прикладу, він зайнятий на цих роботах менше половини
тривалості робочого дня, встановленого для таких працівників (3 год/дн. < 7,2 год/дн. : 2). У зв’язку із цим права на
щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими і важкими умовами праці він не має.
Приклад 1.2. Працівник прийнятий на посаду начальника комерційного відділу на
умовах неповного робочого тижня (4 дні на тиждень по 8 годин на день). Згідно з колективним договором, що діє на
підприємстві, посада начальника комерційного відділу включена до переліку професій і посад, на яких
застосовується ненормований робочий день.
Посада, яку займає працівник, зазначена в переліку професій і посад, на яких згідно з колективним
договором застосовується ненормований робочий день. Тривалість його щоденної роботи більше половини нормальної
тривалості, встановленої для цієї категорії працівників. Тому він має право на щорічну додаткову відпустку за
особливий характер праці.
Увага! Щорічні додаткові відпустки, передбачені ст. 7 і 8 Закону про
відпустки (див. табл. 1.1), надають понад щорічну основну відпустку і тільки за однією підставою,
обраною працівником (ст. 10 Закону про відпустки). Виняток — категорії працівників, позначені в
Списках № 1290-1 і № 1290-2 відповідними значками. Вони мають право на щорічні додаткові відпустки
за кількома підставами одночасно.
Важливо! Зазначене обмеження також не поширюється на щорічні додаткові відпустки,
які надають відповідно до інших норм законодавства, наприклад, батькам ВІЛ-інфікованої дитини
(п. 2 ч. 1 ст. 18 Закону № 1972).
1.2. Загальна тривалість щорічних відпусток
Тривалість щорічних відпусток визначають Закон про відпустки, КЗпП та інші
нормативно-правові акти. Розраховують тривалість щорічних відпусток у календарних днях незалежно
від режимів і графіків роботи підприємства (ст. 5 Закону про відпустки). Тобто, наприклад, робота на умовах
неповного робочого часу (неповного робочого дня та/або неповного робочого тижня) не зменшує тривалості щорічних
відпусток.
Сумісники мають право на відпустку повної тривалості.
Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток за відпрацьований робочий
рік не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних
гірничих роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).
Щорічні основну та додаткові відпустки бажано надавати з таким розрахунком, щоб працівники
використали їх до закінчення робочого року.
Якщо тривалість щорічної відпустки в окремих нормативно-правових актах установлена в робочих днях,
то для перерахунку робочих днів у календарні застосовують таку формулу (див. лист Мінпраці від 12.02.97 р. №
10/2-493):
Nк. дн. = Nроб. дн. х 7 : 6,
де Nк. дн. — тривалість щорічної відпустки в календарних днях;
Nроб. дн. — тривалість щорічної відпустки в робочих днях;
7 — тривалість тижня в календарних днях;
6 — тривалість тижня в робочих днях, відповідно до якої обчислювалася тривалість
відпустки до набрання чинності Законом про відпустки (до 01.01.97 р.).
Важливо!
При визначенні тривалості щорічної відпустки святкові та неробочі дні не враховують (ч. 2 ст. 5
Закону про відпустки).
Таким чином,
ВАЖЛИВО
на святкові та неробочі дні відпустка продовжується, але вони не оплачуються
Нагадаємо: в Україні нині встановлено 11 святкових і неробочих днів (ст. 73
КЗпП).
Перелічимо їх:
1 січня — Новий рік;
7 січня — Різдво Христове;
8 березня — Міжнародний жіночий день;
1 травня — День праці;
9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги);
28 червня — День Конституції України;
24 серпня — День незалежності України;
14 жовтня — День захисника України;
25 грудня — Різдво Христове;
один день (неділя) — Пасха (у 2020 році — 19 квітня, у 2021 році — 2 травня);
один день (неділя) — Трійця (у 2020 році — 7 червня, у 2021 році — 20 червня).
ВАЖЛИВО
А ось вихідні дні ввійдуть до загальної тривалості відпусток як будь-які інші календарні
дні
Це саме стосується й ситуації, коли святковий/неробочий день припадає на вихідний і в результаті
відбувається перенесення вихідного на наступний робочий день. Цей день теж уключається до загальної тривалості
відпустки. Відпустка на такий день не продовжується.
Приклад 1.3. Згідно з графіком відпусток працівнику Шевченку В. В. буде надано
щорічну основну відпустку з 01.06.2021 р. тривалістю 24 календарні дні.
У цьому випадку на період відпустки припадає 1 неробочий день — 20 червня (Трійця). У зв’язку з
цим тривалість відпустки працівника збільшується на цей день. Тобто працівник перебуватиме у відпустці з 1 по 25
червня 2021 року включно. Проте оплачено при цьому буде не 25, а 24 дні щорічної відпустки.
Увага! Якщо працівники до набрання чинності Законом про відпустки
(до 01.01.97 р.) користувалися правом на відпустку більшої тривалості, ніж установлена
чинними нормативно-правовими актами, за ними зберігається відпустка раніше встановленої тривалості
(п. 2 постанови Верховної Ради України «Про порядок введення в дію Закону України «Про відпустки» від
15.11.96 р. № 505/96-ВР).
Цей привілей діє протягом усього часу їх роботи на цьому підприємстві за наявності умов, за яких
надавалася така відпустка. Проте якщо такі працівники в період з 01.01.97 р. змінювали місце роботи, посаду або
професію, право на збереження раніше встановленої тривалості відпустки вони втрачають (див. лист Мінсоцполітики
від 24.10.2011 р. № 391/13/116-11).
1.3. Тривалість щорічної основної відпустки
Тривалість щорічної основної відпустки буває різною для різних категорій працівників. Проте вона
не може бути меншою (ст. 75 КЗпП і ст. 6 Закону про відпустки):
— 24 календарних днів за відпрацьований робочий рік — для звичайних працівників;
— 26 календарних днів — для працівників з інвалідністю III групи;
— 30 календарних днів — для працівників з інвалідністю I або II групи;
— 31 календарного дня — для працівників, які не досягли 18 років.
При цьому
ВАЖЛИВО
тривалість відпрацьованого робочого року обчислюють з дня укладення трудового
договору
Детальніше про тривалість щорічної відпустки див. у табл. 1.2.
Майте на увазі: відпустка повної тривалості за перший рік роботи в нинішнього роботодавця
надається тільки тим працівникам, які безперервно пропрацювали в нього не менше 6 місяців.
Працівнику, який бажає піти у відпустку до закінчення такого 6-місячного періоду, теж можна надати
відпустку, якщо роботодавець не проти. Але тоді тривалість відпустки визначають пропорційно
відпрацьованому часу (ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки). Проте із цього правила є винятки. Про них ви
можете дізнатися з підрозділу 1.6.
Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи на підприємстві надають у будь-який
період відповідного робочого року за графіком відпусток (ч. 9 і 10 ст. 10 Закону про
відпустки).
Щорічна основна відпустка може бути менше 24 календарних днів у тимчасових і сезонних
працівників. Тривалість відпустки для них визначають пропорційно відпрацьованому часу (ч. 9 ст. 6
Закону про відпустки).
Наприклад, сезонного працівника прийняли на роботу на 4 місяці з 1 червня по 30 вересня 2021 року
включно (119 календарних днів за мінусом святкових і неробочих). Звичайна тривалість щорічної основної відпустки —
24 календарні дні. За зазначений період роботи працівник може розраховувати на 8 календарних днів відпустки (24 к.
дн. : 354 к. дн. х 119 к. дн.)*.
* Детальніше про розрахунок кількості днів відпустки за неповний робочий рік див. у
підрозділі 1.6.
Окремим категоріям працівників Закон про відпустки встановлює триваліші строки щорічної
основної відпустки (див. табл. 1.2). При цьому зауважте, що в таблиці перераховані не всі можливі варіанти. У
деяких випадках тривалість відпустки може встановлюватися й іншими нормативно-правовими актами.
Таблиця 1.2. Тривалість щорічної основної відпустки
|
№ з/п |
Категорія працівників |
Тривалість щорічної основної відпустки |
Нормативно-правовий акт |
|
1 |
Будь-який працівник, якщо законодавством не передбачено іншої тривалості відпустки |
Не менше 24 календарних днів |
Ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки |
|
2 |
Працівники лісової промисловості та лісового господарства, державних заповідників, національних парків, |
28 календарних днів |
Ч. 4 ст. 6 Закону про відпустки |
|
3 |
Працівники, зайняті на підземних гірничих роботах та в розрізах, кар’єрах і рудниках глибиною до 150 |
24 календарних дні зі збільшенням на 4 календарні дні (тобто до 28 календарних днів) |
Ч. 3 ст. 6 Закону про відпустки |
|
4 |
Працівники, зайняті на підземних гірничих роботах і в розрізах, кар’єрах і рудниках глибиною 150 метрів і |
28 календарних днів незалежно від стажу роботи |
|
|
5 |
Промислово-виробничий персонал вугільної, сланцевої, металургійної, електроенергетичної промисловості, а |
24 календарних дні зі збільшенням за кожних 2 відпрацьованих роки* на 2 календарні |
Ч. 2 ст. 6 Закону про відпустки |
|
* Формулювання «за кожних 2 відпрацьованих роки» означає, що час виконання зазначених робіт потрібно При цьому майте на увазі: стаж роботи, який надає право на збільшення тривалості щорічної основної |
|||
|
6 |
Воєнізований особовий склад гірничорятувальних частин |
30 календарних днів |
Ч. 5 ст. 6 Закону про відпустки |
|
7 |
Невоєнізовані працівники гірничорятувальних частин |
24 календарних дні зі збільшенням за кожні 2 відпрацьовані роки на 2 календарних |
|
|
8 |
Керівні працівники навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) |
До 56 календарних днів* |
Ч. 6 ст. 6 Закону про відпустки, Порядок № 346 |
|
* Зверніть увагу: право на відпустку такої тривалості мають тільки ті працівники, посади яких наведені |
|||
|
9 |
Працівники з інвалідністю I і II груп |
30 календарних днів |
Ч. 7 ст. 6 Закону про відпустки |
|
10 |
Працівники з інвалідністю III групи |
26 календарних днів |
|
|
11 |
Особи віком до 18 років* |
31 календарний день |
Ч. 8 ст. 6 Закону про відпустки |
|
* Ця категорія працівників має право на щорічну відпустку тривалістю 31 календарний день за період |
|||
|
12 |
Тимчасові та сезонні працівники за Списком № 278 |
Пропорційно відпрацьованому часу |
Ч. 9 ст. 6 Закону про відпустки |
1.4. Щорічні додаткові відпустки
Тепер зупинимося детальніше на додаткових відпустках. Як ми згадували раніше, вони передбачені
Законом про відпустки та іншими нормативно-правовими актами не для всіх, а для певних категорій працівників
(див. підрозділ 1.1).
Щорічну додаткову відпустку за бажанням працівника можна приєднати до основної або надати окремо.
За невикористані дні додаткової відпустки можна отримати грошову компенсацію.
Проте для цього працівник повинен використати не менше 24 календарних днів щорічної відпустки
(ст. 24 Закону про відпустки). Причому, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 07.12.2016 р. №
731/13/116-16), компенсація може бути виплачена після використання працівником 24
календарних днів щорічної відпустки або одночасно з виплатою відпускних за 24 календарних дні
щорічної відпустки. Детальніше про компенсацію за невикористану відпустку див. у розділі 4.
Право на додаткову відпустку повної тривалості в перший рік роботи (як і на основну) виникає після
6 місяців безперервної роботи на підприємстві. До закінчення цього періоду відпустка надається пропорційно
відпрацьованому часу.
А тепер зосередимося на нюансах надання щорічних додаткових відпусток, передбачених ст. 7
і 8 Закону про відпустки.
Відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці
Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці передбачена ст. 7
Закону про відпустки для працівників, які зайняті на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я
шкідливих виробничих факторів.
Максимальну тривалість такої відпустки залежно від займаних працівниками посад (виконуваної
роботи) визначає Список № 1290-1.
ВАЖЛИВО
Конкретну тривалість відпустки «за шкідливість» підприємство встановлює самостійно в
колективному або трудовому договорі
У цьому випадку роботодавець повинен враховувати:
1) результати атестації робочих місць за умовами праці. Атестацію робочих місць проводять
відповідно до Порядку № 442 і Методрекомендацій № 41. Показники та критерії умов праці, за якими
надають щорічні додаткові відпустки працівникам, зайнятим на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я
шкідливих виробничих факторів, затверджені спільним наказом МОЗ і Мінпраці від 31.12.97 р. № 383/55.
Цікавий момент. У випадках коли тривалість додаткової відпустки за результатами атестації робочих
місць перевищує максимальну тривалість, зазначену в Списку № 1290-1, відпустка може бути продовжена на
кількість днів цієї різниці за рахунок власних коштів підприємства (п. 4 Порядку № 16-1);
2) час зайнятості працівників у цих умовах. До розрахунку часу, що дає право на додаткову
відпустку, зараховують тільки ті дні, коли працівник фактично був зайнятий на роботах із шкідливими і важкими
умовами праці не менше половини тривалості робочого часу, встановленої для працівників цього
виробництва, цеху, професії або посади (п. 10 Порядку № 16-1). Тобто, якщо працівнику встановлено неповний
робочий день, наприклад 3 години на день при 8-годинному робочому дні, дні роботи на умовах неповного робочого
часу не зараховуватимуться до стажу, що дає право на щорічну додаткову відпустку «за шкідливість».
Також запам’ятайте: працівникам, професії та посади яких не передбачені у Списку № 1290-1,
але які в окремі періоди робочого часу виконують роботу на виробництвах, у цехах, за професіями і на посадах,
зазначених у цьому Списку, додаткова відпустка надається на тих же підставах, що й працівникам, які мають
право на таку відпустку.
Відпустка за особливий характер праці
Відпустка за роботу з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням / в
особливих умовах. Таку відпустку надають окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з
підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і
геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки).
Максимальну тривалість такої відпустки залежно від посади працівника (виконуваної роботи) визначає
Список № 1290-2.
ВАЖЛИВО
Конкретну тривалість додаткової відпустки за особливий характер праці встановлюють у
колективному або трудовому договорі
Якщо на підприємстві немає колективного договору і трудові договори з працівниками не укладаються
письмово, порядок надання такої додаткової відпустки слід прописати в окремому нормативному акті роботодавця,
погодженому з профкомом (представником трудового колективу).
Але зауважте: на думку Мінсоцполітики (див. лист від 11.08.2014 р. № 348/13/116-14),
щорічні додаткові відпустки за особливий характер праці, передбачені законодавством, повинні надаватися
відповідним працівникам в обов’язковому порядку. Причому навіть у разі, коли колективний договір
на підприємстві не укладено або в колективному договорі не встановлено гарантію щодо надання працівникам таких
відпусток.
Додаткову відпустку за особливий характер праці надають пропорційно часу,
відпрацьованому на роботі або посаді, яка дає право на цю відпустку. Стаж і фактичну тривалість відпустки
розраховують за кожним працівником, що має на неї право.
До стажу, який дає право на таку відпустку, зараховують дні, коли працівник фактично був зайнятий
на роботах з особливим характером праці не менше половини тривалості робочого часу, встановленої
для працівників таких виробництв, робіт, професій, посад (п. 7 Порядку № 16-2). Вести облік часу,
відпрацьованого в «нервових»/особливих умовах, — обов’язок роботодавця. Робить це він у зручній для себе формі.
Важливо! Бувають випадки, коли працівники підприємства виконують роботи на різних
виробництвах, у цехах, за професіями і на посадах, за роботу в яких згідно зі Списками № 1290-1 і №
1290-2 надаються додаткові відпустки різної тривалості. У такому разі час роботи підраховують
окремо за кожним видом робіт, професій та посад, а тривалість відпустки визначають пропорційно
фактично відпрацьованому в цих умовах часу.
На щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці можуть претендувати, зокрема,
співробітники підприємства, які працюють з комп’ютером. Розповімо про це детальніше.
«Комп’ютерна» відпустка. Позицією 58 розд. XXII «Загальні професії за
всіма галузями господарства» Списку № 1290-2 передбачено, що особи, які працюють на
електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах, мають право на щорічну додаткову відпустку за
особливий характер праці тривалістю до 4 календарних днів. Ця позиція поширюється й на
працівників, які у своїй роботі застосовують персональний комп’ютер, незалежно від виду монітора
або найменування посади (див. лист Мінсоцполітики від 11.08.2014 р. № 348/13/116-14).
Право на таку відпустку мають працівники, які фактично були зайняті на роботах з особливим
характером праці (у нашому випадку — безпосередньою роботою з комп’ютером) не менше половини
тривалості робочого дня, встановленої для працівників відповідної професії (посади) (п. 7 Порядку №
16-2).
Виходить, що права на таку відпустку не матимуть працівники, які прийняті на роботу на умовах
неповного робочого часу з тривалістю щоденної роботи менше 4 годин при 8-годинному робочому дні. А ось працівники,
які працюють повний робочий день, але на умовах неповного робочого тижня, цілком можуть на неї претендувати.
Атестацію робочих місць для надання такої щорічної додаткової відпустки
не проводять.
Як ми згадали вище, максимальна тривалість щорічної додаткової відпустки за роботу з комп’ютером —
4 календарні дні за відпрацьований робочий рік (п. 58 розд. XXII Списку № 1290-2). А ось
її конкретну тривалість установлюють у колективному або трудовому договорі в календарних днях — до 4 днів. Тобто
це може бути навіть 1 день.
ВАЖЛИВО
Розрахунок стажу* і фактичної тривалості «комп’ютерної» відпустки
здійснюють за кожним працівником, який має право на таку відпустку
* Про стаж для додаткових відпусток див. у підрозділі 1.5.
Як визначити фактичну тривалість «комп’ютерної» відпустки? Для цього розділіть стаж працівника (у
робочих днях) на кількість робочих днів у робочому році, за який надається ця відпустка згідно з графіком роботи
підприємства (підрозділу), індивідуальним графіком роботи. Потім отримане число помножте на тривалість
«комп’ютерної» відпустки, встановлену в колективному договорі (трудовому договорі, укладеному з працівником).
Проілюструємо сказане на прикладі.
Приклад 1.4. Згідно з колективним договором тривалість «комп’ютерної»
відпустки для працівників бухгалтерії становить 3 календарних дні. У травні 2021 року головний бухгалтер іде в
щорічну додаткову відпустку за роботу з комп’ютером.
Робочий рік, за який буде використана відпустка, — 20.05.2020 р. — 19.05.2021 р.
«Додаткововідпускний» стаж — 200 робочих днів. Кількість робочих днів у робочому році — 250.
Тривалість щорічної додаткової відпустки за робочий рік, за який буде використана відпустка:
200 : 250 х 3 = 2 (к. дн.).
Майте на увазі: не передбачено одночасне надання додаткових відпусток за ненормований робочий день
(див. нижче) і у зв’язку з роботою за комп’ютером. Про це прямо говорить ч. 1 ст. 10 Закону про відпустки
(див. також лист Мінсоцполітики від 21.09.2016 р. № 1344/13/84-16). Тому за наявності в працівника
права на щорічну додаткову відпустку за двома підставами надайте додаткову відпустку тільки за однією з них.
Обрати повинен працівник. Цей момент краще заздалегідь урегулювати в трудовому договорі.
Важливо! Не надають такої відпустки працівникам, тривалість відпусток яким
визначена не Законом про відпустки, а іншими актами законодавства (наприклад, держслужбовцям,
військовослужбовцям, працівникам прокуратури).
Відпустка за ненормований робочий день. Працівникам з ненормованим робочим
днем теж належить щорічна додаткова відпустка. Її максимальна тривалість — до 7 календарних днів
(п. 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки). Конкретну тривалість такої відпустки (від 1 до 7 днів
включно) роботодавець установлює в колективному або трудовому договорі залежно від часу зайнятості працівника в
цих умовах (див. лист Мінсоцполітики від 08.11.2013 р. № 480/18/116-13). Та й сам список професій і посад,
на яких може застосовуватися ненормований робочий день, визначають колективним договором (п. 7 Рекомендацій №
7). Зазвичай цей список наводять у додатку до колективного договору.
Зверніть увагу: в п. 2 Рекомендацій № 7 зазначено, що ненормований робочий день не
застосовується для працівників, зайнятих на умовах неповного робочого дня. Водночас цей документ має тільки
рекомендаційний характер. Тому
ВАЖЛИВО
вирішення питання про встановлення ненормованого робочого дня для осіб, які працюють у
режимі неповного робочого дня, належить до компетенції роботодавця
Погоджувалися із цим і фахівці Мінсоцполітики (див. листи від 10.10.2017 р. № 2536/0/101-17/284
і від 22.07.2015 р. № 431/13/133-15). Зокрема, в листах зазначено: якщо у зв’язку зі специфікою
роботи працівник з неповним робочим днем періодично виконує основну роботу за межами робочого часу, йому може бути
встановлено ненормований робочий день. У такій ситуації працівник має право на щорічну додаткову відпустку
«за ненормованість» на умовах, визначених у колективному договорі.
При цьому зауважте: право на таку відпустку працівник отримує, тільки якщо тривалість його
робочого дня становить не менше половини нормальної тривалості, встановленої за його посадою. Такий підхід
узгоджується з вимогами п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки (див. нижче).
З урахуванням наведеного доходимо висновку: питання щодо додаткової відпустки за ненормований
робочий день віддані законодавцем на відкуп роботодавцю та трудовому колективу. Саме вони спільно повинні
визначити в колективному договорі:
— перелік професій і посад, на яких може застосовуватися ненормований робочий день;
— тривалість щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день за кожною професією
(посадою) залежно від часу зайнятості працівника в таких умовах.
Якщо на підприємстві немає колективного договору, питання відпустки «за ненормованість» можна
врегулювати в окремому нормативному акті роботодавця, погодженому з профкомом (представником трудового колективу).
Також право на відпустку за ненормований робочий день і її тривалість можна зафіксувати у трудовому договорі з
працівником.
Додаткову відпустку за ненормований робочий день надають працівнику пропорційно часу,
відпрацьованому на роботі або посаді, яка дає право на цю відпустку. При цьому стаж і фактичну тривалість
відпустки розраховують за кожним працівником, що має на неї право.
Приклад 1.5. Згідно з колективним договором посада заступника директора
департаменту є в переліку посад з ненормованим робочим днем. Заступник директора департаменту обіймає повну
штатну одиницю. Тривалість відпустки — 6 календарних днів.
Працівник:
варіант 1: відпрацював повний робочий рік без «нестандартних»
ситуацій.
Отже, він має право на щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день повної тривалості
— 6 календарних днів;
варіант 2: фактично відпрацював на цій посаді половину робочого року.
Решту часу він перебував на лікарняному, у відпустці без
збереження заробітної плати, на курсах підвищення кваліфікації.
У такій ситуації працівник може розраховувати тільки на 3 календарних дні додаткової відпустки за
ненормований робочий день (див. також лист Мінпраці від 27.01.2011 р. № 14/13/116-11). Адже цю відпустку
надають пропорційно часу, відпрацьованому в особливих умовах. Тому зменшення стажу, що дає право на неї, зменшує
фактичну тривалість цієї відпустки.
Зверніть увагу: ми перелічили далеко не всі щорічні додаткові відпустки, на які можуть
претендувати працівники. Адже, крім Закону про відпустки, право на додаткові відпустки для окремих
категорій працівників передбачають й інші законодавчі акти (абзац п’ятий п. 1 ч. 1 ст. 4 цього
Закону).
Тривалість додаткових відпусток
Інформацію про тривалість щорічних додаткових відпусток, установлених Законом про
відпустки, ви можете побачити в табл. 1.3. Але майте на увазі: крім цього Закону, додаткові відпустки
для окремих категорій працівників можуть установлювати й інші нормативно-правові акти.
Таблиця 1.3. Тривалість щорічної додаткової відпустки
|
№ з/п |
Категорія працівників |
Тривалість щорічної додаткової відпустки |
Нормативно-правовий акт |
|
1 |
Працівники, зайняті на роботах, пов’язаних з негативним впливом на здоров’я шкідливих виробничих факторів |
До 35 календарних днів* |
Ч. 1 ст. 7 Закону про відпустки |
|
* Конкретну тривалість відпустки встановлюють у колективному або трудовому договорі залежно від |
|||
|
2 |
Окремі категорії працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним |
До 35 календарних днів* |
П. 1 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки |
|
працівники, які працюють на електронно-обчислювальних і обчислювальних машинах |
До 4 календарних днів* |
П. 58 розд. XXII «Загальні професії за всіма галузями господарства» Списку № |
|
|
* Конкретну тривалість відпустки встановлюють у колективному або трудовому договорі залежно від часу |
|||
|
3 |
Працівники з ненормованим робочим днем згідно зі списками посад, робіт і професій, установленими |
До 7 календарних днів* |
П. 2 ч. 1 ст. 8 Закону про відпустки, абзац перший п. 3 Рекомендацій № 7 |
|
* Конкретну тривалість відпустки встановлюють у колективному або трудовому договорі залежно від часу |
|||
1.5. Відпускний стаж
Загальні правила визначення
Перш ніж відправити працівника відпочивати, потрібно з’ясувати, чи дозволяє його стаж роботи на
підприємстві скористатися правом на відпустку. Відпускний стаж, тобто стаж роботи, який надає право на щорічну
відпустку (як основну, так і додаткові), визначають відповідно до ст. 82 КЗпП і ст. 9 Закону про
відпустки.
За загальним правилом відпускний стаж обчислюють з першого дня прийняття працівника на
роботу. Тобто щоразу, звільняючись з попереднього місця роботи і влаштовуючись до нового роботодавця,
працівник починає наново заробляти собі стаж, що дає право на щорічну відпустку.
Виняток із цього правила — ситуація, коли працівник прийнятий на роботу в порядку
переведення з іншого підприємства і при цьому повністю або частково не використав щорічні основну
та додаткові відпустки і не отримав за них грошової компенсації. У цьому випадку до стажу роботи, що дає право на
щорічні основну та додаткові відпустки на новому місці роботи, зараховують час, за який працівник не використав ці
відпустки за попереднім місцем роботи (ч. 3 ст. 9 Закону про відпустки).
Періоди, які входять до стажу роботи, що надає право на щорічну відпустку, наведемо в табл. 1.4.
Таблиця 1.4. Стаж роботи, що дає право на щорічну відпустку
|
№ з/п |
Періоди, що включаються до відпускного стажу |
|
Періоди, які включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну |
|
|
1 |
Час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який |
|
На цій підставі, наприклад, жінка, яка працює у відпустці для догляду за дитиною до 3 років |
|
|
2 |
Час, коли працівник фактично не працював, але за ним згідно із законодавством зберігалися місце роботи |
|
Саме тому до стажу роботи, що надає право працівнику на щорічну основну відпустку, включають періоди |
|
|
3 |
Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому |
|
На цій підставі до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, — відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами; — тимчасової непрацездатності (у тому числі період самоізоляції, підтверджений листком |
|
|
4 |
Час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не Виняток — період відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до — 6-річного віку; — 16-річного віку — якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний) або якщо дитина, якій — 18-річного віку — якщо дитині встановлена категорія «дитина з інвалідністю підгрупи А» або дитина, якій |
|
Зверніть увагу: не включають до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку, час перебування |
|
|
5 |
Час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях |
|
6 |
Час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку зі змінами в організації |
|
7 |
Інші періоди роботи, передбачені законодавством |
|
Періоди, які включають до стажу роботи, що дає право на щорічну додаткову |
|
|
1 |
Час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник |
|
До стажу роботи, що надає працівнику право на щорічну додаткову відпустку на підставі ст. 7 і 8 Закону — перебування на лікарняному, у відпустці без збереження заробітної плати, на курсах підвищення — звільнення від роботи у зв’язку з призовом на строкову військову службу, військову службу за Крім того, до стажу для надання щорічних додаткових відпусток, установлених ст. 7 і 8 Закону про |
|
|
2 |
Час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами та за особливий |
|
При цьому, на наш погляд, повинні враховуватися робочі дні за графіком |
|
|
3 |
Час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не |
Приклад 1.6. На підприємстві є працівник, який прийнятий на військову службу
за контрактом. Підприємство зберігає за ним робоче місце і виплачує йому середній заробіток.
Період, протягом якого на підприємстві відповідно до ч. 3 ст. 119 КЗпП за працівником
зберігалися робоче місце і середній заробіток, включається до стажу роботи, що дає право на щорічну
основну відпустку. Це прямо випливає з положень п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.
Виходить, що поки солдат підприємства служить, його відпускний запас поповнюється. І коли такий
працівник підприємства повернеться на роботу, йому потрібно буде надати невикористані дні щорічної основної
відпустки. При цьому зауважте: строк давності, після якого працівник утрачав би право на щорічну відпустку,
законодавством не передбачений.
А ось до стажу на щорічну додаткову відпустку, передбачену ст. 7 і 8
Закону про відпустки, період військової служби не входить.
Відпускний стаж і карантинний період
При розрахунку відпускного стажу для відпустки-2021 у багатьох бухгалтерів, напевно, виникне
запитання: що робити з такими характерними для карантинного часу подіями, як простій, відпустка за свій рахунок,
робота в режимі неповного робочого часу тощо? Як ці події вплинуть на відпускний стаж? Прояснимо цей момент.
1. Простій. Якщо на вашому підприємстві на час карантину був оголошений простій,
то час простою не з вини працівників включаєте до стажу роботи, що дає право на щорічну
основну відпустку (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки і п. 2 ч. 1 ст. 82 КЗпП).
А ось якщо простій відбувся з вини працівника, то його час до відпускного стажу не ввійде.
Звертаємо увагу: до стажу для додаткових відпусток, що надаються за роботу із
шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці (ст. 7 і 8 Закону про відпустки), час
простою не включаємо. При цьому не має значення, як оплачується простій (за «середньою» чи за
«2/3 окладу»). У будь-якому випадку період такої нероботи виключається з відпускного стажу.
