8.8. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
Основанием для начисления основной заработной платы работающим с почасовой оплатой труда являются табели учета использования рабочего времени.
Для работников-сдельщиков начисление основной заработной платы осуществляется в первичных документах по учету выработки. Кроме того, для оплаты труда таких работников по среднему заработку используются и данные табелей.
Документами, подтверждающими сумму расходов на оплату труда работников, состоящих в трудовых отношениях с предприятием, являются расчетные и расчетно- платежные ведомости. В них непосредственно рассчитываются суммы, подлежащие начислению, удержанию и выплате работникам за отчетный период (месяц).
Расчетно-платежные ведомости типовых форм № П-6 и № П-7 (утверждены прика-
зом № 489 [146]) применяются для расчета заработной платы работников предприятия. При этом ведомость типовой формы № П-6 используется для начисления заработной платы конкретному работнику, а ведомость по форме № П-7 содержит сводную информацию о сумме заработной платы, начисленной в отчетном месяце всем работникам предприятия. Кроме того, в упомянутых формах производится расчет удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки.
В расчетно-платежных ведомостях все виды начислений распределены по составляющим фонда оплаты труда, которые определяются в соответствии с Инструкцией № 5 [150].
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия и могут
применяться для расчета заработной платы всем категориям работающих.
Следует отметить, что типовые формы № П-6 и № П-7, в названии которых содержится слово «платежная», на самом деле не являются платежными документами, поскольку не содержат места для подписи работников, подтверждающей получение причитающихся им сумм. Для выплаты заработной платы (аванса) используется ведомость на выплату денег.
8.9. ВЫПЛАТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
Формы, сроки и периодичность выплаты заработной платы предусмотрены ст. 23 и 24 Закона об оплате труда [48].
Выплата заработной платы работникам предприятий Украины осуществляется в денежных знаках, которые имеют законное обращение на территории Украины.
Коллективным договором как исключение может быть предусмотрена частичная выплата заработной платы в натуральной форме (по ценам не выше себестоимости) в размере, который не превышает 50 % начисленной за месяц заработной платы, в тех отраслях или по тем профессиям, где такая выплата, эквивалентная стоимости оплаты труда в денежном выражении, является обычной или желанной для работников, кроме товаров, перечень которых установлен КМУ (постановление № 244 [168]).
Заработная плата выплачивается работникам регулярно в рабочие дни в сроки,
установленные в коллективном договоре, но не реже двух раз в месяц через промежуток времени, который не превышает 16 календарных дней.
В случае если день выплаты заработной платы совпадает с выходным или нерабо-
чим днем, заработная плата выплачивается накануне.
Для выплаты заработной платы работникам используют Ведомость на выплату денег (приложение 1 к Положению № 637 [116]) или расходные кассовые ордера (РКО).
Необходимость применения Ведомости на выплату денег предусмотрена Положением № 637 [116]. Она, наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания, является кассовым документом (п. 1.2 Положения № 637 [116]).
Согласно п. 3.4 Положения № 637 [116] Ведомость, как и РКО), применяют для выдачи наличности из кассы:
— на выплату заработной платы (основное применение);
— для осуществления других выплат как работникам, так и лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях (например, благотворительной помощи, больничных и т. п.).
При этом выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной Ведомости (п. 3.5 Положения № 637 [116]). Кроме того, как правило, отдельные Ведомости открывают на каждый вид выплат.
Выплату зарплаты по действующим в настоящее время типовым формам по учету
расчетов по зарплате документируют так.
Этап 1: бухгалтер рассчитывает сумму к выдаче в Расчетно-платежной ведомости работника (типовая форма № П-6).
Этап 2: бухгалтер переносит рассчитанную сумму в Ведомость на выплату денег (приложение 1 к Положению № 637 [116]). Если зарплату выплачивают по РКО (без использования Ведомости на выплату денег), то сумму к выдаче переносят в РКО (п. 3.8 Положения № 637 [116]).
