Книга: Единый социальный взнос (3/6)
3. ЕСВ-отчетность работодателей
Будучи плательщиками ЕСВ, работодатели обязаны представлять в налоговые органы по основному месту учета отчетность по ЕСВ. Это прямо предусмотрено п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона № 2464. О форме, порядке и сроках подачи такой отчетности мы с вами и поговорим.
3.1. Общие требования
Форма, порядок и сроки подачи ЕСВ-отчетности утверждены Минфином в Порядке № 435. Если говорить об отчетности работодателей — плательщиков ЕСВ, то здесь на первое место выходят:
— «Отчет о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, надбавки, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» по форме № Д4 (далее — Отчет по форме № Д4), приведенной в приложении 4 к Порядку № 435;
— «Звіт про настання нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання» по форме № Д7 (далее — Отчет по форме № Д7), приведенной в приложении 7 к Порядку № 435.
Со сроками подачи указанной ЕСВ-отчетности работодателями вы можете ознакомиться в табл. 3.1 на с. 18.
Таблица 3.1. Сроки подачи отчетов по формам № Д4 и № Д7
| Наименование Отчета | Отчетный период | Срок подачи |
| Отчет по форме № Д4 | Календарный месяц | В течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода* |
| * Если последний день срока подачи Отчета приходится на выходной, праздничный/нерабочий день, последним днем подачи Отчета считается первый после него рабочий день (п. 14 разд. II Порядка № 435). | ||
| Отчет по форме № Д7 | Х | В течение 5 рабочих дней после даты составления акта по форме Н-1 или акта по форме П-4 (см. приложения 11 и 21 к Порядку № 337 соответственно) |
ЕСВ-отчетность подаем по основному месту постановки на учет страхователя как плательщика единого взноса в органах ГНСУ одним из следующих способов(на выбор):
— средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия о регистрации электронных подписей ответственных лиц в порядке, определенном законодательством;
— на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя страхователя и скрепленных печатью (при наличии), вместе с электронной формой на электронных носителях информации.
Но!
Если у страхователя количество застрахованных лиц не превышает пяти, он имеет право подать Отчет «на бумаге»
Электронной формы у него не потребуют.
Причем в этом случае Отчет можно:
— либо занести в налоговую лично (через уполномоченное лицо) в установленный срок (см. табл. 3.1);
— либо отправить по почте с уведомлением о вручении и описью вложения не позднее чем за 10 дней до окончания предельного срока подачи Отчета. В этом случае Отчет по форме № Д4 будет считаться поданным в день получения отделением почтовой связи почтового отправления с отчетностью.
А если Отчет, направленный по почте, по вине оператора почтовой связи будет утерян/испорчен или вручен органу ГНСУ с задержкой? Не переживайте, отвечать за такое безобразие будет оператор почтовой связи. А вот работодатель, оказавшийся в описанной ситуации, освобождается от какой-либо ответственности за неподачу или несвоевременную подачу такой отчетности (см. п. 1 разд. II Порядка № 435). Единственное, что от него потребуется, — в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления об утрате или порче почтового отправления направить по почте или предоставить лично (по выбору работодателя) налоговикам второй экземпляр Отчета вместе с копией уведомления об утрате или порче почтового отправления.
К заполнению ЕСВ-отчетности отнеситесь со всей серьезностью! Отчет с незаполненными обязательными реквизитами и/или без необходимых таблиц не признается Отчетом и считается не поданным(п. 8 разд. II Порядка № 435). О каких обязательных реквизитах идет речь? Это реквизиты, перечисленные в п. 6 разд. II Порядка № 435:
1) тип формы («додаткова», «початкова», «скасовуюча»);
2) отчетный период, за который подается Отчет;
3) наименование / фамилия, имя, отчество — указываем полное наименование (фамилию, имя, отчество) страхователя согласно ЕГР;
4) код по ЕГРПОУ или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика / серия (при наличии) и/или номер паспорта страхователя. По страхователю-юрлицу здесь проставляем восьмиразрядный номер согласно ЕГРПОУ. Если страхователь — физлицо, то вписываем его десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика. А в случае когда он имеет в паспорте отметку о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта, этот реквизит заполняем так:
— если паспорт в виде книжечки, то серию и номер паспорта указываем в формате БКNNXXXXXX, где БК — константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; NN — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), XXXXXX — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями);
— если паспорт в форме пластиковой карточки, то приводим номер паспорта — ПXXXXXXXXXXX, где П — константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; XXXXXXXXXXX — девять цифр номера паспорта;
5) код основного вида экономической деятельности;
6) класс профессионального риска производства — заполняем, если предоставляем Отчет за период до 1 января 2016 года;
7) местонахождение (место жительства) страхователя, по которому он взят на учет как плательщик ЕСВ;
8) код территориального органа доходов и сборов, в который подается Отчет, — указываем код налоговой, в которой работодатель зарегистрирован как плательщик ЕСВ;
9) дата подачи Отчета;
10) руководитель, главный бухгалтер — указываем фамилию и инициалы, а также регистрационные номера учетных карточек налогоплательщика руководителя и главбуха страхователя или серию (при наличии) и номер паспорта, если они отказались от регистрационного номера, о чем есть соответствующая отметка в паспорте. Серию (при наличии) и номер паспорта указываем так же, как и для реквизита «код за ЄДРПОУ…» (см. выше). В этом поле должностные лица страхователя заверяют отчетность по ЕСВ своими подписями. Если у страхователя штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера, а ведение бухгалтерского учета и подача отчетности осуществляется непосредственно руководителем, то в реквизите «головний бухгалтер» проставляем прочерк. Предприниматели-работодатели приводят свои данные и ставят подпись в реквизите «керівник». Подписи должностных лиц (ФЛП-страхователя) заверяем печатью (при наличии);
11) среднеучетное количество штатных работников за отчетный период (при наличии). Расчет показателя осуществляем согласно Инструкции № 286;
12) учетное количество штатных работников (при наличии). Показатель рассчитываем согласно Инструкции № 286. Интересно, что в Порядке № 435 не указано, на какую дату исчислять этот показатель. В устных консультациях
налоговики рекомендуют рассчитывать учетное количество штатных работников на последнее число месяца
13) количество застрахованных лиц в отчетном периоде, которым начислена зарплата… (при наличии). Здесь указываем количество застрахованных лиц, которым в отчетном месяце начислялись выплаты по трудовому (гражданско-правовому) договору;
14) количество созданных новых рабочих мест в отчетном периоде (при наличии).
Перечисленные реквизиты обязательно заполняем на всех страницах Отчета, где они предусмотрены!
Конечно, если вы формируете Отчет в электронном виде с использованием специального программного обеспечения, то в большинстве случаев программа вам укажет на ваши «промахи». Другое дело — Отчет на бумажных носителях. Здесь нужно быть особенно внимательным и помнить, что:
1) Отчет «на бумаге» заполняем на украинском языке в печатном виде или шариковой ручкой с синими или черными чернилами печатными буквами без помарок и исправлений;
2) в случае незаполнения той или иной строки Отчета из-за отсутствия операции проставляем в ней прочерк;
3) при заполнении полей, состоящих из ячеек, каждый из необходимых символов аккуратно вписываем в соответствующую отдельную ячейку. Символы не должны выходить за пределы ячеек, а также накладываться на соседние ячейки. Символы: точка, апостроф, запятая, дефис и т.д. проставляем в отдельных ячейках;
4) при заполнении поля без ячеек записи в этих полях вносим так, чтобы они не накладывались на соседние поля и не перекрывали служебные надписи бланка;
5) денежные суммы в таблицах Отчета указываем в гривнях с копейками.
Разобравшись с общими вопросами, переходим к нюансам заполнения ЕСВ-отчетности. А начнем с Отчета по форме № Д4.
3.2. Отчет по форме № Д4
Если говорить об обычных страхователях, то они подают Отчет по форме № Д4, если используют труд физических лиц:
— на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством;
— по ГПД, по которым выполнялись работы (предоставлялись услуги). Исключение — ГПД, заключенные с предпринимателями, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в ЕГР.
Если субъект хозяйствования не использовал в отчетном периоде труд физлиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством(нет заключенных трудовых договоров или ГПД на работы/услуги и нет начислений по ним), то он Отчет по форме № Д4 не подает. Это прямо предусмотрено п. 11 разд. II Порядка № 435.
Вы попали в круг обязанных подавать форму № Д4? Тогда садитесь поудобнее. Разбираемся с Отчетом. J
Структура Отчета
Отчет по форме № Д4 состоит из титульного листа и девяти таблиц, которые являются отчетными формами. В то же время обычные работодатели, которые выплачивают заработную плату и вознаграждения по ГПД, заполняют не все таблицы Отчета по форме № Д4, а только таблицы 1, 5, 6 и 7.
При этом абсолютно все страхователи-работодатели обязаны ежемесячно формировать и подавать лишь титульный лист, а также таблицы 1 и 6. А вот таблицы 5 и 7 придется заполнить только в отдельных случаях.
Учитывая приведенное и чтобы не перегружать вас лишней информацией, предлагаем рассмотреть порядок заполнения титульного листа и таблиц 1, 5 — 7 Отчета по форме № Д4.