2. Відпустка за свій рахунок. Час, коли працівник фактично не працював, але за
ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата в порядку, визначеному ст. 25
і 26 Закону про відпустки, включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну
відпустку. Винятком є (не входять до відпускного стажу) відпустки, які надаються згідно з п. 3 ч. 1
ст. 25 Закону про відпустки для догляду за дитиною до 6 (16, 18) років.
Тобто
ВАЖЛИВО
карантинні відпустки за свій рахунок для догляду за дитиною до 14 років і за згодою
сторін включають до стажу працівника для основної щорічної відпустки
А ось до стажу для щорічної додаткової відпустки період відпустки без збереження зарплати не
ввійде.
3. Неповний робочий час. Час фактичної роботи на умовах неповного робочого часу
включають до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, на загальних підставах.
Жодних пропорційних розрахунків робити не потрібно. Не має значення і те, хто був ініціатором роботи в таких
умовах праці — працівник чи роботодавець. Тому, працюючи неповний робочий день та/або неповний робочий тиждень,
працівник має право на щорічну основну відпустку повної тривалості.
А ось із підрахунком стажу для щорічних додаткових відпусток за роботу із
шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки) і за особливий характер праці (ст. 8
цього Закону) будьте уважніші. До розрахунку часу, що надає право на таку відпустку, зараховують тільки
ті дні, коли працівник фактично був зайнятий на роботах із шкідливими і важкими умовами праці (з особливим
характером праці) не менше половини тривалості робочого часу, встановленої для працівників цього
виробництва, цеху, професії або посади.
4. Зупинення діяльності. Ідеться про працівників, які отримували допомогу по
частковому безробіттю, у тому числі на період карантину, що надається Центром зайнятості. Період отримання такої
допомоги ввійде до страхового стажу для отримання щорічної основної відпустки.
Що стосується щорічної додаткової відпустки, то якщо підприємство, що виплачувало
допомогу, повністю зупинило свою діяльність, період такого зупинення до стажу цієї відпустки не ввійде. Якщо
діяльність була скорочена частково, то працюють такі ж норми, як і у випадку з неповним робочим часом.
5. Нез’явлення. У період карантину були ситуації, коли працівники відмовлялися
писати заяву на відпустку без збереження зарплати і просто не виходили на роботу, оскільки, наприклад, не могли
дістатися до місця роботи. Такі періоди не ввійдуть до відпускного стажу. Те саме стосується періоду самоізоляції
працівників віком 60+ у разі, якщо не було відповідного оформлення (не надано листок непрацездатності, не
оформлено відпустки за свій рахунок).
1.6. Відпустка в перший і наступні роки роботи на підприємстві
Ми вже з’ясували, що щорічну основну відпустку повної тривалості надають
працівникам за відпрацьований робочий рік. А обчислювати такий робочий рік починають з дня укладення трудового
договору з працівником (ст. 75 КЗпП і ст. 6 Закону про відпустки).
У загальному випадку право громадянина на щорічну відпустку повної тривалості в перший рік
роботи настає після закінчення 6 місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.
Тобто працівник не має права вимагати відпустку повної тривалості, поки не пропрацював на цьому підприємстві 6
місяців підряд. А якщо вимагатиме, то роботодавець має повне право йому в цьому відмовити без усяких наслідків.
Проте в цього правила є винятки, про які йтиметься далі.
Пільгові категорії працівників
У деяких категорій новоприйнятих працівників є «відпускний» привілей — вони можуть узяти повну
щорічну відпустку хоч наступного дня після укладення трудового договору. Це право їм гарантує ч. 7 ст. 10
Закону про відпустки.
Так, щорічні відпустки повної тривалості до настання 6-місячного строку
безперервної роботи в перший рік роботи на цьому підприємстві за бажанням працівника надаються:
1) жінкам — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінкам, що
мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
2) особам з інвалідністю;
3) особам віком до 18 років;
4) чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
5) особам, звільненим після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом
під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або
альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом 3
місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;
6) сумісникам — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
7) працівникам, які успішно навчаються в навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу
складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною
програмою;
8) працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну
основну відпустку і не отримали за неї грошової компенсації;
9) працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного)
лікування;
10) батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
11) в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором. Наприклад,
згідно з п. 14 ст. 6 Закону № 203 таке право мають ветерани військової служби, органів внутрішніх справ,
Національної поліції, податкової міліції, державної пожежної охорони, Державної кримінально-виконавчої служби,
служби цивільного захисту, Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації.
Крім того, працівникам, діти яких віком до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих
в іншій місцевості, за їх бажанням надається щорічна відпустка або її частина (не менше 12 календарних днів) для
супроводу дитини до місця розташування навчального закладу та у зворотному напрямі. За наявності двох або більше
дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводу кожної дитини.
Зауважимо, що наведений перелік пільгових категорій працівників не вичерпний. Тому ви цілком
можете розширити його. Для цього лише закріпіть «пільгово-відпускну» норму в колективному договорі або в
індивідуальному трудовому договорі, укладеному з працівником.
Відпустка в перший рік роботи
Припустимо, що працівник-новачок не належить до вищеперелічених пільгових категорій, але захотів
відпочити, не чекаючи, поки відпрацює 6-місячний строк на підприємстві. Якщо роботодавець нічого не має проти, то
новачок може вирушити у відпустку. Тривалість такої відпустки буде розрахована пропорційно часу,
відпрацьованому працівником на цьому підприємстві.
У таких випадках правильно визначити кількість днів щорічної основної відпустки,
що належать працівнику, вам допоможе такий алгоритм.
Крок 1. Визначаємо відпускний стаж (у календарних днях) працівника в робочому
році, за який надаємо відпустку. Отриману кількість календарних днів зменшуємо на кількість святкових і неробочих
днів, що припадають на цей період.
Крок 2. Розраховуємо кількість календарних днів щорічної відпустки, що припадають
на один календарний день робочого року, за який надається відпустка, за формулою:
Т = Кв : (К – Св),
де Т — тривалість відпустки, що припадає на один календарний день робочого року;
Кв — кількість календарних днів відпустки за повністю відпрацьований
робочий рік (наприклад, для звичайної відпустки — 24 календарних дні, для працівників з інвалідністю — 26 (30)
календарних днів);
К — загальна кількість календарних днів у робочому році, за який надаємо
відпустку;
Св — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП у робочому
році, за який надаємо відпустку.
Крок 3. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, що належать працівнику. Для
цього множимо стаж роботи (див. крок 1) на тривалість відпустки за один календарний день роботи (крок 2). Проте
врахуйте, що основна безперервна частина щорічної відпустки не може бути менше 14 календарних
днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).
Приклад 1.7. Працівник прийнятий на підприємство з 15.02.2021 р. У березні він
подав заяву з проханням надати йому щорічну основну відпустку з 19.04.2021 р. На підприємстві тривалість
щорічної основної відпустки, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, становить 24 календарних
дні. До пільгових категорій, яким щорічна основна відпустка повної тривалості надається на їх вимогу до
закінчення 6-місячного періоду роботи на підприємстві, працівник не належить.
Визначимо стаж роботи новачка, який дає право на щорічну відпустку. Для цього підрахуємо кількість
календарних днів, які він фактично відпрацював (з 15.02.2021 р. по 18.04.2021 р. включно):
14 к. дн. у лютому + 31 к. дн. у березні + 18 к. дн. у квітні = 63 к. дн.
Отриману кількість календарних днів зменшимо на кількість святкових і неробочих днів, які
припадають на цей період (1 день — 8 березня):
63 к. дн. – 1 к. дн. = 62 к. дн.
Розрахуємо кількість днів відпустки, яка припадає на кожен календарний день першого робочого року
з 15.02.2021 р. по 14.02.2022 р. (див. крок 2):
24 к. дн. : (365 к. дн. – 11 к. дн.) = 0,0678.
Кількість календарних днів відпустки, яка може бути надана працівнику згідно з ч. 6 ст. 10
Закону про відпустки:
62 к. дн. х 0,0678 = 4 к. дн.
Таким чином, роботодавець може надати працівнику щорічну основну відпустку з 19.04.2021 р. на 4
календарні дні.
Але якщо працівник-новачок хоче піти в щорічну відпустку повної тривалості до закінчення
6-місячного строку роботи, а роботодавець не проти, то можна надати працівнику відпустку й повної тривалості,
скажімо так, авансом. Жодних порушень тут немає. Щоправда, у разі звільнення працівника до закінчення робочого
року у роботодавця додасться головного болю у зв’язку з необхідністю утримати з зарплати такого працівника
відпускні за невідпрацьовані ним дні (див. підрозділ 1.14).
Відпустка за другий і наступні роки
А ось за другий і наступні роки роботи відпустка повної тривалості може бути
надана працівнику в будь-який час відповідного року, погоджений з роботодавцем. Причому роботодавець повинен
надати працівнику щорічну відпустку з таким розрахунком, щоб останній її використав зазвичай до закінчення
робочого року.
Приклад 1.8. Працівник прийнятий на підприємство 15.03.2020 р. У квітні 2021
року він подав заяву з проханням надати йому щорічну відпустку з 26 квітня 2021 року.
Право використати щорічну відпустку повної тривалості за перший робочий рік у працівника виникло
15.09.2020 р. А ось щорічну відпустку повної тривалості за другий робочий рік він може взяти
в будь-який час починаючи з 15.03.2021 р.
Інша річ, якщо працівник хоче взяти відпустку за майбутній робочий рік. Тут потрібно пам’ятати, що
щорічну основну відпустку надають за відпрацьований робочий рік.
Тобто
ВАЖЛИВО
для того, щоб у працівника виникло право на відпустку за відповідний робочий рік, щодо
цього року повинен почати формуватися відпускний стаж
Приклад 1.9. Працівник, який був прийнятий на роботу з 14.03.2017 р.,
звернувся до роботодавця з проханням надати йому з 05.04.2021 р. щорічні відпустки за два робочі роки з
14.03.2021 р. по 13.03.2022 р. і з 14.03.2022 р. по 13.03.2023 р. загальною тривалістю 48 к. дн. (24 к. дн.
х 2 робочих роки).
Роботодавець має право надати працівнику тільки щорічну основну відпустку за робочий рік
14.03.2021 р. — 13.03.2022 р. Що стосується надання відпустки за період 14.03.2022 р. — 13.03.2023 р., то право на
неї виникне в працівника з 14.03.2022 р. за умови, що цей день увійде до відпускного стажу.
1.7. Черговість надання відпусток
Черговість надання відпусток установлюється графіком. Такий графік, як випливає з
ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, має бути на кожному підприємстві. Його щорічно
затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим
представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. При складанні графіків
ураховують як особисті інтереси працівників і можливості для їх відпочинку, так і інтереси виробництва.
Затверджений графік доводять до відома всіх працівників.
Увага: при складанні графіків пам’ятайте про пільговий контингент! Так, ч. 13 ст. 10 Закону про
відпустки визначено категорії працівників, яким щорічна відпустка надається за їх бажанням у
будь-який зручний для них час (тобто інтереси виробництва не враховуються). Щоправда, незважаючи на
свої привілеї, такі працівники все одно повинні повідомити роботодавця про бажаний період відпустки.
До «пільгових» категорій, які за бажання можуть піти в щорічну відпустку в зручний для них
час, належать:
— працівники віком до 18 років;
— працівники з інвалідністю;
— жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
— жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
— одинокі матері (батьки), що виховують дитину без батька (матері);
— опікуни, піклувальники або інші одинокі особи, які фактично виховують одну (чи більше) дитину
віком до 15 років за відсутності батьків;
— дружини (чоловіки) військовослужбовців;
— ветерани праці та особи, що мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
— ветерани війни, особи, що мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких
поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. №
3551-XII;
— батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу.
Законодавство може передбачати й інші випадки обов’язкового надання щорічних відпусток у зручний
для працівника час.
Наприклад, право на використання чергової відпустки в будь-який зручний час мають:
— особи, віднесені до 1 і 2 категорій потерпілих у результаті Чорнобильської катастрофи (п. 22
ч. 1 ст. 20 і п. 1 ч. 1 ст. 21 Закону № 796);
— ветерани військової служби, органів внутрішніх справ, Національної поліції, податкової міліції,
державної пожежної охорони, Державної кримінально-виконавчої служби, служби цивільного захисту, Державної служби
спецзв’язку (п. 13 ст. 6 Закону № 203);
— особи, що мають статус дітей війни (абзац третій ст. 5 Закону України «Про соціальний захист
дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV);
— працівники протитуберкульозних установ, які захворіли на туберкульоз унаслідок виконання
службових обов’язків (ч. 3 ст. 23 Закону № 2586).
Крім того, є декілька категорій працівників, яким відповідно до Закону про відпустки
щорічні відпустки надають в особливий час. Хто належить до цих категорій, ви можете побачити
в табл. 1.5.
Таблиця 1.5. Період щорічних відпусток у деяких категорій працівників
|
№ з/п |
Категорія працівників |
Час надання щорічних відпусток |
|
1 |
Керівні, педагогічні, наукові, науково-педагогічні працівники, спеціалісти навчальних закладів |
У період літніх канікул. Причому зазначені категорії працівників мають право на щорічну відпустку повної тривалості в цей період |
|
Ця пільга поширюється також на керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників |
||
|
2 |
Працівники, які навчаються в навчальних закладах без відриву від виробництва |
Щорічні відпустки за їх бажанням приєднують до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних |
|
3 |
Працівники, що навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, |
Щорічні відпустки за бажанням працівників надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані |
|
4 |
Працівники художньо-постановочної частини і творчі працівники театрів |
У літній період у кінці театрального сезону. Причому зазначені працівники мають право на щорічну |
Також роботодавець має право передбачити в колективному або індивідуальному трудовому договорі
додаткові категорії працівників, які матимуть право на щорічну відпустку в будь-який зручний для них час (п. 10
ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки).
1.8. Документальне оформлення
Графік відпусток
Черговість надання відпусток працівникам установлюється на підприємстві графіком.
Графік відпусток зобов’язані складати всі роботодавці, у тому числі ФОП, що мають найманих
працівників. Це випливає з ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки.
Строки. Конкретні строки складання графіка відпусток ані в Законі про
відпустки, ані в КЗпП не визначені. Проте згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового
розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомпраці
СРСР від 20.07.84 р. № 213*, графік відпусток потрібно складати не пізніше за 5 січня поточного
року. Мінсоцполітики в листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15 також рекомендує складати графік
відпусток на календарний рік не пізніше за цю дату.
* Застосовуються на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 р. № 1545-XII.
Проте, на нашу думку, оптимальний строк для графіка на наступний рік — 16 — 17 грудня поточного
року. Це дозволить виконати вимогу про повідомлення за 2 тижні про початок відпустки (ч. 11 ст. 10 Закону про
відпустки), якщо хтось із працівників вирішить використати відпустку на початку січня.
А якщо графік ще не затверджено, а працівник уже бажає піти в щорічну відпустку, наприклад, у
перших числах січня? Тоді рекомендуємо видати наказ про відпустку за заявою працівника.
ВАЖЛИВО
У такому разі ініціатива виходить від працівника, тому попереджати його за 2 тижні не
потрібно і для роботодавця це не є порушенням
Форма. Відразу скажемо, що уніфікованої форми цього документа немає, тому
кожне підприємство має право розробити свою форму графіка, зручну у використанні.
Зазвичай графік складають у формі таблиці з відповідними графами. Ми рекомендуємо такі: (1)
найменування структурного підрозділу, (2) посада, (3) П. І. Б. працівника, (4) табельний номер, (5) вид відпустки;
(6) кількість календарних днів відпустки; (7) період, за який надається відпустка; (8) плановий період або дата
надання відпустки; (9) примітки.
А ось, наприклад, такі графи, як «відмітка про фактичне використання відпустки»* або «повідомлення
про конкретну дату початку відпустки», не обов’язкові.
* Нагадаємо: інформація про фактичне використання відпустки буде зазначена в особовій картці
працівника за формою № П-2 у розділі V на підставі наказу про надання відпустки.
За загальним правилом у графіку відпусток конкретні дати початку відпусток не зазначають, а
відображають місяць надання відпустки. Якщо відпустка перехідна, зазначайте два місяці — місяць її початку і
закінчення.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах місяця погоджується між працівником і
роботодавцем. Наприклад, за місяць до початку місяця надання відпустки, зазначеної в графіку, працівнику
направляють запит про конкретну дату початку відпустки. У запиті рекомендуємо зазначити строк, у який працівник
повинен проінформувати вас про бажану дату відпустки, наприклад, 3 робочих дні.
Проте, якщо вам зручно, зазначайте в графіку конкретні дати відпусток.
Але в будь-якому разі
ВАЖЛИВО
не забудьте письмово повідомити працівника під підпис про дату початку відпустки не
пізніше ніж за 2 тижні до встановленого строку
Законодавство вимагає, щоб графік відпусток був погоджений з виборним органом первинної
профспілкової організації (профспілковим представником) і затверджений керівником (ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч.
10 ст. 10 Закону про відпустки). Виходячи із цього, до форми графіка відпусток необхідно додати відповідні
грифи погодження і затвердження. У процесі погодження графіка рекомендуємо передати профкому разом з проєктом
графіка відпусток супровідний лист, у якому слід зазначити бажаний строк погодження.
Зразок супровідного листа до профкому підприємства про погодження графіка.
Після погодження з профспілковим органом графік затверджує керівник підприємства. При цьому можна
використовувати гриф затвердження, який складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і двокрапки),
найменування посади, підпису, ініціалу(ів), прізвища особи, яка затверджує документ, і дати.
Інший варіант затвердження графіка відпусток — видати окремий наказ
(розпорядження). Наведемо його приклад.
Ви можете побачити приклад графіка відпусток, затвердженого грифом затвердження.
КЗпП вимагає довести графік відпусток до відома всіх працівників.
Звичайно, краще це зробити під підпис. Але це не означає, що до графіка обов’язково потрібно
додавати графу «Підпис працівника». Особливо якщо у вас немає можливості зібрати підписи всіх співробітників
(наприклад, тому що частина з них працює дистанційно). У такому разі достатньо розмістити його для загального
ознайомлення в приміщеннях підприємства та/або на корпоративному порталі (див. роз’яснення Держпраці за
посиланням: pl.dsp.gov.ua/news/stosovno-skladannia-hrafika-vidpusto/). А для підписів працівників можна
передбачити листи-ознайомлення з графіком відпусток, які за необхідності передати до структурних підрозділів
підприємства.
Які відпустки включати до графіка. Обов’язковість складання графіка
відпусток передбачено ст. 79 КЗпП і ст. 10 Закону про відпустки лише для щорічних (основних і
додаткових) відпусток. Тому щодо інших відпусток можна прийняти рішення не включати їх до графіка взагалі й
надавати їх працівникам за схемою «заява-наказ».
Проте якщо метою складання графіка відпусток ви ставите раціональну організацію робочого процесу,
то ми радимо планувати всі види оплачуваних відпусток, надання яких можна передбачити заздалегідь. Зокрема, це:
— додаткові відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з
дитинства підгрупи А I групи (далі — відпустка на дітей), що надаються згідно зі ст. 19 Закону
про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18/284);
— додаткові «чорнобильські» відпустки;
— додаткові відпустки учасникам бойових дій тощо.
Нагадаємо: такі відпустки не є щорічними. Вони надаються не за робочий, а за календарний рік.
Але є один нюанс. Якщо ви внесли ту чи іншу відпустку до графіка, то в роботодавця виникає
обов’язок надання такої відпустки відповідно до цього графіка.
Зауважте: законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник утрачав би право на
щорічні відпустки і додаткові відпустки на дітей. Усі інші види відпусток, у тому числі «бойові» та
«чорнобильські», згорають, якщо вони не були своєчасно використані.
А ось навчальні, творчі відпустки та відпустки для участі в спортивних змаганнях до графіка не
включаємо.
ВАЖЛИВО
При складанні графіка відпусток не забудьте включити до нього щорічні відпустки, не
використані за минулі робочі роки
Адже за загальним правилом заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2
років підряд (ст. 80 КЗпП, ст. 11 Закону про відпустки). Тому планування щорічних відпусток за минулі роки
в графіку буде доказом того, що ви як роботодавець відповідально ставитеся до свого обов’язку дотримуватися
трудового законодавства.
Крім того, забороняється ненадання щорічних відпусток протягом робочого року особам віком до 18
років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами або
з особливим характером праці.
Якщо ви вносите до графіка додаткові соціальні відпустки на дітей, то «хвости» за ними також
доцільно включити до графіка відпусток (див. лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18-284).
Якщо відпустка ділиться на частини, це також зазначають у графіку. При цьому враховуйте правила
поділу відпусток (див. підрозділ 1.10).
Кого включаємо до графіка. Право на відпустки мають усі особи, які
працюють за трудовим договором як у юрособи, так і у ФОП (ст. 2 Закону про відпустки).
Тому до графіка відпусток включайте всіх працівників, які перебувають з роботодавцем у трудових
відносинах на дату погодження і затвердження графіка і яким ви плануєте надати відпустку, у тому числі сезонних і
тимчасових працівників, працівників-сумісників та працівників, з якими укладено строкові трудові договори.
Внутрішніх сумісників радимо відображати в графіку окремими рядками за основним місцем роботи і за
сумісництвом. Річ у тому, що внутрішні сумісники можуть іти у відпустку як одночасно за основним місцем роботи і
за сумісництвом (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки), так і в різний час.
А ось особам, які працюють за цивільно-правовими договорами, в графіку відпусток місця немає, адже
вони не мають права на щорічну оплачувану відпустку.
А як бути з працівниками-новачками, яких прийняли вже після затвердження графіка відпусток?
За загальним правилом у перший рік роботи право на щорічну відпустку повної тривалості виникає
після того, як працівник безперервно відпрацює 6 місяців. До закінчення шестимісячного строку можна реалізувати
право на відпустку тривалістю, розрахованою пропорційно відпрацьованому часу (ч. 5 і 6 ст. 10 Закону про
відпустки). Отже, якщо працівник-новачок не планує йти у відпустку в році, в якому він був прийнятий на
роботу, і роботодавець не проти такого рішення, то вносити працівника до графіка відпусток на поточний рік
не потрібно. І це не буде порушенням трудового законодавства.
Але краще таке рішення працівника зафіксувати на папері. Як це зробити?
Як варіант можна при прийнятті працівника на роботу надати йому письмову пропозицію про визначення
бажаного періоду надання щорічної відпустки в поточному році та її тривалість. У ній працівник зазначить своє
рішення із цього питання.
Ну а якщо працівник-новачок не відмовляється від свого права використати відпустку в поточному
році, то доведеться вносити зміни до графіка відпусток.
При складанні графіків відпусток враховуємо інтереси виробництва, особисті інтереси працівників і
можливості їх відпочинку. Тому кожен працівник має право запропонувати найбільш сприятливий період для своєї
відпустки. Водночас конкретну дату відпустки йому необхідно погоджувати зі своїм роботодавцем вже з урахуванням
інтересів останнього.
Але при цьому майте на увазі, що є категорії працівників, яким надано право за бажанням іти в
щорічні відпустки в будь-який зручний для них час (див. підрозділ 1.7).
Примірну форму графіка відпусток, затверджену грифом затвердження, наведемо нижче.
Важливо! Про дату початку відпустки згідно з графіком роботодавець зобов’язаний
письмово повідомити працівника не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого
графіком строку (ч. 5 ст. 79 КЗпП і ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Зробити це можна двома
способами:
1) направити працівнику складене в довільній формі повідомлення про дату початку відпустки (див.
приклад нижче). Бажано скласти його у двох примірниках: перший — для працівника, другий (з
відміткою про повідомлення працівника) — для кадрової служби;
2) ознайомити працівника з наказом (розпорядженням) про надання відпустки під підпис.
Наведемо зразок форми повідомлення про початок щорічної відпустки.
Хочемо звернути увагу: ознайомлення працівників з графіком відпусток (навіть якщо в графіку стоять
точні дати відпусток і передбачена спеціальна графа «Ознайомлений», у якій працівники ставлять дату і підпис) не є
письмовим повідомленням працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні. Це дві абсолютно різні
процедури повідомлення.
Майте на увазі: якщо працівник у встановлений строк не буде письмово попереджений про дату початку
щорічної відпустки, то він може вимагати перенесення відпустки на інший період (п. 1 ч. 1 ст.
80 КЗпП і п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
ВАЖЛИВО
При цьому працівник не має права йти в щорічну відпустку в період, не погоджений з
роботодавцем
Інакше такий вчинок може бути розцінений як порушення трудової дисципліни.
Як уносити зміни до графіка. Звичайно ж, протягом року можуть виникнути
різні робочі ситуації, які вимагатимуть змін до графіка відпусток. Одні працівники можуть звільнитися, інші будуть
прийняті на роботу після затвердження графіка. Пільговики можуть піти у відпустку в зручний для них, але
несподіваний для роботодавця час або працівник попросить змінити місяць відпустки.
Якщо виникла необхідність внести зміни до графіка відпусток, наново затверджувати і погоджувати
графік з профкомом щодо всіх працівників не потрібно. Достатньо оформити наказ про внесення змін до графіка
відпусток і довести його до відома працівників, яких стосуються певні зміни. Наприклад, у разі перенесення
відпустки з причини тимчасової непрацездатності працівника оформляйте наказ про перенесення його відпустки,
ознайомлюйте з ним працівника і за бажанням робіть про це запис у графіку відпусток у графі «Примітки». Також
можна при складанні графіка відпусток передбачити в ньому графу «Перенесення відпустки».
Тепер переходимо до другого етапу документального оформлення надання відпусток.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки
Типову форма наказу (розпорядження) про надання відпустки № П-3 затверджено наказом № 489.
Підставою для складання цього документа є затверджений графік відпусток. Наведемо зразок такого наказу.
Наказ про надання відпустки ви можете скласти й у довільній формі, включивши до нього всі
реквізити типової форми № П-3 і дотримуючись вимог ДСТУ 4163-2003.
На підставі такого наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить інформацію про відпустку, що
надається працівнику, до розділу V «ВІДПУСТКИ» особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом №
495), а бухгалтерія розраховує суму відпускних.
А коли (в які строки) потрібно видавати наказ про надання щорічної відпустки?
На практиці кадровики намагаються «встигнути» з наказом за 2 тижні до початку відпустки. Хоча,
якщо ви своєчасно направили працівнику повідомлення про початок відпустки, наказ потрібно видати не пізніше ніж за
3 дні до її початку.
Річ у тому, що ст. 21 Закону про відпустки вимагає, щоб відпускні були виплачені працівнику
не пізніше ніж за 3 календарні дні до початку відпустки.
Для того щоб виплатити відпускні, їх слід розрахувати. А для цього потрібен наказ про надання
відпустки.
Заява на відпустку
Тепер настала черга поговорити про заяву на відпустку. Якщо працівники йдуть у
відпустку суворо за графіком, то необхідності в заяві про надання відпустки немає. Ні
КЗпП, ні Закон про відпустки не зобов’язують роботодавця отримувати від працівника заяву для надання
йому законного відпочинку (див. також лист Мінекономіки від 31.03.2020 р. № 3512-06/21620-07).
А ось якщо відпустка працівнику знадобилася в інший час, тоді заяву скласти потрібно. У заяві
працівник зазначає бажану дату виходу у відпустку та її тривалість. Який вигляд може мати заява про надання
відпустки, див. нижче.
1.9. Перенесення та продовження щорічної відпустки
Навіть якщо щорічна відпустка була запланована в графіку відпусток у повній відповідності з
побажаннями працівника й інтересами виробництва, вона може бути перенесена на інший період. Можливість такого
перенесення передбачена ст. 80 КЗпП і ст. 11 Закону про відпустки. За своїм змістом вони ідентичні і
включають перелік конкретних обставин, при настанні яких щорічна відпустка підлягає перенесенню або продовженню.
Умовно всі випадки перенесення/продовження щорічної відпустки можна поділити на три групи:
1) на вимогу працівника;
2) у зв’язку з непередбаченими обставинами;
3) за ініціативою роботодавця.
У розрізі цих груп ми й наведемо випадки перенесення/продовження щорічної відпустки в табл. 1.6.
Таблиця 1.6. Випадки перенесення і продовження щорічної відпустки
|
Обставини для перенесення/продовження відпустки |
Норма Закону про відпустки |
Примітка |
|
1. Перенесення щорічної відпустки на вимогу працівника |
||
|
Порушення роботодавцем строку письмового повідомлення працівника про час надання відпустки |
П. 1 ч. 1 ст. 11 |
Про дату початку щорічної відпустки роботодавець зобов’язаний повідомити працівника в письмовій формі не |
|
Несвоєчасна виплата роботодавцем зарплати працівнику за час щорічної відпустки |
П. 2 ч. 1 ст. 11 |
Зарплату за час відпустки виплачують працівникам не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ч. 4 ст. 115 |
|
2. Перенесення або продовження щорічної відпустки у зв’язку з |
||
|
Настання тимчасової непрацездатності працівника, підтвердженої в установленому порядку |
П. 1 ч. 2 ст. 11 |
Якщо непрацездатність працівника настала в період щорічної відпустки, то відпустка підлягає продовженню |
|
У загальному випадку документом, що засвідчує тимчасову непрацездатність, є листок |
||
|
Виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає |
П. 2 ч. 2 ст. 11 |
Гарантії таким працівникам визначені ст. 119 КЗпП |
|
Настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами |
П. 3 ч. 2 ст. 11 |
Для підтвердження права на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами працівниця повинна надати листок |
|
Збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням |
П. 4 ч. 2 ст. 11 |
Для підтвердження права на навчальну відпустку працівник надає довідку-виклик з навчального закладу |
|
3. Перенесення щорічної відпустки за ініціативою роботодавця |
||
|
Щорічна відпустка може бути перенесена на інший період як виняток у випадку, якщо надання щорічної |
Ч. 3 ст. 11 |
Перенесення щорічної відпустки в цьому випадку можливе при дотриманні таких умов: — працівник надав письмову згоду на перенесення щорічної відпустки; — перенесення погоджено з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим — частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде надана в поточному робочому році |
Звертаємо увагу: такі специфічні обставини, як карантин або простій підприємства, не є приводом
для перенесення відпустки. Але у випадку, коли працівник просить про це, можна піти йому назустріч, якщо
роботодавець не проти.