Этап 3: кассир выплачивает из кассы причитающиеся работникам суммы на основании Ведомости на выплату денег или РКО. Если зарплату выплачивают по Ведомости, то в день закрытия Ведомости на общую сумму средств, выплаченную по ней, бухгалтер составляет РКО, а кассир отражает это в Кассовой книге.
Обратите внимание: согласно абз. 2 п. 2.10 Положения № 637 [116] в кассе предприятия можно хранить выручку сверх установленного предприятию лимита для осуществления выплат, которые относят к фонду оплаты труда, в течение 3 рабочих дней со дня наступления сроков в сумме, указанной в переданной в кассу Ведомости на выплату денег. Таким образом, чтобы в этом случае выручка, направленная на выплату зарплаты, не учитывалась, для определения превышения лимита необходимо наличие в кассе Ведомости на выплату денег.
Ведомость на выплату денег оформляют в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия и затем передают в кассу для осуществления соответствующих выплат.
При получении Ведомости на выплату денег кассир обязан проверить наличие на Ведомости и подлинность разрешительной надписи руководителя предприятия или лиц, которые им уполномочены (п. 3.12 Положения № 637 [116]).
Важно помнить! Исправления в Ведомости на выплату денег запрещаются (п. 3.10 Положения № 637 [116]). Причем сотрудники налогового ведомства при проверке определяют правильность заполнения всех реквизитов Ведомости и считают недопустимыми исправления, зачеркивания в них. Поэтому во избежание конфликтных ситуаций при составлении Ведомости необходимо учитывать подобную позицию проверяющих.
Приведем перечень основных реквизитов Ведомости на выплату денег и порядок их заполнения в табл. 8.26.
Таблица 8.26
Порядок заполнения основных реквизитов Ведомости на выплату денег
| Реквизит Ведомости на выплату денег | Порядок заполнения |
| «Найменування підприємства (установи, організації)» | Указывают наименование предприятия, выплачивающего наличные из кассы |
| «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» | Указывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины |
| «Структурний підрозділ підприємства (установи, організації)» | Указывают наименование цеха (отдела), работникам которого выплачивают зарплату (другие доходы) по данной Ведомости |
| «До відомості №» | Указывают номера Расчетно-платежных ведомостей работников (типовая форма № П-6), на основании которой составлена Ведомость. Несмотря на то что в Ведомости (типовая форма № П-6) не предусмотрен реквизит для заполнения номера, при необходимости его можно ввести |
| «У касу для оплати в строк з до 20 р.» | Указывают временной интервал (день, месяц, год), в течение которого должна быть выплачена заработная плата (другие доходы). Заполняя данный реквизит, после слова «до» указывают день, следующий за предельным сроком выплаты зарплаты. Напомним: в соответствии с п. 2.10 Положения № 637 [116] предприятия имеют право хранить в кассе наличные, полученные в банке для выплат, входящих в фонд оплаты труда, а также пенсий, стипендий и дивидендов, в сумме сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличных в банке. Кроме того, в течение 3 рабочих дней можно также хранить выручку, которую направляют для осуществления таких выплат в сумме, указанной в переданной в кассу Ведомости. Что касается наличных, полученных для выплаты больничных и других выплат, которые не включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5 [150] и не выданы из кассы, то предприятие должно сдать их в банк (если их сумма превышает установленный лимит кассы) не позднее следующего рабочего дня банка после получения наличных, т. е. денежные средства могут храниться в кассе 2 дня (письмо НБУ от 13.05.2005 г. № 11-113/1569-4857) |
| «У сумі ( грн. коп.)» | Указывают общую сумму заработной платы и других доходов, которые будут выплачены по данной Ведомости, прописью и цифрами |
| «Керівник» | Ведомость подписывают руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем (п. 3.4 Положения № 637 [116]) |
| «Головний бухгалтер» | Ведомость подписывают руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем (п. 3.4 Положения № 637 [116]) |