Титульный лист
Титульный лист — это первый лист Отчета по форме № Д4. Вместе с обязательными реквизитами, в которых приведены тип формы, период подачи Отчета и основные сведения о страхователе, он содержит таблицу «Перелік таблиць звіту». В ней напротив таблиц Отчета, которые заполняем, проставляем отметку о заполнении.
А если какую-то таблицу не формируем? Тогда, если заполняем Отчет «на бумаге», то в перечне таблиц с ее наименованием проставляем прочерк. А вот в электронной форме Отчета такие поля остаются пустыми.
Таблица 1
Таблицу 1 формы № Д4 можно условно разделить на две части.
Первая — вводная. Она нужна для идентификации вашего предприятия как страхователя. Кроме того, здесь указываем отчетный период и основные показатели по численности работников (см. обязательные реквизиты на с. 18).
Вторая — табличная. Она предназначена для отражения базы начисления ЕСВ и сумм взносов. О заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 см. в табл. 3.2.
Таблица 3.2. Заполнение строк таблицы 1 формы № Д4
| Номер или название строки | Пояснение по заполнению |
| 1 | Проставляем итоговую сумму по строкам 1.1 — 1.5. Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению графы 17 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 без учета сумм, отраженных с кодом типа начислений (далее — КТН) 2, 3, 6 — 9, 11, 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 1.1 — 1.5 | Отражаем без ограничения максимальной величиной базы начисления ЕСВ* (т. е. в какой сумме начислили, такую и проставляем) в разрезе видов доходов суммы выплат, начисленных застрахованным лицам в отчетном месяце |
| 2 | Проставляем итоговую сумму по строкам 2.1 — 2.5. Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению граф 18 и 19 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 без учета сумм, которые отражены с КТН 2, 3, 6 — 9, 11 и 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 2.1 — 2.4 | Отражаем с учетом максимальной величины базы начисления ЕСВ в разрезе ставок ЕСВ суммы выплат, начисленных застрахованным лицам в отчетном месяце |
| 2.5 | Проставляем общую сумму ЕСВ-разниц, рассчитанных по работникам с целью выполнения требования об уплате ЕСВ с МЗП (см. с. 6). Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению графы 19 таблицы 6 без учета сумм, которые отражены с КТН 2, 3, 6 — 9, 11 и 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 3 | Проставляем итоговую сумму по строкам 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 и 3.5. Важно! Суммы по строкам 3.2.1, 3.3.1 и 3.4.1 в общее значение строки 3 не включаем! Проверка: показатель этой строки равен итоговому значению графы 21 таблицы 6 Отчета по форме № Д4 без учета сумм, которые отражены из КТН 2, 3, 6 — 9, 11 и 12 в графе 10 таблицы 6 |
| 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 | В разрезе ставок ЕСВ проставляем суммы ЕСВ, начисленного на выплаты, указанные в строках 2.1 — 2.4 |
| 3.5 | Указываем общую сумму ЕСВ, исчисленного из сумм ЕСВ-разниц |
| 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 | Указываем (справочно!) суммы ЕСВ, которые начислил бы страхователь на базу начисления ЕСВ работника с инвалидностью, если бы не применял льготную ставку. Показатели строк определяем следующим образом: — строка 3.2.1 = строка 2.2 х 22 % : 100 %; — строка 3.3.1 = строка 2.3 х 22 %: 100 %; — строка 3.4.1 = строка 2.4 х 22 %: 100 %. Важно! В строку 3 значения строк 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1 попасть не должно! |
| 4, 4.1, 4.1.1 — 4.1.13, 4.2, 4.3, 4.3.1 — 4.3.5, 4.4, Содержание ошибки | Эти строки заполняем, если в отчетном месяце выявили занижение сумм ЕСВ в предыдущих отчетных периодах. Суммы доначисленного ЕСВ (в разрезе ставок) в части начислений указываем в строках 4.1, 4.1.1 — 4.1.13, а в части удержаний — в строках 4.3, 4.3.1 — 4.3.5. Строку 4.2 заполняем, если занижение суммы ЕСВ в части начислений связано с увеличением размера ставки ЕСВ из-за изменения класса профриска производства (исправление ошибки, допущенной до 01.01.2016 г.). В строке 4.4 указываем сумму выплат, которая ранее ошибочно не попала в базу начисления ЕСВ (при наличии). Также не забудьте указать содержание ошибки, которая привела к занижению суммы ЕСВ в предыдущих периодах в строке «Зміст помилки» |
| 5, 5.1, 5.1.1 — 5.1.13, 5.2, 5.3, 5.3.1 — 5.3.5, 5.4, Зміст помилки | Заполняем, если в отчетном месяце выявили завышение сумм ЕСВ в предыдущих отчетных периодах. В строках 5, 5.1, 5.1.1 — 5.1.13 указываем уменьшение сумм ЕСВ в части начислений в разрезе ставок. Строку 5.2 заполняем, если завышение суммы ЕСВ в части начислений связано с уменьшением размера ставки ЕСВ из-за изменения класса профессионального риска производства (исправление ошибки, допущенной до 01.01.2016 г.). В строках 5.3, 5.3.1 — 5.3.5 указываем уменьшение сумм ЕСВ в части удержаний в разрезе ставок. В строке 5.4 отражаем суммы выплат (базу взыскания ЕСВ), на которые ранее был излишне начислен ЕСВ (при наличии). Не забудьте указать содержание ошибки, которая привела к завышению суммы ЕСВ в предыдущих периодах в строке «Зміст помилки» |
| 6, 6.1 — 6.14 | Указываем суммы ЕСВ, подлежащие уплате за отчетный месяц, с учетом доначислений и уменьшений в результате исправления ошибок. В строках 6.1 — 6.14 приводим расшифровку сумм ЕСВ в разрезе ставок. Показатели определяем согласно формулам, приведенным в названиях строк |
| * Размер максимальной величины базы начисления ЕСВ равен 15 размерам минимальной заработной платы (в 2019 году — 62595 грн. (15 х 4173 грн.)). | |
Важно! Таблицу 1 формируем на основании данных, указанных в таблице 6 Отчета по форме № Д4. Поэтому во избежание возможного расхождения в копейках по суммам ЕСВ, которое может возникнуть из-за «дробления» базы начисления ЕСВ по видам доходов в таблице 6, рекомендуем сначала заполнить таблицу 6, а затем перенести итоговые данные в таблицу 1.
Таблица 5
В отличие от таблицы 1, таблица 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» не всегда есть в Отчете по форме № Д4. Ее формируем лишь при наличии определенных событий в отчетном месяце. Их перечень приведен в п. 8 разд. IV Порядка № 435.
Если говорить об обычных работодателях, то они формируют таблицу 5, если в отчетном месяце:
— застрахованным лицом был заключен или расторгнут трудовой договор или ГПД на выполнение работ (предоставление услуг);
— застрахованному лицу предоставлен или у него закончился отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск по уходу за ребенком до 3 лет или отпуск по уходу за ребенком от 3 до 6 лет;
— работник был переведен на другую должность (работу) у того же работодателя. Обратите внимание: из разъяснений специалиста Пенсионного фонда следует, что здесь речь идет о переводе на другую постоянную должность (работу) у того же страхователя.
Если ничего из вышеперечисленного в отчетном месяце с застрахованными лицами обычного работодателя-страхователя не происходило, формировать таблицу 5 Отчета по форме № Д4 не нужно.
Что же касается такого случая подачи таблицы 5 из п. 8 разд. IV Порядка № 435, как «лицо впервые поступило на военную службу или закончило прохождение военной службы (с исключением из списков личного состава воинской части (военного учебного заведения, учреждения и т. п.)) в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы», то он для силовых структур (ведомств). Следовательно, если работник обычного хозрасчетного предприятия (ФЛП) был призван / поступил на военную службу, то его работодатель начало/окончание такой военной службы в таблице 5 не отражает!
Правила заполнения основных граф таблицы 5 Отчета по форме № Д4 приведем в табл. 3.3.