Майте на увазі: за ініціативою працівника або роботодавця щорічну відпустку можна тільки
перенести на інший період. А ось при настанні непередбачених обставин можливі варіанти.
Перший варіант. Непередбачені обставини настали до
початку щорічної відпустки. Тоді відпустку переносять на інший період.
Другий варіант. Непередбачені обставини настали під час
відпустки. Тоді невикористану частину відпустки (ч. 4 ст. 11 Закону про відпустки):
— надають після закінчення дії причин, які її перервали (тобто відпустка продовжується), або
— переносять на інший період з дотриманням вимоги ст. 12 Закону про відпустки*.
* Відповідно до цієї статті основна безперервна частина щорічної відпустки повинна становити
не менше 14 календарних днів.
Хто визначає, продовжувати відпустку чи переносити? Раніше вважалося, що це питання має
вирішуватися за погодженням між працівником і роботодавцем, тобто працівник не має права приймати рішення
самостійно. Зокрема, таку позицію підтримували суди (див. постанову ВС від 21.08.2019 р. у справі №
466/4738/18**), Мінсоцполітики (див. листи від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19 і від 25.07.2019 р. №
1115/0/206-19) і Держпраці (див. за посиланням:
lviv.dsp.gov.ua/z-pytan-pratsi/pratsivnyk-zakhvoriv-pid-chas-shchorichnoi-v/).
** Див. за посиланням: reyestr.court.gov.ua/Review/83925398.
Проте не так давно ВС змінив точку зору із цього питання (див. постанову від 13.10.2020 р. у
справі № 712/9213/18 // reyestr.court.gov.ua/Review/93217983). Так, розглядаючи справу про продовження
відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, що настала під час відпустки, суд дійшов такого висновку:
продовження відпустки не вимагає спеціальних дій з боку працівника, тоді як перенесення вимагає
згоди роботодавця та ініціативи працівника.
Інакше кажучи, ВС вирішив, що для продовження відпустки, яку перервала хвороба,
працівнику не потрібно подавати ще одну заяву, оскільки відпочинок відновлюється після перерви
автоматично. Пояснює свою позицію суд тим, що ані КЗпП, ані Закон про відпустки не
містять вимог щодо подання заяви про продовження відпустки. Про необхідність отримати на це згоду роботодавця там
теж нічого не сказано.
У такому разі єдиним обов’язком працівника є повідомлення роботодавця (у будь-якій формі) про
тимчасову непрацездатність. При цьому надати лікарняний лист працівник може вже після виходу з відпустки. Це буде
підтвердженням правомірності продовження відпустки й обґрунтує поважність причини відсутності працівника на
роботі.
Зовсім інша ситуація виникає, якщо працівник хоче перенести відпустку на інший
період.
ВАЖЛИВО
У цьому випадку самостійно вирішувати питання про перенесення відпустки на інший період
працівник не має права
Він повинен подати роботодавцю заяву з проханням перенести відпустку, в якій зазначити бажану дату
перенесення. Після того, як роботодавець і працівник погоджують нову дату відпустки, видають відповідний наказ
(розпорядження).
Зауважимо: невикористану частину щорічної відпустки бажано надати працівнику до кінця робочого
року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 7 ст. 79 КЗпП,
ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки). Водночас законодавство не передбачає строку давності, після якого
працівник утрачав би право на щорічні відпустки. Підтверджує це й Мінсоцполітики в листі від 29.12.2015 р. №
774/13/116-15.
Приклад 1.10. Згідно з наказом про надання відпустки, виданим на підставі
затвердженого графіка відпусток, працівнику надано щорічну відпустку з 1 по 16 червня 2021 року тривалістю 16
календарних днів.
Перебуваючи в щорічній відпустці, працівник захворів. Згідно з наданим листком непрацездатності
він хворів з 14 по 18 червня 2021 року, з яких 3 календарних дні (14.06.2021 р. — 16.06.2021 р.) припадають на
відпустку.
На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями — субота і
неділя.
У цьому випадку відпустка може бути:
1) продовжена на 3 календарних дні. При цьому продовжена відпустка розпочинається
з дня, коли працівник повинен був стати до роботи (з 19 червня). У зв’язку з тим, що на продовжені 3 дні відпустки
припадає неробочий день, установлений ст. 73 КЗпП (20 червня — Трійця), відпустка продовжується ще на один
день. Тому в цьому випадку працівник стане до роботи 23.06.2021 р.
Зверніть увагу: якби святковий або неробочий день припав на період хвороби, то невикористану через
хворобу частину відпустки продовжили би на календарні дні тимчасової непрацездатності без урахування
такого святкового або неробочого дня;
2) перенесена на інший період. Для цього працівник повинен подати на ім’я
керівника підприємства заяву з проханням перенести не використану у зв’язку з хворобою частину відпустки. У заяві
він зазначає нову бажану дату і тривалість відпустки. Якщо роботодавець згоден, він видає наказ (розпорядження)
про перенесення відпустки.
Нагадаємо: правила продовження/перенесення стосуються тільки щорічних відпусток.
Якщо ж хвороба працівника припала на відпустку без збереження зарплати, навчальну, творчу, «чорнобильську» тощо,
то такі відпустки не продовжуються і не переносяться на інший період (див. лист Мінпраці від 17.11.2006 р. №
415/13/116-06).
І ще скажемо кілька слів про розрахунок відпускних у разі продовження/перенесення відпустки. Так,
якщо відпустка продовжена в тому ж місяці, в якому вона почалася (як у прикладі 1.10 вище), наново розрахунок
відпускних не здійснюється. Те саме стосується випадку, коли відпустку переносять у межах того місяця, в якому
працівник пішов у відпустку перший раз. Але якщо відпустка переноситься на інший місяць або початок її продовження
припадає на наступний місяць, то, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 21.03.2019 р. № 369/0/206-19),
відпускні за продовжені/перенесені дні слід розрахувати наново виходячи з нового розрахункового періоду.
Наведемо зразки заяви працівника і наказу керівника підприємства про перенесення відпустки
працівника.
Уже безпосередньо перед тим, як працівнику буде надано невикористану частину відпустки, керівник
підприємства видасть новий наказ (розпорядження) про надання відпустки.
Про нову дату початку відпустки працівника в загальному порядку повідомляють письмово не
пізніше ніж за 2 тижні до її настання.
Якщо форма графіка відпусток, затверджена на вашому підприємстві, містить графу «Примітка», то
інформацію про перенесення відпустки (дату і номер наказу) можна зазначити в цій графі. Також можна при складанні
графіка відпусток передбачити в ньому графу «Перенесення відпустки».
Чи потрібно видавати ще й наказ про внесення змін до графіка відпусток у разі їх перенесення? На
наш погляд, це необов’язково.
Далі розглянемо ще одну можливу «відпускну» ситуацію — поділ відпустки на частини.
1.10. Поділ відпустки на частини
Щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини будь-якої тривалості за
умови, що основна безперервна частина такої відпустки становитиме не менше 14 календарних
днів (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). При цьому не обов’язково
використовувати таку частину відпустки першою. Головне, щоб одна з частин, на які поділена щорічна основна
відпустка працівника, становила не менше 14 календарних днів. Погоджується з цим і Мінсоцполітики (див. лист
від 05.07.2013 р. № 290/13/116-1).
Приклад 1.11. Свою щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні
працівник вирішив поділити так: 5 + 5 + 14 календарних днів. Проти такого дроблення роботодавець не
заперечує.
Послідовність використання частин, на які буде поділена щорічна відпустка, працівник
погоджує з роботодавцем. Спочатку цей працівник може піти у відпустку тривалістю 14 календарних днів, а
потім узяти дві відпустки по 5 календарних днів. А може зробити й навпаки — узяти спочатку дві відпустки по 5
календарних днів, а потім відпустку на 14 календарних днів. Також працівник може обрати третій варіант: піти у
відпустку на 5 календарних днів, потім на 14, а потім знову на 5.
Зверніть увагу на такі моменти, пов’язані з поділом відпустки на частини:
1. Поділ щорічної відпустки на частини відбувається на прохання працівника і за згодою
роботодавця. При цьому, враховуючи інтереси виробництва, роботодавець може й не погодитися поділити
відпустку так, як того бажає працівник, а запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки або не ділити її
взагалі.
2. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику зазвичай до кінця робочого
року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (див. ч. 7 ст. 79
КЗпП і ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки).
3. Невикористана частина щорічної відпустки може бути надана з будь-якого дня
тижня, незалежно від того, в який із днів тижня закінчилася попередня використана її частина. На це
вказувало Мінпраці в листах від 17.11.2006 р. № 413/13/116-06, від 26.02.2008 р. № 87/13/84-08 і від
13.05.2010 р. № 140/13/116-10.
А якщо працівник хоче залишок невикористаної відпустки (наприклад, 10 календарних днів з належних
йому 24) «розкидати» на вихідні дні (суботу і неділю)?
Жодних вимог надавати щорічну відпустку, як і її невикористану частину, виключно з робочого дня в
законодавстві немає. Тож, якщо роботодавець не проти, працівник може брати відпустку (її невикористану частину) в
будь-який календарний день, у тому числі у вихідний. Причому в цьому випадку працівник виявиться в подвійному
виграші:
— по-перше, вибере свій відпускний запас, продовжуючи працювати;
— по-друге, отримає оплату за відпускні дні, які припадають на вихідні.
Зверніть увагу: норма, що дозволяє ділити відпустку на частини, за умови, що основна безперервна
частина становитиме не менше 14 календарних днів, стосується всіх видів щорічних відпусток — як основних, так і
додаткових (ч. 6 ст. 79 КЗпП, ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). Тому ділити на частини додаткову відпустку
за роботу із шкідливими і важкими умовами праці, за особливий характер праці (у тому числі «комп’ютерну» і за
ненормований робочий день), інші види додаткових відпусток теж можна. Головне, щоб загалом щодо основної та
додаткової щорічної відпустки дотримувалася «14-денна» умова. Так, наприклад, якщо на підприємстві передбачена
відпустка за ненормований робочий день 6 календарних днів, то працівник, якому належить така додаткова відпустка,
може взяти 11 календарних днів основної відпустки і 3 дні відпустки «за ненормованість». У цьому випадку
«14-денна» умова буде виконана. Інші частини основної та додаткової відпусток він зможе догуляти потім.
1.11. Відкликання з відпустки
Якщо у вас на підприємстві склалася ситуація, коли працівник, який пішов у відпустку, терміново
знадобився на роботі, то цей підрозділ нашої книги якраз для вас. Чи можна відкликати працівника з відпустки і як
правильно оформити цю процедуру? Прямо зараз і розберемося.
Коли відкликання можливе
Відкликати працівника можна тільки зі щорічної відпустки (основної та додаткової). З інших видів
відпусток відкликати працівників заборонено (див. лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 р. № 576/13/116-16).
Але навіть щорічну відпустку працівника переривати можна тільки в суворо визначених випадках
(ч. 8 ст. 79 КЗпП, ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки). Так, відкликати працівника зі щорічної
відпустки можна, щоб:
— відвернути стихійне лихо;
— відвернути виробничу аварію;
— негайно усунути наслідки стихійного лиха або виробничої аварії;
— відвернути нещасні випадки, простій, загибель або псування майна підприємства;
— в інших випадках, передбачених законодавством.
Зазначений перелік підстав для відкликання працівника з відпустки — вичерпний. Жодні інші причини
не дають роботодавцю права переривати відпочинок працівника. Хоча навіть при настанні обумовлених законом
форс-мажорних обставин викликати відпускника на роботу можна лише при виконанні декількох важливих умов.
Умови відкликання з відпустки
Перша умова. Працівник повинен надати письмову згоду на
відкликання з відпустки.
Зверніть увагу: відмову працівника перервати свій відпочинок не можна вважати порушенням трудової
дисципліни (зокрема, прирівнювати до прогулу). Тим більше це не привід для звільнення.
Важливо! Неправомірне відкликання працівника зі щорічної відпустки та/або відкликання без його
згоди є порушеннями трудового законодавства і можуть стати причиною притягнення роботодавця та його посадових осіб
до відповідальності.
Друга умова. Основна безперервна частина відпустки повинна становити
не менше 14 календарних днів. Але це не означає, що при настанні форс-мажорних обставин,
перелічених у ч. 8 ст. 79 КЗпП і ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки, не можна відкликати працівника з
відпустки, поки той не відгуляє 14 календарних днів. Можна відкликати і на другий день відпустки, а потім надати
дні, що залишилися, так, щоб була дотримана ця умова. Але якщо відпустка працівника становить 24 календарних дні,
а він відгуляв 11, доведеться почекати ще 3 дні, щоб виконати умову щодо днів.
Третя умова. Невикористана частина щорічної відпустки надається працівнику
після закінчення дії причин, з яких він був відкликаний з відпустки, або за згодою сторін переноситься на інший
період. Зауважте: ця частина щорічної відпустки має бути надана працівнику зазвичай до кінця робочого року, але не
пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Приклад 1.12. Підприємство надало працівнику Рожку П. С. щорічну основну
відпустку тривалістю 24 календарних дні з 01.06.2021 р. На підставі відповідного наказу і з письмової згоди
працівника з 09.06.2021 р. він був відкликаний з відпустки для усунення поломки виробничого обладнання, що
виникла в результаті аварійного відключення електроенергії. Несправність усунено 11.06.2021 р.
У цій ситуації в працівника залишилися невикористаними 16 календарних днів щорічної основної
відпустки. Цю частину відпустки за погодженням з роботодавцем він може:
а) використати відразу після усунення несправності, тобто з 12.06.2021 р.;
б) перенести на інший період;
в) поділити на частини (за умови, що основна безперервна частина відпустки, яка залишилася,
становитиме 14 календарних днів).
Зауважимо також, що відпустки, які не є щорічними (основними і додатковими), наприклад, відпустки
працівникам, що мають дітей, «чорнобильські», «бойові», ділити на частини не можна.
Оформляємо відкликання
Перший документ, який буде потрібен у цьому випадку, — це доповідна записка на ім’я керівника
підприємства. Складає її зазвичай керівник підрозділу, в якому працює працівник, що відкликається з відпустки. У
доповідній записці наводять причини, з яких потрібно викликати відпускника. Після того, як керівник «дасть добро»,
необхідно заручитися згодою працівника письмово. Потім для відкликання працівника з відпустки керівник
підприємства видає відповідний наказ (розпорядження).
Уніфікованої форми такого документа немає, тому його складають у довільній формі. Нижче наведемо
приклад наказу про відкликання з відпустки.
Працівник вважається відкликаним з відпустки з дня виходу на роботу.
Інформацію про відкликання працівника з відпустки відображають у розділі V «ВІДПУСТКИ» особової
картки працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495). Роблять це так:
— акуратно закреслюють однією рискою попередній запис про кількість днів та дату закінчення
відпустки;
— нижче (або поруч) у відповідних графах зазначають фактичну кількість наданих днів і дату
закінчення відпустки;
— навпроти нової дати в графі «Підстава, наказ №» зазначають номер і дату наказу про
відкликання з відпустки.
Коригуючий запис про фактичну кількість днів використаної відпустки і день закінчення відпустки
можна зробити іншим кольором, прийнятим у діловодстві (чорним, фіолетовим).
Оплата праці при відкликанні з відпустки
Працю працівника, відкликаного з відпустки, роботодавець оплачує з урахуванням тієї суми, яка була
нарахована в оплату невикористаної частини відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП). Це означає, що за час фактичної
роботи підприємство повинно нарахувати працівнику заробітну плату і відсторнувати відпускні за невикористані дні
відпустки (детальніше див. у підрозділі 3.2).
Як ми зазначили вище, невикористану частину щорічної відпустки:
— або надають працівнику після закінчення дії причин, з яких він був відкликаний з відпустки;
— або переносять за згодою сторін на інший період.
А чи потрібно перераховувати середню зарплату при наданні згодом невикористаних днів щорічної
відпустки? Відповідь на це запитання залежить від того, коли працівник буде використовувати ці дні. Якщо він
вирушить догулювати відпустку в тому ж місяці, на який припав початок перерваної відпустки, перераховувати нічого
не потрібно. В іншому випадку для оплати днів відпустки, що залишилися, роботодавцю доведеться розрахувати
середній заробіток наново.
Переривання відпустки за ініціативою працівника
А якщо працівник сам (за власною ініціативою) хоче перервати свою відпустку? Це можна зробити, але
за умови, якщо роботодавець не проти.
Бажання повернутися «до лав» працівник повинен викласти у формі заяви. На підставі заяви
працівника керівник видасть відповідний наказ (розпорядження) про переривання щорічної відпустки і допуск особи до
роботи, а також про перенесення частини відпустки, що залишилася невикористаною, на інший період. Але, знову-таки,
перервати відпустку можна тільки так, щоб її безперервна частина становила як мінімум 14 календарних днів.
1.12. Надаємо відпустку за декілька років
Надавати чи ні?
Стаття 80 КЗпП і ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняють не
надавати щорічну відпустку повної тривалості:
1) протягом 2 років підряд;
2) протягом робочого року:
— працівникам віком до 18 років;
— працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими
умовами або з особливим характером праці.
А якщо працівник і сам не хоче йти у відпустку? Чи може він написати відмову від
відпустки? Ні, чинне «відпускне» законодавство не передбачає такої процедури. Статтею 12 Конвенції Міжнародної
організації праці «Про оплачувані відпустки» № 132, ратифікованої Законом № 2481, передбачено, що
угоди про відмову від права на мінімальну щорічну оплачувану відпустку або про невикористання
такої відпустки із заміною її компенсацією чи іншим чином визнаються недійсними або
забороняються.
Якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку, то при
звільненні йому має бути виплачена компенсація за всі невикористані дні щорічної відпустки.
Також майте на увазі, що
ВАЖЛИВО
законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник утрачав би право на
щорічну відпустку
Тож відпускний запас працівник повинен використати. Тим паче, що заборони на надання відразу
декількох щорічних відпусток, не використаних у попередні роки, в Законі про відпустки немає. Підтверджує
це й Мінсоцполітики в листі від 29.12.2015 р. № 774/13/116-15.
Крім того, потрібно розуміти, що відмова працівника йти у відпустку може загрожувати
неприємностями, якщо до вас нагряне з перевіркою інспектор праці. Адже тут у наявності порушення законодавства про
працю. На це звертає увагу Держпраці в листі від 25.01.2017 р. № 828/4.3/4.1-ДП-17. Тому краще стежити, щоб
працівники щорічно використовували своє право на відпочинок.
Допоможе вам у цьому графік відпусток. Він є підставою для видання наказу (розпорядження) про
надання відпустки. І заява працівника тут не потрібна. Ознайомте такого працівника під підпис із датою початку
відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку. Якщо він після всього цього відмовиться йти
у відпустку, то таку відмову, на думку Мінсоцполітики (див. лист від 21.06.2012 р. № 207/13/116-12), слід
розцінювати як порушення трудової дисципліни.
А якщо в працівника накопичилася значна кількість календарних днів невикористаної відпустки за
декілька попередніх років роботи (більше 59)? Чи може такому працівнику перешкодити їх використати вимога ч. 3
ст. 10 Закону про відпустки, відповідно до якої загальна тривалість щорічних основної та додаткових
відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, —
69 календарних днів?
Тут немає приводу для занепокоєння. Це обмеження стосується лише ситуації, коли в колективному або
трудовому договорі тривалість відпустки працівника за робочий рік передбачена більше ніж 59 (69)
календарних днів. У такому разі йому дійсно дозволено за робочий рік відгуляти максимум 59 (69) календарних днів.
Інші дні, що перевищують цей ліміт, «згорають». Ситуацій же з наданням відпусток за декілька
років зазначене обмеження жодним чином не стосується. Згодні із цим і в Мінсоцполітики
(див. лист від 08.07.2019 р. № 793/0/204-19).
І щоб остаточно розібратися з «трудоголіками», давайте з’ясуємо: чи може працівник отримати
відпускні, але не піти в щорічну відпустку, а продовжити працювати й отримувати зарплату? Ні, працівник не може
одночасно перебувати у щорічній відпустці та працювати. Якщо він з відома роботодавця продовжує працювати у
відпустці, то таку ситуацію, на наш погляд, можна розглядати як відкликання з відпустки з відповідним оформленням.
У цьому випадку сума виданих відпускних має бути врахована при нарахуванні заробітної плати за фактично
відпрацьований час.
Можна, звичайно, розглядати виплату таких відпускних як компенсацію за невикористані дні щорічної
відпустки. Проте в процесі роботи на підприємстві (тобто без припинення трудових відносин) замінити працівнику
відпустку грошовою компенсацією можна лише в окремих випадках і при виконанні певних умов
(детальніше про це див. у розділі 4).
Розрахунковий період для відпустки за декілька років
Якщо працівник вирішує використати всі належні йому дні відпустки за декілька років і роботодавець
не заперечує проти цього, то в такому разі оформляють єдиний наказ про надання відразу всіх днів, що накопичилися.
Для бухгалтера тут немає нічого складного — він визначає розрахунковий період для нарахування відпускних тільки
один раз у звичайному порядку (див. розділ 2).
Інша річ, якщо працівник вирішить роздробити свою тривалу відпустку на частини, між якими
працюватиме. Тоді під кожен окремий шматок відпустки доведеться оформляти новий наказ. Зрозуміло, що й
розрахунковий період для нарахування відпускних кожного разу потрібно буде визначати наново. Виняток — випадок,
коли декілька відпускних шматочків «уписуються» в межі одного місяця. Для таких шматків розрахунковий період буде
один.
1.13. Закриваємо відпускну заборгованість
Вище ми з вами з’ясували, що накопичувати відпустки працівникам небажано. Це може вилитися в певні
проблеми для роботодавця. Крім того, ми розібралися, як відправити працівника у відпустку, навіть якщо він не
палає бажанням відпочивати. А нижче наведемо ще кілька варіантів вирішення відпускної проблеми.
Звільнення-прийняття
Звичайно, цей варіант побудований на довірі. Причому працівнику слід чітко розуміти, що в цьому
випадку його відпускний запас повністю обнулиться. Робочий рік, за який працівник згодом отримає щорічну
відпустку, обчислюватиметься з дня укладення нового трудового договору. Підходить такий варіант для випадку, коли
працівнику не потрібна відпустка, але потрібні гроші.
У такій ситуації працівнику необхідно написати роботодавцеві дві заяви. Першу — з проханням
звільнити його, наприклад, за власним бажанням, а другу — про прийняття на роботу з дати, наступної за датою
звільнення.
У свою чергу, роботодавець видає два накази. Перший — про припинення трудових відносин з
працівником, другий — про прийняття його на роботу.
Не забудьте подати до податкового органу Повідомлення про прийняття працівника на роботу. І тут не
важливо, чи була перерва в днях між звільненням і прийняттям, а також на яку посаду приймаєте працівника: на
колишню чи на іншу. Адже ви укладаєте новий трудовий договір. Таким чином,
ВАЖЛИВО
працівника можна допустити до роботи тільки після того, як на нього буде подано
Повідомлення
Причому, якщо трудові договори йдуть один за одним, про укладення нового трудового договору
потрібно буде проінформувати податківців ще в період роботи працівника за чинним трудовим договором.
У день звільнення проведіть з працівником остаточний розрахунок і виплатіть усі належні йому суми,
у тому числі компенсацію за всі невикористані дні всіх щорічних відпусток (див. розділ 4).
Якщо працівнику не підходить такий варіант, то можна запропонувати ще дві можливості позбавитися
відпускного запасу.
Сумісництво
Працівник має право укладати разом з основним трудовим договором інші трудові договори про роботу
за сумісництвом, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або угодою сторін
(ст. 21 КЗпП). Причому працювати на умовах сумісництва він може на тому ж підприємстві, яке є його
основним місцем роботи. Таке сумісництво називають внутрішнім.
Важливо! Посада і трудові обов’язки на роботі за сумісництвом можуть повністю збігатися з посадою
і трудовими обов’язками працівника за основним місцем роботи.
Як це можна використати?
Працівник може піти в щорічну відпустку і на цей період влаштуватися працювати за строковим
трудовим договором до того ж роботодавця на ту ж посаду, але за сумісництвом.
ВАЖЛИВО
Закон про відпустки не проти роботи сумісника в період його відпустки за основним місцем
роботи
Адже роботодавець зобов’язаний надавати відпустку суміснику одночасно з відпусткою за основним
місцем роботи, тільки якщо останній хоче цього (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
Проте тут потрібно врахувати два важливі моменти.
Перший: про укладення трудового договору про роботу за сумісництвом
повідомте податковий орган (направте Повідомлення про прийняття на роботу). Адже при прийнятті
працівника на роботу на умовах сумісництва (внутрішнього або зовнішнього) обов’язковим є укладення
трудового договору, який оформляється наказом або розпорядженням роботодавця. А якщо укладається
трудовий договір, то потрібно подати Повідомлення.
Другий: у трудовому договорі про роботу за сумісництвом (заяві працівника,
наказі про прийняття на роботу) зазначте реальну зайнятість працівника протягом робочого дня.
Цивільно-правовий договір
У цьому випадку діємо таким чином: працівника відправляємо в щорічну відпустку й укладаємо з ним
цивільно-правовий договір (далі — ЦПД) на виконання робіт (надання послуг). Такий варіант укладається в рамки
закону. Адже він не забороняє фізособам укладати ЦПД з тими підприємствами, на яких вони працюють за трудовим
договором.
При укладенні ЦПД потрібно враховувати, що умови, прописані в ньому, повинні відповідати
умовам підряду / надання послуг. Тобто фактично
ВАЖЛИВО
такий договір повинен приводити до виникнення саме цивільно-правових, а не трудових
правовідносин
У протилежному випадку за ініціативою контролерів відносини між замовником і
підрядником/виконавцем можуть бути визнані трудовими.
Як розмежувати ЦПД і трудовий договір? Для цього на практиці використовують так звані
формально-юридичні критерії. Цей процес у більшості своїй зводиться до зіставлення умов, прописаних у ЦПД, з
умовами, які повинні і можуть ним передбачатися згідно із законодавством. Так, наприклад, відповідно до ЦПД
підрядник/виконавець:
— виконує/надає визначену договором роботу/послугу. При цьому основне значення має
результат (купуємо конкретний результат праці). У свою чергу, процес виконання роботи / надання
послуги ЦПД не регулює;
— діє на власний ризик;
— самостійно організовує процес праці.
Тобто
ВАЖЛИВО
підрядник/виконавець не включається до штату і не підпорядковується внутрішньому
трудовому розпорядку замовника
При цьому замовник не може безпосередньо впливати на процес виконання роботи / надання послуги, у
тому числі контролювати підрядника/виконавця;
— отримує оплату у формі винагороди. ЦПД у жодному разі не повинен містити відомості про те, що
підрядник/виконавець отримує заробітну плату, оплату праці тощо, посилання на КЗпП або Закон про оплату
праці в частині визначення розміру винагороди, вказівки на те, що виплати за ЦПД здійснюються в межах фонду
оплати праці. Оплата виконаної роботи / наданої послуги зазвичай здійснюється за результатами її
виконання/надання.
Крім того, не включайте до ЦПД умову про матеріальну відповідальність підрядника/виконавця, яку
передбачають норми ст. 130 — 138 КЗпП.
1.14. Відпустка при звільненні
За бажанням працівника в разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни)
роботодавець повинен надати йому невикористану щорічну відпустку з наступним звільненням. Так
установлює ч. 1 ст. 3 Закону про відпустки. У цьому випадку датою звільнення є останній день
відпустки.
Претендувати на невикористану частину відпустки може й працівник, який звільняється у зв’язку із
закінченням строку трудового договору. У таких умовах, якщо час відпустки повністю або частково перевищує строк
трудового договору, то дія цього договору подовжується до закінчення відпустки.
Проте, як зазначає Мінсоцполітики в листі від 31.01.2012 р. № 30/13/133-12,
ВАЖЛИВО
надання працівнику відпустки при його звільненні у зв’язку із закінченням строку
трудового договору — це право, а не обов’язок роботодавця
А отже, роботодавець може й відмовити працівнику в такій ситуації.
Якщо працівник не скористався своїм правом на відпустку, роботодавець зобов’язаний виплатити йому
компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток. Детально про порядок виплати компенсації
див. у розділі 4.
Бувають ситуації, коли працівник звільняється до закінчення робочого року, за який він уже
використав щорічну відпустку повної тривалості. Як бути в цьому випадку? У працівника виникає заборгованість перед
підприємством на суму відпускних, отриманих у рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Тому при проведенні
остаточного розрахунку з працівником слід утримати з його заробітку суму відпускних за дні щорічної відпустки,
надані наперед (ч. 1 ст. 22 Закону про відпустки).
Але є випадки, коли такого утримання при звільненні не здійснюють.
Перелічимо їх:
— призов або прийняття (вступ) на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову)
службу*;
* Нагадаємо: наразі не звільняють працівників у зв’язку з призовом їх на строкову військову
службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації,
на особливий період або у зв’язку з прийняттям на військову службу за контрактом (ч. 3 ст. 119 КЗпП).
