Працівниця змінила прізвище: як заповнити Об’єднану звітність

Чи показувати зміну прізвища в додатку Д5

Додаток Д5 до Об’єднаної звітності заповнюють лише за наявності певних подій у звітному місяці. Їх вичерпний перелік наведено в п. 5 розд. IV Порядку № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом МФУ від 13.01.2015 № 4.

Це:

— укладання або розірвання трудового договору з працівником;

— переміщення працівника з одного структурного підрозділу до іншого;

— переведення працівника на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника ЄСВ;

— працівника призначено на нову посаду;

— надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

— надання працівнику відпустки по догляду за дитиною до 3 (6) років.

Як бачите, такої причини, як зміна прізвища, у п. 5 розд. IV Порядку № 4 не зазначено. Тому таку інформацію у додатку Д5 не відображають.

Зовсім інша справа — додаток Д1.

Заповнюємо додаток Д1

Щоб змінити прізвище працівниці в Реєстрі застрахованих осіб, роботодавцю достатньо при формуванні Об’єднаного звіту за відповідний квартал у додатку Д1 за місяць, в якому було видано наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових документів підприємства, та у всіх Д1 наступних місяців навести її нове прізвище (у гр. 11).

Адже Пенсійний фонд використовує дані про фізичну особу саме з останнього звіту, поданого страхувальником.

Заповнюємо додаток 4ДФ

А ось у додатку 4ДФ такого реквізиту, як «Прізвище, ім’я, по батькові» взагалі немає. Працівників тут відображають лише за реєстраційними номерами їх облікової картки. А він після зміни прізвища залишається тим самим.

Тому роботодавець, подаючи додаток 4ДФ, не повинен повідомляти податківців про зміну прізвища працівницею. Це робить сама працівниця, коли вносить зміни до облікової картки платника податків.

Нюанс. Якщо працівниця отримує зарплату в безготівковій формі, то їй потрібно замінити банківську картку.