Что нужно знать о штатно-должностной книге: детальный обзор и практические советы
Штатно-должностная книга — это важный документ, который помогает предприятиям вести учет сотрудников и их должностей. Хотя ведение этой книги не является обязательным по закону, её использование значительно упрощает управление персоналом, особенно на крупных предприятиях.
📚 Что такое штатно-должностная книга и зачем она нужна?
Штатно-должностная книга — это рабочий учетный документ, который ведется службой персонала или кадровой службой предприятия. Она служит для оперативного учета информации о сотрудниках, их должностях, а также о изменениях в структуре предприятия или в штатном расписании.
В отличие от штатного расписания, которое отображает информацию о штатных единицах (количество должностей, оклады и другие показатели), штатно-должностная книга фокусируется на конкретных сотрудниках и их индивидуальных характеристиках. Это делает её незаменимым инструментом для управления персоналом, позволяя быстро получить доступ к необходимой информации.
📄 Структура и оформление штатно-должностной книги
Книга делится на разделы, которые соответствуют наименованиям структурных подразделений предприятия, что упрощает её использование. Если на предприятии отсутствуют структурные подразделения, разделы книги можно организовать по функциональному принципу, например: «Управление», «Финансы», «Кадры», «Маркетинг» и т.д.
Каждый раздел книги должен начинаться с нового разворота, что позволяет оставить несколько свободных строк для внесения изменений в будущем. Это важно, поскольку изменения в штатном расписании или кадровые изменения могут происходить достаточно часто.
Записи в книгу следует вносить сразу после издания приказа о приеме, переводе или увольнении сотрудника. Это обеспечивает актуальность данных и облегчает их дальнейший анализ.
✏️ Практические аспекты ведения книги
Поскольку штатно-должностная книга является оперативным документом, записи в ней можно делать карандашом. Это позволяет легко исправлять информацию в случае изменений, таких как:
- Изменение размера должностного оклада.
- Перевод сотрудника на другую должность.
- Предоставление надбавок или доплат.
Если сотрудник увольняется или переводится на другую работу, данные о нём стираются, а на их месте записывается информация о новом сотруднике.
🔧 Преимущества ведения штатно-должностной книги
- Оперативность: Книга позволяет быстро вносить изменения в учетные данные, что важно для эффективного управления персоналом.
- Удобство: Легкий доступ к информации о каждом сотруднике и его должности.
- Актуальность: Благодаря простоте внесения изменений, информация всегда остаётся актуальной.
📝 Что учитывать при ведении книги?
- Регулярное обновление: Чтобы обеспечить актуальность данных, записи в книге должны регулярно обновляться, особенно после внесения изменений в штатное расписание или кадровые перемещения.
- Сохранение истории: Несмотря на то, что информация может стираться, важно сохранять историю изменений в отдельных документах или в электронном виде.
- Конфиденциальность: Поскольку книга содержит персональные данные, важно соблюдать правила их защиты.
Штатно-должностная книга — это полезный инструмент для управления персоналом, который позволяет эффективно вести учет сотрудников и их должностей. Несмотря на то, что её ведение не является обязательным, она может стать незаменимой частью кадровой документации предприятия, обеспечивая актуальность и оперативность в работе с персоналом.