| «Кореспондуючий рахунок: рахунок, субрахунок» | Указывают дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Касса» |
| «Відомість на виплату грошей №» | Указывают порядковый номер Ведомости |
| «за 20 р.» | Указывают период, за который выплачивают зарплату |
| «Кількість аркушів» | Указывают общее количество страниц Ведомости. Если Ведомость имеет несколько страниц, на 2 странице и далее над таблицей следует печатать текст: «Вставний аркуш до додатка № » |
| «За цією відомістю виплачено гривень (грн. коп.)» | Указывают общую сумму выданной зарплаты прописью и цифрами |
| «і депоновано гривень ( грн. коп.)» | Указывают общую сумму депонированной зарплаты прописью и цифрами |
| «Табельний номер», гр. 2 табличной части | Указывают табельный номер получателей денежных средств |
| «Прізвище, ім’я, по батькові», гр. 3 табличной части | Указывают фамилию, имя и отчество получателей денежных средств |
| «Сума», гр. 4 табличной части | Указывают сумму заработной платы (другого дохода), причитающейся конкретному работнику «на руки» |
| «Підпис про одержання», гр. 5 табличной части | Физическое лицо расписывается в данной графе, используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета, подтверждая получение им зарплаты или другого причитающегося дохода. Выдачу заработной платы кассир осуществляет только лицу, указанному в Ведомости (п. 3.6 Положения № 637 [116]). Однако возможна выдача зарплаты по доверенности (в тех случаях, когда работник не может сам получить причитающуюся ему заработную плату, в том числе когда он не может расписаться собственноручно в связи с болезнью или по другим уважительным причинам). В случае выплаты заработной платы по доверенности перед подписью о получении денег кассир делает запись: «За довіреністю». Если работник не получил заработную плату, то в этой графе кассир делает запись или проставляет оттиск штампа «Депоновано» |
| «Примітки», гр. 6 табличной части | При необходимости указывают номер, серию, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств. Если лицо получает наличные по доверенности, то указывает реквизиты доверенности. Доверенность прилагается к Ведомости |
| «Відомість склав (підпис, прізвище, ініціали)» | Подписи кассира, выплатившего заработную плату и другие доходы, бухгалтера, составившего и проверившего Ведомость. В случае если Ведомость имеет несколько страниц, то реквизиты «Відомість склав» и «Відомість перевірив» печатаются на последней странице |
| «Відомість перевірив (підпис, прізвище, ініціали)» | Подписи кассира, выплатившего заработную плату и другие доходы, бухгалтера, составившего и проверившего Ведомость. В случае если Ведомость имеет несколько страниц, то реквизиты «Відомість склав» и «Відомість перевірив» печатаются на последней странице |
| Итоговая строка (вписывается самостоятельно) | После последней записи в Ведомости необходимо заполнить итоговую строку, назвав ее, например, «Итого», в которой указывают общую сумму по Ведомости. Если Ведомость имеет несколько страниц, то итоговую строку можно заполнять в конце каждой страницы |
После выплаты заработной платы или по истечении установленного срока выплаты
кассир должен (п. 3.9 Положения № 637 [116]):
1) в Ведомости напротив фамилий лиц, которые не получили заработную плату, в графе 5 «Підпис про одержання» проставить штамп или сделать запись: «Депоновано»;
2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы, подлежащую депонированию (прописью и цифрами), в полях «За цією відомістю виплачено гривень ____ (___ грн. ___ коп.)» и «і депоновано гривень _____ (_____ грн. ___ коп.)» перед таблицей, сверить эти суммы с общим итогом по Ведомости. После того как все реквизиты Ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;
3) при наличии депонированных сумм составить Реестр депонированной заработ-
ной платы, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной зарплате по каждой неполученной сумме отдельно;
4) сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией РКО на фак-
тически выданную сумму по Ведомости.