Таблица 3.3. Заполнение таблицы 5 Отчета по форме № Д4
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «6. Громадянин Украины (1 — да, 0 — нет)» | Проставляем «1», если физлицо, которому начислили доход, — гражданин Украины. В противном случае — «0» |
| «7. Договор ГПХ по основному месту работы или по совместительству (1 — да, 0 — нет)» | В графе 7 ставим: — «1», если вы заключили ГПД на выполнение работ (предоставление услуг) с наемным работником вашего предприятия; — «0», если ГПД заключен со сторонним лицом (неработником вашего предприятия) Если отражаем сведения не о ГПД, то графу 7 не заполняем (в бумажном варианте прочеркиваем) |
| «8. Категория лица**» | Указываем категорию застрахованного лица, на которую формируем строку в таблице 5. Перечень таких категорий приведен в сноске под табличной частью. Обычные работодатели используют следующие категории: 1 — наемные работники (с трудовой книжкой) — проставляем, если отражаем информацию о приеме/переводе/увольнении основного работника, независимо от того, срочный или бессрочный трудовой договор с ним заключен; 2 — наемные работники (без трудовой книжки) — проставляем, если отражаем информацию о приеме/переводе/увольнении работника, принятого на работу на условиях совместительства (как внешнего, так и внутреннего); 3 — лица, выполняющие работы по договору гражданско-правового характера, — проставляем, если отражаем информацию о начале/окончании ГПД на выполнение работ (предоставление услуг); 4 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста; 5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами; 6 — лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. А вот категории лиц 7 и 8 обычные работодатели не используют |
| «9. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта за формою БКNNXXXXXXXX/ПXXXXXXXXXXX ЗО*» | Указываем десятиразрядный регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика физлица. Для физлиц, имеющих в паспорте отметку о праве осуществлять любые платежи по серии (при наличии) и/или номеру паспорта, эту графу заполняем по тем же правилам, что и обязательный реквизит «Код за ЄДРПОУ або реєстраційний номер облікової картки платника податків / серія (за наявності) та/або номер паспорта страхувальника» для страхователя физлица (см. с. 18). Вниманию работодателей, выплачивающих доходы иностранцам-нерезидентам! Чтобы отразить в форме № Д4 выплаченный им доход, вам необходимо иметь регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика такого лица. Данные паспорта нерезидента в графе 9 указать не получится. Все дело в том, что нерезидент не может отказаться от получения регистрационного номера |
| «10. Прізвище, ім’я, по батькові ЗО» | Указываем полностью фамилию, имя и отчество застрахованного лица: — для граждан Украины — согласно украиноязычной странице паспорта застрахованного лица; — для граждан других стран — согласно заверенному в установленном законодательством Украины порядке переводу на украинский язык паспортного документа |
| «11. Период трудовых или гражданско-правовых отношений, прохождения военной службы и отпусков» | Указываем дату, пришедшуюся на отчетный месяц, а именно: — дату приема на работу / окончания трудовых отношений — если формируем строку на принятого/уволенного в отчетном месяце наемного работника; — дату окончания работы на предыдущей должности и в отдельной строке — дату начала работы на новой должности — если формируем строки на переведенного в отчетном месяце работника; — дату начала/окончания действия ГПД — если с лицом был заключен ГПД на выполнение работ (предоставление услуг); — по отпускам в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет, для ухода за ребенком от 3 до 6 лет — дату начала/окончания отпуска |
| «12. Профессиональное название работы» | Проставляем профессиональное название работы из приложения А или Б (приведены показатели профессиональных названий работ по классификационным группам и в алфавитном порядке соответственно) к Классификатору профессий. Важно! Графу 12 (и соответственно «привязанные» к ней графы 13 и 14) заполняем только в случае отражения информации о приеме, переводе, увольнении работника! По строкам с отпусками в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком до 3 лет и от 3 до 6 лет (далее — «детские» отпуска) и ГПД графы 12 — 14 не заполняем |
| «13. Код ЗКППТР» | В графу 13 должен попасть код общесоюзного классификатора профессий, должностей и тарифных разрядов — код ОКППТР, а в графу 14 — код КП из Классификатора профессий, соответствующих профессиональному названию работы из графы 12. Заметьте: графа 13 будет заполнена не всегда, поскольку соответствующий код есть не у всех профессиональных названий работ, а только у тех, которые «жили» еще при Советском Союзе. Совсем другое дело — код КП. Он указан по каждой профессии, приведенной в Классификаторе профе ссий . Следовательно, графа 14 должна быть заполнена обязательно, если показываем прием/перевод/увольнение |
| «14. Код классификатора профессий» | |
| «15. Должность» | В графе 15 указываем наименование должности работника, информацию о котором отражаем. Важно: эту графу заполняем только в случае отражения информации о приеме, переводе, увольнении работника! По строкам с «детскими» отпусками графу 15 не заполняем. Обратите внимание: профессиональное название работы из графы 12 может не совпадать с наименованием должности в графе 15. Дело в том, что Классификатор профессий дает право работодателю использовать для образования новых наименований профессий производные слова (вице-, главный, заместитель, ведущий, младший и т. п.) к профессиям (профессиональным названиям работ) из приложения В, но при условии сохранения отраслевой и функциональной принадлежности, квалификационных требований, исключения дублирования, сохранения кода таких профессий. Например, от профессионального названия работы из приложения А к Классификатору профессий «бухгалтер (с дипломом магистра)» (код ЗКППТР — 20281, код КП — 2411.2) с помощью производного слова из приложения В «ведущий» можно образовать производное название профессии «Ведущий бухгалтер (с дипломом магистра)» с теми же кодами. В этом случае работодатель в таблице 5 укажет: — в графе 12 — «бухгалтер (с дипломом магистра)»;— в графе 13 — «20281»;— в графе 14 — «2411.2″;— в графе 15 — «ведущий бухгалтер (с дипломом магистра)» |
| «16. Документ-основание о начале работы и отпуске, окончании трудовых или гражданско-правовых отношений, переводе на другую должность» | Эта графа предназначена для отражения информации о документе-основании для внесения соответствующих сведений в таблицу 5. Таким документом при отражении фактов: — начала/окончания трудовых отношений, перевода на другую должность, начала/окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет (от 3 до 6 лет) является соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия. В реквизите 16 указываем: «наказ (розпорядження) від _______ № ___»;— заключение/прекращение гражданско-правовых отношений — договор о выполнении работ (договор подряда) или предоставлении услуг. В реквизите 16 указываем: «договір від ______ № __»;— начала/окончания отпуска в связи с беременностью и родами — реквизиты листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами или приказа (распоряжения) о предоставлении такого отпуска, если он выдавался. В реквизите 16 указываем: «ЛН серия ____ № ___» или «приказ (распоряжение) от _______ № ___» |
| «17. Основание для прекращения трудовых или гражданско-правовых отношений» | Эта графа предназначена для отражения информации об основании для прекращения трудовых (гражданско-правовых) отношений. Так, в случае: — увольнения работника в графе 17 указываем основание для прекращения трудовых отношений со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например, «п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;— окончания гражданско-правовых отношений в реквизите 17 указываем главу ГКУ, которая регулирует соответствующие отношения. Например, для договоров подряда — «гл. 61 ГКУ «, для договоров о предоставлении услуг — «гл. 63 ГКУ«. Важно! В случае перевода на другую постоянную работу на этом же предприятии графу 17 не заполняем. Ведь в этом случае трудовые отношения не прерываются |
| «18. Дата создания нового рабочего места (штатной единицы), на которую в отчетном периоде трудоустроен работник» | Заполняете, если работник был принят на новое рабочее место (штатную единицу). Имейте в виду, что новое рабочее место — это место, которое создано в результате: — образования нового субъекта хозяйствования (кроме тех, которые созданы путем прекращения). Обратите внимание: в этом случае рабочее место будет считаться новым в течение 12 месяцев с момента создания самого субъекта хозяйствования; — модернизации или изменения технологии производства, требующих новых знаний, навыков и умений работника; — увеличения штатного количества работников при условии отсутствия уменьшения среднемесячного количества за предыдущие 12 месяцев. При этом Порядок № 347 уточняет, что в этом случае созданием нового рабочего места считается: а) для юридических лиц — увеличение состава работников, работающих по трудовым договорам, по сравнению с предыдущим отчетным периодом, при условии, что количество вакансий остается неизменным или увеличивается; б) для предпринимателей и независимых профессионалов — увеличение количества наемных работников, работающих по трудовым договорам (за исключением срочных). Как выяснить, уменьшалось или нет среднемесячное количество работников? Сравните среднеучетное количество за месяц, в котором создано новое рабочее место, со средним значением среднеучетного количества работников за 12 месяцев, предшествующих месяцу его создания. Учтите: дата (число, месяц и год) создания нового рабочего места может не совпадать с датой начала трудовых отношений, указанной в графе 11 таблицы 5 |
| «19. Воинское звание» | Эту графу обычные работодатели не заполняют |
Итак, с таблицей 5 разобрались. Пора переходить к таблице 6 Отчета по форме № Д4.
Таблица 6
Зачем в составе Отчета по форме № Д4 подают таблицу 6 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам»? Она нужна для формирования по каждому застрахованному лицу сведений о суммах начисленных ему в отчетном месяце видов доходов, которые включаются в базу взимания ЕСВ.
Запомните: в таблице 6 Отчета по форме № Д4 следует отражать именно начисленные суммы зарплаты (дохода). Это прямо следует из положений п. 9 разд. IV Порядка № 435. Если же доход был выплачен (авансом), но не начислен в отчетном месяце, то он в таблицу 6, сформированную за такой месяц, и соответственно в таблицу 1 Отчета по форме № Д4 попасть не должен.
Важно! В отдельных случаях на одного работника в таблице 6 могут быть заполнены несколько строк. Например, так будет, если в отчетном месяце ему начислены доходы, которые отражают с разными кодами категории застрахованного лица (графа 9) или которые имеют свой код типа начислений (графа 10). В частности, суммы зарплаты, отпускных, больничных и декретных, начисленных лицу в отчетном месяце, отражаем в разных строках.
Также несколько строк будет заполнено, если работнику начислялись доходы за прошлые и будущие периоды (месяцы), а именно: отпускные, больничные, пособие по беременности и родам, вознаграждение за выполненные работы (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц, а также выплаты за отработанное время после увольнения с работы или согласно решению суда (средняя зарплата за вынужденный прогул). Перечисленные доходы отражаем в привязке к месяцу, за который они начислены.
