Працівниця змінила прізвище: дії кадровика

Підстава для внесення змін

Працівниця, яка вийшла заміж і змінила прізвище, не має сповіщати про це роботодавця одразу після весілля. Жінці спочатку слід підготувати документи. А саме, отримати:

— паспорт на нове прізвище;

— реєстраційний номер облікової картки платника податків з новим прізвищем.

Тільки після цього працівниця має надати роботодавцю:

заяву про зміну прізвища;

копії документів, що підтверджують таку зміну (копії свідоцтва про шлюб, паспорта з новим прізвищем, реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем).

Зверніть увагу, трудове законодавство не зобов’язує працівницю подавати заяву на зміну прізвища. Тому формально можна обмежитись лише отриманням копій документів, що підтверджують таку зміну. Але у такому разі бажано, щоб на копіях цих документів були проставлені дати їх подання/отримання, а також підписи працівниці та відділу кадрів.

Проте якщо роботодавець схильний до того, щоб все ж таки мати заяву про зміну прізвища від працівниці, наведемо зразок оформлення такого документа на рис. 1.

img 1

Рис. 1. Зразок заяви про зміну прізвища працівниці в облікових даних підприємства

При складанні заяви зверніть увагу на такий момент. У біометричному паспорті орган, який його видав, позначають 4 цифрами (наприклад, «6317»). У той час як у заяві його слід розшифрувати. Зробити це можна на офіційному сайті Державної міграційної служби України (dmsu.gov.ua) у розділі «Сервіси» → «Коди терпідрозділів».

Після того як відділ кадрів отримає копії вказаних вище документів, кадровики звіряють їх з оригіналами й засвідчують належним чином. А саме: особа, яка засвідчує копії, ставить відмітку «Згідно з оригіналом», вказує назву своєї посади, ініціали та прізвище, підпис та дату засвідчення копії.

Після цього заяву реєструють в журналі вхідної документації (проставляють на ній вхідний номер та дату реєстрації).

Далі керівник видає наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів у зв’язку із зміною прізвища працівниці (належить до наказів по особовому складу). Наведемо зразок такого наказу на рис. 2.

img 2

Рис. 2. Зразок наказу про внесення змін до облікових даних працівниці

На підставі наказу (розпорядження) відділ кадрів вносить зміни до кадрових документів підприємства: трудового договору (контракту) (за наявності), трудової книжки, особової картки, особової справи (за наявності), табеля обліку робочого часу, графіка відпусток.

Зауважте, датою внесення змін до облікових документів підприємства буде дата видання наказу про внесення таких змін.

Трудовий договір (контракт)

Чинне трудове законодавство не встановлює порядок внесення змін у разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові. На наш погляд, можна оформити зміни окремим документом у вигляді додатка до трудового договору.

Зауважимо, що існує думка: у разі зміни працівником прізвища (імені, по батькові) зміни до трудового договору вносити не потрібно. Достатньо додати до нього копії документів, що засвідчують ці зміни. Така позиція ґрунтується на тому, що зміна імені не тягне за собою припинення або зміни трудових прав працівника, набутих ним під колишнім ім’ям.

Трудова книжка

Наразі триває перехід на електронний облік трудової діяльності (почався ще 10.06.2021). У зв’язку з цим трудова книжка працівниці на момент зміни її прізвища:

— або може й досі зберігатися у роботодавця;

— або була видана працівниці на руки (відомості про її трудову діяльність вже передані до Реєстру застрахованих осіб через портал Пенсійного фонду).

Розглянемо кожний із цих випадків.

Трудова книжка у роботодавця. Якщо трудова книжка ще й досі зберігається у роботодавця (відомості про трудову діяльність працівниці ще не внесені до Реєстру застрахованих осіб), він має продовжувати вести таку трудову книжку відповідно до вимог Інструкції № 58*.

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Нагадаємо, що п. 2.13 цієї Інструкції вимагає від роботодавця за останнім місцем роботи працівника вносити коригування до його трудової книжки у разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові.

Це робиться таким чином:

— на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки однією рискою закреслюють колишнє прізвище працівниці, а поруч записують нові дані;

— на внутрішньому боці обкладинки роблять посилання на документ, що став підставою для внесення змін (у нашому випадку свідоцтво про шлюб), зазначають його номер і дату видачі, а також найменування органу, який його видав. Засвідчують такий запис (1) або підписом керівника та печаткою юрособи, (2) або підписом спеціально уповноваженої особи і печаткою відділу кадрів.