— переведення працівника за його згодою на інше підприємство або перехід на виборну посаду у
випадках, передбачених законами України;
— відмова від переведення на роботу до іншої місцевості разом із підприємством, а також відмова
від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;
— зміни в організації виробництва та праці, у тому числі ліквідація, реорганізація або
перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності або штату працівників;
— виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок
недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню цієї роботи;
— нез’явлення на роботу більше 4 місяців підряд унаслідок тимчасової непрацездатності, не
враховуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлений триваліший строк
збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
— поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
— направлення на навчання;
— вихід на пенсію;
— смерть працівника.
ВАЖЛИВО
Якщо працівник звільняється за іншою підставою, тоді доведеться розрахувати суму
відпускних, яку потрібно утримати із зарплати при остаточному розрахунку з працівником
Як це зробити?
По-перше, визначаємо кількість належних працівнику днів відпустки за
поточний робочий рік по дату звільнення (далі — зароблені дні відпустки). Порядок такий же, як і для новачка в
перший рік роботи (див. підрозділ 1.6).
По-друге, знаходимо кількість днів відпустки, надміру використаних
працівником. Для цього з кількості фактично використаних днів відпустки за поточний робочий рік вираховуємо
кількість зароблених днів відпустки.
По-третє, розраховуємо суму відпускних, які нарахували за надміру надані
дні відпустки. Для цього кількість надміру використаних днів відпустки множимо на середньоденну зарплату, виходячи
з якої розрахували відпускні при наданні відпустки.
Зверніть увагу: для розрахунку суми відпускних за невідпрацьований робочий рік не
потрібно визначати нову «середню» на час звільнення.
Тобто
ВАЖЛИВО
у розрахунку бере участь «середня», за якою були розраховані відпускні на момент їх
надання
І ще один момент. Майте на увазі: звільнення працівника, що перебуває у відпустці, за ініціативою
власника або уповноваженого ним органу не допускається (ч. 3 ст. 40 КЗпП). Причому вид
відпустки (щорічна, соціальна, без збереження заробітної плати тощо) значення не має (п. 17 постанови № 9).
Виняток — випадки звільнення у зв’язку з повною ліквідацією підприємства, установи, організації.
Висновки
ВИСНОВКИ
- Тривалість щорічних відпусток визначається в календарних днях незалежно від режимів і графіків роботи
підприємства. - Щорічну основну відпустку повної тривалості надають працівникам за відпрацьований робочий рік, який
обчислюють з дня укладення трудового договору. - Працюючи неповний робочий день та/або неповний робочий тиждень, працівник має право на щорічну основну
відпустку повної тривалості. - Графік відпусток зобов’язані складати всі роботодавці, у тому числі ФОП, що мають найманих працівників.
- Якщо працівники йдуть у відпустку суворо за графіком, то необхідності в заяві про надання відпустки немає.
- Строку давності, після якого працівник утрачав би право на щорічну відпустку, немає.
2. Оплата відпусток
Розібратися з основними «відпускними» питаннями — це тільки пів справи. Попереду ще багато
цікавого. Так, перед виходом працівника у відпустку бухгалтеру потрібно правильно розрахувати суму відпускних і
своєчасно їх виплатити. Вирішити таке непросте завдання вам допоможе цей розділ книги.
2.1. Розраховуємо і виплачуємо відпускні
Перше, що тут потрібно засвоїти: при розрахунку суми відпускних (і компенсації за невикористані
дні відпустки*) бухгалтер повинен керуватися Порядком № 100.
* Детально про компенсацію за невикористану відпустку див. у розділі 4.
З п. 7 цього Порядку випливає, що
ВАЖЛИВО
для визначення відпускних необхідно середньоденний заробіток помножити на кількість
календарних днів відпустки
У свою чергу, для розрахунку середньої заробітної плати потрібно сумарний заробіток за останні
перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період
(розрахунковий період) поділити на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду
(за винятком законодавчо встановлених святкових і неробочих днів). При цьому з розрахункового періоду
виключається час, протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не
зберігався заробіток або зберігався частково (абзац шостий п. 2 Порядку № 100).
У вигляді формули розрахунок відпускних виглядає так:
В = Д x ЗП : (К – Св – Ч),
де В — сума відпускних;
Д — кількість календарних днів відпустки;
ЗП — сума заробітної плати за розрахунковий період;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців —
це 365 (у високосному році — 366) календарних днів);
Св — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що
припадають на розрахунковий період;
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював
і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.
Таким чином, для розрахунку суми відпускних необхідно визначити:
— розрахунковий період і кількість календарних днів у ньому;
— виплати, що нараховані за розрахунковий період і беруть участь у розрахунку середньої зарплати.
Детально про визначення цих показників поговоримо далі.
Розрахунковий період
У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з
виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки (п. 2
Порядку № 100). Проте є й особливі випадки. Вони наведені в табл. 2.1.
Таблиця 2.1. Визначення розрахункового періоду: поширені ситуації
|
Умова |
Особливості визначення розрахункового періоду |
Приклад |
|
Працівник відпрацював на підприємстві один рік і більше (загальний випадок) |
12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки (абзац перший п. 2 |
Працівник підприємства прийнятий на роботу 17.09.2018 р. З 05.04.2021 р. йому надано щорічну Розрахунковим періодом є квітень 2020 року — березень 2021 року |
|
Працівник пропрацював на підприємстві менше року |
Фактичний час роботи (з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа |
Працівник прийнятий на роботу 10.08.2020 р. З 19.04.2021 р. йому надано щорічну відпустку. Працівник пропрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, тому середню заробітну плату |
|
Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем |
Такий місяць враховують при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді (абзац |
Працівник прийнятий на роботу 02.11.2020 р. і йде в щорічну відпустку з 14.04.2021 р. На підприємстві Розрахунковим періодом, за який визначається середня зарплата, у цьому випадку буде листопад 2020 року — |
|
У працівника відсутній розрахунковий період або працівник не зі своєї вини не мав заробітку в |
12 календарних місяців, що передують місяцю виходу у відпустку |
Працівниця підприємства 05.04.2021 р. вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років. З Кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку, визначаємо в розрахунковому періоді, який |
|
* У цьому випадку середню зарплату обчислюють виходячи з установленої в трудовому договорі У випадку якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводять виходячи з |
||
|
Працівник з відрядною оплатою праці, якщо відсутні оперативні дані для розрахунку заробітку за останній |
Останній місяць розрахункового періоду замінюють місяцем, який безпосередньо передує розрахунковому |
Працівник-відрядник, прийнятий на роботу у 2017 році, йде в щорічну відпустку з 01.04.2021 р. У цьому У такій ситуації враховують виплати за березень 2020 року — лютий 2021 року |
|
* Майте на увазі: наведений порядок розрахунку не може застосовуватися для |
||
|
Працівнику надаються невикористані дні щорічної відпустки за декілька років |
12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. При цьому важливо, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівнику надається відпустка* |
Працівник іде у відпустку з 05.04.2021 р. Тривалість відпустки становить 28 календарних днів (24 Розрахунковим періодом для обчислення суми відпускних є квітень 2020 року — березень 2021 року. Якщо ж |
|
Працівнику послідовно надаються щорічні основна і додаткова відпустки |
Згідно з наказом працівнику було надано щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з При обчисленні середньої заробітної плати для оплати щорічної основної відпустки розрахунковим періодом |
|
|
* Про те, що розрахунковий період у такому разі не залежить від місяця видання наказу і кількості |
||
Як ми вже говорили, не всі календарні дні розрахункового періоду беруть участь у розрахунку
середнього заробітку для оплати днів щорічної відпустки. Так, при визначенні тривалості розрахункового періоду
виключають, зокрема, святкові та неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП.
Покажемо це на прикладі.
Приклад 2.1. Працівник прийнятий на роботу 10.08.2020 р.
З 05.04.2021 р. йому надають щорічну основну відпустку на 10 календарних днів.
Розрахунковим періодом у цьому випадку є вересень 2020 року — березень 2021 року.
На цей період припадають 5 святкових днів: День захисника України (14 жовтня 2020 року), Новий рік
(1 січня 2021 року), Різдво Христове (25 грудня 2020 року і 7 січня 2021 року) і Міжнародний жіночий день (8
березня 2021 року). Ці дні необхідно виключити при розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних.
Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої
заробітної плати, становить:
30 + 31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 – 5 = 207 (к. дн.).
Як бачите, нічого складного. Головне — не упустити, що на той чи інший місяць припадають святкові
або неробочі дні. Особливо це стосується «плаваючих» свят, таких як Пасха (Великдень) і Трійця, які щороку
припадають на різні дні, у зв’язку з чим можуть належати до різних місяців. Щоб спростити вам завдання, в табл.
2.2 наведемо інформацію про кількість днів, що включаються до розрахунку відпускних.
Таблиця 2.2. Дні, що включаються до розрахунку відпускних
|
Місяць |
Кількість календарних днів |
Кількість святкових і неробочих днів (число місяця, на яке припадає свято) |
Календарні дні, що включаються до розрахунку |
|
2020 рік |
|||
|
Березень |
31 |
1 (8) |
30 |
|
Квітень |
30 |
1 (19) |
29 |
|
Травень |
31 |
2 (1, 9) |
29 |
|
Червень |
30 |
2 (7, 28) |
28 |
|
Липень |
31 |
— |
31 |
|
Серпень |
31 |
1 (24) |
30 |
|
Вересень |
30 |
— |
30 |
|
Жовтень |
31 |
1 (14) |
30 |
|
Листопад |
30 |
— |
30 |
|
Грудень |
31 |
1 (25) |
30 |
|
2021 рік |
|||
|
Січень |
31 |
2 (1, 7) |
29 |
|
Лютий |
28 |
— |
28 |
|
Березень |
31 |
1 (8) |
30 |
|
Квітень |
30 |
— |
30 |
|
Травень |
31 |
3 (1, 2, 9) |
28 |
|
Червень |
30 |
2 (20, 28) |
28 |
|
Липень |
31 |
— |
31 |
|
Серпень |
31 |
1 (24) |
30 |
|
Вересень |
30 |
— |
30 |
|
Жовтень |
31 |
1 (14) |
30 |
|
Листопад |
30 |
— |
30 |
|
Грудень |
31 |
1 (25) |
30 |
Зверніть увагу: у зв’язку з тим, що Пасха у 2020 і 2021 роках припадає на різні місяці (у 2020
році — 19 квітня, у 2021 році — 2 травня), на 12-місячний розрахунковий період травень 2020 року — квітень
2021 року припадає не 11, як у загальному випадку, а 10 святкових і неробочих днів.
Крім святкових і неробочих днів, з розрахункового періоду також виключають час,
протягом якого працівник згідно з чинним законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або
зберігався частково (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). На цій підставі в розрахунку середнього заробітку
для оплати днів відпустки не беруть участі:
— дні простою не з вини працівника*, за які за працівником частково зберігався
заробіток (див. лист Мінекономіки від 29.07.2020 р. № 3512-06/46975-07). Нагадаємо: такі дні згідно зі
ст. 113 КЗпП оплачують у розмірі не нижче 2/3 установленої працівнику тарифної ставки
(окладу).
* У тому числі на період оголошення карантину, встановленого КМУ.
Зауважте: дні прогулів з вини працівника не виключають з розрахункового періоду,
оскільки їх не можна вважати відсутністю на робочому місці згідно із законодавством;
— дні, коли працівник не працював у зв’язку з установленням режиму неповного робочого
тижня з не залежних від нього причин (див. підрозділ 2.3);
— час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6/16/18** років —
згідно з медичним висновком). Цю ситуацію розглянемо на прикладах у підрозділі 2.4;
** Залежно від захворювання дитини.
— дні відпустки без збереження зарплати як за ст. 25, так і за ст. 26
Закону про відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12). Але майте на
увазі: якщо працівник відпочивав за свій рахунок довше, ніж передбачено в згаданих статтях, то «надлишок»
відпускних днів вважається наданим незаконно і такі дні не виключають з розрахунку середньої
заробітної плати.
Зверніть увагу! Раніше дозволялося не включати до розрахункового періоду також час, не
відпрацьований працівником з інших поважних причин (наприклад, через стихійні лиха, бойові дії
тощо). Проте не так давно до Порядку № 100 були внесені зміни, які виключили таку можливість. Тепер дні
такого невідпрацювання повинні залишатися в розрахунку і зменшувати середню зарплату працівника.
Розглянемо приклад.
Приклад 2.2. Працівнику підприємства надано щорічну основну відпустку з
19.04.2021 р. Розрахунковим періодом є квітень 2020 року — березень 2021 року. З 08.01.2021 р. по
24.01.2021 р. працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати на період карантину (ст. 26
Закону про відпустки).
Згідно з вимогами Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку
відпускних час перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати (17 календарних днів***)
необхідно виключити з розрахункового періоду.
*** Оскільки має місце відпустка за свій рахунок на період дії карантину, 15-денне обмеження
зі ст. 26 Закону про відпустки тут не діє.
Таким чином, кількість днів розрахункового періоду, що беруть участь в обчисленні середньої
заробітної плати, становитиме:
365 – 11 – 17 = 337 (к. дн.),
де 11 — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на
розрахунковий період;
17 — час перебування працівника в «карантинній» відпустці без збереження заробітної плати згідно
зі ст. 26 Закону про відпустки.
Упевнені, тепер ви без зусиль зможете визначити розрахунковий період для обчислення суми
відпускних. Далі потрібно розібратися з наступним показником — сумарним заробітком, нарахованим за розрахунковий
період. Зараз цим і займемося.
Виплати, що включаються до розрахунку
Щоб визначити сумарний заробіток за розрахунковий період для обчислення суми відпускних, необхідно
передусім знати, які виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати, а які туди потрапляти не
повинні. Інформацію про це дає Порядок № 100. Так, п. 3 цього Порядку говорить про виплати,
що включаються до розрахунку, а п. 4 — про ті, які не включаються.
Зауважимо: п. 3 Порядку № 100 віднедавна став дуже лаконічним. Так, у ньому говориться, що
при обчисленні середньої заробітної плати враховуються:
— усі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору,
крім перелічених у п. 4 Порядку № 100;
— лікарняні та декретні.
Нагадаємо, що виплати, які включаються до фонду оплати праці, регламентовано розд. 2 Інструкції
№ 5. На них і потрібно орієнтуватися, визначаючи «зарплатні» виплати, що включаються до розрахунку
середнього заробітку для обчислення суми відпускних (звичайно, з оглядом на п. 4 Порядку № 100).
Майте на увазі: усі виплати враховують у тому місяці, за який вони нараховані,
без вирахування сум відрахувань на податки, стягнення аліментів тощо*.
* За винятком відрахувань із зарплати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без
позбавлення волі.
Важливо! З 12.12.2020 р. змінився порядок включення до розрахунку середньої
заробітної плати премій. Але про це ми детально поговоримо в підрозділі 2.2.
Виплати, що не враховуються при розрахунку відпускних, більш конкретизовані Порядком № 100.
Для зручності наведемо їх у табл. 2.3.
Таблиця 2.3. Виплати, що не беруть участі в розрахунку відпускних
|
№ з/п |
Виплати, що не враховуються при обчисленні середньої заробітної |
|
1 |
Виплати за виконання окремих доручень (одноразового характеру), які не входять до обов’язків працівника |
|
Виняток становлять (тобто враховуються при розрахунку середньої заробітної — доплата за суміщення професій і посад; — доплата за розширення зон обслуговування або виконання додаткових обсягів робіт; — доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників; — різниця в посадових окладах, що виплачується працівникам, які виконують обов’язки тимчасово |
|
|
2 |
Одноразові виплати: — компенсація за невикористану відпустку; — матеріальна допомога; — допомога працівникам, які виходять на пенсію; — вихідна допомога тощо |
|
Зверніть увагу: незалежно від того, є матеріальна допомога разовою чи |
|
|
3 |
Компенсаційні виплати на відрядження і при переведенні на іншу роботу. До них належать: добові, оплата за |
|
4 |
Грошові та речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо |
|
5 |
Пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати |
|
6 |
Літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що виплачується за авторським договором |
|
7 |
Вартість безплатно виданих спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних |
|
8 |
Окремі види премій, зокрема: — за результатами щорічного оцінювання службової діяльності; — за винаходи та раціоналізаторські пропозиції; — за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій; — за впровадження нової техніки та технології; — за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів; — за збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин; — за введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам |
|
9 |
Дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв та будинків відпочинку |
|
10 |
Виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, |
|
11 |
Вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів |
|
12 |
Заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього |
|
13 |
Суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я |
|
14 |
Доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового |
|
15 |
Компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати |
|
16 |
Заробітна плата, нарахована за час роботи у виборчих комісіях, комісіях Всеукраїнського референдуму |
|
17 |
Винагороди державним виконавцям |
|
18 |
Виплати за час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним заробіток |
Зверніть увагу! 15.04.2021 р. на сайті СПО об’єднань профспілок (див. за посиланням:
spo.fpsu.org.ua/images/1167.pdf) розміщено проєкт змін до Порядку № 100. Відповідно до нього
планується розширити перелік виплат, які не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати.
Крім того, знову буде відкориговано порядок включення до розрахунку середнього заробітку премій (у
тому числі за місяць) та інших стимулюючих виплат. Причому роботодавцям доведеться перерахувати середню,
нараховану за чинними нині правилами.
Проте поки проєкт не прийнятий, будемо говорити про сьогоднішні вимоги законодавства.
Далі розповімо про те, в які строки відпускні потрібно виплатити.
Строки виплати відпускних
Законодавство вимагає виплачувати працівнику суму заробітної плати за весь час відпустки
не пізніше ніж за 3 дні до її початку (ст. 21 Закону про відпустки, ст. 115 КЗпП). Причому
зверніть увагу: йдеться про календарні дні (див. лист Мінпраці від 26.06.2009 р. №
155/13/116-09). Так, наприклад, якщо перший день відпустки — 12 квітня 2021 року, то останнім днем виплати
відпускних було 8 квітня 2021 року.
Порушувати зазначені строки категорично не рекомендуємо. Адже несвоєчасна виплата відпускних
може слугувати підставою для:
— перенесення щорічної відпустки на вимогу працівника відповідно до п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про
відпустки.
Причому
ВАЖЛИВО
якщо працівник звернеться до роботодавця із заявою про перенесення відпустки із цієї
причини, роботодавець не має права йому відмовити
— застосування до роботодавця штрафних санкцій на підставі ст. 265 КЗпП, а до його
посадових осіб — адміністративних стягнень відповідно до ст. 41 КУпАП.
Водночас на практиці не завжди виходить дотримуватися згаданої вимоги. Так, може бути, що
працівник з якихось причин звернувся з проханням надати йому відпустку в скорочені строки, не обумовлені
заздалегідь, у зв’язку з чим роботодавець не в змозі виплатити йому відпускні за 3 дні до початку відпустки.
У цьому випадку уникнути негативних наслідків допоможе ст. 7 Конвенції Міжнародної організації
праці «Про оплачувані відпустки» № 132, ратифікованої Законом № 2481. Відповідно до неї відпускні виплачують
працівнику до відпустки, якщо інше не передбачене в угоді між працівником і роботодавцем.
На застосування в цьому випадку міжнародної норми «дає добро» ст. 81 КЗпП. Так,
якщо міжнародним договором або міжнародною угодою, в яких бере участь Україна, встановлені інші правила, ніж ті,
які містить законодавство України про працю, то застосовуються правила міжнародного договору або
міжнародної угоди.
Таким чином, у заяві про надання «непередбаченої» відпустки працівник може зазначити бажаний строк
виплати йому відпускних. Заява з резолюцією керівника підприємства буде підставою для надання відпустки і виплати
відпускних у строки, відмінні від передбачених КЗпП і Законом про відпустки. Такий вихід пропонувало
Мінсоцполітики в листах від 05.01.2012 р. № 7/13/133-12 і від 04.08.2016 р. № 430/13/116-16. Але це
все ж крайній випадок.
2.2. Облік окремих виплат при розрахунку відпускних
Премії та винагороди
Як ми вже зазначали, при розрахунку відпускних усі виплати, у тому числі й премії,
відносимо до місяців, за які їх нараховано.
Якщо премія або інша виплата нарахована за 2 місяці або за більш тривалий період,
то її потрібно розподілити за місяцями, за які вона нарахована, пропорційно фактично відпрацьованим у них
робочим дням. До розрахунку середньої включаємо розподілені суми премії за місяці, що ввійшли
до розрахункового періоду (див. абзац третій п. 3 Порядку № 100, роз’яснення Мінекономіки від
24.12.2020 р. на офіційному сайті www.me.gov.ua).
Так само діємо з винагородою за підсумками роботи за рік (див. лист
Мінекономіки від 29.01.2021 р. № 4708-06/5567-07).
Приклад 2.3. Працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня січня, а
саме, з 04.01.2021 р. (п’ятиденний робочий тиждень, субота і неділя — вихідні дні). З 19.04.2021 р. він іде в
щорічну відпустку тривалістю 5 календарних днів. Розрахунковий період — січень — березень 2021 року. У
розрахунковому періоді працівнику нараховані: у січні основна зарплата — 8000 грн, у лютому — основна зарплата —
4000 грн (з 15 по 28 лютого працівник перебував у відпустці за свій рахунок) і премія за підсумками роботи за
січень — 2000 грн, у березні — основна зарплата — 8000 грн і премія за підсумками роботи за лютий — 1000
грн.
На підприємстві щомісячні премії нараховують у поточному місяці за підсумками роботи в
попередньому місяці. Тому такі
ВАЖЛИВО
щомісячні премії відносимо до місяців, за які вони нараховані, у повній сумі
Визначимо суму виплат за розрахунковий період:
8000 + 2000 + 4000 + 1000 + 8000 = 23000 (грн).
Середньоденна заробітна плата становить:
23000 : (90 – 3 – 14) = 315,07 (грн/к. дн.),
де 90 — загальна кількість календарних днів розрахункового періоду;
3 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (див. табл. 2.2);
14 — кількість днів відпустки без збереження заробітної плати в розрахунковому періоді.
Сума відпускних за 5 календарних днів становитиме:
315,07 х 5 = 1575,35 (грн).
Важливо! Після того як працівнику у квітні буде нарахована премія за березень
2021 року (місяць, який увійшов до розрахункового періоду), суму відпускних потрібно буде
перерахувати з урахуванням такої премії.
Припустимо, сума премії, нарахована у квітні за підсумками роботи за березень 2021 року, становить
2000 грн. Тоді сума виплат за розрахунковий період з урахуванням такої премії становитиме:
23000 + 2000 = 25000 (грн).
Середньоденна зарплата дорівнює:
25000 : (90 – 3 – 14) = 342,47 (грн/к. дн.).
Сума відпускних після перерахунку дорівнює:
342,47 х 5 = 1712,35 (грн).
Працівнику потрібно доплатити відпускні в сумі:
1712,35 – 1575,35 = 137 (грн).
Приклад 2.4. Працівник (п’ятиденний робочий тиждень, субота і неділя — вихідні
дні) йде в щорічну відпустку тривалістю 10 календарних днів з 11.05.2021 р. Розрахунковим періодом є травень
2020 року — квітень 2021 року.
У розрахунковому періоді працівнику нараховано основну зарплату виходячи з окладу — 201272,73
грн, а також відпускні за дні щорічної відпустки (перебував у щорічній відпустці з 1 по 24 вересня 2020 року) —
24743,76 грн. Крім того, були нараховані квартальні премії за ІІ квартал 2020 року (нарахована в липні 2020
року) — 10800 грн і за ІІІ квартал 2020 року (нарахована в жовтні 2020 року) — 47047 грн.
Основна зарплата й оплата за період відпустки у вересні 2020 року в повній сумі братимуть участь у
розрахунку відпускних. А ось квартальні премії потрібно віднести до місяців, за які вони нараховані, та
розподілити пропорційно відпрацьованим у них дням.
Премія за II квартал 2020 року нарахована за квітень, травень і червень. Але до розрахункового
періоду ввійшли тільки два місяці із цих трьох, а саме, травень і червень. Розподілимо премію пропорційно
відпрацьованим дням у цих місяцях.
Згідно з табелем обліку робочого часу працівник фактично відпрацював у II кварталі 2020 року 60
роб. дн., у тому числі: у квітні — 21 роб. дн., у травні — 19 роб. дн., у червні — 20 роб. дн. Розподілена премія
за II квартал 2020 року становитиме:
— для травня — 10800 : 60 х 19 = 3420 (грн);
— для червня — 10800 : 60 х 20 = 3600 (грн).
Премія за III квартал 2020 року нарахована за місяці, які ввійшли до розрахункового періоду. Але
формально п. 3 Порядку № 100 зобов’язує розподіляти всі премії за 2 — 12 місяців. Тож виконаємо його
вимогу.
Згідно з табелем обліку робочого часу працівник фактично відпрацював у III кварталі 2020 року 47
роб. дн.: у тому числі в липні — 23 роб. дн., у серпні — 20 роб. дн., у вересні — 4 роб. дн. (з 1 по 24 вересня —
щорічна відпустка). Розподілена премія за III квартал 2020 року становитиме:
— для липня — 47047 : 47 х 23 = 23023 (грн);
— для серпня — 47047 : 47 х 20 = 20020 (грн);
— для вересня — 47047 : 47 х 4 = 4004 (грн).
Загальна сума розподілених квартальних премій, яка візьме участь у розрахунку відпускних:
3420 + 3600 + 23023 + 20020 + 4004 = 54067 (грн).
Визначимо суму виплат за розрахунковий період для розрахунку відпускних:
201272,73 + 24743,76 + 54067 = 280083,49 (грн).
Середньоденна зарплата дорівнює:
280083,49 : (365 – 10) = 788,97 (грн/к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період (див. табл. 2.2).
Сума відпускних становитиме:
788,97 х 10 = 7889,70 (грн).
Якщо в липні 2021 року працівнику буде нарахована квартальна премія за II квартал 2021 року, до
якого ввійшов останній місяць розрахункового періоду, а саме, квітень 2021 року, то відпускні доведеться
перерахувати й доплатити.
Аналогічно наведеному діємо й у випадку з винагородою за підсумками роботи за рік. Причому
зауважте:
ВАЖЛИВО
у розрахунку відпускних бере участь як винагорода, нарахована в поточному році за
попередній рік, так і винагорода, нарахована в поточному році за поточний рік
Приклад 2.5. Працівнику надають щорічну відпустку тривалістю 24 календарних
дні з 19.04.2021 р. Розрахунковим періодом є квітень 2020 року — березень 2021 року. За місяці розрахункового
періоду працівнику нарахована основна заробітна плата в сумі 74400 грн. Крім того, у січні 2021 року йому була
нарахована премія до ювілею (до 60-річчя) в розмірі 5000 грн.
Премія, нарахована працівнику у зв’язку з ювілеєм, не бере участі в розрахунку
середньої зарплати для визначення суми відпускних (див. п.п. «і» п. 4 Порядку № 100). Таким чином, середній
заробіток розраховуємо виходячи з нарахованої основної зарплати:
74400 : (365 – 11) = 210,17 (грн/к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Сума відпускних становить:
210,17 х 24 = 5044,08 (грн).
Зверніть увагу! Як ми вже згадували, КМУ планує змінити правила включення
премій та інших заохочувальних виплат до розрахунку середнього заробітку.
Лікарняні та декретні
З попереднього підрозділу ви пам’ятаєте, що при визначенні суми відпускних або компенсації за
невикористану відпустку до розрахунку включають також допомогу по тимчасовій непрацездатності (абзац четвертий
п. 3 Порядку № 100).
Водночас у загальному випадку допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду
соціального страхування виплачують працівнику починаючи з 6-го дня тимчасової непрацездатності.
При цьому перші 5 днів оплачує роботодавець.
Чи означає це, що оплата днів хвороби за рахунок роботодавця не потрапить до розрахунку
лікарняних? Зовсім ні.
До розрахунку середнього заробітку для визначення суми відпускних включають загальну
суму оплати періоду тимчасової непрацездатності.
Відповідно і календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, включають до
загальної кількості календарних днів за розрахунковий період. Так було раніше (див. спільний лист Мінпраці і
Мінфіну від 04.04.2006 р. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826) й оновлення Порядку № 100,
упевнені, не повинно вплинути на порядок включення лікарняних до розрахунку відпускної середньоденної зарплати.
Щоб краще розібратися в «лікарняних» нюансах, розглянемо приклад.
Приклад 2.6. Працівнику надають щорічну основну відпустку з 17.05.2021 р.
тривалістю 24 календарних дні. Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2020 року —
квітень 2021 року.
За місяці розрахункового періоду працівникові нараховані заробітна плата в сумі 115000 грн і
лікарняні за період тимчасової непрацездатності в лютому 2021 року (12 календарних днів) — 3934,44 грн.
Визначимо середньоденну заробітну плату:
(115000 + 3934,44) : (365 – 10) = 335,03 (грн/к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Як бачите, і сума лікарняних, і дні, за які вони нараховані, беруть участь у розрахунку
середньоденної зарплати. У результаті сума відпускних становить:
335,03 х 24 = 8040,72 (грн).
Від лікарняних переходимо до допомоги по вагітності та пологах. Про неї в Порядку № 100
прямо не говориться. Проте це не означає, що їй не місце в розрахунку середньої заробітної плати для визначення
суми відпускних. Адже допомога по вагітності та пологах компенсує втрату зарплати за період відпустки у зв’язку з
вагітністю та пологами. Отже, вона підпадає під поняття виплат за час, протягом якого за працівником
зберігається середній заробіток, які беруть участь у розрахунку відпускної середньоденної зарплати
(абзац четвертий п. 3 Порядку № 100). До речі, Мінсоцполітики також «давало зелене світло» декретним у
розрахунку відпускних.
Приклад 2.7. Працівниці підприємства відразу після закінчення відпустки у
зв’язку з вагітністю та пологами надана щорічна відпустка тривалістю 24 календарних дні. Відпустка у зв’язку з
вагітністю та пологами припадала на період з 31.12.2020 р. по 05.05.2021 р. включно. У щорічну відпустку
працівниця йде з 06.05.2021 р.
Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2020 року — квітень 2021
року. Заробітна плата за розрахунковий період становить 95454,55 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та
пологах — 49573,44 грн, у тому числі за 5 днів травня 2021 року — 1967,20 грн.
Важливо! У розрахунку середньоденної заробітної плати братиме участь тільки
частина допомоги по вагітності та пологах, що припадає на місяці розрахункового періоду, у розмірі 47606,24 грн
(49573,44 грн – 1967,20 грн).
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(95454,55 + 47606,24) : (365 – 10) = 402,99 (грн/к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Сума відпускних становить:
402,99 x 24 = 9671,76 (грн).
Облік відпускних і матдопомоги
Відпускні за час перебування в попередній відпустці, нараховані за дні, що входять до
розрахункового періоду, беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати. Це прямо прописано в абзаці
четвертому п. 3 Порядку № 100. Тобто при розрахунку середньої зарплати відпускні відносимо до місяців, за
які вони були нараховані.
А ось
ВАЖЛИВО
матдопомога, незалежно від її виду (разова чи систематична), до розрахунку відпускних не
потрапляє
На цьому раніше наполягало Мінпраці (див. лист від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05),
аргументуючи свою позицію положеннями п.п. «б» п. 4 згаданого Порядку.
Приклад 2.8. Працівнику підприємства надають щорічну відпустку з 26.04.2021 р.
тривалістю 28 календарних днів. За місяці розрахункового періоду (квітень 2020 року — березень 2021 року)
йому були нараховані:
— основна заробітна плата виходячи з окладу — 89739,13 грн;
— відпускні за період з 1 по 24 липня 2020 року — 6490,08 грн;
— компенсація за 4 календарні дні щорічної відпустки — 1081,68 грн;
— матеріальна допомога на оздоровлення до відпустки — 8000 грн.
З отриманих у розрахунковому періоді виплат до розрахунку середньої заробітної плати працівника
для обчислення суми відпускних потраплять тільки зарплата і відпускні. Матдопомогу і компенсацію за невикористані
дні щорічної відпустки до розрахунку не включаємо.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
(89739,13 + 6490,08) : (365 – 11) = 271,83 (грн/к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Визначимо суму відпускних:
271,83 x 28 = 7611,24 (грн).
2.3. Неповний робочий час і відпускні
Нормальна тривалість робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень.
Водночас за домовленістю між працівником і роботодавцем (ст. 56 КЗпП) або за
ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП) працівнику може бути встановлено неповний робочий
час: неповний робочий день та/або неповний робочий тиждень.
Працівники, які працюють у режимі неповного робочого часу, мають право на щорічну основну
відпустку повної тривалості. Жодних пропорційних розрахунків тут проводити не потрібно. Адже
робота на умовах неповного робочого часу не обмежує обсяг трудових прав працівників (див. ч. 3 ст. 56
КЗпП). До того ж час роботи на умовах неповного робочого часу входить до «відпускного» стажу в повному
обсязі (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).
Повертаємося до розрахунку відпускних.
На підставі абзацу шостого п. 2 Порядку № 100 час, протягом якого працівник відповідно до
законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового
періоду.
На думку Мінекономіки (див. лист від 01.04.2021 р. № 4711-06/19889-07), на цій підставі
час, коли працівники з не залежних від них причин працювали в режимі неповного робочого
тижня, виключають з розрахункового періоду при обчисленні середньої заробітної плати для виплати
відпускних. Який висновок із цього випливає?
ВАЖЛИВО
Робочі дні, коли працівник не працював, виключають з розрахункового періоду, якщо
переведення на неповний робочий тиждень було ініційоване роботодавцем на підставі ст. 32 КЗпП
Але якщо неповний робочий час установлено на підставі заяви працівника (ст. 56 КЗпП), то
«правила гри» інші. У цьому випадку при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпустки працівника дні,
протягом яких він не працював, залишаються в розрахунковому періоді і зменшують суму
середньоденної зарплати (див. лист Мінекономіки від 05.01.2021 г. № 4709-06/235-07).
А якщо співробітник працює на умовах неповного робочого дня?
Тоді відпускні йому слід розраховувати в загальному порядку.
Потренуємося на прикладах.
Приклад 2.9. Працівник, прийнятий на роботу 01.02.2019 р., з 01.12.2020 р.
працює в режимі неповного робочого тижня (з понеділка по середу при 5-денному робочому тижні з вихідними в
суботу і неділю).
З 17.05.2021 р. він іде в щорічну відпустку на 24 календарних дні. Розрахунковим періодом для
визначення суми відпускних є травень 2020 року — квітень 2021 року. Заробітна плата за розрахунковий
період — 100497,62 грн.
Неповний робочий час був установлений:
варіант 1 — за згодою сторін на підставі заяви працівника.
Визначимо середню заробітну плату:
100497,62 : (365 – 10) = 283,09 (грн/к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Дні, протягом яких працівник не працював, не виключають з розрахункового періоду, оскільки такий
режим роботи встановлений на підставі його заяви.
Сума відпускних становитиме:
283,09 x 24 = 6794,16 (грн);
варіант 2 — за ініціативою роботодавця у зв’язку зі змінами в
організації виробництва та праці підприємства (ст. 32 КЗпП).
Визначимо середню заробітну плату:
100497,62 : (365 – 10 – 41) = 320,06 (грн/к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
10 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;
41 — кількість робочих днів, протягом яких працівник не працював у грудні 2020 року (8 днів),
січні (7 днів), лютому (8 днів), березні (8 днів) та квітні (10 днів) 2021 року у зв’язку зі змінами в організації
виробництва і праці підприємства.
Дні, протягом яких працівник не працював, виключають з розрахункового періоду, оскільки такий
режим роботи встановлений за ініціативою роботодавця.
Сума відпускних становитиме:
320,06 x 24 = 7681,44 (грн).
Приклад 2.10. Працівниця йде в щорічну відпустку з 30.04.2021 р. на 14
календарних днів. Розрахунковий період — квітень 2020 року — березень 2021 року. Сума заробітної плати за
розрахунковий період становить 143750 грн. З квітня по травень 2020 року вона працювала в режимі неповного
робочого дня (6 годин на день).
Оскільки працівниця працює на умовах неповного робочого дня, суму відпускних визначаємо в
загальному порядку без будь-яких особливостей.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
143750 : (365 – 11) = 406,07 (грн/к. дн),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Визначимо суму відпускних:
406,07 х 14 = 5684,98 (грн).
2.4. Відпустка для догляду за дитиною і середній заробіток
Час відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 (6, 16, 18*) років виключаємо з
розрахункового періоду, за який обчислюємо суму відпускних. Підстава — абзац шостий п. 2 Порядку № 100,
який зобов’язує прибирати з розрахунку час, протягом якого працівники відповідно до чинного законодавства не
працювали і за ними не зберігався заробіток.
* Залежно від захворювання дитини.
Приклад 2.11. Працівниця після закінчення відпустки для догляду за дитиною до
3 років стала до роботи з 03.02.2021 р. З 17.05.2021 р. вона йде в щорічну відпустку на 14 календарних днів. За
розрахунковий період (травень 2020 року — квітень 2021 року) їй нарахована заробітна плата в сумі 34800 грн.
У розрахунковому періоді працівниця з 1 травня 2020 року по 2 лютого 2021 року перебувала у
відпустці для догляду за дитиною. Цей час виключаємо з розрахункового періоду. У результаті розрахунок відпускної
середньоденної зарплати будемо проводити за період з 3 лютого по 30 квітня 2021 року.
Розрахуємо суму середньоденної зарплати:
34800 : (365 – 278 – 1) = 404,65 (грн/к. дн),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
278 — кількість календарних днів, що виключається з розрахункового періоду як час, не
відпрацьований згідно із законодавством, за який не зберігався середній заробіток (абзац шостий п. 2 Порядку №
100);
1 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на період, за який здійснюємо розрахунок
відпускної середньоденної зарплати (тобто з 3 лютого по 30 квітня 2021 року), а саме, 8 березня — Міжнародний
жіночий день.
Сума відпускних дорівнює:
404,65 х 14 = 5665,10 (грн).
Ускладнимо ситуацію. Працівниця йде в щорічну відпустку відразу після закінчення відпустки для
догляду за дитиною або в місяці виходу на роботу з такої відпустки і в розрахунковому періоді немає
заробітку.
У цьому випадку розрахунок середньої зарплати здійснюємо з окладу, але не нижче
МЗП, установленої на час розрахунку**. Причому якщо працівник прийнятий умовах неповного робочого часу,
то середню розраховуємо виходячи з окладу (МЗП), обчисленого пропорційно зайнятості.
** Виходячи з прикладів, наведених у роз’ясненні Мінекономіки від 24.12.2020 р. (див. на
сайті: www.me.gov.ua), випливає, що оклад потрібно порівнювати з МЗП, установленою в місяці, на який припадає
початок відпустки.
Покажемо на прикладі, як це працює.
Приклад 2.12. Працівниця підприємства з 05.04.2021 р. стала до роботи після
закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку. З 26.04.2021 р. їй надають щорічну
основну відпустку тривалістю 10 календарних днів.
У розрахунковому періоді (квітень 2020 року — березень 2021 року) працівниця не мала заробітку.
Її оклад згідно зі штатним розписом:
варіант 1 — 8800 грн. Повна зайнятість.
Оклад працівниці (8800 грн) вище МЗП (6000 грн), установленої для квітня 2021 року (місяця, на
який припадає подія, з якою пов’язаний розрахунок, — початок відпустки). Отже, розрахунок середньоденної зарплати
здійснюємо виходячи з окладу працівниці:
(8800 x 12) : (365 – 11) = 298,31 (грн/к. дн.).
Визначимо суму відпускних:
298,31 х 10 = 2983,10 (грн);
варіант 2 — 8800 грн. Працівниця займає 0,5 ставки (неповний робочий
час).
ВАЖЛИВО
З мінімальною заробітною платою порівнюємо повний оклад (тарифну ставку)
працівниці
Оклад (8800 грн) вище МЗП (6000 грн), установленої для квітня 2021 року. Розрахунок середньоденної
зарплати проводимо виходячи з окладу, але з урахуванням зайнятості працівниці.
Розрахуємо середньоденну зарплату:
(8800 х 0,5 х 12) : (365 – 11) = 149,15 (грн/к. дн.).
Визначимо суму відпускних:
149,15 х 10 = 1491,50 (грн);
варіант 3 — 4000 грн. Працівниця займає 0,5 ставки (неповний робочий
час).
Оклад працівниці (4000 грн) нижче МЗП (6000 грн), установленої для квітня 2021 року. Тому в
розрахунку середньоденної зарплати братиме участь МЗП, обчислена пропорційно зайнятості працівниці.
Сума середньоденної зарплати становитиме:
(6000 х 0,5 х 12) : (365 – 11) = 101,69 (грн/к. дн).
Сума відпускних дорівнює:
101,69 х 10 = 1016,90 (грн).
Нагадаємо: період перебування працівниці у відпустці для догляду за дитиною до 3 років не
зараховується до стажу роботи, який дає право на щорічну основну відпустку. Про це сказано в ч. 2 ст. 181
КЗпП.
Водночас ч. 8 ст. 179 КЗпП і ч. 4 ст. 18 Закону про відпустки дозволяють особам, які
перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, одночасно працювати на підприємстві
на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня або неповного робочого тижня). У свою
чергу, робота на умовах неповного робочого часу не передбачає будь-яких обмежень трудових прав працівників. У
зв’язку із цим жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і працює на умовах неповного
робочого часу, має право на отримання щорічної відпустки. Про це говорилося і в листі Мінпраці
від 23.01.2007 р. № 13/13/116-07.
Середню зарплату для визначення суми відпускних у такій ситуації розраховуйте виходячи із
заробітної плати, нарахованої працівниці (працівнику) за розрахунковий період (див. підрозділ 2.3).
висновки
ВИСНОВКИ
- У загальному випадку середню заробітну плату для оплати часу відпусток обчислюють виходячи з виплат за
останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. - При розрахунку відпускних усі виплати, у тому числі й премії, відносимо до місяців, за які вони нараховані.
- Якщо в розрахунковому періоді відсутній заробіток або в працівника відсутній розрахунковий період,
розрахунок середньої зарплати здійснюємо з окладу, але не нижче мінзарплати.
3. Відпускні в обліку та звітності
З визначенням суми відпускних «головний біль» бухгалтера не закінчується. Адже далі їх потрібно
нарахувати, визначити оподатковуваний дохід працівника, утримати податок на доходи фізосіб (ПДФО) і військовий
збір (ВЗ), нарахувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ), а потім ще відобразити відпускні в обліку та звітності. Але
ми допоможемо вам пройти цей тернистий шлях!
3.1. Оподаткування відпускних
Нараховуємо відпускні
Незалежно від того, вписується відпустка працівника в межі одного місяця чи «захоплює» дні відразу
двох місяців (а можливо, й більше), відпускні виплачують однією сумою. Зробити це, нагадаємо,
потрібно не пізніше ніж за 3 календарних дні до початку відпустки.
А ось щодо нарахування і, відповідно, оподаткування відпускних є варіанти.
Зрозуміло, що у випадку, коли вся відпустка припадає на один місяць, і нарахування відпускних
здійснюється в цьому місяці. Якщо ж має місце «перехідна» відпустка, то діяти можна одним з таких
способів:
1) усю суму «перехідних» відпускних нарахувати в тому місяці, в якому вона виплачується;
2) нарахувати відпускні частинами — окремо за кожним місяцем, на який припадають календарні дні
відпустки.
Вибір — за роботодавцем.
Хоча нам більше до душі другий варіант, оскільки він відповідає вимогам п.п. 1.6.1 Інструкції №
5. Нагадаємо: цей підпункт указує, що суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх
фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, який припадає на дні відпустки у відповідному
місяці. До того ж такий варіант нарахування спрощує оподаткування відпускних (про це детальніше поговоримо трохи
пізніше).
Але оскільки на практиці поширені обидва варіанти, порядок обліку й оподаткування сум відпускних
розглядатимемо з оглядом на кожен з них.
Важливий нюанс! Відповідно до ст. 31 Закону про оплату праці розмір заробітної
плати за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижче розміру МЗП (у 2021
році: з 1 січня — 6000 грн, з 1 грудня — 6500 грн). В іншому разі законодавець
вимагає розрахувати і нарахувати працівнику «трудову» доплату до рівня МЗП.
При цьому
ВАЖЛИВО
суми середнього заробітку, які зберігаються за працівником за час його відпустки, не
включають до заробітної плати для забезпечення її мінімального рівня
Такий висновок випливає з положень ст. 31 Закону про оплату праці. Це
підтверджує й Мінсоцполітики в листах від 13.02.2017 р. № 322/0/101-17/282 і від 21.03.2017 р. №
791/0/101-17/282.
Річ у тому, що відпускні — це виплата, нарахована за невідпрацьований час (див.
п.п. 2.2.12 Інструкції № 5). Їх розрахунок здійснюють відповідно до Порядку № 100, а не залежно від
місячної (годинної) норми праці, встановленої працівнику в місяці, на який припадає щорічна відпустка.
Отже, якщо на поточний місяць припадає відпустка працівника, то для забезпечення мінімального
розміру заробітної плати (виконання вимоги ст. 31 Закону про оплату праці) заробітну плату,
нараховану йому за фактично виконану роботу, слід порівняти з МЗП, розрахованою пропорційно виконаній
нормі праці (відпрацьованому часу). Відпускні відкидаємо.
Утримуємо податки та збори
Отже, відпускні нараховано. Далі черга за оподаткуванням. Як і в якому порядку необхідно обкладати
суму відпускних, розповімо далі.
ПДФО. Згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 оплата щорічних відпусток
належить до фонду додаткової заробітної плати. А це означає, що до неї потрібно застосовувати ті ж ПДФО-правила,
що й до самої заробітної плати. Нагадаємо їх.
Як базу оподаткування ПДФО ст. 164 ПКУ визначає загальний оподатковуваний
дохід. У свою чергу, до нього потрапляє й заробітна плата (п.п. 164.2.1
згаданого Кодексу).
Отже,
ВАЖЛИВО
сума відпускних включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу і
підлягає оподаткуванню ПДФО
Ставка ПДФО в цьому випадку дорівнює 18 % (п. 167.1 ПКУ).
У зв’язку із зарплатною суттю відпускних виплат до них слід застосовувати такі
правила:
1) враховувати їх суму при визначенні граничного розміру доходу, який дає право на отримання
податкової соціальної пільги (далі — ПСП). При цьому «перехідні» відпускні, якщо ви нараховуєте їх наперед,
відносять до місяців, за які вони нараховані (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ);
2) об’єкт оподаткування ПДФО при нарахуванні відпускних зменшують на суму ПСП (за наявності права
на неї) (п. 164.6 ПКУ).
Зверніть увагу!
Раніше ми говорили про те, що відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за 3 дні до початку
відпустки. Тобто зазвичай спочатку йде виплата (по суті, авансом), а потім нарахування відпускних і заробітної
плати:
— у місяці, в якому здійснюється їх виплата, — якщо підприємство застосовує перший варіант
нарахування відпускних,
або
— у місяці, на який припадає відпустка, — якщо підприємство застосовує другий варіант.
У зв’язку із цим зауважте: поки немає нарахування, ПДФО потрібно утримувати з розрахованої суми
відпускних, не зменшуючи її на ПСП. Адже в п. 164.6 ПКУ йдеться про
нарахований дохід. Крім того, не знаючи загальної суми доходу за місяць, не можна визначити, чи
має працівник право в принципі претендувати на ПСП. Ось тому при виплаті відпускних наперед базу обкладення ПДФО
розраховують без зменшення на ПСП;
3) суму нарахованих і виплачених відпускних у складі заробітної плати, а також утриманий і
сплачений з такого доходу ПДФО відображають у розділі I Податкового розрахунку з ПДФО/ВЗ (4ДФ) з ознакою
доходу «101».
Строки для сплати ПДФО при виплаті відпускних ви знайдете в табл. 3.2.
Військовий збір. «Нерозлучний друг» ПДФО теж не пасе задніх. Із суми
відпускних доведеться утримати і ВЗ. Це випливає з п.п. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ.
Але зауважте: при визначенні бази оподаткування ВЗ суму відпускних не зменшують на суми утриманих
з неї ПДФО, інших платежів, а також ПСП (за наявності права на неї)
Ставка ВЗ становить 1,5 %.
Строки перерахування ВЗ при виплаті відпускних відповідають строкам сплати ПДФО (див. табл. 3.2).
Про це говорить п.п. 1.4 п. 161 підрозд. 10 розд. XX ПКУ.
Єдиний соціальний внесок
Потраплять відпускні й до бази нарахування ЄСВ. Адже, як ми вже говорили, такі виплати включаються
до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5, а заробітна плата, у свою чергу, включається до бази
нарахування згаданого внеску на підставі абзацу першого п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464.
У табл. 3.1 згадаємо існуючі ставки ЄСВ.
Таблиця 3.1. Ставки ЄСВ
|
№ з/п |
Категорія платників |
Розмір ставки |
|
1 |
Підприємства (крім зазначених у пп. 3 і 4 цієї таблиці) і самозайняті особи на відпускні звичайних |
22 % |
|
2 |
Підприємства (крім зазначених у пп. 3 і 4 цієї таблиці) і фізособи-підприємці (у тому числі |
8,41 % |
|
3 |
Підприємства та організації всеукраїнських громадських організацій осіб з інвалідністю, зокрема товариств |
5,3 % |
|
4 |
Підприємства та організації громадських організацій осіб з інвалідністю* |
5,5 % — відпускні працівників з інвалідністю; 22 % — відпускні інших працівників |
|
* Якщо в них кількість працівників з інвалідністю становить не менше |
||
ЄСВ нараховують у межах максимальної величини бази нарахування цього внеску
(ч. 3 ст. 7 Закону № 2464). Згідно з п. 4 ч. 1 ст. 1 цього Закону вона становить 15
розмірів МЗП, визначеної законом. У 2021 році максимальна величина бази нарахування дорівнює:
— з 1 січня — 90000 грн (6000 грн х 15);
— з 1 грудня — 97500 грн (6500 грн х 15).
Майте на увазі: із сум «перехідних» відпускних ЄСВ необхідно справляти з урахуванням правил,
установлених абзацом дванадцятим п.п. 2 п. 2 розд. IV Інструкції № 449. Відповідно до цієї норми
максимальну величину, з якої сплачується ЄСВ, при нарахуванні відпускних застосовують окремо за кожен
місяць.
Тобто
ВАЖЛИВО
для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ суми відпускних
необхідно розподілити за місяцями, до яких вони належать
«Перехідні» відпускні за кожен місяць (з урахуванням заробітної плати за відпрацьовані в цих
місяцях дні) окремо порівнюють з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, що діяла в місяці, за який
нараховано відпускні.
До визначеної бази нарахування ЄСВ застосовують відповідну ставку (див. табл. 3.1) й отримують
суму ЄСВ за місяць.
Але пам’ятайте: сума нарахованого ЄСВ не може бути менше мінімального страхового
внеску, визначеного як добуток МЗП і розміру ЄСВ, установленого законом на місяць, за який нараховується заробітна
плата (дохід) (п. 5 ч. 1 ст. 1 Закону № 2464). Проте зазначену вимогу застосовують тільки (п.п. 6 п. 2
розд. ІІІ Інструкції № 449):
1) за основним місцем роботи*. Тобто працівників — зовнішніх
сумісників це не стосується. Для них як базу нарахування ЄСВ беруть суму фактично нарахованої
заробітної плати, незалежно від її розміру. А ось щодо доходу внутрішніх сумісників вимогу про
сплату ЄСВ з МЗП виконувати потрібно. При цьому для порівняння з МЗП беруть увесь нарахований дохід — як за
основним місцем роботи, так і за внутрішнім сумісництвом;
* Основним вважають місце роботи, де особа працює на підставі укладеного трудового договору,
де знаходиться (оформлена) її трудова книжка, до якої вноситься відповідний запис про роботу (п. 12 ч. 1 ст. 1
Закону № 2464).
2) у тому випадку, якщо працівник перебував у трудових відносинах повний календарний
місяць або відпрацював усі робочі дні звітного місяця, передбачені правилами
внутрішнього трудового розпорядку та графіками змінності згідно із законодавством. Отже, якщо працівника прийнято
на основне місце роботи не з першого робочого дня або звільнено не в останній робочий день місяця, то
«мінзарплатна» межа не спрацьовує.
Зверніть увагу: якщо працівника прийнято на основне місце роботи в перший робочий день місяця,
який не збігається з першим числом календарного місяця, то з урахуванням того, що такий працівник
відпрацював повністю всі робочі дні в цьому місяці, базу нарахування ЄСВ визначають не нижче законодавчо
встановленого розміру МЗП. Тобто в цьому випадку «мінзарплатна» межа працює. Підтвердження тому —
консультація податківців, наведена в підкатегорії 201.04.01 БЗ*.
* База знань, розміщена на офіційному сайті ДФСУ: zir.tax.gov.ua.
Крім того, мінімальна межа працює тільки щодо бази нарахування ЄСВ, до якої застосовується ставка
22 %. За працівниками, для яких передбачено пільгові ставки ЄСВ (8,41, 5,3 і 5,5 %)**, внесок
нараховують від фактичної суми заробітної плати (див. консультацію в підкатегорії 201.04.01 БЗ).
** Це правило справедливе й для ситуації, коли працівник, працевлаштований на підприємстві,
отримав статус особи з інвалідністю не з першого робочого дня місяця (див. підкатегорію 201.04.01 БЗ). І хоча
зазначене роз’яснення переведено до складу нечинних, гадаємо, податківці продовжать дотримуватися цієї
позиції.
Мінімальний страховий внесок у січні — листопаді 2021 року становить 1320 грн
(6000 грн х 22 % : 100 %), а з грудня цього року — 1430 грн (6500 грн х 22 % : 100 %).
Отже, якщо база нарахування ЄСВ за основним працівником, що перебуває в трудових відносинах повний
календарний місяць, не перевищує розміру МЗП, установленої законом на місяць, за який нараховуються відпускні, то
цей внесок платять з мінімалки (абзац другий ч. 5 ст. 8 Закону № 2464).
Зверніть увагу: як і в «максимальному» випадку, для цілей порівняння з МЗП «перехідні» відпускні
відносять до місяців, за які вони нараховані (див. лист ДФСУ від 11.03.2015 р. № 5084/6/99-99-17-03-03-15).
Порядок нарахування ЄСВ на суму відпускних закріпимо на прикладі.
Приклад 3.1. Працівник підприємства, що не є особою з інвалідністю, для якого
це місце роботи є основним, пішов у щорічну відпустку з 24 березня 2021 року на 24 календарних дні. Усю суму
відпускних підприємство нараховує в місяці їх виплати.
Оклад працівника становить 5500 грн. Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні березня (16
роб. дн.) — 4000 грн (5500 грн : 22 роб. дн. х 16 роб. дн.).
У квітні 2021 року працівник відпрацював усього 10 робочих днів. Сума заробітної плати за
фактично відпрацьовані дні квітня — 2500 грн (5500 грн : 22 роб. дн. х 10 роб. дн.).
Сума відпускних за період щорічної відпустки — 4588,32 грн, у тому числі:
— за 8 календарних днів березня — 1529,44 грн;
— за 16 календарних днів квітня — 3058,88 грн.
«Трудова» доплата до мінзарплатного рівня за березень дорівнює:
6000 грн : 22 роб. дн. х 16 роб. дн. – 4000 грн = 363,64 грн.
«Трудова» доплата до мінзарплатного рівня за квітень дорівнює:
6000 грн : 22 роб. дн. х 10 роб. дн. – 2500 грн = 227,27 грн.
Відпускні відносимо до місяців, за які вони нараховані (березень і квітень 2021 року).
Загальна сума березневої зарплати, відпускних за дні відпустки в цьому місяці, а також доплати до
мінзарплатного рівня становить:
4000 + 1529,44 + 363,64 = 5893,08 (грн).
Визначимо суму ЄСВ від фактичної бази нарахування:
5893,08 грн х 22 % : 100 % = 1296,48 грн.
Оскільки фактична база нарахування ЄСВ (5893,08 грн) за березень виявилася нижче встановленого
розміру МЗП (6000 грн) у цьому місяці, на різницю між цими двома величинами (далі — різниця) донараховуємо ЄСВ:
(6000 грн – 5893,08 грн) х 22 % : 100 % = 23,52 грн.
У результаті загальна сума ЄСВ за березень становить:
1296,48 + 23,52 = 1320 (грн).
Після того як буде нарахована зарплата за квітень, підприємство проведе порівняльні розрахунки
щодо цього місяця.
Загальна сума зарплати за квітень, відпускних, що припадають на цей місяць, а також доплати до
мінзарплатного рівня становить:
2500 + 3058,88 + 227,27 = 5786,15 (грн).
Визначимо суму ЄСВ від фактичної бази нарахування ЄСВ:
5786,15 грн х 22 % : 100 % = 1272,95 грн.
Як бачимо, фактична база нарахування ЄСВ за квітень (5786,15 грн) також виявилася нижче
встановленої МЗП (6000 грн). Тому, щоб виконати вимогу про ЄСВ з МЗП, у цьому місяці теж розраховуємо різницю. Її
величина дорівнює:
6000 – 5786,15 = 213,85 (грн).
Визначимо суму ЄСВ, яка буде сплачена за квітень з різниці:
213,85 грн х 22 % : 100 % = 47,05 грн.
У результаті загальна сума ЄСВ за квітень становить:
1272,95 + 47,05 = 1320 (грн).
Строки перерахування обов’язкових платежів
Тепер поговоримо про те, в які строки нараховані суми ПДФО, ВЗ і ЄСВ потрібно сплатити. Допоможе
нам у цьому табл. 3.2.
Таблиця 3.2. Строки сплати ПДФО, ВЗ і ЄСВ із сум відпускних
|
Порядок виплати |
ПДФО, ВЗ |
ЄСВ |
|
При отриманні грошових коштів на виплату відпускних (перерахуванні відпускних на рахунок працівника) з |
Одночасно з отриманням грошових коштів у банку (перерахуванням грошових коштів з поточного рахунку в |
Одночасно з отриманням грошових коштів у банку (перерахуванням відпускних на рахунок працівника) |
|
При виплаті відпускних готівкою з каси* |
Протягом 3 банківських днів, наступних за днем виплати (п.п. 168.1.4 ПКУ) |
У день виплати відпускних (абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464) |
|
Відпускні нараховано, але не виплачено |
Протягом 30 календарних днів, наступних за останнім днем місяця, в якому нараховано (п.п. 49.18.1, п. 57.1 і п.п. 168.1.5 ПКУ) |
Не пізніше 20-го числа (а гірничі підприємства — не пізніше 28-го числа) місяця, наступного за місяцем нарахування відпускних*** (абзац перший ч. 8 ст. 9 Закону № |
|
* За рахунок грошових коштів, які не були отримані в банку на зазначені цілі, а надійшли до каси ** Якщо граничний строк сплати ПДФО і ВЗ припадає на вихідний або святковий день, останнім днем сплати *** Якщо останній день строку сплати ЄСВ припадає на вихідний або святковий/неробочий день, останнім |
||
3.2. Відображаємо відпускні в обліку
Тепер, коли всі «нарахувально-перерахувальні» питання вивчені, перейдемо до розгляду порядку
відображення сум відпускних в обліку та звітності.
Бухгалтерський облік
Для оплати працівникам відпусток підприємство (якщо для нього це обов’язково або за самостійним
рішенням) створює відповідне забезпечення — резерв відпусток. Розгорнуто ми про нього
говоритимемо в розділі 5. Зараз же обмежимося загальними тезами.
ВАЖЛИВО
Суму створеного резерву відпусток у бухобліку визнають витратами (абзац сьомий п. 12
НП(С)БО 11)
Відображають нарахування резерву за допомогою запису: Дт 23, 91, 92, 93 або 94* — Кт 471.
