Приймаємо на роботу на 0,25 ставки: документальне оформлення

Так, від працівника потрібна заява про прийняття на роботу. А на її підставі слід видати відповідний наказ. Далі детальніше.

Неповний час

Чи згадувати у заяві та наказі таке поняття, як 0,25 ставки, чи 25 % окладу? Вважаємо, що ні. Це побутовий термін. А у документообігу оперуємо поняттями «неповний робочий час» та «оплата пропорційно відпрацьованому часу».

Тим паче, що законодавство вимагає до початку роботи ознайомити працівника із правилами внутрішнього трудового розпорядку, або умовами встановлення режиму роботи, тривалістю робочого часу і відпочинку. Про це йдеться у п. 5 ч. 1 ст. 29 КЗпП.

Також наказ про прийняття на роботу типової форми № П-1* містить такі обов’язкові реквізити, як «тривалість робочого дня (тижня) при роботі з неповним робочим часом».

* «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу» (типова форма № П-1), затверджений наказом Держстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489.

Заява

Працівник має надати заяву. У ній він, зокрема, зазначає основні моменти роботи:

— основне місце роботи чи сумісництво;

— режим роботи: неповний робочий час (день, тиждень, їх поєднання), робочі дні тижня та робочі години у ці дні;

— відділ, посаду;

— дату прийняття на роботу. (ср. USER_SHOW_ID)

Наприклад, формулювання може бути таким:

«Прошу прийняти мене на роботу за основним місцем роботи на умовах неповного робочого дня тривалістю 2 години на день з 10:00 до 12:00 з понеділка по п’ятницю, до відділу інформаційних технологій на посаду інженера із застосування комп’ютерів з 08.08.2023 року»

Готовий для використання бланк заяви та приклад її заповнення ви знайдете за посиланням: i.factor.ua/ukr/journals/kd/2022/november/issue-1/article-123200.html.

Наказ

Наказ про прийняття на роботу на умовах неповного робочого часу фактично містить ту ж інформацію, що і заява працівника. Формулювання має бути приблизно таким:

При цьому маємо поширене запитання. Який оклад правильно вказувати у наказі: повний на цілу одиницю чи одразу той, який належить працівникові пропорційно зайнятості, чи взагалі просто зазначити «згідно зі штатним розписом»?

Відповідаємо: в наказ про прийняття на роботу потрібно вказати розмір повного посадового окладу, передбачений штатним розписом за відповідною посадою на момент прийняття. Тобто на повну штатну одиницю. Водночас окремо у наказі потрібно зазначити, що оплата праці здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку (ч. 2 ст. 56 КЗпП).

Формулювання «згідно за штатним розписом» вважаємо некоректним

Далі наведемо кілька аргументів.

По-перше, відповідно до п. 7 глави 10 розд. ІІ Правил № 1000* у разі призначення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу, розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

По-друге, наказ за типовою формою № П-1 теж містить поля для розміру окладу (тарифної ставки) в гривнях з копійками, а також розміру надбавок і доплат.

І врешті-решт, по-третє, згадаємо припис ч. 1 ст. 29 Закону про оплату праці*. Ним передбачено, що при укладанні з працівником трудового договору (контракту) роботодавець доводить до його відома умови оплати праці, розміри, порядок і строки виплати заробітної плати, підстави, згідно з якими можуть провадитися відрахування у випадках, передбачених законодавством.

* Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР.

Звісно, у згаданій нормі йдеться про трудовий договір. То ж до чого тут наказ? А до того, що більшість роботодавців укладають усний трудовий договір. Законодавчо це не заборонено (за винятком випадків, коли додержання письмової форми є обов’язковим згідно з ч. 1 ст. 24 КЗпП).

У разі укладання трудового договору в усній формі наказ про прийняття на роботу є його складовою і єдиним письмовим підтвердженням угоди. Тож аби виконати вимоги законодавства (довести до працівника всю необхідну інформацію), слід зазначити конкретний розмір окладу в наказі.

Водночас на практиці варіант із формулюванням «оклад згідно зі штатним розписом» досить широко використовується. Для прихильників такого варіанта маємо рекомендацію. Ознайомте працівника з його посадовим окладом, який вказаний у штатному розписі за відповідною посадою на момент прийняття працівника. Це можна зробити окремим письмовим повідомленням, оформленим у довільній формі. Так ви виконаєте вимоги законодавства.

Висновки

• У заяві про прийняття на роботу працівник має зазначити, зокрема, режим роботи: неповний робочий час (день, тиждень, їх поєднання), робочі дні тижня та робочі години у ці дні.
• У наказі про прийняття на роботу зазначають ту ж інформацію, що й у заяві. А також розмір повного окладу на цілу ставку за відповідною посадою згідно зі штатним розписом, плюс інформацію про те, що праці здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку.
• Трудовий договір може бути укладено в письмовій чи усній формі. Випадки обов’язкового оформлення письмового трудового договору передбачені ч. 1 ст. 24 КЗпП.
• Якщо в наказі зазначаєте «оклад згідно зі штатним розписом», то оформіть окреме письмове повідомлення для працівника із зазначенням конкретного розміру його окладу на момент прийняття.