Что касается зарплаты, начисленной в текущем отчетном месяце за предыдущие месяцы, в частности в связи с выявлением ошибок, то такие суммы включаются в заработную плату месяца, в котором были произведены такие доначисления (см. п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 и п. 9 разд. IV Порядка № 435).
Кроме того, на работника будет заполнено несколько строк, если по нему доначисляли ЕСВ до размера минимального страхового взноса (определяли ЕСВ-разницу). Ведь ЕСВ-разница отражается отдельной строкой. Подробно о требовании об уплате ЕСВ с МЗП см. на с. 6.
Разобравшись с общими вопросами, переходим к конкретике. Давайте поговорим о заполнении отдельных граф таблицы 6 Отчета по форме № Д4* (см. табл. 3.4).
* Графы таблицы 6 с указанием сведений о гражданстве, регистрационном номере учетной карточки налогоплательщика, а также фамилии, имени и отчества застрахованных лиц заполняют так же, как и в таблице 5 Отчета по форме № Д4 (см. с. 22).
Таблица 3.4. Заполнение граф таблицы 6 Отчета по форме № Д4
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «9. Код категории ЗЛ» | Проставляем код категории застрахованного лица (далее — код категории) в соответствии с приложением 2 к Порядку № 435. Какие коды могут использовать обычные работодатели — юрлица и ФЛП? По обычным работникам (ставка ЕСВ — 22 %) в графе 9 они указывают код категории: — «1» — для начисленной заработной платы; — «29» — для больничных; — «42» — для пособия по беременности и родам; — «47» — для среднего заработка «солдатам предприятия». По работникам, имеющим инвалидность (ставка ЕСВ — 8,41 %), такие работодатели в графе 9 указывают код категории: — «2» — для зарплаты; — «36» — для больничных; — «43» — для пособия по беременности и родам; — «66» — для среднего заработка «солдатам предприятия». По лицам, с которыми заключен ГПД (ставка ЕСВ — 22 %), для начисленного вознаграждения за выполненные работы (предоставленные услуги) обычные работодатели проставляют в графе 9 таблицы 6 код категории «26» |
| «10. Код типа начислений» | Заполняем только в случаях, перечисленных в сноске к этой графе, приведенной под табличной частью. Так, например, если отражаем: — зарплату, начисленную бывшему работнику за отработанное время, вознаграждение по «переходному» ГПД или по решению суда средний заработок за вынужденный прогул, то в этой графе проставляем код типа начислений (далее — КТН) «1»; — отпускные — КТН «10». Если самостоятельно обнаружили, что в прошлых периодах начислили работнику доход, но ошибочно его: — не включили в базу начисления ЕСВ(занизили базу), то по строке с суммой дохода в графе 10 таблицы 6 Отчета за текущий месяц проставляем КТН «2»; — включили в базу начисления ЕСВ, хотя он не должен был туда попасть(завысили базу) — указываем КТН «3». Для отражения ЕСВ-разницы применяем: — КТН «13» — если она рассчитана (1) в текущем месяце за текущий месяц или (2) в текущем месяце за предыдущий в связи с исчислением сумм больничных и/или пособия по беременности и родам за предыдущий месяц. Обращаем внимание: КТН «13» не может применяться за будущие отчетные периоды; — КТН «14» — если в отчете за текущий отчетный период указываем сумму ЕСВ-разницы за предыдущий период, которая возникла в связи с удержанием «перегулянных» отпускных при увольнении работника; — КТН «2» — если самостоятельно обнаружили, что ошибочно не отразили (КТН «3» — если ошибочно указали) ЕСВ-разницу в прошлых отчетных периодах и исправляемся в текущем отчетном периоде |
| «11. Месяц и год, за который проведено начисление» | Указываем месяц и год, за который проведено начисление дохода застрахованному лицу |
| «13. Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» | Проставляем количество календарных дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности работника согласно предоставленному им листку нетрудоспособности (справке, за исключением дней нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком) |
| «14. Количество календарных дней без сохранения заработной платы» | Указываем количество календарных дней отпуска без сохранения заработной платы(ст. 25 и 26 Закона об отпусках), а также количество дней временной нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком. То есть если, например, ребенок работника болеет более 2 недель и период нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за таким ребенком работник подтверждает больничным листом (14 календарных дней) и справкой (с 15-го календарного дня и до выздоровления ребенка) медучреждения, то количество календарных дней временной нетрудоспособности, подтвержденных: — больничным листом — проставляем в графе 13; — справкой — в графе 14. Эта графа может быть заполнена со знаком «—«, если нужно уменьшить количество дней без сохранения заработной платы, ошибочно отраженных в предыдущих отчетных периодах |
| «15. Кількість календарних днів перебування у трудових / цивільно-правових відносинах, проходження військової служби протягом звітного місяця» | Проставляем количество календарных дней отчетного месяца, в течение которых застрахованное лицо находилось в трудовых отношениях (на которые приходится действие ГПД на выполнение работ или предоставление услуг). Важно! По общему правилу в графе 15 должны быть указаны только дни «отношений» текущего месяца. Исключение — случаи отражения в таблице 6 отпусков, в том числе и отпуска по беременности и родам, а также восстановления на работе лица по решению суда. Запомните: если по работнику заполнено несколько строк, графу 15 заполняем только по одной строке, а именно по строке с суммой зарплаты (при наличии) |
| «16. Кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами» | Проставляете количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами, которые приходятся на конкретный месяц пребывания работницы в таком отпуске |
| «17. Загальна сума нарахованої заробітної плати / доходу, грошового забезпечення (усього з початку звітного місяця)» | Указываем фактически начисленные суммы зарплаты, вознаграждений за выполненные работы (предоставленные услуги) по ГПД, больничных и пособия по беременности и родам (т. е. без ограничения максимальной величиной базы начисления ЕСВ). Обратите внимание! В графе 17 можно проставить отрицательные значения сумм доходов, но только если необходимо отразить: — суммы перерасчетов зарплаты, связанных с уточнением количества отработанного времени в прошлых отчетных месяцах в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью и наступлением отпуска в связи с беременностью и родами; — сторнированные суммы отпускных, больничных и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах |
| «18. Сумма начисленной заработной платы / дохода / денежного обеспечения в пределах максимальной величины, на которую начисляется единый взнос» | Указываем доходы работника в сумме, вошедшей в базу начисления ЕСВ с учетом ее максимальной величины. Еще раз обратим ваше внимание на то, что с максимальной величиной базы начисления ЕСВ сравниваем не каждый доход отдельно, а общую сумму доходов, которые начислены работнику в отчетном месяце (подробнее см. на с. 5). Если такая сумма доходов, с которых взимается ЕСВ, превышает максимальную величину базы начисления ЕСВ, то работодатель-страхователь самостоятельно решает, какие доходы и в какой сумме сформируют базу начисления ЕСВ |
| «19. Сумма разницы между размером минимальной заработной платы и фактически начисленной заработной платой за отчетный месяц…» | Если по работнику определяли ЕСВ-разницу, то ее в таблице 6 Отчета отражаем отдельной строкой. При этом сумму такой разницы проставляем в графе 19 |
| «20. Сума утриманого єдиного внеска за звітний місяць…» | Эту строку заполняем, только если исправляем ошибки, допущенные за периоды до 01.01.2016 г. и связанные с удержанием ЕСВ |
| «21. Сума нарахованого єдиного внеска за звітний місяць…» | Указываем сумму ЕСВ, начисленного на конкретный вид дохода (ЕСВ-разницу) |
| «22. Ознака наявності трудової книжки (1 — да, 0 — нет)» | По строкам с выплатами, начисленными по основному месту работы, проставляем «1». Во всех остальных случаях — «0». Если работник — внутренний совместитель (работает на условиях совместительства на том же предприятии, которое является его основным местом работы), то по строке с суммами дохода, начисленного: — по основному месту работы, проставляем «1»; — по внутреннему совместительству — «0» |
| «23. Ознака наявності спецстажу (1 — да, 0 — нет)» | Проставляете «1», если по работнику ведется учет спецстажа или он имеет право на льготы по пенсионному обеспечению. В остальных случаях — «0» |
| «24. Признак неполного рабочего времени (1 — да, 0 — нет)» | Если работник был принят на неполное рабочее время, проставляем «1», в противном случае — «0». Отметим, что трудовое законодательство допускает возможность установления неполного рабочего времени путем: — уменьшения продолжительности ежедневной работы (неполный рабочий день); — уменьшения количества дней работы (неполная рабочая неделя); — одновременного уменьшения количества часов работы в течение рабочего дня и количества дней работы (сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели). Считаем, что эту графу следует заполнять по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе и по совместителям. Ведь работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени (см. письмо Минтруда от 03.03.2008 г. № 42/13/133-08) |
| «25. Признак нового рабочего месяца (1 — да, 0 — нет)» | Проставляем «1» по работникам, которых приняли на новые рабочие места. В остальных случаях — «0» (подробнее см. в табл. 3.3 пояснения к графе 18 на с. 25) |
С графами таблицы 6 Отчета по форме № Д4 разобрались. Теперь давайте поговорим о таблице 7.
