Командировка бюджетников: билет без выписки из банка

Что говорит инструкция № 59

Известный факт: для бюджетных учреждений в вопросе командировок есть обязательный к выполнению документ — Инструкция № 59*.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Предписанием абз. 1 п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59 предусмотрено, что командировочные расходы возмещают лишь при наличии документов в оригинале, которые удостоверяют стоимость этих расходов. Дальше расшифровано, каких именно. В части проезда это следующие документы: транспортные билеты или счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе на чартерные рейсы.

Следовательно, по общему правилу для возмещения стоимости электронного транспортного билета работник должен предоставить (1) посадочный талон к нему и (2) расчетный документ о его приобретении.

Как видим, не только НКУ требует документ на приобретение. Хотя и конкретно о выписке банка здесь речь не идет, но расчетный документ нужен.

В то же время абз. 2 п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59 содержит уточнение для возмещения расходов на приобретение электронного авиабилета. В этом случае должен быть такой пакет документов:

— оригинал расчетного или платежного документа, который подтверждает осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.

Здесь среди расчетных документов уже упомянуто о выписке со счета. Хотя не ее единую можно предоставить. Но все же предоставить надо.

А вот в абз. 5 п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59 речь идет о возмещении расходов на приобретение электронного проездного/перевозочного документа на поезд. В этом случае основанием является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — документ на услуги. В этой норме ни слова о расчетном/платежном документе на его приобретение. Забыли или умышленно не отметили? Так что, для компенсации стоимости электронного билета на поезд не нужен расчетный документ (выписка и т. п.)?

Осторожность не помешает, ведь в общей норме из абз. 1 п. 12 разд. ІІ Инструкции № 59 прямо сказано, что расчетный документ о приобретении билета (в том числе электронного) необходим по всем видам транспорта.

При этом следует учесть нормы п. 5.6 Порядка № 331*. Распечатанные на бумажном носителе посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги являются расчетными документами (транспортными билетами). Из этого следует, что

для возмещения расходов на проезд на поезде по электронному билету достаточно распечатанного посадочного талона, который является расчетным документом

* Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный совместным приказом Мининфраструктуры и Миндоходов и сборов от 30.05.2013 № 331/137.

Кстати, об этой норме упоминают сами налоговики в консультации из категории 103.17 ЗІР ГНСУ. При этом они отмечают следующее: не включается в общий месячный (годового) налогооблагаемый доход плательщика налога — физического лица сумма возмещенных ему работодателем расходов, понесенных таким плательщиком во время командировки на проезд, при условии выполнения требований, установленных п. 170.9 НКУ. Самое время разобраться, что нам говорит НКУ.

Что говорит НКУ

С 01.04.2023 в Налоговом кодексе состоялись изменения в вопросе командировок, в частности в отношении подтверждения понесенных в ней расходов и их налогообложения.

Предписанием п.п. 170.9.2 НКУ урегулирован случай, когда во время командировки или выполнения отдельных гражданско-правовых действий плательщик налога для проведения расчетов применил платежный инструмент, включая корпоративный (бизнесовый) платежный инструмент или личный платежный инструмент или его реквизиты. Тогда стоимость расходов удостоверяет документ (выписка и/или сведения со счета) в электронной или бумажной форме, который содержит определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован такой платежный инструмент.

Переведем эту норму на понятный язык. Работник в рамках командировки покупает транспортные билеты, оплачивает проживание, проводит любые другие операции с использованием личной или корпоративной карты? В этом случае он должен подтвердить стоимость расходов электронной или бумажной выпиской со счета или данными из него в другом формате.

Для всестороннего изучения этой темы вам пригодится статья «Расчет карточкой: подтверждающие документы» // «Налоги & бухучет», 2023, № 48.

Помните: НКУ регулирует вопросы налогообложения компенсированных работнику командировочных расходов. А именно возмещение этих расходов, тем более в бюджетном учреждении, — это парафия Инструкции № 59 (см. предыдущий раздел).

Что делать?

Как мы уже заметили, нормы НКУ регулируют налогообложение командировочных расходов. То есть при отсутствии подтверждающих документов о приобретении билета его стоимость может попасть в налогооблагаемый доход работника.

К сожалению, невозможно предугадать, какую позицию займут в этой ситуации налоговики. Поэтому рекомендуем не пренебрегать предписанием п.п. 170.9.2 НКУ: на использование платежных карт должна быть выписка или данные со счета (с которого приобретен билет) в другом виде.

Как быть с картой жены? На первый раз простить?

Есть один нестандартный вариант выхода из ситуации: заключить договор поручения между работником и лицом (его женой), которое осуществило оплату. По данному договору работник поручает этому лицу купить билет. Правда, здесь важно не попасть под запрет на перепоручение из ст. 30 КЗоТ. На наш взгляд, перепоручения не будет, если в смете командировочных расходов (исходя из которой посчитана сумма выданного работнику аванса) расходты на приобретение билета будут отсутствовать.

Дальше работник компенсирует лицу понесенные расходы. Именно документ о перечислении израсходованных средств этому лицу (например, выписка с карточного счета работника) и будет документом об оплате, который подтверждает расходы на проезд командированного работника. При наличии такого документа, а также посадочного талона и расчетного документа об оплате билета от имени лица, по нашему мнению, можно возмещать работнику проездные расходы без обложения НДФЛ и ВС.

Однако не исключено, что налоговики здесь могут фискалить и требовать обложить налогом эту сумму.

На будущее рекомендуем предупредить всех работников: чтобы не возникало спорных моментов, следует проводить оплату только со своих платежных карт. Такую норму можно закрепить в Положении о служебных командировках.

Выводы

• С 01.04.2023 в НКУ внесены изменения в отношении командировок.
• Для целей налогообложения, приобретя электронный билет на поезд с помощью платежных инструментов (личной или корпоративной карты), командированный работник должен также предоставить выписку/ведомости со счета, с которого проведена такая оплата.
• Распечатанный посадочный талон электронного билета на поезд является расчетным документом. Поэтому его достаточно для возмещения расходов на проезд.
• Для того чтобы возместить работнику без удержания НДФЛ и ВС стоимость билета, приобретенного третьим лицом, можно заключить договор поручения. Хотя не исключено, что налоговики не примут такой вариант.