* Залежно від функціональних обов’язків працівників.
Тобто відпускний резерв включають повністю до витрат, не чекаючи, поки він буде використаний.
Роблять це рівномірно протягом року — у міру нарахування резерву.
При його використанні (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за невикористану відпустку, а
також ЄСВ, нарахованого на ці суми) роблять записи:
— Дт 471 — Кт 661 — на суму нарахованих відпускних або компенсації за
невикористану відпустку;
— Дт 471 — Кт 651 — на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ.
Важливо! Використовувати резерв можна тільки до нульового значення. Якщо
«запасів» резерву не вистачило, щоб повністю покрити суму відпускних з урахуванням нарахованого ЄСВ, суму
перевищення залежно від місця роботи відпускника слід включити до витрат за допомогою запису: Дт
23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651.
Суми утриманих ПДФО і ВЗ із суми відпускних відображають у звичайному порядку: Дт 661 — Кт
641/ПДФО, 642/ВЗ відповідно.
Податковий облік
Тут наше завдання — визначити наявність і характер участі відпускних у визначенні об’єкта
обкладення податком на прибуток.
Нагадаємо, що об’єкт обкладення цим податком на сьогодні визначають на підставі бухгалтерського
фінрезультату до оподаткування, відкоригованого за необхідності на податковоприбуткові різниці, встановлені
ПКУ.
На бухгалтерський фінрезультат впливають, зокрема, суми понесених у звітному періоді витрат. А
відпускні та сума нарахованого на них ЄСВ, як ми вже розглянули вище, або через резерв, або прямо якраз
потрапляють до складу бухвитрат. Отже,
ВАЖЛИВО
сума нарахованих відпускних і ЄСВ на них (або сума нарахованого резерву) візьме участь у
визначенні об’єкта обкладення податком на прибуток у складі бухгалтерського фінрезультату
А що з коригуваннями?
Їх не буде. Малодохідники-відказники їх апріорі не визначають. А що стосується
високодохідників і малодохідників-добровольців**, то їм жодне коригування не загрожує з огляду на те, що для цих
операцій воно розд. ІІІ ПКУ не передбачене. Так, різниця, яка зобов’язує збільшувати
фінрезультат на суму нарахованих у бухобліку забезпечень і зменшувати його на суму витрат, відшкодованих за
рахунок таких забезпечень, у цьому розділі є (пп. 139.1.1 і 139.1.2 ПКУ). Проте
резерву на оплату відпусток такі коригування не стосуються. Про це прямо говориться в п. 139.1
ПКУ.
** Високодохідники — це платники податку на прибуток, у яких
річний дохід від будь-якої діяльності (за вирахуванням непрямих податків), визначений за правилами
бухгалтерського обліку, за останній річний звітний період перевищує 40 млн грн
(абзац восьмий п.п. 134.1.1 ПКУ). Усі інші підприємства є
малодохідниками.
Таким чином, і малодохідники, і високодохідники щодо нарахування та виплати відпускних керуються
виключно бухобліковими правилами.
Виняток становлять відпускні та ЄСВ, які нараховані за рахунок забезпечення, створеного до
01.01.2015 р. У цілях розрахунку оподатковуваного прибутку бухгалтерський фінрезультат зменшують на ці
суми відповідно до п. 24 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ. Причому роблять це як високодохідники, так і
малодохідники. Детальніше див. у підрозділі 5.4.
Покажемо все наочно на прикладі.
Приклад 3.2. Підприємство надало бухгалтеру Семенову А. Е. з 29.03.2021 р.
щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні.
Розрахунковим періодом при обчисленні середнього заробітку для оплати часу щорічної основної
відпустки є березень 2020 року — лютий 2021 року.
Протягом розрахункового періоду працівнику нараховані:
— заробітна плата — 109395,34 грн;
— відпускні за час попередньої щорічної основної відпустки — 8393,76 грн;
— дивіденди за 2020 рік — 12000 грн;
— лікарняні — 5047,05 грн.
З 01.02.2021 р. по 10.02.2021 р. працівнику було надано відпустку без збереження заробітної
плати тривалістю 10 календарних днів на підставі ст. 26 Закону про відпустки.
Оклад працівника становить 10230 грн. Заробітна плата за відпрацьовані дні березня 2021 року —
8835 грн, за відпрацьовані дні квітня 2021 року — 3255 грн. Права на ПСП працівник не має.
Підприємство нараховує відпускні окремо за кожен місяць, на який припадають дні відпустки.
Резерв відпусток створюється відповідно до вимог НП(С)БО.
Розрахуємо суму відпускних:
1) визначаємо сумарний заробіток за розрахунковий період з урахуванням положень пп. 3 і
4 Порядку № 100. До розрахунку потраплять нараховані в розрахунковому періоді заробітна плата, відпускні за
попередню відпустку та лікарняні. Суму дивідендів не враховуємо (п.п. «к» п. 4 згаданого Порядку).
Таким чином, сумарний заробіток, що бере участь у розрахунку, за березень 2020 року — лютий 2021 року становить:
109395,34 + 8393,76 + 5047,05 = 122836,15 (грн);
2) визначаємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, які включаються до розрахунку
середньої зарплати:
365 – 11 – 10 = 344 (к. дн.),
де 365 — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
11 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;
10 — тривалість відпустки без збереження заробітної плати (її віднімаємо з розрахункового періоду
на підставі абзацу шостого п. 2 Порядку № 100);
3) визначаємо середньоденний заробіток:
122836,15 грн : 344 к. дн. = 357,08 грн;
4) розраховуємо суму відпускних:
357,08 грн х 24 к. дн. = 8569,92 грн,
у тому числі:
— за календарні дні відпустки, що припадають на березень, — 1071,24 грн (357,08 грн х 3 к. дн.);
— за календарні дні відпустки, що припадають на квітень, — 7498,68 грн (357,08 грн х 21 к. дн.).
Тепер визначаємо оподатковуваний дохід працівника:
— за березень:
8835 + 1071,24 = 9906,24 (грн);
— за квітень:
3255 + 7498,68 = 10753,68 (грн).
Як бачимо, у кожному з наведених місяців оподатковуваний дохід не перевищує максимальної величини
бази нарахування ЄСВ (90000 грн). При цьому він вище МЗП (6000 грн). А отже, ЄСВ справляємо з фактичної суми
заробітної плати та відпускних.
Зазначені операції в обліку підприємства необхідно відобразити так, як показано в табл. 3.3. При
цьому для спрощення прикладу проводки з виплати зарплати за першу половину березня 2021 року (авансу) ми не
наводимо.
Таблиця 3.3. Облік «перехідних» відпускних
|
№ з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
|
|
Дт |
Кт |
|||
|
19 березня 2021 року (день виплати відпускних) |
||||
|
1 |
Сплачено з усієї суми відпускних при їх виплаті: |
|||
|
— ЄСВ (8569,92 грн х 22 % : 100 %) |
651 |
311 |
1885,38 |
|
|
— ПДФО (8569,92 грн х 18 % : 100 %) |
641/ПДФО |
311 |
1542,58 |
|
|
— ВЗ (8569,92 грн х 1,5 % : 100 %) |
642/ВЗ |
311 |
128,55 |
|
|
2 |
Перераховано суму відпускних на поточний рахунок працівника в банку (8569,92 грн – 1542,58 грн – 128,55 |
661 |
311 |
6898,79 |
|
31 березня 2021 року (день нарахування заробітної плати за березень 2021 |
||||
|
1 |
Нараховано заробітну плату за березень 2021 року |
92 |
661 |
8835 |
|
2 |
Нараховано суму відпускних за березень 2021 року |
471 |
661 |
1071,24 |
|
3 |
Нараховано ЄСВ на суму: |
|||
|
— заробітної плати за березень 2021 року (8835 грн х 22 % : 100 %) |
92 |
651 |
1943,70 |
|
|
— відпускних за березень 2021 року (1071,24 грн х 22 % : 100 %) |
471 |
651 |
235,67 |
|
|
4 |
Утримано із зарплати та відпускних за березень 2021 року: |
|||
|
— ПДФО (9906,24 грн х 18 % : 100 %) |
661 |
641/ПДФО |
1783,12 |
|
|
— ВЗ (9906,24 грн х 1,5 % : 100 %) |
661 |
642/ВЗ |
148,59 |
|
|
6 квітня 2021 року (день виплати заробітної плати за березень 2021 |
||||
|
1 |
Сплачено із суми зарплати за березень 2021 року: |
|||
|
— ЄСВ |
651 |
311 |
1943,70 |
|
|
— ПДФО (8835 грн х 18 % : 100 %) |
641/ПДФО |
311 |
1590,30 |
|
|
— ВЗ (8835 грн х 1,5 % : 100 %) |
642/ВЗ |
311 |
132,52 |
|
|
2 |
Перераховано зарплату за березень 2021 року на поточний рахунок працівника в банку (8835 грн – 1590,30 |
661 |
311 |
7112,18 |
|
30 квітня 2021 року (день нарахування заробітної плати за квітень 2021 |
||||
|
1 |
Нараховано заробітну плату за квітень 2021 року |
92 |
661 |
3255 |
|
2 |
Нараховано суму відпускних за квітень 2021 року |
471 |
661 |
7498,68 |
|
3 |
Нараховано ЄСВ на суму: |
|||
|
— заробітної плати за квітень 2021 року (3255 грн х 22 % : 100 %) |
92 |
651 |
716,10 |
|
|
— відпускних за квітень 2019 року (7498,68 грн х 22 % : 100 %) |
471 |
651 |
1649,71 |
|
|
4 |
Утримано із зарплати та відпускних за квітень 2021 року: |
|||
|
— ПДФО (10753,68 грн х 18 % : 100 %) |
661 |
641/ПДФО |
1935,66 |
|
|
— ВЗ (10753,68 грн х 1,5 % : 100 %) |
661 |
642/ВЗ |
161,31 |
|
|
6 травня 2021 року (день виплати заробітної плати за квітень 2021 |
||||
|
1 |
Сплачено із суми зарплати за квітень 2021 року: |
|||
|
— ЄСВ |
651 |
311 |
716,10 |
|
|
— ПДФО (3255 грн х 18 % : 100 %) |
641/ПДФО |
311 |
585,90 |
|
|
— ВЗ (3255 грн х 1,5 % : 100 %) |
642/ВЗ |
311 |
48,83 |
|
|
2 |
Перераховано на поточний рахунок працівника в банку зарплату за квітень 2021 року (3255 грн – 585,90 грн |
661 |
311 |
2620,27 |
Нагадаємо, що в певних випадках працівник може бути відкликаний з відпустки (див. підрозділ 1.11).
Розберемо на прикладі, як такий захід слід відобразити в обліку підприємства.
Приклад 3.3. Підприємство надало механіку з ремонту устаткування Міщенку Г. А.
з 01.04.2021 р. щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні.
Проте 9 квітня 2021 року працівник був відкликаний з відпустки для усунення наслідків
виробничої аварії. Відкликання оформлено наказом керівника на підставі письмової згоди відпускника. Таким чином,
співробітник фактично перебував у відпустці 8 календарних днів. Невикористані 16 календарних днів відпустки за
погодженням з роботодавцем перенесено на липень 2021 року.
Посадовий оклад працівника становить 8800 грн на місяць. Середньоденна зарплата за
розрахунковий період (квітень 2020 року — березень 2021 року) — 298,31 грн.
Сума нарахованих відпускних — 7159,44 грн (298,31 грн х 24 к. дн.).
Відпускні виплачено працівнику перед виходом у відпустку 22.03.2021 р. Одночасно з виплатою
відпускних перераховано:
— ЄСВ у сумі 1575,08 грн (7159,44 грн х 22 % : 100 %);
— ПДФО в сумі 1288,70 грн (7159,44 грн х 18% : 100 %);
— ВЗ у сумі 107,39 грн (7159,44 грн х 1,5 % : 100 %).
Відпускні в сумі 5763,35 грн (7159,44 грн – 1288,70 грн – 107,39 грн) перераховано на
рахунок працівника в банку.
Права на ПСП працівник не має.
Резерв відпусток на підприємстві створюється відповідно до вимог НП(С)БО.
Нагадаємо: коли працівника відкликають зі щорічної відпустки, його працю оплачують з урахуванням
тієї суми, яка була нарахована за невикористану частину відпустки (ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).
Це означає, що в цьому випадку бухгалтерія підприємства повинна:
1) нарахувати працівнику заробітну плату за дні, коли він фактично працював, у тому числі у
зв’язку з відкликанням з відпустки;
2) здійснити перерахунок відпускних, тобто відсторнувати суму відпускних, нарахованих за не
використані у зв’язку з відкликанням з відпустки дні.
За умовами нашого прикладу бухгалтерія після відкликання працівника з відпустки діє так:
1) нараховує заробітну плату працівнику за відпрацьовані ним дні з 9 по 30 квітня 2021 року;
2) перераховує відпускні. Суму відпускних за невикористані 16 календарних днів відпустки (з 9 по
24 квітня) виключає з доходу працівника за квітень 2021 року;
3) здійснює нарахування й утримання виходячи з перерахованої суми заробітної плати та відпускних
за квітень 2021 року;
4) виплачує працівнику суму зарплати за мінусом раніше виплачених відпускних.
Легко зорієнтуватися в порядку перерахунку виплачених працівнику сум вам допоможе табл. 3.4.
Таблиця 3.4. Порядок розрахунку сум заробітної плати та відпускних за квітень 2021 року
|
№ з/п |
Показник |
При виході працівника у відпустку |
Перерахунок при відкликанні працівника з відпустки |
Різниця (+/-) (гр. 4 – гр. 3) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1 |
Зарплата за квітень 2021 року, грн |
— |
6400 (8800 : 22* х 16**) |
6400 |
|
* Кількість робочих днів у квітні при 5-денному робочому тижні. ** Кількість відпрацьованих працівником днів після відкликання з відпустки. |
||||
|
2 |
Відпускні за квітень, грн |
7159,44 |
2386,48 (298,31 х 8*) |
-4772,96 |
|
* Кількість використаних працівником календарних днів відпустки. |
||||
|
3 |
Разом за квітень, грн (ряд. 1 + ряд. 2) |
7159,44 |
8786,48 |
1627,04 |
|
4 |
Нарахування на суму доходу за квітень, грн: |
|||
|
— ЄСВ |
1575,08 |
1933,03 (8786,48 х 22 % : 100 %) |
357,95 |
|
|
5 |
Утримання з доходу працівника за квітень, грн: |
|||
|
— ПДФО |
1288,70 |
1581,57 (8786,48 х 18 % : 100 %) |
292,87 |
|
|
— ВЗ |
107,39 |
131,80 (8786,48 х 1,5 % : 100 %) |
24,41 |
|
|
6 |
Сума до виплати, грн |
5763,35 (7159,44 – 1288,70 – 107,39) |
7073,11 (8786,48 – 1581,57 – 131,80) |
1309,76 |
Результати перерахунку оформляють бухгалтерською довідкою. На підставі такої довідки в
бухгалтерському обліку роблять відповідні записи. Їх ви можете побачити в табл. 3.5. При цьому для спрощення
прикладу проводки з нарахування і виплати заробітної плати за березень 2021 року ми не наводимо.
Таблиця 3.5. Порядок обліку відпускних при відкликанні з відпустки
|
№ з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
|
|
Дт |
Кт |
|||
|
22 березня 2021 року (день виплати відпускних) |
||||
|
1 |
Сплачено із суми відпускних за квітень при їх виплаті в березні: |
|||
|
— ЄСВ |
651 |
311 |
1575,08 |
|
|
— ПДФО |
641/ПДФО |
311 |
1288,70 |
|
|
— ВЗ |
642/ВЗ |
311 |
107,39 |
|
|
2 |
Виплачено відпускні за квітень 2021 року |
661 |
311 |
5763,35 |
|
30 квітня 2021 року (день нарахування заробітної плати за квітень 2021 |
||||
|
1 |
Нараховано зарплату за 16 робочих днів квітня 2021 року |
91 |
661 |
6400 |
|
2 |
Нараховано суму відпускних за 8 календарних днів відпустки |
471 |
661 |
2386,48 |
|
3 |
Нараховано ЄСВ на суму заробітної плати за квітень 2021 року (6400 грн х 22 % : 100 %) |
91 |
651 |
1408 |
|
4 |
Нараховано ЄСВ на суму відпускних за квітень 2021 року (2386,48 грн х 22 % : 100 %) |
471 |
651 |
525,03 |
|
5 |
Утримано із загальної суми нарахованого доходу за квітень 2021 року: |
|||
|
— ПДФО |
661 |
641/ПДФО |
1581,57 |
|
|
— ВЗ |
661 |
642/ВЗ |
131,80 |
|
|
7 травня 2021 року (день виплати зарплати за квітень 2021 року) |
||||
|
1 |
Сплачено із суми доходу за квітень 2021 року (за вирахуванням сплачених у березні 2021 року при виплаті |
|||
|
— ЄСВ |
651 |
311 |
357,95 |
|
|
— ПДФО |
641/ПДФО |
311 |
292,87 |
|
|
— ВЗ |
642/ВЗ |
311 |
24,41 |
|
|
2 |
Перераховано на поточний рахунок працівника в банку зарплату за квітень 2021 року (з урахуванням суми |
661 |
311 |
1309,76 |
За умовою прикладу працівник збирається використати 16 календарних днів відпустки, що залишилися,
у липні 2021 року. Тому середню заробітну плату для визначення суми відпускних бухгалтерія підприємства повинна
буде перед початком відпустки розрахувати наново — виходячи з нового розрахункового періоду (липень 2020 року —
червень 2021 року).
3.3. Відпускні у звітності
Тепер розглянемо, як відпускні слід відображати у звітності.
Порядок № 4 установлює особливі правила відображення відпускних у Податковому розрахунку
сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них
податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок).
Суми відпускних звичайні роботодавці відобразять у розділі І основної частини
Податкового розрахунку і двох додатках до нього, а саме: у додатку 1 «Відомості про нарахування заробітної плати
(доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далі — Д1) і додатку 4 «Відомості про
суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі —
4ДФ).
Але почнемо ми нашу розмову з кінця, а саме з 4ДФ.
Відпускні в 4ДФ. Відпускні відображайте в 4ДФ, сформованому за той місяць
звітного кварталу, в якому вони були нараховані/виплачені.
Якщо відпускні нараховуєте в тому в місяці, в якому їх виплачуєте, то всю суму нарахованих і
виплачених відпускних та утримані/перераховані ПДФО та ВЗ відображайте в 4ДФ за такий місяць, навіть якщо
відпускні нараховано за дні наступного місяця.
Приклад 3.4. Працівник підприємства Боронюк Іван Іванович (реєстраційний номер
облікової картки платника податків — 3025459865) перебуватиме в щорічній відпустці з 26 квітня 2021 року 24
календарних дні.
Усю суму відпускних підприємство нарахувало у квітні, тобто в тому місяці, в якому їх
виплатило.
Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні квітня — 7727,27 грн.
Сума відпускних усього — 8135,52 грн, у тому числі:
— за календарні дні відпустки, що припадають на квітень, — 1694,90 грн;
— за календарні дні відпустки, що припадають на травень, — 6440,62 грн.
Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні травня — 3333,33 грн.
У цьому випадку в розділі I 4ДФ за квітень звітного ІІ кварталу 2021 року
підприємство відобразить в окремому рядку з податковим номером працівника-одержувача доходу:
— у графах 3а і 3 — нарахований і виплачений йому у квітні зарплатний дохід у сумі 15862,79 грн:
сума зарплати за відпрацьовані дні квітня (7727,27 грн) + загальна сума відпускних (8135,52 грн);
— у графах 4а і 4 — ПДФО із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 2855,30 грн (15862,79
грн х 18 % : 100 %);
— у графах 5а і 5 — ВЗ із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 237,94 грн (15862,79 грн х
1,5 % : 100 %);
— у графі 6 — ознака доходу «101».
До розділу I 4ДФ за травень звітного ІІ кварталу 2021 року потраплять:
— до граф 3а і 3 — заробітна плата за відпрацьовані дні травня (3333,33 грн);
— до граф 4а і 4 — ПДФО із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 600 грн (3333,33 грн х 18
% : 100 %);
— до граф 5а і 5 — ВЗ із сум, зазначених у графах 3а і 3 відповідно, — 50 грн (3333,33 грн х 1,5 %
: 100 %).
Наведемо фрагменти 4ДФ за квітень і травень звітного ІІ кварталу 2021 року на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Фрагмент 4ДФ за квітень і травень 2021 року
Тепер розглянемо ще одну ситуацію. Підприємство нараховує відпускні місяць у місяць (тобто в тому
місяці, на який припадає відпустка, незалежно від їх виплати).
Про відображення зарплати (з урахуванням відпускних), виплаченої наперед, Порядок № 4
нічого не говорить.
У такій ситуації, на наш погляд, безпечнішим є підхід, коли виплачені в поточному місяці, але ще
не нараховані відпускні відображають у графі 3 розділу І 4ДФ за той місяць, у якому така виплата фактично
здійснена.
У свою чергу, у графі 3а відпускні показують у періодах їх нарахування в бухобліку. Тобто
показники граф 3а і 3 (4а і 4, 5а і 5) розділу І 4ДФ відрізнятимуться.
З відображенням у 4ДФ сум відпускних і утриманих/сплачених з них ПДФО і ВЗ розібралися. Переходимо
до наступного додатка.
Відпускні в Д1. Цей додаток потрібен для формування в реєстрі
застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування за кожною застрахованою особою
відомостей про суми нарахованих їй у звітному місяці видів доходів, які включаються до бази справляння ЄСВ.
Порядок № 4 встановлює особливі правила для відображення відпускних у Д1.
ВАЖЛИВО
Суми відпускних зазначаємо в ЄСВшному Д1, сформованому за той місяць звітного кварталу,
в якому вони фактично нараховані в бухгалтерському обліку, незалежно від того, в якому місяці була
виплата
Таким чином, якщо роботодавець, наприклад, у квітні нараховує відпускні за травень, то їх суми
повинні потрапити до Д1, сформованого за квітень місяць звітного ІІ кварталу.
Якщо ж роботодавець нараховує відпускні місяць у місяць, то й у Звіті вони повинні «засвітитися» у
своєму місяці (тобто травневі відпускні, що виплачуються у квітні, але нараховані в травні, ввійдуть до Д1 за
травень).
До речі, про порядок нарахування відпускних ми розповідали.
У Д1 суми відпускних зазначаємо в окремих рядках. При цьому:
— у графі 08 проставляємо той же код категорії застрахованої особи, з яким відображаємо зарплату,
нараховану такій особі (у загальному випадку за звичайними працівниками — «1», за особами з інвалідністю, які
працюють у звичайних юросіб і ФОП, — «2»);
— у графі 09 — код типу нарахувань «10»;
— у графі 10 — місяць і рік, за які нараховані відпускні.
Звертаємо увагу роботодавців, які нараховують відпускні наступного місяця в поточному місяці, в
якому їх виплачують.
За відпускними ви формуєте стільки рядків, на скільки місяців припадає щорічна відпустка
працівника (див. приклад 3.5, варіант 1).
На вашому підприємстві відпускні нараховують частинами — окремо за кожним місяцем, на який
припадають дні щорічної відпустки? Тоді відпускні ви включатимете окремо до Д1 за ті місяці, в яких відбувається
їх нарахування (див. приклад 3.5, варіант 2);
— графу 14 за рядком з відпускними поточного місяця заповнюємо тільки в тому випадку, якщо
працівнику в такому місяці не нараховувалася зарплата.
В іншому випадку кількість календарних днів у трудових відносинах у поточному місяці проставляємо
за рядком із зарплатою поточного місяця. У цьому випадку графу 14 за рядком з відпускними залишаємо незаповненою
(у паперовому варіанті проставляємо прочерк).
Важливо! Якщо ви в Д1 за поточний місяць сформували рядок з відпускними
наступного місяця, то графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за цим рядком заповнюйте тільки
в тому випадку, якщо відпустка припала на весь такий місяць;
— у графах 16 і 17 зазначаємо загальну суму відпускних і ту, яка ввійшла до бази нарахування ЄСВ
після її порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, відповідно;
— у графі 20 — суму ЄСВ, нарахованого на суму відпускних.
Графи 21 — 24 заповнюємо в загальному порядку.
Закріпимо сказане на прикладах.
Приклад 3.5. Працівник Косенко Олег Петрович (реєстраційний номер облікової
картки платника податків — 2756853336, основне місце роботи, повна зайнятість) з 11 травня по 3 червня 2021 року
перебуватиме в щорічній відпустці.
Сума зарплати за фактично відпрацьовані дні травня — 3000 грн (ЄСВ — 660 грн).
Сума відпускних за період щорічної відпустки становить 14602,80 грн, у тому числі за 21
календарний день травня — 12777,45 грн (ЄСВ — 2811,04 грн), за 3 календарних дні червня — 1825,35 грн (ЄСВ —
401,58 грн).
Сума заробітної плати за фактично відпрацьовані дні червня 2021 року — 15300 грн (ЄСВ — 3366
грн).
Варіант 1. Усю суму відпускних за травень і червень підприємство нараховує в
травні. У цьому випадку в Д1 за травень інформація про виплати, нараховані працівнику, буде відображена так, як
показано на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Фрагмент Д1 за травень (нарахування наперед)
Варіант 2. Підприємство нараховує відпускні окремо за кожен місяць, на який
припадає відпустка. При такому підході Д1 за травень і червень 2021 року будуть заповнені так, як показано на рис.
3.3 і 3.4.
Рис. 3.3. Фрагмент Д1 за травень (нарахування місяць у місяць)
Рис. 3.4. Фрагмент Д1 за червень (нарахування місяць у місяць)
Нараховуючи відпускні, не забуваємо про вимогу щодо сплати ЄСВ з мінімальної заробітної
плати.
Так, якщо фактична база нарахування ЄСВ за ставкою 22 %, визначена за
основним працівником, за місяць, на який припадає щорічна відпустка, виявилася нижче мінзарплати,
розраховуємо різницю між цими двома величинами і донараховуємо на неї ЄСВ.
Важливо! У Д1 за той місяць, за який визначаємо таку різницю, відображаємо її суму окремим
рядком з кодом типу нарахувань «13» у графі 09. Суму різниці зазначаємо в графі 18 цієї таблиці, а
донарахований на неї ЄСВ — у графі 20.
Графи 21 — 24 заповнюємо в загальному порядку.
З відображенням відпускних розібралися. Пропонуємо вам розглянути ще одну дуже цікаву ситуацію:
працівник «перегуляв» відпустку і звільняється.
ВАЖЛИВО
Підприємству потрібно відобразити в Д1 суму відрахувань при звільненні працівника за дні
відпустки, які були надані в рахунок невідпрацьованої ним частини робочого року
Суму сторнованих відпускних у Д1 зазначаємо окремо від заробітної плати.
При цьому проставляємо:
— у графі 09 — код типу нарахувань «10»;
— у графі 10 — місяць і рік, за які раніше були нараховані «перегуляні» відпускні;
— у графах 16 і 17 — суму сторнованих відпускних зі знаком «мінус»;
— у графі 20 — також зі знаком «мінус» суму ЄСВ, який був нарахований на суму сторнованих
відпускних.
Графи 21 — 24 заповнюємо в загальному порядку.
Увага! Оскільки «перегуляні» відпускні «прив’язані» до місяця, за який вони були нараховані, то їх
сума зменшить базу нарахування ЄСВ такого місяця. А отже, якщо сума доходу виявиться менше мінімальної заробітної
плати, може виникнути необхідність доплатити ЄСВ до мінімального страхового внеску.
Щоб таку доплату можна було без проблем віднести до минулих періодів, відображаємо її в Д1 за
місяць, у якому утримали відпускні, з кодом типу нарахувань «14» у графі 09.
Приклад 3.6. Працівник Бережук Степан Степанович (реєстраційний номер
облікової картки платника податків — 2525875625, основне місце роботи, повна зайнятість) звільняється 21 травня
2021 року. Заробітна плата за фактично відпрацьований час до звільнення — 6000 грн (ЄСВ — 1320 грн).
При проведенні остаточного розрахунку було виявлено, що працівник надміру використав 7
календарних днів щорічної основної відпустки. У цій відпустці він перебував з 1 по 24 лютого 2021 року. Сума
надміру нарахованих відпускних становить 2129,61 грн (ЄСВ — 468,51 грн).
Згідно з Д1 за лютий, поданим у складі Податкового розрахунку за 1 квартал 2021 року, база
нарахування ЄСВ за лютий, визначена за працівником, становила 7301,52 грн. Вона перевищувала «мінімалку» (6000
грн). Тому ЄСВ у лютому сплачений з фактичної бази нарахування ЄСВ.
Але після того, як у травні 2021 року були відсторновані «перегуляні» лютневі відпускні (і ЄСВ,
нарахований на них), база нарахування ЄСВ за лютий становить:
7301,52 – 2129,61 = 5171,91 (грн).
Її величина (5171,91 грн) виявилася менше лютневої мінзарплати (6000 грн). Відповідно і сума
ЄСВ за лютий 2021 року просіла нижче мінімального страхового внеску. Отже, у підприємства виникає обов’язок
виконати вимогу про сплату ЄСВ з мінзарплати.
Визначимо додаткову базу нарахування ЄСВ за лютий 2021 року:
6000 – 5171,91 = 828,09 (грн).
Її відображаємо в Д1 за травень 2021 року з кодом типу нарахувань «14» у графі 09. У свою чергу, у
графі 20 наводимо суму донарахованого ЄСВ. При цьому в графі 10 зазначаємо лютий 2021 року.
Наведемо фрагмент заповненої Д1 за травень 2021 року з даними за працівником (див. рис. 3.5).