Таблица 7
С таблицей 7 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» Отчета по форме № Д4 знакомы далеко не все работодатели, которые подают ЕСВ-отчетность. Дело в том, что ее формируют только те из них, чьи работники имеют право на пенсию по возрасту на льготных условиях или за выслугу лет.
Если у вас отсутствуют рабочие места, работа на которых засчитывается в специальный стаж, то Отчет по форме № Д4 у вас будет без таблицы 7.
Ваше предприятие относится к «счастливчикам», которые формируют таблицу 7? Тогда давайте поговорим об особенностях заполнения ее граф (см. табл. 3.5 на с. 30).
Таблица 3.5. Заполнение таблицы 7 Отчета по форме № Д4
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «8. Код основания для учета спецстажа» | Указываем 8-разрядный код основания для учета спецстажа из справочника, приведенного в приложении 3 к Порядку № 435 |
| «10. Начало периода» | Если работник принят на работу на аттестованное рабочее место в текущем месяце, то проставляем дату (соответствующее число месяца) начала трудовых отношений. Если работник был трудоустроен в предыдущих отчетных периодах, то проставляем «1» (т. е. первый календарный день месяца) или дату начала срока действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда, если она приходится на текущий месяц |
| «11. Кінець періоду» | В общем случае проставляем последнее число отчетного месяца (31 или 30, а для февраля 28 или 29). Исключение — ситуации, когда в отчетном месяце работник был уволен или закончился срок действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда. В первом случае (увольнение) — проставляем дату увольнения, во втором — дату окончания срока действия заключения аттестационной комиссии по особым условиям труда |
| «12. Количество дней» | Проставляем один из возможных показателей фактической продолжительности спецстажа по конкретному коду основания (т. е. количество дней или часов и минут) в зависимости от действующего на предприятии учета труда для конкретного застрахованного лица |
| «13. Кількість годин, хвилин» | |
| «14. Норма продолжительности работы для ее зачисления за полный месяц спецстажа (дни или часы/минуты)» | Указываем норму продолжительности работы для ее зачисления за полный месяц спецстажа для конкретного основания по условиям труда в зависимости от выбранного варианта необходимой единицы измерения в графах 12 или 13 |
| «15. № приказа о проведении аттестации рабочего места» | Указываем номер и дату приказа о проведении аттестации рабочего места застрахованного лица соответственно |
| «16. Дата приказа о проведении аттестации рабочего места» | |
| «17. Признак/сезон» | В соответствующей строке проставляем один из кодов признака «сезон» в зависимости от принятой схемы и результатов учета на производстве с сезонным характером труда (код 1 — полностью в пределах месяца, 2 — неокончание в пределах месяца, 3 — окончание в пределах месяца) |
Обратите внимание: между таблицами 6 и 7 Отчета по форме № Д4 существует связь! Если по работнику формировались сведения в таблице 7, то в таблице 6 в графе 23 «Ознака наявності спецстажу…» должно стоять «1».
3.3. Отчет по форме № Д7
На производстве произошел несчастный случай или у работника выявлено профессиональное заболевание? В суматохе, которая обычно сопровождает такие обстоятельства, не забудьте об Отчете по форме № Д7. Срок подачи — в течение 5 рабочих дней после даты составления акта по форме Н-1 или акта по форме П-4 (см. табл. 3.1).
Отчет по форме № Д7 состоит из титульного листа и таблицы «Відомості про застраховане особу, з якою стався нещасний випадок на виробництві чи професійне захворювання».
На заполнении титульного листа Отчета по форме № Д7 останавливаться не будем. О заполнении его отдельных реквизитов можно прочесть на с. 18. Поэтому сразу перейдем к таблице Отчета.
Ее формируем на каждого работника, с которым произошел несчастный случай или в отношении которого установлен факт профзаболевания
То есть если на предприятии несчастный случай произошел с тремя работниками, то Отчет по форме № Д7 будет состоять из титульного листа и трех таблиц.
Что указываем в таблице Отчета по форме № Д7? Начнем с того, что ее условно можно разделить на две части: вступительную часть и непосредственно таблицу.
Во вступительной части после сведений о страхователе приводим сведения о пострадавшем работнике, а именно:
— регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика, присвоенный работнику. Если он отказался от получения такого номера, о чем имеет соответствующую отметку в паспорте, то указываем данные паспорта по форме, приведенной на с. 19;
— фамилия, имя, отчество работника;
— код категории застрахованного лица из приложения 2 к Порядку № 435;
— сведения о гражданстве;
— дату составления соответствующего акта (по форме Н-1 или П-4);
— наименование профессии (должности, разряда, работы) работника, по которой он работал до наступления страхового случая;
— период трудовых отношений.
В табличной части приводим сведения, необходимые для расчета пособия, выплата которого осуществляется в связи с несчастным случаем, произошедшим на производстве, или профессиональным заболеванием за счет средств Фонда социального страхования.
Подсказки по заполнению табличной части Отчета по форме № Д7 приведем в табл. 3.6.
Таблица 3.6. Заполнение граф таблицы Отчета по форме № Д7
| Наименование графы | Пояснения по заполнению |
| «Месяц и год, за который проведено начисление» | Указываем расчетный период (месяцы и год), за который будет исчисляться сумма средней зарплаты для расчета суммы страховых выплат в соответствии с Порядком № 1266. Напомним: в общем случае, такой расчетный период равен 12 календарным месяцам работы по месту работы, где произошел несчастный случай, начиная с месяца, предшествующего месяцу наступления страхового случая(п. 11 Порядка № 1266) |
| «Кількість календарних днів (не учитывая календарных дней, не отработанных по уважительным причинам***)» | Проставляем количество календарных дней для каждого месяца расчетного периода за вычетом дней, не отработанных по уважительным причинам. К уважительным причинам согласно п. 3 Порядка № 1266 относятся: временная нетрудоспособность, отпуск в связи с беременностью и родами, отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста и шестилетнего возраста по медицинскому заключению, отпуск без сохранения заработной платы |
| «Сума нарахованої за розрахунковий період заробітної плати в межах максимальної величини, на яку нараховано єдиний внесок (без урахування суми виплати****) грн.» | Указываете в разрезе месяцев расчетного периода суммы зарплаты (в том числе и отпускных), с которых взимался ЕСВ (т. е. с учетом максимальной величины базы начисления ЕСВ). Суммы пособия по беременности и родам и выплаты в связи с временной нетрудоспособностью здесь не учитываем |
| «Отметка об уплате единого взноса (да, нет)» | Если ЕСВ уплачен, проставляете «да». Конкретную сумму взноса, которая была начислена на сумму зарплаты и уплачена, приводить не нужно |
3.4 Таблица 5 Отчета по форме № Д4: практические ситуации
О порядке заполнения граф таблицы 5 Отчета по форме № Д4 вы могли прочесть на с. 22. Пора внедрить теорию в практику J.
Рассмотрим на конкретных примерах особенности отражения сведений о трудовых (гражданско-правовых) отношениях в таблице 5 Отчета по ЕСВ.
Прием/увольнение
Информацию о дате начала и/или окончания трудовых отношений обязательно отражаем в таблице 5 Отчета по форме № Д4 отдельной строкой.
Причем если работника принимаем на основное место работы, то в графе 8 указываем категорию лица «1», если по совместительству (в том числе внутреннему) — «2» (см. примеры 3.1 и 3.2 на с. 33).
Если работник в течение одного отчетного месяца был:
— принят, а затем уволен, то на него формируем одну строку, указывая в ней и дату приема (графа «дата початку»), и дату увольнения (графа «дата закінчення») в графе 11 (см. пример 3.3 на с. 33);
— уволен, а затем снова принят на работу к этому же работодателю, то на него заполняем две строки в таблице 5: первую — с датой прекращения трудовых отношений (графа «дата закінчення»), вторую — с датой начала трудовых отношений (графа «дата початку») (см. пример 3.4).
Знакомимся с практическими примерами на рис. 3.1 (см. с. 33).
Перевод
Одно из оснований для формирования таблицы 5 Отчета по форме № Д4 — это перевод работника на другую постоянную должность (работу) у того же страхователя.
Сведения о временном переводе (например, согласно ст. 33 или 34 КЗоТ) в таблицу 5 вносить не нужно.
Имейте в виду: не считается переводом на другую работу перемещение работника на том же предприятии на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором.
Также не является переводом изменение наименования должности (работы) работника в связи с приведением ее в соответствие с Классификатором профессий в случае, если условия труда, должностные (рабочие) обязанности остались прежними. Ведь согласно п. 31 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 г. № 9 переводом на другую работу считается поручение работнику работы, которая не соответствует специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором.
Перевод на другую постоянную работу отражаем двумя строками. Первая строка — с датой окончания работы на предыдущей должности (графа 11 «дата закінчення»), вторая — с датой начала работы на новой должности (графа 11 «дата початку»).
По обеим строкам обязательно должны быть заполнены кадровые графы 12 — 15!
По первой строке (с датой окончания работы на предыдущей должности) графу 17 не заполняем (см. пример 3.5).
