Индексация зарплаты: как не наделать ошибок в расчетах

С июля 2025 года начисляем индексацию зарплаты. Индексы и суммы неизменны для августа и сентября также. А что, если месяц отработан не полностью (отпуск, больничный), либо работник принят или уволен. Как считать индексацию для новичка?

В июле этого года к нам пришла индексация зарплаты. Уже известны индексы и суммы для сентября текущего года. Они неизменны как для июля, так и для августа и далее даже сентября.

Индексация зарплаты в июле, августе и сентябре 2025 года

Базовый месяц		Январь	Февраль	Март	Апрель	Май	Июнь	Июль	Август	Сентябрь	Октябрь	Ноябрь	Декабрь
2025	%	4,4 %	3,5%	—	—	—	—	—	—	—	Х
	Сумма, грн	133,23	105,98	—	—	—	—	—	—	—	Х

Для базового января 2025 года — коэффициент 4,4%, а сумма индексации 133 грн 23 коп. А для февраля коэффициент 3,5%, а сумма индексации 105 грн 98 коп.

Но эту сумму можно брать и не задумываться только для работника с ПОЛНОЙ занятостью, который отработал ПОЛНЫЙ месяц. А что, когда месяц отработан не полностью, Ну например был отпуск, больничный, или работник принят или уволен. Так и еще, как считать индексацию для новичка?

Работник-новичок

✍️ Последний раз оклады на предприятии повышались в декабре 2024 года. С 1 июня 2025 года по имеющейся в штатном расписании должности увеличили количество штатных единиц. В сентябре на эту должность приняли нового работника.

Базовый месяц работника-новичка — январь 2025 года. Это стандартный базовый месяц после обнуления индексации в текущем году. Ни увеличение количества штатных единиц по должности, ни месяц приема работника на работу не влияют на определение базового месяца.

А вот если работника принимают или переводят на НОВОСТВОРЕННУЮ должность, то ситуация другая.

🧾ПисьмоМинсоцполитикиот 14.06.2016 № 263/10/136-16

С учетом позиции Минсоцполитики, если должность, на которую принимают или переводят работника, именно новосозданная, то базовым будет месяц создания такой должности.

✍️ В штат принят работник 06.08.2025. Последнее повышение оклада по его должности было в январе 2025 года. Как определить «базовый» месяц для индексации зарплаты вновь принятого работника? Как определить сумму индексации?

Для вновь принятого работника индекс потребительских цен считаем с месяца, следующего за месяцем повышения оклада по занимаемой должности (п.10² Порядка № 1078).

Расчет не зависит от месяца приема на работу! Важен именно месяц, в котором был повышен оклад по должности, занимаемой работником-новичком.

«Базовый» месяц для индексации зарплаты работника — январь 2025 года.

Сумма индексации в августе и сентябре = 133,23 грн. — для полностью отработанного месяца!

Сумму индексации определяем из расчета полного рабочего месяца, а начисляем и выплачиваем пропорционально отработанному времени.

Сумма индексации за отработанное время в августе 2025 года составляет:

133,23 грн : 21 раб. дн. х 18 раб. дн. = 114,20 грн,

где 21 — количество рабочих дней в августе 2025 года по графику работы;

18 — количество отработанных дней с 6 по 31 августа 2025 года включительно.

А вот уже в сентябре этому работнику начислим полную сумму индексации. Конечно, если он отработает этот месяц полностью. А если нет? Давайте предположим, что он заболел.

Больничный, отпуск

✍️ «Базовый» месяц для индексации — январь 2025 года . В сентябре 2025 года работник отработал 12 дней (часть месяца был на больничном).

Если работник отработал месяц не полностью, сумму индексации определяем из расчета полного рабочего времени, а выплачиваем пропорционально отработанному времени.

Сумма текущей индексации в сентябре 2025 года составляет 133,23 грн.

Сумма индексации с учетом отработанных дней:

133,23 грн : 22 раб. дн. х 12 раб. дн. = 72,67 грн,

22 — количество рабочих дней по графику работы в сентябре 2025 года

Еще больше примеров с неполным отработанным месяцем и не только вы найдете в статье Индексация зарплаты — 2025: гайд для работодателя. Например, для случая командировки или увольнения работника с суммированным учетом рабочего времени.

Индексация в месяце увольнения

Кстати, об увольнении: индексировать ли зарплату в месяце увольнения? Конечно, индексировать! Поставьте плюсик в комментариях, если точно знали ответ на этот вопрос.

В месяце увольнения сумму индексации так же определяем пропорционально отработанным рабочим дням. Аналогично, как и с месяцем приема.

Неполная занятость

А сейчас пример, когда месяц отработан полностью. Но работник трудится на неполную ставку. Допустим, занимает 0,5 штатной единицы.

✍️ «Базовый» месяц по должности — февраль 2025 года. Работник (неполный рабочий день, занимает 0,5 штатной единицы) отработал сентябрь полностью.

Сумма текущей индексации за июль с учетом занятости составляет:

105,98 грн х 0,5 = 52,99 грн.

Как избежать индексации в сентябре 2025 года?

В августе 2025 года повысить оклады на любую сумму с любой даты.

Или повысить с 1 сентября 2025 года, но тогда чтобы сумма повышения перекрыла сумму возможной индексации.

Как не платить индексацию? Чтобы ее избежать в сентябре нужно в августе повысить оклады на любую сумму, хоть на 10 грн. И не обязательно с 1 августа. Или можно повысить с 1 сентября 2025 года, но тогда уже так, чтобы сумма повышения перекрыла сумму возможной индексации.

Штраф за неиндексацию

И напоследок важный вопрос: есть ли штраф за неначисление индексации? Да, он есть! И немалый.

По ст. 265 Кодекса законов о труде несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда влечет за собой наложение штрафа в двукратном размере минимальной зарплаты, установленной законом на момент выявления нарушения, за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение.

То есть на сегодня штрафа — 16000 грн! Но во время действия военного положения его можно избежать, выполнив предписание проверяющих.