Наведемо зразок, як правильно змінити прізвище у зв’язку з укладенням шлюбу у трудовій книжці працівниці, на рис. 3.

img 3

Рис. 3. Як змінити прізвище працівниці у зв’язку з укладенням шлюбу в трудовій книжці

Зверніть увагу, зазначені зміни необхідно внести не тільки до трудової книжки, але й до її вкладиша (за його наявності).

Трудова книжка у працівниці. Якщо трудова книжка працівниці була відсканована, та відомості про трудову діяльність, вказані в ній, були передані до Реєстру застрахованих осіб через портал ПФУ, то в такому разі роботодавець:

— вже не повинен окремо вносити через портал Пенсійного фонду відомості про зміну прізвища працівниці (такої підстави не вказано у абз. 8, 9 п. 6 Порядку № 11-1*). Цю інформацію ПФУ отримає з додатка Д1 Об’єднаної звітності, поданої за квартал, в якому було видано наказ про зміну облікових даних;

* Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.

— за вимогою працівниці зобов’язаний внести до її паперової трудової книжки відомості про зміну прізвища (як це зробити — див. вище). Після цього трудову книжку він все одно повертає жінці.

В той же час працівниця може самостійно повідомити Пенсійний фонд щодо зміни прізвища (за бажанням). Для цього їй потрібно подати до ПФУ анкету (додаток 2 до Положення № 10-1*) та документи, що підтверджують зміну даних.

* Положення про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затверджене постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1 .

Особова картка

На жаль, правила внесення виправлень до кадрових документів працівника законодавством не визначені. Це питання підприємство врегульовує своїми внутрішніми документами. Наприклад, використовуючи ті ж самі правила, які встановлено для трудових книжок.

Тому зазвичай у п. 1 розд. I «Загальні відомості» особової картки працівниці (типова форма картки П-2, затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656) однією рискою закреслюють її колишні дані, а поруч (або вище) вписують нові.

У полі Особової картки поряд з унесеними змінами або нижче в графі «Додаткові відомості» особа, яка вносила зміни, зазначає реквізити документа, на підставі якого вони були внесені, проставляє дату внесення змін і свій підпис.

Також слід відкоригувати дані про сімейний стан працівниці в п. 10 «Родинний стан», а реквізити нового паспорта — в п. 12 розд. I.

Якщо на підприємстві ведеться облік особливих категорій працівників (особи з інвалідністю, чорнобильці, військовозобов’язані тощо), потрібно зазначити відомості про зміну прізвища працівниці й в таких формах обліку.

Деякі кадровики у разі, якщо працівниця змінила прізвище, заповнюють на неї нову особову картку з уже зміненими особистими даними працівника, роблячи при цьому і в старій, і в новій особовій картці запис про те, що особову картку було замінено у зв’язку зі зміною прізвища.

На нашу думку, такий варіант недоцільний, оскільки необхідно буде зберігати по одній працівниці дві особові картки (стару і нову).

Особова справа

Особові справи формуються в обов’язковому порядку на працівників, код посади яких за Класифікатором професій* починається з цифр 1 — 4 (керівники, менеджери, службовці тощо).

* Класифікатор України «Класифікатор професій» ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327.

Якщо працівниця, яка змінила прізвище, займає таку посаду, то до її особової справи слід долучити засвідчені у встановленому порядку:

— копію наказу (розпорядження) про внесення змін до облікових даних працівниці;

— копію паспорта працівниці з новим прізвищем;

— копію її свідоцтва про шлюб.

Саму зміну прізвища працівниці слід відобразити у внутрішньому описі особової справи, на її титульному аркуші та в доповненні до особового листка з обліку кадрів. А саме, закреслити попереднє прізвище і вписати нове. Засвідчувати виправлення підписом особи, яка його провела, не потрібно.

Інші облікові документи

Як ми вже зазначили вище, чинними нормативними актами не визначено порядок унесення змін до облікових документів працівників. Тому для того, щоб змінити прізвище працівниці у Табелі обліку робочого часу або у графіку відпусток, використовують ті ж самі правила, які встановлено для трудових книжок. А саме: попереднє прізвище працівниці закреслюють та поряд вписують нове, проставляють дату внесення змін, реквізити документа-підстави та підпис особи, відповідальної за ведення кадрової документації.

Висновки

  • Для зміни прізвища в облікових документах працівниця має подати заяву і копії документів (свідоцтва про шлюб, паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем).
  • Керівник видає наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів у зв’язку із зміною прізвища працівниці.
  • На титульному аркуші трудової книжки однією рискою закреслюють колишнє прізвище працівниці, а поруч записують нові дані. Зміни затверджують підписом відповідальної особи і печаткою.
  • Аналогічним чином вносять зміни в інші облікові документи.

За матеріалами сайту i.factor.ua

Інше