Обратите внимание: если перевод происходит с 1-го числа календарного месяца, то «переводные» строки у вас будут «разорваны» и отражены в таблицах 5 форм № Д4 за разные отчетные периоды. Так, например, если работника переводят на другую постоянную работу с 1 октября 2019 года, то дата окончания работы по предыдущей должности (30 сентября) будет отражена в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за сентябрь 2019 года, а дата начала работы по новой должности (1 октября) — в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за октябрь.
Если же перевод в середине месяца, то проблем нет: «переводные» строки будут отражаться в таблице 5 в одном отчетном периоде.
В случае когда работник в одном месяце был принят на работу и переведен на другую должность, на него в таблице 5 формируют три строки. Первая строка — с датой приема на работу. Вторую — с датой окончания работы по должности, на которую был принят работник. Третью — с датой начала работы по новой должности (см. пример 3.6 на с. 35).
Если же работник в одном месяце был переведен на новую должность и уволен, то на него формируем две строки в таблице 5 Отчета по форме № Д4. Первая строка — с датой окончания работы на предыдущей должности. Вторую — с датой начала работы по новой должности, на которую переведен работник, и с датой прекращения трудового договора (см. пример 3.7 на с. 35).
Рассмотрим озвученное выше на конкретных примерах (см. рис. 3.2 на с. 35).
«Детские» отпуска
В таблице 5 Отчета по форме № Д4 отражаем начало/окончание только таких трех «детских» отпусков:
— отпуска в связи с беременностью и родами — код категории «5» в графе 8;
— отпуска для ухода за ребенком до 3 лет — код категории «6» в графе 8;
— отпуска для ухода за ребенком от 3 до 6 лет — код категории «4» в графе 8.
Все остальные отпуска в таблицу 5 попасть не должны.
Независимо от вида «детского» отпуска кадровые графы 12 — 15 таблицы 5 заполнять не нужно
Начнем с отпуска в связи с беременностью и родами (см. пример 3.8 на с. 36). На практике не редкость, когда такой отпуск продлевается на основании листка нетрудоспособности на 14 календарных дней. При этом в таблице 5 окончание такого отпуска отражаем с учетом продления.
Если у работницы в отчетном месяце закончился отпуск в связи с беременностью и родами и начался отпуск для ухода за ребенком до 3 лет (закончился отпуск для ухода за ребенком до 3 лет и начался отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет), то на нее в таблице 5 формируем две строки. Одну — с датой окончания первого отпуска, вторую — с датой начала следующего отпуска для ухода (см. пример 3.9 на с. 36).
Если работница, находящаяся в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет, не прерывая его, вышла на работу на условиях неполного рабочего времени на свое рабочее место у того же работодателя, то такой выход в таблице 5 не отражаем. Ведь здесь нет ни начала новых трудовых отношений, ни окончания отпуска до 3 лет.
Если же работница прервала отпуск для ухода за ребенком до 3 лет, то в таблице 5 обязательно формируем строку с датой окончания такого отпуска. А вот строки с датой начала работы после окончания отпуска в таблице 5 быть не должно. Ведь трудовые отношения не прерывались (см. пример 3.10 на с. 36).
Переходим к такому основанию для формирования таблицы 5, как отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет (см. пример 3.11 на с. 36). В соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках такой отпуск предоставляют, если ребенок нуждается в домашнем уходе.
В большинстве случаев на практике справка о необходимости домашнего ухода за ребенком выдается на 6 месяцев. Если по истечении этого срока ребенок все еще нуждается в уходе, выдается новое медицинское заключение. Однако в таблице 5 этот отпуск не отражаем «нарезкой» по 6 месяцев, а указываем дату начала и последний день такого отпуска.
А как быть, если работник увольняется, находясь в отпуске для ухода за ребенком до 3 (6) лет? Тогда в таблице 5 на такого работника формируем две строки: первую — с датой окончания отпуска для ухода, вторую — с датой прекращения трудовых отношений и основанием увольнения. Причем если работник увольняется:
— в период отпуска по уходу, то в графе 16 таблицы 5 по двум строкам документом-основанием будет приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
— последним днем отпуска, то в таблице 5 по строке с датой окончания отпуска в графе 16 указываете реквизиты последнего приказа (распоряжения) о предоставлении (продлении) такого отпуска, а по строке с датой увольнения — реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении (см. пример 3.12 на с. 36).
Теперь можно внедрять теорию в практику (см. рис. 3.3).
ГПД
Информацию о дате начала и/или окончания гражданско-правовых отношений отражаем в таблице 5 Отчета по форме № Д4 с категорией лица «3» в графе 8.
Интересный момент! Пенсионный фонд в п. 1.2 Описания формата Отчета пришел к выводу, что в таблице 5 сведения о начале и окончании гражданско-правовых отношений в рамках:
— договора подряда (выполнения работ) вносятся в соответствии со сроками, указанными в самом договоре;
— договора о предоставлении услуг — согласно акту об их предоставлении. Так, например, если договор о предоставлении услуг заключен на период с 1 по 30 сентября, но в акте о предоставленных услугах указано, что услуги фактически предоставлялись только 3, 10, 17 и 24 сентября, то исходя из разъяснений Пенсионного фонда, страхователю в таблице 5 нужно заполнить 4 строки по такому ГПД. С указанием по каждой строке в графе 11 одинаковой даты начала/окончания ГПД — «3 — 3», «10 — 10», «17 — 17», «24 — 24». А если в акте не указаны конкретные даты получения услуг? Тогда, считаем, графу 11 можно заполнять по тем же правилам, что и для договора подряда.
Важно! По строкам с датами начала/окончания ГПД «кадровые» графы 12 — 15 не заполняем.
Информацию отражаем по каждому заключенному ГПД на выполнение работ (предоставление услуг) (см. рис. 3.4).
3.5. Таблица 6 Отчета по форме № Д4: практические ситуации
Таблица 6 Отчета по форме № Д4 может напугать просто своим видом. Не шутка ли — заполнить правильно 25 реквизитов/графов! Кроме того, не следует забывать, что порядок отражения в этой таблице каждой выплаты, которая входит в базу начисления ЕСВ, имеет свои особенности. Поэтому наша сегодняшняя цель — рассмотреть, разобрать и показать на примерах, как правильно формировать в таблице 6 Отчета по форме № Д4 строки с суммами зарплаты, отпускных, больничных, пособия по беременности и родам и, конечно же, вознаграждения за выполненные работы (предоставленные услуги) по ГПД.
Заработная плата
Обычные работодатели сумму заработной платы, начисленной работнику в отчетном месяце, отражают в таблице 6 с кодом категории застрахованного лица в графе 9:
— «1 » — если зарплата начислена обычному работнику (ставка ЕСВ — 22 %);
— «2 » — если зарплата начислена работнику с инвалидностью (ставка ЕСВ — 8,41 %);
— «47 » — если начислен средний заработок «солдату предприятия», который проходит военную службу (ставка ЕСВ — 22 %);
— «66 » — если средний заработок начислен «солдату предприятия», который имеет инвалидность (ставка ЕСВ — 8,41 %).
Если работник в отчетном месяце был уволен, а затем принят и при этом показатели граф 22 — 25 таблицы 6 не изменились, на работника формируем одну строку с суммой заработной платы. При этом в графе 15 проставляем общее количество дней в трудовых отношениях в течение месяца (дни до даты увольнения дни после даты увольнения) (см. пример 3.16 на с. 39).
В другом случае, например, когда работник увольняется с места работы по совместительству и принимается на то же предприятие по основному месту работы, заработную плату, начисленную до увольнения (графа 22 — «0» — без трудовой книжки) и после приема на работу в отчетном месяце (графа 22 — «1» — с трудовой книжкой), указываем отдельными строками (см. пример 3.17 на с. 39).
Если работнику в отчетном месяце доначисляем зарплатные выплаты, которые ошибочно не были ему начислены в предыдущих отчетных периодах, то суммы доначислений включаем в фонд оплаты труда текущего месяца (см. пример 3.18 на с. 39). То есть просто увеличиваем сумму зарплаты текущего месяца на доначисленные суммы, проставляя в графе 11 таблицы 6 отчетный месяц и год. Это согласуется с положениями п.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 и п. 9 разд. IV Порядка № 435.
Как и в случае с доначислением, сторнированная сумма зарплаты за прошлые месяцы включается в зарплату того месяца, в котором было осуществлено такое сторнирование.
То есть корректировка проводится за счет фонда оплаты труда месяца сторнирования
Поэтому в таблице 6 Отчета по форме № Д4 такие корректировки не затрагивают прошлых отчетных периодов и, соответственно, не исправляются как ошибки (см. пример 3.19 на с. 39).
Исключение из приведенного выше правила — ситуация, когда сторнирование зарплаты связано с уточнением количества отработанного времени в связи с отпуском или временной нетрудоспособностью. В этом случае в таблице 6 Отчета по форме № Д4 отдельными строками указываем:
— зарплату, ошибочно начисленную за дни отпуска / временной нетрудоспособности, и начисленный на нее ЕСВ со знаком «минус» (!). В графе 11 — месяц, за который была начислена зарплата (а не проведение сторнировки!);
— отпускные/больничные/декретные, начисленные вместо отсторнированной зарплаты (см. пример 3.21 на с. 41).