Рис. 3.5. Фрагмент Д1 за травень («перегуляні» відпускні)
Основна частина Податкового розрахунку. У ній зазначають підсумкові дані з
Д1 у розрізі місяців звітного кварталу.
Тобто розділ I основної частини Податкового розрахунку заповнюємо на підставі даних Д1. Відпускні
зазначаємо в загальній сумі заробітної плати. Окремо їх виділяти не потрібно.
висновки
ВИСНОВКИ
- Суми середнього заробітку, які зберігаються за працівником за час його відпустки, не включають до
заробітної плати для забезпечення її мінімального рівня. - Сума відпускних підлягає оподаткуванню ПДФО і ВЗ, а також на неї нараховується ЄСВ.
- Для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ суми відпускних необхідно розподілити за
місяцями, за які вони нараховані. - Суми відпускних звичайні роботодавці відобразять у розділі І основної частини Податкового розрахунку і двох
додатках до нього, а саме в Д1 і 4ДФ. - У 4ДФ суму нарахованих і виплачених відпускних відображають у розділі I у складі заробітної плати з ознакою
доходу «101». - У Д1 відпускні відображають окремим рядком, проставляючи в графі 09 код типу нарахувань «10».
4. Компенсація за невикористану відпустку
Часто буває, що співробітник до звільнення не встигає відгуляти всі належні йому дні відпустки. У
такому разі ви зобов’язані виплатити йому компенсацію за всі дні невикористаної відпустки. Крім того, окремі
працівники, за бажанням, можуть отримати грошову компенсацію замість заслужених днів відпустки, не припиняючи
трудових відносин. Про всі «компенсаційні» випадки, а також про порядок розрахунку такої компенсації, її
оподаткування й відображення в обліку та звітності поговоримо в цьому розділі книги.
4.1. Випадки виплати компенсації
Виплата компенсації при звільненні
Згідно з ч. 1 ст. 3 Закону про відпустки роботодавець за бажанням працівника, що
звільняється, зобов’язаний надати йому невикористану відпустку з наступним звільненням (детальніше див. у
підрозділі 1.14). Виняток — звільнення за порушення трудової дисципліни. У такому разі працівнику відпустка не
надається.
Але далеко не завжди в працівника є бажання вирушити в «передзвільнювальний вояж». І тут уже
змусити його не можна. Ось у такому випадку і йде в хід «компенсаційний» варіант. Так, при проведенні остаточного
розрахунку працівнику необхідно нарахувати і виплатити компенсацію за невикористані дні:
— щорічної основної та додаткових відпусток;
— додаткової відпустки на дітей (ст. 19 Закону про відпустки).
Що стосується інших видів відпусток, у тому числі додаткової «чорнобильської», то невикористані
дні таких відпусток компенсації не підлягають (див. лист Мінпраці від 18.06.2007 р. №
150/13/133-07).
ВАЖЛИВО
Компенсацію виплачують за всі невикористані дні всіх щорічних і «дитячих» відпусток
незалежно від того, за скільки років вони не надавалися
Адже чинним законодавством не передбачено строк давності, після якого працівник утрачав би право
на такі відпустки. Таким чином, абсолютно всі «відпускні борги» доведеться компенсувати грошима.
Зауважте: право на отримання компенсації мають як основні працівники, так і сумісники. Причому це
право не залежить від підстави звільнення. Тобто навіть коли в працівника відсутнє право на відпустку з наступним
звільненням (наприклад, при звільненні за порушення трудової дисципліни), у нього залишається право на отримання
грошової компенсації за таку відпустку. Згодне із цим і Мінсоцполітики (див. лист від 01.12.2016 р. №
1624/13/84-16).
Майте на увазі: виплатити компенсацію за невикористані дні відпустки потрібно й у разі смерті
працівника. Одержувачами компенсації в такому разі будуть його спадкоємці (ч. 6 ст. 24 Закону
про відпустки).
Виплатити працівнику суму компенсації необхідно в день звільнення. Співробітник у
цей день не працював? Тоді компенсацію виплачують не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим
працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).
Пам’ятайте, що за порушення порядку нарахування і виплати компенсації за невикористану відпустку
роботодавець може поплатитися штрафами, передбаченими ст. 265 КЗпП. У свою чергу, посадовим особам
роботодавця за затримку виплати заробітної плати (в тому числі компенсації за невикористану відпустку) загрожує
адміністративна (див. ст. 41 КУпАП), а в деяких випадках і кримінальна відповідальність (ст. 175
ККУ).
Крім того, в разі несвоєчасної виплати з вини роботодавця належних працівнику, що звільняється,
сум доведеться виплатити такому працівнику ще й середній заробіток за весь час затримки по день
фактичного розрахунку (ст. 117 цього Кодексу).
Замінюємо відпустку компенсацією
В окремих випадках отримати грошову компенсацію за невідгуляні дні відпустки можуть і працівники,
які не збираються звільнятися. Але для цього мають бути дотримані певні умови.
Передусім запам’ятайте: отримати компенсацію за невикористані дні відпустки можуть тільки
працівники старше 18 років. На це вказує ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки.
Ще одне обмеження: без припинення трудових відносин компенсувати грошима можна лише
частину щорічної відпустки (основної та додаткових), що належить працівнику за відпрацьований
робочий рік.
При цьому
ВАЖЛИВО
тривалість наданих працівникові щорічної та додаткових відпусток має бути не менше 24
календарних днів
Тобто 24 календарних дні працівник «залізно» повинен використати для відпочинку у відпустці. А ось
решту днів (якщо такі є), за його бажанням, можна компенсувати грошима. Зверніть увагу: тут на
перший план висувається бажання працівника, а не роботодавця.
Важливий момент: виплатити компенсацію за «те, що перевищує 24 дні», можна тільки після того, як
працівник використає дні щорічної відпустки, що не компенсуються, за відпрацьований робочий рік, за який надається
відпустка.
Тобто не можна спочатку виплатити працівнику грошову компенсацію за частину відпустки, а потім
надати йому саму відпустку (див. лист Мінсоцполітики від 25.06.2014 р. № 248/13/116-14).
Продемонструємо це на прикладах.
Приклад 4.1. Тривалість щорічної відпустки працівника — 24 календарних дні за
відпрацьований робочий рік.
У такому разі працівник зможе отримати компенсацію за невикористану відпустку тільки при
звільненні. Про це говорилося й у листі Мінпраці від 22.09.2005 р. № 09-430.
Приклад 4.2. Працівнику встановлено щорічну відпустку тривалістю 28
календарних днів — 24 дні основної та 4 дні додаткової відпустки за роботу в особливих умовах праці.
Після того, як працівник використає 24 календарних дні щорічної відпустки за конкретний
відпрацьований робочий рік, він за бажання зможе отримати компенсацію за решту 4 дні щорічної відпустки.
Приклад 4.3. Працівник, який є особою з інвалідністю IІ групи, не використав
щорічну основну відпустку за 2 робочих роки загальною тривалістю 60 календарних днів (тривалість щорічної
основної відпустки працівника — особи з інвалідністю ІI групи становить 30 календарних днів).
У цьому випадку працівник має право отримати компенсацію за 12 календарних днів відпустки (30 х 2
– 24 х 2). Річ у тому, що 24 календарних дні за кожен відпрацьований робочий рік роботодавець зобов’язаний надати
працівникові днями відпочинку. А ось за «вершок» (у нашому випадку — по 6 календарних днів за
кожен відпрацьований рік), за бажанням працівника, може бути виплачена компенсація.
Зауважте: роботодавець не може відмовити працівнику у виплаті грошової
компенсації, якщо виконано всі умови для її отримання, перелічені вище.
Для того щоб отримати компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, працівник повинен
написати роботодавцю заяву в довільній формі. На підставі цієї заяви роботодавець видає
відповідний наказ (розпорядження).
4.2. Розрахунок суми компенсації
Процес розрахунку суми компенсації за невикористані дні відпустки можна умовно поділити на
три етапи:
1) знаходимо кількість невикористаних днів відпустки, що підлягають компенсації;
2) розраховуємо середньоденну зарплату;
3) визначаємо суму компенсації за невикористану відпустку.
Кожен з етапів розглянемо детальніше.
Етап 1. Насамперед визначають, скільки днів відпустки працівник не використав.
При цьому пам’ятайте: підрахунок невикористаних днів проводять окремо щодо кожного виду
відпусток, які підлягають компенсації (див. лист Мінпраці від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11).
А як такі дні порахувати?
Відразу скажемо, що рахувати дні, які підлягають компенсації, пропорційно відпрацьованим місяцям —
неправильно. Адже працівник «заробляє» свою відпустку щодня, а не після того, як відпрацює цілий
місяць. Отже, кожен день має бути врахований при розрахунку кількості днів невикористаної відпустки. Тому для
розрахунку кількості невикористаних днів щорічної основної відпустки за неповний робочий рік доречно
використовувати таку формулу:
де Дкомп — кількість днів невикористаної відпустки, за які надається
компенсація;
Двідп — загальна тривалість щорічної відпустки, що надається за повний
відпрацьований рік;
Квідпр — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня
звільнення;
Сввідпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73
КЗпП, які припадають на поточний робочий рік до дня звільнення;
Крік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;
Сврік — загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному
робочому році.
А якщо працівник не використав щорічну відпустку за декілька років підряд? У такому разі дні
щорічної основної відпустки, що підлягають компенсації, розраховують так:
де Р — кількість повних років, відпрацьованих на підприємстві, за які не
використані відпустки.
Отриману розрахунковим шляхом кількість календарних днів округлюють за математичними
правилами округлення. Таким чином, якщо в розрахунку виходить 0,5 і більше десятих, то це число
округлюють до цілого, тобто до 1 календарного дня (див. лист Мінсоцполітики від 27.03.2013 р. №
321/13/84-13).
Також пам’ятайте про особливості виплати компенсації керівним, педагогічним, науковим,
науково-педагогічним працівникам та спеціалістам навчальних закладів. Якщо такі працівники до звільнення
пропрацювали:
— 10 місяців і більше — грошову компенсацію їм виплачують за невикористані дні
щорічних відпусток з розрахунку їх повної тривалості (ч. 2 ст. 24 Закону про відпустки, абзац другий п. 6
Порядку № 346);
— менше 10 місяців — компенсацію виплачують пропорційно відпрацьованому ними часу
з розрахунку тривалості щорічної основної відпустки за кожен відпрацьований місяць 5,6; 4,2 і 2,8 календарного дня
при тривалості щорічної основної відпустки 56, 42 і 28 календарних днів відповідно (абзац другий п. 6 Порядку №
346).
Етап 2. На цьому етапі належить розрахувати середню заробітну плату. Такий
розрахунок здійснюють відповідно до Порядку № 100, тобто так само, як і при розрахунку суми відпускних.
Нагадаємо: в загальному випадку середню зарплату визначають виходячи із сумарного заробітку за останні 12
календарних місяців роботи, що передували місяцю виплати компенсації. Якщо ж працівник пропрацював на
підприємстві менше року, середню заробітну плату обчислюють виходячи з виплат за фактичний час роботи з 1-го числа
місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому виплачується компенсація за невикористану
відпустку.
Детальніше про порядок розрахунку середньоденної заробітної плати див. у розділі 2.
Етап 3. На завершальному етапі розраховуємо безпосередньо суму компенсації. Для
цього використовуємо таку формулу:
К = Дкомп х ЗПсер,
де К — сума компенсації за невикористану відпустку;
ЗПсер — середньоденна заробітна плата.
Щоб картина стала яснішою, розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку покажемо на
прикладі.
Приклад 4.4. Трудовий договір із працівником розривають 16 квітня 2021 року.
Відповідно до наказу йому при звільненні повинні виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної основної
відпустки за відпрацьований робочий рік з 21.12.2019 р. по 20.12.2020 р. і частину такої відпустки за період з
21.12.2020 р. по 16.04.2021 р.
Тривалість щорічної основної відпустки, встановлена на підприємстві, — 24 календарних дні.
Середня заробітна плата працівника за 12 місяців, що передують виплаті компенсації, становить
311 грн/к. дн.
На підставі наявних даних розрахуємо кількість невикористаних днів щорічної відпустки, що
підлягають компенсації:
де 117 — кількість календарних днів за період з 21.12.2020 р. по 16.04.2021 р.;
4 — кількість святкових і неробочих днів у цьому ж періоді.
Сума компенсації за невикористані дні щорічної основної відпустки становить:
32 х 311 = 9952 (грн).
4.3. Оподаткування й облік компенсації
З розрахунками, сподіваємося, усе зрозуміло. Тепер розберемося, як нарахування та виплата
компенсації за невикористану відпустку позначаться на податковому і бухгалтерському обліку роботодавця.
ЄСВ
За загальним правилом компенсація за невикористану відпустку включається до бази
нарахування ЄСВ (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464). Це пов’язано з тим, що:
— на момент нарахування компенсації працівник перебуває в трудових відносинах з
роботодавцем, навіть якщо компенсація виплачується працівнику, який звільняється. Нагадаємо: день
звільнення є останнім робочим днем. Саме в цей день роботодавець зобов’язаний виплатити працівнику всі належні
йому суми, у тому числі й компенсацію за невикористані дні відпустки (ст. 116 КЗпП);
— компенсація включається до фонду оплати праці згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5;
— ця виплата не зазначена в Переліку № 1170.
Майте на увазі: до бази нарахування ЄСВ включають і компенсацію, нараховану працівнику, який
помер, при проведенні остаточного розрахунку (див. консультацію з підкатегорії 201.03 БЗ).
Інша річ, якщо компенсацію за невикористану відпустку нараховують працівникові вже після
його звільнення й остаточного розрахунку. У такому разі до бази нарахування ЄСВ її не
включають, оскільки вона:
— нараховується особі, яка на цей момент уже не перебуває в трудових відносинах з підприємством;
— є виплатою за невідпрацьований час, тобто положення ч. 2 ст. 7 Закону № 2464 в цьому
випадку не працюють.
Проте уникати в такий спосіб сплати ЄСВ із суми компенсації все ж не варто. Адже невиплата в день
звільнення з вини роботодавця належних працівникові сум є порушенням трудового законодавства, за
яке передбачена відповідальність як для роботодавця, так і для його посадових осіб.
Зауважте:
ВАЖЛИВО
якщо працівник звільняється, не відпрацювавши місяць повністю, через що база нарахування
ЄСВ за таким працівником виявилася менше МЗП, вимогу про ЄСВ з МЗП* застосовувати не
потрібно
* Про неї читайте в підрозділі 3.1.
Це випливає з п.п. 6 п. 2 розд. ІІІ Інструкції № 449, у якому прямо сказано, що
«мінімальне» правило застосовують тільки в тому випадку, коли працівник перебував у трудових відносинах
повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні звітного місяця. Згодні
із цим і податківці (див. підкатегорію 201.04.01 БЗ). Якщо ж працівник звільнений останнім робочим днем місяця,
відпрацювавши його повністю, правила про нарахування ЄСВ з МЗП дотримуватися потрібно.
До суми компенсації застосовують ті самі ставки ЄСВ, що й до заробітної плати, тобто в загальному
випадку — 22 %, а для осіб з інвалідністю, які працюють у звичайних юросіб і ФОП, — 8,41
%**.
** Більше про ЄСВ-ставки ви знайдете в табл. 3.1.
У додатку до Податкового розрахунку, призначеному для відображення сум ЄСВ (Д1), сума компенсації
за невикористану відпустку відображається в загальній сумі заробітної плати за звітний місяць без будь-яких
особливостей.
ПДФО та ВЗ
Підпункт 164.2.1 ПКУ встановлює, що до загального місячного (річного) оподатковуваного
доходу платника ПДФО потрапляють, зокрема, доходи у вигляді заробітної плати, нараховані відповідно до умов
трудового договору (контракту). Водночас компенсація за невикористані дні відпусток, як ми вже згадували вище,
належить до фонду додаткової заробітної плати (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5).
У зв’язку із цим компенсацію за невикористані дні відпустки:
— оподатковують ПДФО за ставкою 18 %;
— враховують при визначенні граничної суми доходу, що дає право на застосування ПСП. Нагадаємо:
ПСП надають з урахуванням останнього місячного податкового періоду, в якому платник податку був звільнений з місця
роботи (п.п. 169.3.4 ПКУ);
— при визначенні об’єкта оподаткування зменшують на суму утриманої ПСП (за її наявності).
ВАЖЛИВО
У розділі І 4ДФ суму компенсації за невикористані дні відпустки відображають у складі
заробітної плати з ознакою доходу «101»
Оскільки сума компенсації за невикористані дні відпустки включається до складу оподатковуваного
доходу працівника, то з такої виплати потрібно утримати ще й ВЗ (п.п. 1.2 п. 161
підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Ставка збору — 1,5 %.
При цьому пам’ятайте: базою оподаткування ВЗ є нарахована сума компенсації, тобто зменшувати її на
ПСП (за її наявності) не потрібно.
Бухгалтерський облік
Бухгалтерський облік компенсації за невикористану відпустку не відрізняється від обліку
відпускних.
Річ у тому, що при створенні резерву відпусток*** підприємство враховує всіх працівників, які не
використали свої відпустки. При цьому не має значення, відгуляють працівники ці відпустки чи отримають за них
компенсацію.
*** Детально про резерв відпусток читайте в розділі 5.
Виходить, що суми, які виплачуються як компенсація, вже відображені у витратах підприємства при
нарахуванні забезпечення на оплату відпусток. А отже, у бухгалтерському обліку компенсацію потрібно відображати як
звичайні відпускні (Дт 471 — Кт 661), щоб штучно не були завищені витрати підприємства. Також за рахунок резерву
нараховують ЄСВ від суми компенсації.
У разі якщо відповідно до НП(С)БО резерв відпусток не створювався або його сума не покриває
розміру компенсації, витрати, пов’язані з нарахуванням компенсації за невикористані дні відпусток, відображають
залежно від місця роботи співробітника за дебетом рахунків: 23, 91, 92, 93, 94.
Суми утриманих із компенсації ПДФО і ВЗ обліковують за загальними правилами: за дебетом субрахунку
661 у кореспонденції з кредитом субрахунків 641/ПДФО і 642/ВЗ відповідно.
Податок на прибуток
Податковоприбутковий облік компенсації за невикористану відпустку також жодних труднощів не
викличе. І малодохідники, і високодохідники об’єкт обкладення цим податком визначають виключно на підставі
бухгалтерського фінрезультату до оподаткування. Жодних коригувань проводити не потрібно. Вони
розд. ІІІ ПКУ не передбачені.
Виняток — суми компенсації, відшкодовані за рахунок резерву відпусток, сформованого до 01.01.2015
р. У цілях розрахунку оподатковуваного прибутку як високодохідники, так і малодохідники зменшують на ці суми
бухгалтерський фінрезультат відповідно до п. 24 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ.
«На закуску» розглянемо приклад.
Приклад 4.5. Водій директора підприємства звільняється 9 квітня 2021 року.
Відповідно до наказу йому при звільненні повинні виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки
за період з 15.02.2021 р. по дату звільнення (4 календарні дні). Сума компенсації за невикористану відпустку
становить 1170,16 грн.
За квітень 2021 року працівнику нараховано заробітну плату в розмірі 2730 грн. Права на ПСП він
не має.
Підприємство створює забезпечення на оплату відпусток відповідно до норм НП(С)БО.
В обліку підприємства нарахування і виплату доходу за останній місяць слід відобразити так, як
показано в табл. 4.1.
Таблиця 4.1. Облік остаточного розрахунку з працівником при звільненні
|
№ з/п |
Найменування господарської операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
|
|
Дт |
Кт |
|||
|
1 |
Нараховано заробітну плату за останній місяць роботи |
92 |
661 |
2730 |
|
2 |
Нараховано суму компенсації за невикористану відпустку |
471 |
661 |
1170,16 |
|
3 |
Нараховано ЄСВ: |
|||
|
— на суму заробітної плати (2730 грн х 22 % : 100 %) |
92 |
651 |
600,60 |
|
|
— на суму компенсації (1170,16 грн х 22 % : 100 %) |
471 |
651 |
257,44 |
|
|
4 |
Утримано ПДФО ((2730 грн + 1170,16 грн) х 18 % : 100 %) |
661 |
641/ПДФО |
702,03 |
|
5 |
Утримано ВЗ ((2730 грн + 1170,16 грн) х 1,5 % : 100 %) |
661 |
642/ВЗ |
58,50 |
|
6 |
Перераховано ЄСВ (600,60 грн + 257,44 грн) |
651 |
311 |
858,04 |
|
7 |
Перераховано ПДФО |
641/ПДФО |
311 |
702,03 |
|
8 |
Перераховано ВЗ |
642/ВЗ |
311 |
58,50 |
|
9 |
Видано з каси суму квітневої зарплати, включаючи компенсацію за невикористану відпустку (2730 грн + 1170,16 грн – 702,03 грн – 58,50 грн) |
661 |
301 |
3139,63 |
4.4. Компенсація при переведенні
У ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки міститься цікава норма, згідно з якою при звільненні за
переведенням (тобто на підставі п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП) працівник має право за своїм бажанням грошову
компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки не отримувати на руки, а вимагати перерахувати на
рахунок нового роботодавця.
Таке переведення для працівника дуже вигідне. Адже в цьому випадку до стажу роботи, що дає право
на щорічну (основну та додаткову) відпустку на новому місці роботи, зараховується період, за який працівник не
використав дні відпустки в колишнього роботодавця (ч. 3 ст. 9 Закону про відпустки). Ба більше, у цій
ситуації працівник зможе отримати відпустку повної тривалості до закінчення 6-місячного строку роботи в нового
роботодавця (п. 8 ч. 7 ст. 10 цього Закону).
Але зауважте:
ВАЖЛИВО
на нове місце роботи може бути перерахована компенсація тільки за невикористані дні
щорічних (основної та додаткових) відпусток
На «дитячу» відпустку така «фішка» не поширюється. Це випливає з положень ст. 83 КЗпП і
ст. 24 Закону про відпустки. Таким чином, компенсація за невикористані дні додаткової відпустки
працівникам, що мають дітей, повинна бути виплачена їм безпосередньо на руки. Це підтверджує й Мінсоцполітики в
листі від 20.09.2013 р. № 807/13/155-13.
Виходить, звільняючись за переведенням, працівник за бажанням може обрати один з таких
«відпускних» варіантів:
— піти у відпустку з наступним звільненням (якщо дозволяють умови переведення);
— отримати в день звільнення компенсацію за невикористані дні щорічних і додаткової «дитячої» (за
наявності права на неї) відпусток;
— отримати в день звільнення компенсацію за невикористані дні додаткової відпустки на дітей (за
наявності права на неї) та вимагати від роботодавця перерахувати компенсацію за невикористані дні щорічних
відпусток на рахунок підприємства, на яке працівник буде переведений.
Але що для працівника добре, то для його «старого» і нового роботодавців — зайвий клопіт. Які
формальності їм потрібно виконати, щоб «передача» компенсації за невикористану відпустку спрацювала, розповімо
далі.
Дії підприємства, що звільняє
Старт усій процедурі дає сам працівник, що звільняється за переведенням. Так, він повинен подати
підприємству, з якого звільняється, відповідну заяву із зазначенням у ній реквізитів нового
роботодавця для перерахування суми компенсації.
Далі підприємство, що звільняє:
1) розраховує і нараховує працівнику компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток. При
цьому розрахунок суми компенсації здійснюють у загальному порядку — за правилами Порядку № 100
(див. підрозділ 4.2);
2) утримує з її суми ПДФО, ВЗ, нараховує ЄСВ. На такому варіанті наполягають податківці (див.
роз’яснення в підкатегоріях 103.01 і 201.06.01 БЗ). І це справедливо, адже саме роботодавець, що звільняє,
нараховує дохід працівнику;
3) перераховує «чисту» суму компенсації на рахунок підприємства, на яке
переводиться працівник. Зауважте: день перерахування грошових коштів новому роботодавцю вважатиметься днем виплати
компенсації для цілей оподаткування. Тому ПДФО, ВЗ і ЄСВ необхідно сплатити до бюджету в цей же день (п.п.
168.1.2 і п.п. 1.4 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону №
2464);
4) супроводжує перерахування грошової компенсації на рахунок нового роботодавця
довідкою. У ній рекомендуємо зазначити:
— період часу, за який працівник не використав щорічну (основну і додаткову) відпустку;
— загальну суму нарахованої компенсації (тобто «грязну»);
— інформацію про те, що ПДФО, ВЗ і ЄСВ сплачено із сум такої компенсації в повному обсязі;
— суму перерахованої компенсації на рахунок нового роботодавця і реквізити платіжного доручення,
що дозволяють ідентифікувати платіж (див. зразок такої довідки нижче).
Зверніть увагу: підприємство, з якого звільняється працівник, у звітності відображає суму
«перевідної» компенсації в загальному порядку, аналогічно компенсації, що виплачується на руки.
Дії нового роботодавця
На жаль, законодавець ніде не зафіксував порядок дій нового роботодавця після отримання
компенсації за невикористану відпустку від попереднього роботодавця. Тому керуємося логікою й листами
Мінсоцполітики.
Для відображення суми компенсації в обліку, на наш погляд, новому роботодавцю слід використовувати
субрахунок 663. Обліковуватися така заборгованість буде доти, доки працівник не вирішить скористатися відпусткою.
А оскільки в працівника є право взяти відпустку відразу після переведення, то погасити борг (увесь або частково)
можна в перший же місяць його роботи.
Як ми говорили вище, до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку на новому місці роботи,
зараховується період, за який працівник не використав дні відпустки в колишнього роботодавця. Тобто робочий рік
для такого працівника відлічується не з дня прийняття на роботу до нового роботодавця, а з дати, з якої
працівник не використав відпустку в «старого» роботодавця і яка зазначена в супровідній довідці (див.
вище).
Перше запитання, яке виникає: скільки днів відпустки належать працівнику за повністю
відпрацьований робочий рік, якщо тривалість відпустки в нового і «старого» роботодавця різна?
Ані КЗпП, ані Закон про відпустки не встановлюють, що за час роботи в попереднього
роботодавця на новому підприємстві працівнику надається саме та кількість днів відпустки, яку він не використав на
старому місці роботи. Тому, на наш погляд, за кожен відпрацьований рік (з урахуванням часу роботи
в колишнього роботодавця, за який нарахована «перевідна» компенсація) працівнику, прийнятому за переведенням,
слід надавати відпустку тривалістю, встановленою в нового роботодавця.
Хоча, зауважимо, є й альтернативний погляд: дні відпустки, зароблені в попереднього роботодавця,
залишати без змін, а за роботу після переведення надавати встановлену в нового роботодавця кількість днів
відпустки, розраховану пропорційно частині робочого року після переходу на нове місце. При такому підході
кількість днів щорічної відпустки в перший рік роботи в нового роботодавця відрізнятиметься від стандартної для
цього роботодавця.
Тепер поговоримо про суми, що підлягають виплаті. У цьому питанні також ясності немає. Окремих
норм, які б визначали порядок оплати днів щорічної відпустки, зароблених за попереднім місцем роботи, законодавець
не встановив. На наш погляд, було б логічно, щоб такі дні повністю оплачувалися за рахунок сум компенсації, яка
надійшла від попереднього роботодавця. А ось за період роботи в нового роботодавця (тобто з дати прийняття на
роботу і по дату закінчення робочого року) відпускні розраховувалися б і нараховувалися новим роботодавцем у
загальному порядку.
Раніше такий підхід ув’язувався з роз’ясненнями Мінсоцполітики, наведеними в листі від
25.11.2015 р. № 1531/13/84-15. Проте в останніх роз’ясненнях відомства був викладений інший підхід до
вирішення цього питання (див. лист Мінсоцполітики від 26.06.2019 р. № 749/0/204-19.
Так,
ВАЖЛИВО
усі дні відпустки (включаючи зароблені в попереднього роботодавця) Мінсоцполітики
рекомендує оплачувати виходячи з нової середньоденної зарплати
Для її розрахунку визначають розрахунковий період за новим місцем роботи. Виходячи з отриманої
середньоденної зарплати розраховують нову суму відпускних.
А як же «перехідна» компенсація? Її суму Мінсоцполітики пропонує враховувати лише при виплаті.
Але у варіанті, який пропонується Мінсоцполітики, є два істотних недоліки.
По-перше, у такому разі відбувається подвійне оподаткування суми «перевідної»
компенсації. Вперше під оподаткування вона потрапляє в попереднього роботодавця, вдруге — у нинішнього в загальній
сумі нарахованих відпускних, розрахованих виходячи з нових умов праці. Та й відображати у звітності дохід
працівника двічі, погодьтеся, нелогічно. До речі, із цим згодні податківці (див. роз’яснення в підкатегорії 103.01
БЗ).
По-друге, оскільки до витрат потрапить уся сума відпускних, нарахованих новим роботодавцем, то
суму отриманої компенсації такому роботодавцю доведеться визнати доходом. Інакше витрати будуть
завищені.
У зв’язку із цим пропонуємо вам варіант, який, на наш погляд, і від роз’яснення Мінсоцполітики не
відходить, і податкове законодавство шанує.
Так, вам слід розрахувати суму відпускних виходячи з розрахункового періоду на новому
місці роботи працівника. Але нарахувати в обліку не всю суму, а за мінусом нарахованої й уже
обкладеної ПДФО і ВЗ попереднім роботодавцем суми «перевідної» компенсації. Це допоможе уникнути
подвійного оподаткування такої суми*.
* Щоправда, із цим підходом можуть виникнути проблеми, якщо зарплата на новому місці роботи
нижча, ніж на попередньому.
А що з прибутково-витратною частиною підприємства?
Якщо ви дотримуватиметеся запропонованого нами варіанта, то, на наш погляд, підприємство, на яке
переводиться працівник, не повинно включати суми отриманої компенсації за невикористану відпустку до складу
доходів при її отриманні. Адже ця сума належить працівнику, а тому не відповідає критеріям визнання доходом
(п.п. 6.6 НП(С)БО 15).