Бухгалтер предприятия проверяет записи, произведенные кассиром в Ведомости, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ней сумм. На общую сумму выплаченной зарплаты бухгалтер оформляет один общий РКО. Невыданную зарплату сдают в банк для зачисления на текущий счет предприятия (если их сумма превышает установленный лимит кассы) или можно выдать на другие нужды предприятия (например, на хознужды, на командировку и др.).
Обратите внимание: согласно п. 3.5 Положения № 637 [116] для определения остатка наличных в кассе не учитываются данные Ведомости, в которых выдача наличных из кассы не подтверждена подписью получателя.
Пример заполнения ведомости:
8.10. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ НАЧИСЛЕНИЙ И УДЕРЖАНИЙ ПО ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ
Обобщение информации о расчетах с персоналом предприятия по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и т. п.), а также о расчетах по не полученной персоналом в установленный срок сумме оплаты труда (расчеты с депонентами) в соответствии с Инструкцией о применении Плана счетов [137] осуществляется на счете 66 «Расчеты по выплатам работникам».
Счет 66 «Расчеты по выплатам работникам» имеет такие субсчета:
661 «Расчеты по заработной плате»;
662 «Расчеты с депонентами»;
663 «Расчеты по прочим выплатам».
По кредиту счета 66 «Расчеты по выплатам работникам» отражаются начисленная работникам предприятия основная и дополнительная заработная плата, премии, пособие по временной нетрудоспособности, другие подлежащие начислению работникам выплаты, по дебету — выплата основной и дополнительной заработной платы, премий, пособия по временной нетрудоспособности и т. п.; стоимость полученных материалов, продукции и товаров в счет заработной платы (погашение задолженности перед работниками по другим выплатам); удержание налога с доходов физических лиц, отчисления на общеобязательное государственное социальное страхование, платежи по исполнительным документам и другие удержания с выплат работникам.
Задолженность предприятия по выплатам работникам в случае получения предприятием наличности для выплаты через кассу предприятия и неполучения ее работниками в установленный срок отражается по дебету субсчетов 661 «Расчеты по заработной плате» и 663 «Расчеты по прочим выплатам» и кредиту субсчета 662 «Расчеты с депонентами».
На субсчете 663 «Расчеты по прочим выплатам» ведется учет расчетов по выплатам, не относящимся к фонду оплаты труда, в частности пособие по частичной безработице, пособие по временной нетрудоспособности.
Аналитический учет расчетов ведется по каждому работнику, видам выплат и удержаний.
Расходы на оплату труда являются одним из основных элементов расходов операционной деятельности предприятия. Для отражения таких расходов в бухгалтерском учете следует руководствоваться действующими П(С)БУ.
Перечень расходов, к которым относится начисленная заработная плата, приведен в табл. 8.27.
Таблица 8.27
Расходы на оплату труда различных категорий работников предприятия
| Расходы на оплату труда | Объект отнесения | Нормативный документ | Счет (субсчет) бухгалтерского учета расходов (Дебет… — Кредит 661) |
| Заработная плата работников, занятых установкой, монтажом, наладкой основных средств, а также доведением основных средств до состояния, пригодного для использования в запланированных целях | Первоначальная стоимость объекта основных средств | п. 8 П(С)БУ 7 [7] | 15 (субсчета 151, 152, 153) → 10, 11 |
| Заработная плата работников, занятых изготовлением основных средств | Первоначальная стоимость объекта основных средств | п. 11 П(С)БУ 7 [7], пп. 11 и 13 П(С)БУ 16 [16] | 15 (или 23 → 15) → 10, 11 |