Рассмотрим порядок отражения зарплаты в таблице 6 Отчета по форме № Д4 на конкретных примерах (см. рис. 3.5).
Больничные
Сумму больничных отражаем в отчетности по ЕСВ, сформированной за тот месяц, в котором они были фактически начислены в бухучете. В таблице 6 Отчета по форме № Д4 больничные отражаем:
во-первых, отдельно от других выплат, начисленных застрахованному лицу в отчетном месяце;
во-вторых, с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период временной нетрудоспособности и за которые начислены больничные.
Обратите внимание: если имеем дело с внутренним совместителем, то
и зарплату, и больничные, начисленные по основному месту работы и по совместительству, отражаем в таблице 6 в отдельных строках
Переходим к графам таблицы 6 Отчета по форме № Д4.
Если больничные начисляет обычный работодатель, то по строке с их суммой в графе 9 проставляем код категории:
— «29 » — если нетрудоспособным был обычный работник предприятия или ФЛП, к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 22 %;
— «36 » — по работнику с инвалидностью, к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 8,41 %.
Далее в графе 11 указываем месяц и год, на который приходится период временной нетрудоспособности. В свою очередь, в графе 13 отражаем количество календарных дней временной нетрудоспособности, которые пришлись на месяц, указанный в графе 11, согласно больничному листу (справке медицинского заведения), за исключением дней нетрудоспособности, подтвержденных справкой о временном освобождении от работы в связи с необходимостью ухода за больным ребенком. Эти «исключительные» дни указываете в графе 14 таблицы 6.
Графу 15 (количество календарных дней в трудовых отношениях) по строке с суммой больничных заполняем, только если зарплата в отчетном месяце работнику не начислялась.
Остальные графы по строкам с больничными заполняем в общем порядке (см. примеры 3.20 и 3.21 на с. 41).
Важно! Если возникла необходимость в текущем отчетном периоде откорректировать (доначислить/отсторнировать) сумму больничных, отраженных в прошлых отчетных периодах, в связи с выявленной ошибкой, то эту корректировку в таблице 6 проводим следующим образом:
— в графе 9 указываем код категории застрахованного лица, соответствующий больничным (см. выше);
— в графе 11 — месяц, на дни которого приходится временная нетрудоспособность;
— графу 13 заполняем, только если изначально неправильно определили количество дней временной нетрудоспособности. Например, работник болел 8 календарных дней, а вы указали 5 и начислили больничные за 5 календарных дней. В такой ситуации в графе 13 проставляем 3 календарных дня, за которые доначисляются больничные. Если же дни были определены правильно, а ошиблись в сумме больничных, то графу 13 по строке с корректировкой не заполняем;
— при доначислении больничных в графах 17 и 18 указываем доначисленные суммы (общую и вошедшую в базу начисления ЕСВ соответственно);
— при сторнировании суммы оплаты дней временной нетрудоспособности отсторнированные суммы приводим в графах 17 и 18 со знаком «минус» (см. пример 3.22 на с. 41). Это согласуется с положениями п. 9 разд. IV Порядка № 435, которые допускают внесение отрицательных сумм дохода в случае отражения сторнированных сумм отпускных, больничных, декретных.
Правильно отразить суммы больничных в таблице 6 Отчета по форме № Д4 вам поможет информация, приведенная на рис. 3.6 (см. с. 41).
Декретные
Сумму декретных отражаем в отчетности по ЕСВ, сформированной за тот месяц, в котором они были фактически начислены в бухучете. Но для правильного определения суммы ЕСВ (с целью сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ и для выполнения требования об уплате ЕСВ с МЗП) их «разбросаем» по месяцам, за которые они начислены. Именно поэтому в таблице 6 декретные отражаем:
1) в том месяце, в котором они были начислены;
2) не общей суммой, а с разбивкой по месяцам отпуска в связи с беременностью и родами (пропорционально дням такого отпуска в каждом из месяцев).
Если декретные начисляет обычный работодатель, то по строкам с пособием по беременности и родам в графе 9 указываем код категории:
— «42 » — если в декретный отпуск идет обычная работница предприятия или ФЛП, к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 22 %;
— «43 » — по работнице с инвалидностью, к базе начисления которой применяли ставку ЕСВ 8,41 %.
Месяцы и год, на которые приходится период отпуска в связи с беременностью и родами, проставляем в графе 11 таблицы 6, а количество календарных дней декретного отпуска в соответствующем месяце — в графе 16.
Отдельно остановимся на заполнении графы 15 таблицы 6.
В месяце начала декретного отпуска графу 15 заполняем по строке с зарплатой
Если зарплата за такой месяц не начислялась (были только декретные), то количество календарных дней в трудовых отношениях проставляйте в строке с декретными.
В строках, где указываем пособие за будущие полные месяцы отпуска в связи с беременностью и родами, графа 15 = графе 16. Поэтому в следующих отчетных месяцах в таблице 6 на декретчицу строки без суммовых показателей, но с данными в графе 15 заполнять не придется.
В месяце завершения декретного отпуска, если он заканчивается не в последний календарный день месяца, значение графы 15 равно количеству календарных дней в таком месяце.
Остальные графы по строкам с пособием по беременности и родам заполняем в общем порядке (см. рис. 3.7 на с. 42).
Обратите внимание: если в отпуск в связи с беременностью и родами уходит внутренний совместитель, то и зарплату, и декретные, начисленные по основному месту работы и по совместительству, отражаем в таблице 6 в отдельных строках.
И еще один момент. Если у вас возникла необходимость отсторнировать/доначислить уже отраженные в прошлых отчетных периодах суммы пособия по беременности и родам, то такая корректировка проводится аналогично исправлению суммы больничных (см. с. 41).
Отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск
Как мы отмечали ранее, в таблице 6 следует отражать начисленные суммы доходов, которые входят в базу начисления ЕСВ. Это следует из положений п. 9 разд. IV Порядка № 435 и согласуется с названием граф таблицы 6 Отчета по форме № Д4.
При этом при начислении отпускных у хозрасчетных предприятий есть два варианта:
1) всю их сумму вы можете начислить в том месяце, в котором ее выплачиваете;
2) отпускные можете начислить частями — отдельно по каждому месяцу, на который приходятся календарные дни отпуска.
Важно! Оба варианта являются правильными (см. письма Минфина от 23.02.2018 г. № 35220-07-10/5151 и от 13.10.2017 г. № 35220-07-2/27938) и активно используются работодателями.
Отпускные отражаем в Отчете по форме № Д4, сформированном за тот месяц, в котором они были фактически начислены (в бухгалтерском учете), в отдельной строке
Если отпускные следующего месяца (например, октября) выплачивают авансом в текущем месяце (в сентябре), а начисляют в следующем месяце (октябре), то они в Отчет по форме № Д4 за текущий месяц (сентябрь) попасть не должны.
Если же отпускные в следующем месяце (октябре) выплачивают и начисляют в текущем месяце (в сентябре), то их следует отразить в Отчете по форме № Д4 за текущий месяц (сентябрь). Но при этом в графе 11 указывают месяц, за который они начислены (октябрь).
По строке с отпускными в графе 9 указываем тот же код категории застрахованного лица, с которым отражаем зарплату (в общем случае по обычным работникам — «1», по работникам с инвалидностью — «2»).
Имейте в виду: для отпускных есть свой код типа начислений. Таким образом, в графе 10 указываем КТН «10».
Графу 15 по строке с отпускными заполняем только в том случае, если работнику в отчетном месяце не начислялась зарплата.
В отличие от отпускных, компенсацию за дни неиспользованного отпуска в таблице 6 отражаем в общей сумме заработной платы текущего месяца. Отдельно ее выделять с КТН «10» в графе 10 таблицы 6 не нужно.
Еще одна интересная ситуация: работник «перегулял» отпуск и увольняется. Как отразить в таблице 6 Отчета по форме № Д4 сумму отчислений при увольнении работника за дни отпуска, которые были предоставлены в счет неотработанной им части рабочего года?
Сумму сторнированных отпускных в таблице 6 Отчета по форме № Д4 указываем отдельно от заработной платы. При этом проставляем:
— в графе 10 — КТН «10»;
— в графе 11 — месяц и год, за которые ранее были начислены «перегулянные» отпускные;
— в графах 17 и 18 — сумму сторнированных отпускных со знаком «минус»;
— в графе 21 — также со знаком «минус» сумму ЕСВ, которая была начислена на сумму сторнированных отпускных.
Графы 22 — 25 заполняем в общем порядке.
Поскольку «перегулянные» отпускные «привязаны» к месяцу, за который они были начислены, то их сумма уменьшит базу начисления ЕСВ такого месяца. А значит, если сумма дохода окажется меньше МЗП, может возникнуть необходимость рассчитать ЕСВ-разницу и доначислить на нее ЕСВ. Подробнее об отражении ЕСВ-разницы см. на с. 44.
Вознаграждение по ГПД
Сумму вознаграждения по ГПД включаем в Отчет по форме № Д4, сформированный за тот месяц, в котором оно было начислено в бухучете.
В таблице 6 вознаграждение, начисленное обычным страхователем, отражаем в отдельной строке с кодом категории застрахованных лиц «26» в графе 9.