Також не буде в нового роботодавця витрат при виплаті компенсації працівнику, оскільки не
здійснюється її нарахування. По суті, сума «перевідної» компенсації є для нового роботодавця транзитною. При її
отриманні в нього виникає заборгованість перед працівником з виплати такої компенсації.
Як ви могли переконатися, з компенсацією при переведенні в роботодавця, до якого переходить
працівник, виникає немало клопоту. Водночас переведення на інше підприємство на підставі п. 5 ч. 1 ст. 36
КЗпП зазвичай практикується між дружніми роботодавцями. А отже, вони можуть домовитися, щоб працівник
реалізував своє право на відпочинок до звільнення зі старого місця роботи.
ВАЖЛИВО
Ще один варіант — виплатити компенсацію при звільненні
При цьому працівник зможе в перший рік роботи на новому підприємстві взяти відпустку без
збереження заробітної плати тривалістю до 24 календарних днів. Таке право йому дає п. 16 ч. 1 ст. 25 Закону про
відпустки. Причому зробити це можна до закінчення 6-місячного строку безперервної роботи в нового
роботодавця.
Будь-який із цих варіантів позбавить від головного болю бухгалтерію нового роботодавця.
висновки
ВИСНОВКИ
- Виплатити компенсацію при звільненні можна тільки за невикористані дні щорічних основної та додаткових
відпусток, а також додаткової відпустки на дітей. - Виплатити працівнику суму компенсації потрібно в день його звільнення, а якщо він у цей день не працював —
не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. - За бажанням працівника без припинення трудових відносин компенсувати грошима можна частину щорічної
відпустки, що належить йому за відпрацьований робочий рік, яка перевищує 24 календарних дні. - Із суми компенсації за невикористані дні відпусток необхідно утримати ПДФО і ВЗ, а також у загальному
випадку нарахувати на неї ЄСВ. - За бажанням працівника, який звільняється у зв’язку з переведенням на інше підприємство, грошова
компенсація за невикористані ним дні щорічної відпустки може бути перерахована на рахунок нового роботодавця.
5. Забезпечення на оплату відпусток
Часто на підприємствах складається ситуація, коли працівники йдуть у відпустки не рівномірно
протягом року, а масово в окремі періоди (найчастіше — влітку). У зв’язку із цим відпускні витрати протягом року
розподіляються нерівномірно. Щоб уникнути такого перекосу у витратах, нацстандарти вимагають створювати резерв на
оплату відпусток. Щоправда, цей обов’язок стосується не всіх. Детальніше про нюанси створення, використання й
обліку резерву відпусток поговоримо в цьому розділі книги.
5.1. Резерв відпусток: основні моменти
Відразу зазначимо, що обов’язок створювати резерв відпусток не стосується
роботодавців-підприємців. Адже вони не ведуть бухоблік, тому бухоблікові стандарти для них не указ. А
ось у більшості юросіб такий обов’язок виникає. Для них — наша подальша розмова.
Спершу давайте розберемося, навіщо створювати цей резерв.
У процесі здійснення трудових функцій працівники щомісячно заробляють певну кількість днів
оплачуваної відпустки. Відповідно в підприємства виникає зобов’язання перед працівниками за будь-яких обставин у
майбутньому оплатити їх (нарахувати відпускні) або виплатити компенсацію за невикористану відпустку у разі
звільнення*. Утім, відсутня визначеність у моменті виконання зобов’язання з виплати відпускних (відпустка може
бути перенесена, працівник може звільнитися). Та й величина зобов’язання не може бути точно визначена (середній
заробіток, виходячи з якого розраховують відпускні, може змінюватися). Мета створення резерву відпусток —
показати, що на звітну дату в підприємства є зобов’язання перед працівниками з оплати невикористаних днів
відпустки, що накопичилися, а також зі сплати ЄСВ із сум таких відпускних.
* Про виплату компенсації див. у розділі 4.
Це з одного боку. З іншого — відпускний резерв потрібен для того, щоб рівномірно
розподілити витрати на оплату відпусток працівників між періодами протягом звітного року (див. лист Мінфіну від
10.11.2006 р. № 31-34000-207-10/23936). Адже, як ми вже зазначили вище, багато працівників, якщо можна,
вважають за краще йти у відпустку саме в літній сезон. Це, у свою чергу, веде до завищення бухвитрат (зростання
собівартості продукції/робіт/послуг) у період масових відпусток. Резерв відпусток, що створюється, не дозволяє
цього допустити. Завдяки йому «відпускний» вантаж розподіляється між іншими періодами звітного року.
Інший приклад — працівники не використали відпустку (всю або її частину), яку заробили за звітний
рік. Відповідно дні такої відпустки (її частина) перекочовують на наступні роки або ж невикористані дні відпустки
в наступному компенсують при звільненні таких трудоголіків. При цьому якщо роботодавцем було проігноровано
нарахування резерву під такі невикористані відпустки, то при подальшому нарахуванні відпускних за минулі періоди
(або їх компенсації) вся сума одномоментно ляже на витрати поточного звітного періоду. Тобто, по
суті, до поточного періоду потраплять «неприкаяні» минулорічні витрати. У результаті в одному звітному періоді
витрати будуть занижені, в іншому, навпаки, — завищені. А ось коли резерв
відпусток був створений раніше, то вся сума відпускних у бухобліку буде списана за його рахунок. За таких обставин
відпускні потраплять до складу витрат того звітного періоду, до якого вони належать.
Причому зауважте: від волі роботодавця тут мало що залежить. Навіть якщо описані нами вище
заковики його не турбують, створити резерв відпусток він усе одно зобов’язаний. На цьому
наполягають норми відразу двох нормативних документів: п. 13 НП(С)БО 11 і п. 7 НП(С)БО 26. Той факт,
що в загальному випадку створення резерву — саме обов’язок, а не право підприємства, не раз підкреслював Мінфін
(див. листи від 20.08.2009 р. № 31-34000-20-5/22614 і від 09.06.2006 р. № 31-34000-20-25/12321).
Але все-таки є «виняткові» роботодавці, яким законодавство дає право не розраховувати
резерв відпусток. До них належать (п. 7 розд. І НП(С)БО 25):
— мікропідприємства, тобто підприємства, показники яких на дату складання річної
фінзвітності за рік, що передує звітному, відповідають принаймні двом з таких критеріїв (ч. 2 ст. 2 Закону №
996):
1) балансова вартість активів — до 350 тис. євро*;
* За середньорічним курсом НБУ (див. www.bank.gov.ua/files/Exchange_r.xls).
2) чистий дохід від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) — до 700 тис.
євро*;
3) середня кількість працівників — до 10 осіб;
— підприємства, які ведуть спрощений бухоблік доходів і витрат згідно з податковим законодавством.
Наразі такими є платники єдиного податку групи 3 (п. 44.2 ПКУ);
— непідприємницькі товариства.
Зверніть увагу: НП(С)БО 25 говорить саме про право згаданих підприємств
відмовитися від розрахунку резервів. Але
ВАЖЛИВО
якщо з якихось причин такий суб’єкт господарювання бажає створювати забезпечення на
оплату відпусток, то робити це він може без проблем
Головне — не забути зазначити своє рішення в наказі про облікову політику.
Якщо з огляду на закон або за власним бажанням ви таки нараховуєте резерв відпусток, вам важливо
знати, в яких випадках і під які саме відпустки його створюють. Розібратися із цим допоможе п. 13 НП(С)БО
11. Так, ця норма наказує створювати забезпечення при виникненні внаслідок минулих подій зобов’язання,
погашення якого, ймовірно, призведе до зменшення ресурсів, що втілюють у собі економічні вигоди, якщо його оцінка
може бути визначена розрахунковим шляхом.
З урахуванням цих обмежень наведемо в табл. 5.1 відпустки, на оплату яких створюють / не створюють
відпускний резерв.
Таблиця 5.1. Коли створюють / не створюють відпускний резерв
|
Резерв створюють на оплату відпусток: |
Резерв не створюють на оплату відпусток*: |
|
— основної щорічної; — додаткової за роботу із шкідливими і важкими умовами праці; — додаткової за особливий характер праці; — інших щорічних додаткових, передбачених законодавством; — працівникам, що мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи |
— додаткової навчальної; — творчої; — для підготовки й участі у змаганнях; — у зв’язку з вагітністю та пологами; — у зв’язку з усиновленням дитини |
|
* Розрахувати суму зобов’язань підприємства на оплату відпусток, перелічених у цій графі, неможливо, |
|
Як бачите, резервувати слід тільки ті зобов’язання:
— виникнення яких можна передбачити;
— суму яких можна визначити розрахунковим шляхом.
При цьому передбачити необхідність надання працівникам творчої відпустки або відпустки для
підготовки й участі у змаганнях дуже складно. Те саме стосується оплати навчальних відпусток, яка, нагадаємо,
залежить від успішності. А ось відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами взагалі оплачує не підприємство, а
Фонд соціального страхування.
5.2. Розрахунок резерву та його використання
Суму резерву відпусток розраховують щомісячно. Порядок розрахунку регламентований
абзацом другим п. 13 НП(С)БО 11 та Інструкцією № 291. Так, для визначення суми резерву необхідно
фактично нараховану працівникам заробітну плату за місяць помножити на коефіцієнт резервування з урахуванням
відповідної суми відрахувань на ЄСВ. У вигляді формули цей розрахунок виглядає так:
РВ = ЗП х Кр х КЄСВ,
де РВ — сума щомісячних відрахувань на створення резерву відпусток, грн;
ЗП — сума фактично нарахованої заробітної плати за місяць (без урахування
відпускних і компенсації за невикористану відпустку), грн;
Кр — коефіцієнт резервування;
КЄСВ — коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суму ЄСВ.
Тут же виникає запитання: а як розрахувати наведені у формулі коефіцієнти? Розповідаємо!
Коефіцієнт резервування (Кр) визначають як відношення річної планової
суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці:
Кр = Вп : ФОПп,
де Вп — річна планова сума витрат на оплату відпусток, грн;
ФОПп — загальний плановий фонд оплати праці (без урахування відпускних
і компенсації за невикористану відпустку)*, грн. Його величину визначають з урахуванням усіх виплат, що належать
до фонду оплати праці, тобто основної та додаткової заробітної плати, а також інших заохочувальних і
компенсаційних виплат (див. Інструкцію № 5).
* У цьому випадку ми рекомендуємо для розрахунку суми резерву показники ЗП і ФОПп
брати без урахування відпускних і компенсації за невикористану відпустку. Водночас можливий і інший варіант
розрахунку: коли обидва показники беруть з урахуванням витрат на оплату відпусток. Головне — забезпечити
порівнянність цих двох показників.
Майте на увазі: якщо протягом року передбачається підвищення заробітної плати, то таке підвищення
необхідно враховувати при визначенні планових показників витрат на оплату відпусток
(Вп) і фонду оплати праці (ФОПп).
Що стосується коефіцієнта, який збільшує резерв відпусток на суму ЄСВ
(КЄСВ), то його розраховують у зв’язку з тим, що законодавець зобов’язує
резервувати не лише суму відпускних, але й суму ЄСВ, що припадає на них. Для розрахунку цього
показника використовуйте таку формулу:
КЄСВ = 1 + СЄСВ : 100,
де СЄСВ — ставка ЄСВ, що діє в поточному році. Нагадаємо: на сьогодні
загальна ставка ЄСВ становить 22 %, а спеціальна пільгова ставка для осіб з інвалідністю, які
працюють на звичайних підприємствах і в підприємців, — 8,41 %. Тому якщо у вас працюють особи,
для яких діють пільгові ставки ЄСВ, то коефіцієнт КЄСВ (а відповідно, й суму резерву
відпусток) для них доведеться розраховувати окремо (див. приклад 5.1).
Зверніть увагу: за ситуації, коли місячна сума нарахованої зарплати окремих працівників перевищує
максимальну величину бази нарахування ЄСВ** (у 2021 році: з 1 січня — 90000 грн, з 1 грудня —
97500 грн), коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суму нарахувань ЄСВ, застосовують
до такої максимальної бази. Адже із суми перевищення ЄСВ не сплачують. Відповідно немає підстав
формувати резерв на суму ЄСВ із зарплати працівників, яку не обкладають таким внеском. Таким чином, до зарплати в
межах максимальної величини застосовують обидва коефіцієнти (КЄСВ і
Кр), а до суми перевищення — тільки коефіцієнт резервування
(Кр).
** 15 розмірів МЗП, установленої законом (п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону № 2464).
Зауважте! Головна мета створення резерву відпусток — рівномірно розподілити відпускні витрати
протягом усього року. Тому створювати резерв на початку року відразу на всю суму відпускних (з урахуванням
нарахованого ЄСВ), які ви плануєте виплачувати протягом усього року, і відносити його на витрати одним махом у
жодному разі не можна! Таким чином ви завищите собівартість продукції (робіт, послуг) або інші
поточні витрати. А це призведе до викривлення фінрезультату і, як наслідок, розміру оподатковуваного прибутку
(особливо це критично для підприємств — квартальних платників податку на прибуток).
Водночас обидва коефіцієнти (Кр і КЄСВ)
розраховують один раз на весь майбутній рік. Щоправда, у деяких випадках може виникнути
необхідність їх перерахувати. Це відбувається, якщо протягом року на підприємстві переглядають планові показники
загальної річної суми на оплату відпусток чи загального фонду оплати праці або якщо законодавці змінюють ставку
ЄСВ.
Як передбачено п. 16 НП(С)БО 11,
ВАЖЛИВО
нарахований резерв використовують для відшкодування тільки тих витрат, для покриття яких
його було створено
Тобто за рахунок резерву відпусток нараховують:
— оплату щорічних (основної та додаткових) відпусток, а також додаткових відпусток на дітей;
— компенсацію за невикористану відпустку;
— ЄСВ на суми зазначених вище відпускних і компенсацій.
5.3. Інвентаризація резерву
Пам’ятайте: створений резерв не є недоторканною величиною. Якраз навпаки: на кожну дату
балансу (тобто станом на кінець звітного кварталу (року)) підприємство зобов’язане переглядати
й у разі потреби коригувати (зменшувати або збільшувати) нараховану суму резерву. Цього вимагає п. 17
НП(С)БО 11.
Крім того, про необхідність перегляду, інакше кажучи, інвентаризації суми нарахованого резерву
говорить також п.п. 8.2 розд. ІІІ Положення № 879. Але тут уже згадується про одноразову інвентаризацію
станом на кінець звітного року. Та й визначати залишок забезпечення ця норма велить виходячи з
кількості днів не використаної працівниками підприємства щорічної відпустки і середньоденної оплати їх праці.
У зв’язку із цим часто виникає запитання:
ЗАПИТАННЯ
чи обов’язково щоквартально перераховувати резерв відпусток за формулою, наведеною в
Положенні № 879
На наш погляд, переглядати резерв відпусток потрібно щоквартально. Проте такий
перегляд резерву не завжди вимагає його перерахунку.
Необхідність обов’язкового перерахунку за підсумками кварталу виникне тільки в тому випадку, якщо
з’ясувалося, що протягом звітного кварталу змінилися показники, які використовуються при нарахуванні
резерву. Наприклад, у зв’язку з істотною зміною чисельності працівників відбувається перегляд річної
планової суми витрат на оплату відпусток і загального річного планового фонду оплати праці або змінилася ставка
ЄСВ. При цьому для квартального перегляду суми резерву достатньо використовувати правила з НП(С)БО 11.
А ось формулу перерахунку з п.п. 8.2 розд. ІІІ Положення № 879 доцільно використовувати
тільки за підсумками року, про що прямо сказано в цьому підпункті.
Проте якщо у вас є час і бажання, то інвентаризувати резерв з таким трудомістким перерахунком
можете раз на квартал (на кожну дату балансу).
А тепер давайте розберемося, як правильно визначити суму резерву на кінець року.
Нагадаємо, що п.п. 8.2 розд. ІІІ Положення № 879 вимагає залишок забезпечення на оплату
відпусток (включаючи ЄСВ із цих сум) станом на кінець звітного року визначати розрахунковим шляхом виходячи з
кількості днів не використаної працівниками підприємства щорічної відпустки і середньоденної оплати праці цих
працівників. Причому середньоденну оплату праці розраховують так само, як і для обчислення суми відпускних, тобто
згідно з Порядком № 100 (див. розділ 2).
Таким чином, для визначення залишку суми резерву відпусток за кожним працівником застосовуйте таку
формулу:
РВзал = З : (К – Св – Ч) х Двідп х КЄСВ,
де РВзал — залишок суми резерву відпусток, грн;
З — заробіток за розрахунковий період, грн;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Розрахунковим
періодом, нагадаємо, є останні 12 календарних місяців перед наданням відпустки або менший фактично відпрацьований
період (з 1-го до 1-го числа), якщо співробітник пропрацював менше року (див. табл. 2.1);
Св — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що
припадають на розрахунковий період;
Ч — час, протягом якого працівник не працював у розрахунковому періоді згідно з
чинним законодавством і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково;
Двідп — кількість невикористаних днів відпустки;
КЄСВ — коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суму нарахованого
ЄСВ (про нього ми говорили в підрозділі 5.2).
Якщо після розрахунку показника РВзал щодо всіх працівників
виявляється, що залишок створеного раніше резерву менше, потрібно провести його донарахування.
Інакше (якщо залишок резерву перевищує розрахований показник РВзал) доведеться
зменшувати раніше нараховану суму резерву.
5.4. Резерв відпусток в обліку та звітності
Бухгалтерський облік
У бухобліку суму створеного резерву на оплату відпусток визнають витратами
(абзац сьомий п. 12 НП(С)БО 11). Детальніше їх «облікова» доля розкривається в листі Мінфіну
від 24.05.2007 р. № 31-34000-10-10/10654. У ньому говориться, що відповідно до НП(С)БО 16 витрати,
пов’язані із забезпеченням оплат відпусток, відображають у складі витрат операційної діяльності
залежно від того, від фонду оплати праці якої групи працівників їх нараховують.
Таким чином, нарахування резерву показують кореспонденцією: Дт 23, 91, 92, 93, 94
(залежно від функцій працівників) — Кт 471.
Зверніть увагу: на виконання цієї вимоги
ВАЖЛИВО
резерв на оплату відпусток доведеться розраховувати окремо для кожної категорії
працівників (виробничого, адміністративного, збутового персоналу тощо)
Важливо! Використовувати резерв можна тільки в межах нарахованої суми. Тобто
дебетового залишку за субрахунком 471 бути не повинно. Тому суми відпускних і нарахованого на них
ЄСВ, для яких не вистачило резерву, відносять безпосередньо до витрат звітного періоду залежно
від того, в яких підрозділах працюють працівники.
Таким чином, при використанні резерву (тобто при нарахуванні відпускних, компенсації за
невикористану відпустку, а також ЄСВ від цих сум) роблять проводки:
— Дт 471 — Кт 661 — на суму нарахованих відпускних або компенсації за невикористану відпустку
в межах резерву;
— Дт 471 — Кт 651 — на суму нарахованого на відпускні або компенсацію ЄСВ у межах
резерву;
— Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651 — на суму відпускних/компенсації та нарахованого ЄСВ,
якщо суми резерву не вистачило.
Як ми говорили вище, підприємства зобов’язані переглядати накопичену суму резерву на кожну
дату балансу. При цьому в разі потреби нараховану суму коригують таким чином:
— у бік збільшення — проводкою: Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471;
— у бік зменшення — сторнувальною проводкою (методом «червоне сторно»): Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 471 або прямою кореспонденцією (Дт 471 — Кт 719).
У фінансовій звітності залишок резерву на дату балансу потрапить до рядка 1660 «Поточні
забезпечення» форми № 1 (до рядка 1595 форм № 1-м і № 1-мс*). Крім того, інформацію про суму резерву на початок і
кінець року, про нараховану та використану протягом року суму резерву, а також про його коригування наводять у
розд. VІI «Забезпечення і резерви» Приміток до річної фінансової звітності.
* Якщо підприємства, які складають Баланс за цією формою, створюють резерв відпусток.
Розглянемо бухоблік резерву відпусток на прикладі.
Приклад 5.1. Чисельність працівників торговельного підприємства — 10 осіб (у
тому числі 2 особи з інвалідністю).
Плановий фонд оплати праці персоналу (без сум відпускних і компенсації за невикористану
відпустку) на 2021 рік становить 1188000 грн. Планова сума відпускних на 2021 рік — 95040 грн.
Заробітна плата працівників за квітень 2021 року (без урахування відпускних і компенсації за
невикористану відпустку) нарахована в сумі 99000 грн, у тому числі:
— адмінперсоналу — 38500 грн;
— працівникам служби збуту — 60500 грн, у тому числі особам з інвалідністю — 15950 грн.
У цьому ж місяці одному працівнику служби збуту нараховані відпускні в сумі 6820 грн (сума ЄСВ
— 1500,40 грн).
Розрахуємо коефіцієнт резервування (Кр):
95040 грн : 1188000 грн = 0,08.
Коефіцієнт, що коригує резерв відпусток на суму ЄСВ (КЄСВ), становить:
— для працівників — осіб з інвалідністю:
1 + 8,41 % : 100 % = 1,0841;
— для інших працівників:
1 + 22 % : 100 % = 1,22.
Суму резерву відпусток розраховуємо так:
— для працівників служби збуту — осіб з інвалідністю:
15950 грн х 0,08 х 1,0841 = 1383,31 грн;
— для інших працівників служби збуту:
(60500 грн – 15950 грн) х 0,08 х 1,22 = 4348,08 грн;
— для адмінперсоналу:
38500 грн х 0,08 х 1,22 = 3757,60 грн.
У бухгалтерському обліку підприємства нарахування і використання резерву потрібно відобразити так
(див. табл. 5.2):
Таблиця 5.2. Нарахування і використання відпускного резерву
|
№ з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція рахунків |
Сума, грн |
|
|
Дт |
Кт |
|||
|
1 |
Нараховано резерв відпусток для адмінперсоналу |
92 |
471 |
3757,60 |
|
2 |
Нараховано резерв відпусток для працівників служби збуту (1383,31 грн + 4348,08 грн) |
93 |
471 |
5731,39 |
|
3 |
Нараховано відпускні працівнику служби збуту |
471* |
661 |
6820 |
|
4 |
Нараховано ЄСВ на суму відпускних |
471* |
651 |
1500,40 |
|
5 |
Утримано ПДФО із суми відпускних (6820 грн х 18 % : 100 %) |
661 |
641/ПДФО |
1227,60 |
|
6 |
Утримано ВЗ із суми відпускних (6820 грн х 1,5 % : 100 %) |
661 |
642/ВЗ |
102,30 |
|
* За умовами прикладу, раніше нарахованої суми резерву достатньо для покриття витрат на оплату |
||||
Податковий облік
Одразу обрадуємо високодохідників і малодохідників-добровольців: жодних податковоприбуткових
різниць ані при створенні, ані при використанні, ані при коригуванні резерву відпусток не буде. А
це означає, що всім підприємствам, незалежно від їх дохідності, при визначенні об’єкта обкладення податком на
прибуток необхідно орієнтуватися виключно на бухгалтерський фінрезультат.
Той факт, що «відпускні» резерви не враховують при розрахунку податкових коригувань, підтверджують
і податківці в листах ДФСУ від 25.02.2019 р. № 717/6/99-99-15-02-02-15/ІПК і від 14.05.2019 р. №
2135/6/99-99-15-02-02-15/ІПК.
Виняток становлять тільки відпускні та компенсації за невикористану відпустку
(разом із сумою ЄСВ на них), нараховані за рахунок «старих» резервів, створених до 01.01.2015 р.
Нагадаємо: до зазначеної дати податківці не дозволяли збільшувати податкові витрати на суму резервів на оплату
відпусток. У свою чергу, нарахування відпускних і компенсації за рахунок сформованих резервів не зменшує
бухгалтерського фінрезультату, а отже, й оподатковуваного прибутку.
Щоб такі суми не пройшли повз податковий облік, п. 24 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ дозволяє
включити до складу витрат витрати на оплату відпусток працівникам, які відшкодовані після 01.01.2015 р. за рахунок
резервів, сформованих до цієї дати за правилами НП(С)БО або МСФЗ (якщо такі витрати не були
враховані при визначенні об’єкта оподаткування до 01.01.2015 р.).
Для цих «перехідних» сум у додатку РІ до декларації передбачено рядок 4.2.11.
Зверніть увагу: право зменшити фінрезультат на підставі п. 24 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ мають
навіть ті малодохідні підприємства, які прийняли рішення не розраховувати податковоприбуткові
різниці, передбачені розд. ІІІ ПКУ. Хоча, безумовно, ймовірність того, що до теперішнього часу
резерв відпусток, сформований до 01.01.2015 р., не був використаний, дуже мала.
висновки
ВИСНОВКИ
- Нарахування резерву відпусток обов’язкове для всіх підприємств, крім мікропідприємств, єдиноподатників
групи 3 і непідприємницьких товариств. - Нарахований резерв використовують для відшкодування тільки тих витрат, для покриття яких його було
створено. - На кожну дату балансу підприємство зобов’язане переглядати й у разі потреби коригувати (зменшувати або
збільшувати) нараховану суму резерву. - У бухобліку суму створеного резерву на оплату відпусток визнають витратами операційної діяльності залежно
від того, від фонду оплати праці якої групи працівників його нараховують.
Перелік використаних документів
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
ККУ — Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-III.
КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №
8073-Х.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон № 203 — Закон України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів
органів внутрішніх справ, ветеранів Національної поліції і деяких інших осіб та їх соціальний захист» від
24.03.98 р. № 203/98-ВР.
Закон № 796 — Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які
постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.91 р. № 796-XII.
Закон № 996 — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в
Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Закон № 1972 — Закон України «Про протидію поширенню хвороб, зумовлених вірусом
імунодефіциту людини (ВІЛ), та правовий і соціальний захист людей, які живуть з ВІЛ» від 12.12.91 р. № 1972-XII.
Закон № 2464 — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на
загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.
Закон № 2481 — Закон України «Про ратифікацію Конвенції Міжнародної організації
праці № 132 (переглянутої) 1970 року про оплачувані відпустки» від 29.05.2001 р. № 2481-ІІІ.
Закон № 2586 — Закон України «Про протидію захворюванню на туберкульоз» від
05.07.2001 р. № 2586-III.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. №
504/96-ВР.
Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. №
108/95-ВР.
ДСТУ 4163-2003 — Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна
уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів», затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.
Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом
Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.
Інструкція № 291 — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського
обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом
Мінфіну від 30.11.99 р. № 291.
Інструкція № 449 — Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску
на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.
Методрекомендації № 41 — Методичні рекомендації для проведення атестації
робочих місць за умовами праці, затверджені постановою Мінпраці від 01.09.92 р. № 41.
Наказ № 489 — наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної
облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
Наказ № 495 — наказ Міноборони та Держкомстату «Про затвердження типової форми
первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25.12.2009 р. № 495.
НП(С)БО 11 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 11
«Зобов’язання», затверджене наказом Мінфіну від 31.01.2000 р. № 20.
НП(С)БО 15 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 15
«Дохід», затверджене наказом Мінфіну від 29.11.99 р. № 290.
НП(С)БО 16 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16
«Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 31.12.99 р. № 318.
НП(С)БО 25 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 25
«Спрощена фінансова звітність», затверджене наказом Мінфіну від 25.02.2000 р. № 39.
НП(С)БО 26 — Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 26
«Виплати працівникам», затверджене наказом Мінфіну від 28.10.2003 р. № 601.
Перелік № 1170 — Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів
роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування,
затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170.
Положення № 879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань,
затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
Порядок № 4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового
розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого
з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
Порядок № 16-1 — Порядок застосування Списку виробництв, цехів, професій і
посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну
додаткову відпустку, затверджений наказом Мінпраці від 30.01.98 р. № 16.
Порядок № 16-2 — Порядок застосування Списку виробництв, робіт, професій і
посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або
виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я,
що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затверджений наказом Мінпраці від
30.01.98 р. № 16.
Порядок № 100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений
постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
Порядок № 346 — Порядок надання щорічної основної відпустки тривалістю до 56
календарних днів керівним працівникам навчальних закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин
(підрозділів) інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам,
затверджений постановою КМУ від 14.04.97 р. № 346.
Порядок № 442 — Порядок проведення атестації робочих місць за умовами праці,
затверджений постановою КМУ від 01.08.92 р. № 442.
Постанова № 9 — постанова Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових
спорів» від 06.11.92 р. № 9.
Рекомендації № 7 — Рекомендації щодо порядку надання працівникам з ненормованим
робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджені наказом Мінпраці від
10.10.97 р. № 7.
Список № 278 — Список сезонних робіт і сезонних галузей, затверджений
постановою КМУ від 28.03.97 р. № 278.
Список № 570 — Список робіт, професій і посад працівників лісової промисловості
та лісового господарства, державних заповідників, національних парків, що мають лісові площі, лісомисливських
господарств, постійних лісозаготівельних і лісогосподарських підрозділів інших підприємств, а також лісництв,
яким надається щорічна основна відпустка тривалістю 28 календарних днів, затверджений постановою КМУ від
09.06.97 р. № 570.
Список № 1290-1 — Список виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і
важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку,
затверджений постановою КМУ від 17.11.97 р. № 1290.
Список № 1290-2 — Список виробництв, робіт, професій і посад працівників,
робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в
особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на
щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затверджений постановою КМУ від 17.11.97 р. № 1290.
Ця книга не може бути використана (тиражована) або передана третім особам у будь-якій
формі і будь-яким способом без дозволу автора. За порушення авторських прав правопорушники можуть бути
притягнуті до відповідальності, передбаченої ст. 50 — 53 Закону України «Про авторське право і суміжні права»,
ст. 51-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення, ст. 431, 432 Цивільного кодексу України, ст. 176
Кримінального кодексу України.