| Заработная плата работников, занятых улучшением объекта основных средств (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т. п.), приводящим к увеличению будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от использования объекта | Увеличение первоначальной стоимости объекта основных средств | п. 14 П(С)БУ 7 [7] | 15 (или 23 → 15) → 10, 11 |
| Заработная плата работников, занятых доведением нематериального актива до состояния, пригодного для использования в запланированных целях | Первоначальная стоимость нематериального актива | п. 11 П(С)БУ 8 [8] | 154 12 |
| Заработная плата работников, занятых созданием нематериального актива | Первоначальная стоимость нематериального актива | п. 17 П(С)БУ 8 [8] | 154 (или 23 → 154) → 12 |
| Заработная плата работников, связанных с усовершенствованием нематериального актива и повышением его возможностей и срока использования, которые будут содействовать увеличению первоначально ожидаемых будущих экономических выгод | Увеличение первоначальной стоимости нематериального актива | п. 18 П(С)БУ 8 [8] | 154 (или 23 → 154) → 12 |
| Заработная плата работников, выполняющих погрузочноразгрузочные работы и транспортировку запасов, а также занятых доведением запасов до состояния, пригодного для использования в запланированных целях | Первоначальная стоимость запасов | п. 9 П(С)БУ 9 [9] | 20, 22, 28 |
| Заработная плата работников, занятых изготовлением запасов | Первоначальная стоимость запасов | п. 10 П(С)БУ 9 [9], пп. 11 и 13 П(С)БУ 16 [16] | 23 → 20, 22, 28 |
| Заработная плата производственного персонала, занятого изготовлением продукции (работ, услуг), которую можно непосредственно отнести к конкретному объекту расходов (прямая зарплата работников) | Производственная себестоимость продукции (работ, услуг) | пп. 11 и 13 П(С)БУ 16 [16] | 23 → 25, 26, 27, 903 |
| Заработная плата производственного персонала, занятого изготовлением продукции (работ, услуг), которую невозможно непосредственно отнести к конкретному объекту расходов (косвенная зарплата работников), а также заработная плата общепроизводственного персонала, занятого управлением производством, обслуживанием производственного процесса, усовершенствованием технологии и организации производства и т. п. | Общепроизводственные расходы (постоянные или переменные) | п. 15 П(С)БУ 16 [16] | 91 → 23, 90 (распределение) |
| Заработная плата административного персонала, занятого обслуживанием и управлением предприятия | Административные расходы | п. 18 П(С)БУ 16 [16] | 92 → 791 |
| Заработная плата персонала, занятого реализацией (сбытом) продукции (товаров, работ, услуг) | Расходы на сбыт | п. 19 П(С)БУ 16 [16] | 93 → 791 |
| Заработная плата работников, занятых исследованиями и разработками | Прочие операционные расходы | п. 9 П(С)БУ 8 [8], п. 20 П(С)БУ 16 [16] | 941 → 791 |
| Оплата дней временной нетрудоспособности за счет средств предприятия, заработная плата персонала объектов социальнокультурного назначения (ЖКХ, детские сады) | Прочие операционные расходы | п. 20 П(С)БУ 16 [16] | 949 → 791 |
| Заработная плата работников, участвовавших в ликвидации основных средств | Прочие расходы | п. 34 П(С)БУ 7 [7] | 976 → 793 |
В состав расходов, перечисленных в табл. 8.27, включаются и начисленные на соответствующую сумму заработной платы взносы в фонды социального страхования.
Если предприятие ведет учет расходов деятельности с использованием счетов класса 8 «Расходы по элементам», то расходы на оплату труда персонала группируются на счете 81 «Расходы на оплату труда».