Однако если срок выполнения работ / предоставления услуг по ГПД превышал один месяц, сумму по договору делим на количество календарных месяцев, в течение которых действовал ГПД. При этом не важно, полные это месяцы или нет. Так, например, если согласно договору подряда работы выполнялись с 30 августа по 30 сентября и вознаграждение за выполненные работы начислено в сентябре, то его общую сумму делим на 2. Ведь период выполнения работ пришелся на два месяца: август и сентябрь (см. пример 3.25 на с. 45).
Вознаграждение, приходящееся на каждый календарный месяц, отражаем в отдельной строке таблицы 6. По таким «переходящим» суммам в графе 10 таблицы 6 проставляем КТН «1» (сумма дохода за выполненную работу (предоставленные услуги), срок выполнения которых превышает календарный месяц).
А вот если вознаграждение начислено за один месяц, графу 10 не заполняем
Графу 15 (количество календарных дней в трудовых (гражданско-правовых) отношениях) по строке с суммой вознаграждения заполняем, только если оно начислено лицу, которое не состоит со страхователем в трудовых отношениях или состоит, но трудовые выплаты ему в отчетном месяце не начислялись.
Если ГПД заключен с работником предприятия и ему в отчетном месяце начислялась зарплата, то графу 15 заполняйте по строке с зарплатой (см. пример 3.26 на с. 45).
Заметьте: если стороннему физлицу, с которым заключен ГПД, в отчетном месяце не начислялось вознаграждение, на него все равно формируем строку в таблице 6 с количеством дней в гражданско-правовых отношениях (графа 15), но без суммовых показателей (см. пример 3.24 на с. 45).
Рассмотрим на примерах (см. рис. 3.8 на с. 45) порядок отражения вознаграждения за выполненные работы (предоставленные услуги).
ЕСВ-разницы
По общему правилу, прописанному в ч. 5 ст. 8 Закона № 2464, если база начисления ЕСВ не превышает размера МЗП, установленной законом на месяц, за который получен доход, сумма ЕСВ равна произведению размера МЗП и ставки ЕСВ.
Соблюдать это правило обязаны основные работодатели (т. е. те, которые выплачивают доход по основному месту работы застрахованного лица и ведут его трудовую книжку) при расчете ЕСВ по ставке 22 % с базы начисления ЕСВ работника за отчетный месяц*.
* Напомним: на лиц с инвалидностью, к доходам которых за месяц применяется ставка ЕСВ 8,41 %, а также на совместителей требование о начислении ЕСВ с МЗП не распространяется (см. с. 6).
Обратите внимание: в базу начисления ЕСВ входят все выплаты, начисленные застрахованному лицу в отчетном месяце основным работодателем и указанные в п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464. Это зарплата по основному месту работы, зарплата по месту работы по совместительству (если работник — внутренний совместитель), больничные и пособие по беременности и родам (при наличии), вознаграждение по ГПД (если с работником был заключен ГПД). Поэтому с МЗП следует сравнивать общую базу начисления по работнику за месяц, в которую войдут все вышеперечисленные выплаты, а не только зарплату, начисленную по основному месту работы (см. пример 3.28 на с. 47).
С целью реализации требования об уплате ЕСВ с МЗП сначала определяем фактическую базу начисления ЕСВ работника. Далее сравниваем ее сумму с размером МЗП.
Если МЗП выше фактической базы начисления ЕСВ, рассчитываем разницу между этими двумя величинами(ЕСВ-разница) и доначисляем на нее ЕСВ (см. пример 3.27 на с. 47).
Отдельно остановимся на «переходящих» (начало и окончание временной нетрудоспособности приходятся на разные месяцы) и «запоздалых» (листок нетрудоспособности предоставлен в месяце, следующем за месяцем окончания болезни) больничных.
Для целей сравнения с МЗП выплаты за период временной нетрудоспособности относим к месяцам, за которые они начислены. Если с учетом суммы больничных фактическая база начисления ЕСВ оказалась ниже минимальной заработной платы, выполняем требование об уплате ЕСВ с МЗП.
Важно! Если больничный «переходящий»/»запоздалый», то в месяце начала болезни начисляем ЕСВ на фактическую базу начисления ЕСВ, рассчитанную по такому работнику. Требование о ЕСВ с МЗП не применяем, ведь общая сумма дохода за месяц еще не известна.
После получения листка нетрудоспособности для целей сравнения с «минималкой» больничные относим к месяцам, за которые они начислены. Если после такого распределения больничных в месяцах, на которые пришлась временная нетрудоспособность, база начисления ЕСВ меньше МЗП, рассчитываем ЕСВ-разницы по таким месяцам и доначисляем на них ЕСВ (см. письмо ГФСУ от 14.02.2015 г. № 4979/7/99-99-17-03-01-17, подкатегорию 301.04.01 БЗ). Как отразить эту ситуацию в таблице 6 Отчета по форме № Д4, вы можете узнать из примера 3.29 на с. 47.
Что касается пособия по беременности и родам, то для целей сравнения с МЗП его суммы также относим к месяцам, за которые они начислены. Если в каком-то месяце фактическая база начисления ЕСВ окажется ниже МЗП, на разницу между этими двумя величинами доначисляем ЕСВ. Однако учтите, что Порядком № 435 не предусмотрена возможность отражения в текущем отчетном периоде ЕСВ-разниц за будущие месяцы отпуска в связи с беременностью и родами. Поэтому по декретным все сравнения с минзарплатой проводим месяц в месяц. То есть
в случае начисления выплат за будущие периоды (пособие по беременности и родам, отпускные) рассчитываем ЕСВ-разницы и начисляем на них ЕСВ месяц в месяц
Наперед (в текущем отчетном периоде за будущие отчетные периоды) ЕСВ-разницы не определяем (см. пример 3.30 на с. 47)! Это согласуется с положениями п. 9 разд. IV Порядка № 435.
Для отражения ЕСВ-разницы в таблице 6 формируем отдельную строку с регистрационным номером учетной карточки налогоплательщика того застрахованного лица, по которому определяли ЕСВ-разницу. При этом в графе 9 проставляем код категории застрахованного лица:
— «1» — если в отчетном месяце работнику начисляли зарплату;
— «29» — если в отчетном месяце есть только больничные или в текущем отчетном периоде отражаем ЕСВ-разницу за прошлый период, которая связана с больничными, начисленными в текущем отчетном периоде за прошлые отчетные периоды;
— «42» — если в отчетном месяце есть только декретные или в текущем отчетном периоде отражаем ЕСВ-разницу, которая связана с декретными, начисленными в прошлом отчетном периоде за текущий отчетный период (или в текущем отчетном периоде за прошлый);
— «47» — если разницу определяем по «солдату предприятия».
Переходим к графе 10. В ней по строке с ЕСВ-разницей проставляем:
— КТН «13» — если отражаем ЕСВ-разницу в текущем отчетном периоде за текущий отчетный период (в графе 9 код категории «1», «29», «42», «47») или в текущем отчетном периоде за предыдущий отчетный период в связи с начислением больничных/декретных (в графе 9 код категории «29», «42»);
— КТН «14» — если отражаем ЕСВ-разницу в текущем отчетном периоде за предыдущий отчетный период, которая возникла в связи с удержанием «перегулянных» отпускных при увольнении (в графе 9 код категории «1»);
— КТН «2» — если исправляем ошибку: в прошлых отчетных периодах занизили или не отразили ЕСВ-разницу. Имейте в виду: для отражения ЕСВ-разницы за предыдущий месяц, которая связана с «переходящими»/»запоздалыми» больничными, КТН «2» не применяется, поскольку в этом случае нельзя считать, что ЕСВ на такую разницу был начислен несвоевременно (см. письмо ГФСУ от 02.02.2017 г. № 1925/6/99-99-13-02-01-15);
— КТН «3» — если исправляем ошибку: в прошлых отчетных периодах завысили или ошибочно отразили ЕСВ-разницу.
Сумму ЕСВ-разницы указываем в графе 19 таблицы 6, а начисленный на нее ЕСВ — в графе 21.
Рассмотрим примеры (см. рис. 3.9 на с. 47).
Выводы
- Обычные работодатели, которые выплачивают заработную плату и вознаграждения по ГПД, формируют таблицы 1, 5, 6 и 7 Отчета по форме № Д4.
- Отчет по форме № Д7 подаем только при наступлении несчастного случая на производстве или выявлении у работника профзаболевания.
- В таблицу 5 сведения о временном переводе на другую работу (например, согласно ст. 33 и 34 КЗоТ) вносить не нужно.
- В таблице 6 начисленные застрахованному лицу зарплату, больничные, пособие по беременности и родам, вознаграждение по ГПД отражаем отдельными строками.
- «Переходящие» больничные в таблице 6 Отчета по форме № Д4 отражаем с разбивкой по месяцам, за которые они начислены.
- Строку с отпускными формируем отдельно от других выплат с КТН «10» в графе 10. А вот компенсацию за неиспользованный отпуск указываем в общей сумме зарплаты.
- Сумму ЕСВ-разницы указываем в отдельной строке в графе 19 таблицы 6 Отчета по форме № Д4.