Счет 81 «Расходы на оплату труда» имеет следующие субсчета (табл. 8.28):
Таблица 8.28
Счет 81 «Расходы на оплату труда»
| Код субсчета | Наименование субсчета | Содержание информации, обобщаемой на субсчете |
| 811 | «Выплаты по окладам и тарифам» | Расходы на выплату основной заработной платы персоналу в соответствии с системой оплаты труда, принятой на предприятии |
| 812 | «Премиии поощрения» | Расходы на выплату дополнительной заработной платы(премии, поощрения и т. п.) персоналу в соответствии с системой оплаты труда, принятой на предприятии |
| 813 | «Компенсационные выплаты» | Расходы на гарантийные и компенсационные выплаты персоналу, связанные с индексацией заработной платы,с задержкой выплаты заработной платы и т. д., в порядке и размерах, предусмотренных законодательством |
| 814 | «Оплата отпусков» | Расходы на оплату ежегодных отпусков персоналу предприятия или ежемесячных отчислений на создание обеспечения предстоящих оплат отпусков |
| 815 | «Оплата прочего неотработанного времени» | Расходы на выплаты персоналу предприятия за неотработанное время, предусмотренные законодательством |
| 816 | «Прочие расходы на оплату труда» | Другие расходы на оплату труда, признаваемые элементами расходов на оплату труда |
Сгруппированные расходы на оплату труда с кредита счета 81 списываются в дебет счета (субсчета):
Вариант 1 — предприятием применяются только счета класса 8 «Расходы по элементам»:
— 23 «Производство» — в части расходов на оплату труда производственного и общепроизводственного персонала;
— 791 «Результат операционной деятельности» — в части расходов на оплату труда прочего персонала предприятия.
Вариант 2 — предприятием применяются одновременно счета классов 8 «Расходы по элементам» и 9 «Расходы деятельности»:
— 23 «Производство» — в части расходов на оплату труда производственного персонала;
— 91 «Общепроизводственные расходы» — в части расходов на оплату труда общепроизводственного персонала;
— 92 «Административные расходы» — в части расходов на оплату труда административного персонала;
— 93 «Расходы на сбыт» — в части расходов на оплату труда персонала, занимающегося сбытом продукции;
— 94 «Прочие расходы операционной деятельности» — в части расходов на оплату труда персонала, занятого в прочей операционной деятельности предприятия.
Если предприятие применяет только счета класса 9 «Расходы деятельно-
сти», то нет необходимости в «транзите» сумм расходов на оплату труда через суб-
счета счета 81 «Расходы на оплату труда». В этом случае расходы предприятия на оплату труда списываются в порядке, представленном в гр. 4 таблицы 8.25.
Для отражения в бухгалтерском учете сумм начислений на фонд оплаты труда и удержаний, связанных с оплатой труда персонала предприятия, используются следующие счета (субсчета):
— субсчет 641 «Расчеты по налогам»: по кредиту данного субсчета отражается удержание сумм налога на доходы физических лиц из суммы начисленного налого- облагаемого дохода, по дебету — его уплата (перечисление) в бюджет;
— счет 651 «По расчетам по общеобязательному государственного социального страхования»: с 04.07.2011 г. (с момента вступления в силу приказа МФУ от 31.05.11 г.
¹ 664, которым были внесены изменения в Инструкцию о применении Плана счетов [137]) используют для учета расчетов по единому взносу на общеобязательное государственное социальное страхование (ЕВС). По кредиту субсчета 651 отражаются начисленные взносы, а по дебету — погашение задолженности и уплата авансовых платежей. Аналитический учет на этом субсчете целесообразно вести по каждой ставке ЕВС.
При использовании предприятием счетов класса 8 «Расходы по элементам» сумму начисленного ЕВС группируют на субсчете 821 «Отчисление на общеобязательное государственное социальное страхование».
Расчеты с ФВПТ по суммам пособий (пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам) целесообразно вести на субсчете 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами».
Сумма начисленных работникам больничных в бухгалтерском учете отражается (проходит по кредиту субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам») в том месяце, в котором работник предоставил листок нетрудоспособности, и по нему принято решение комиссии (уполномоченным) по социальному страхованию о его оплате. Сумму оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности и сумму ЕВС, начисляемого на сумму больничных, на наш взгляд, нужно отражать в составе тех расходов, в составе которых отражается зарплата соответствующего работника. В то же время на практике прижился подход, при котором эти выплаты отражают на субсчете 949
«Прочие операционные расходы».
В бухгалтерском учете операции по начислению пособия по беременности и родам отражаются проводкой: дебет субсчета 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — кредит субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам».
