Компенсация за неиспользованный отпуск: предоставление и оформление 2025
Когда компенсируют отпуск? За какие отпуска предоставляют компенсацию? Какие документы нужны для оформления? Налогообложение и бухучет. Все это — в статье.
Правовая база
- Закон «Об отпусках» № 504/96-ВР
- Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ)
- Порядок исчисления средней заработной платы от 08.02.1995 г. № 100
Общее правило
🔴 Компенсация без увольнения — НЕ разрешена
🟢 Исключение — если выполняются все следующие условия (ст. 24 Закона об отпусках):
- Инициатива работника — он самостоятельно подает заявление.
- Работник старше 18 лет.
- Использовано не менее 24 к. дней ежегодного (основного и/или дополнительного) отпуска.
В таком случае можно компенсировать излишек неиспользованных дней деньгами.
также особый случай — компенсация отпуска работнику, призванному или принятому на военную службу.
Работник имеет право на компенсацию всех неиспользованных дней отпусков: ежегодного (основного и дополнительного) и дополнительного социального на детей.
Заявление подается до последнего дня месяца, в котором работник мобилизован.
Компенсируются дни, накопленные до даты начала службы.
📖 Компенсация за неиспользованный отпуск перед мобилизацией
📖 Компенсация за отпуск мобилизованному с 2023 года
📖 Можно ли мобилизованному работнику выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения?
Что подлежит компенсации
- Ежегодный отпуск (основной и дополнительный)
- Дополнительный социальный отпуск на детей
На кого распространяется
- Как на основных работников, так и на совместителей.
Главные особенности во время военного положения
Они предусмотрены Законом № 2136.
1. Минимум — 24 календарных дня:
- Продолжительность ежегодного основного отпуска остается 24 к.д.
- Всё, что свыше 24 дней — работодатель может ограничить или перенести.
2. Разделение отпуска:
- Отпуск можно разделить, но одна часть должна быть не менее 14 к.д.
🎥 Как можно делить отпуска в 2025 году?
3. Предоставление более 24 дней:
Более 24 дней могут быть:
- перенесены на послевоенное время;
- или предоставлены как отпуск без сохранения зарплаты.
4. Можно не предоставить отпуск, но..
- Компенсацию за дни свыше 24 к.д. нужно уплатить в случае:
- увольнения работника;
- или по его заявлению, если выполнены условия из ч. 1 ст. 24 Закона «Об отпусках».
Увольнение во время военного положения:
«В случае увольнения работника в период действия военного положения ему выплачивается денежная компенсация» — ст. 12 Закона № 2136
Расчет количества дней
Что такое «рабочий год»?
Это период от даты начала трудового договора:
▶️ Например, если работник принят 15.09.2022, то его рабочие годы:
- 15.09.2022 — 14.09.2023
- 15.09.2023 — 14.09.2024
- 15.09.2024 — 14.09.2025 … и так далее.
Как считать дни неиспользованного отпуска:
✔️ Отпуск зарабатывается ежедневно, то есть его количество зависит от фактически отработанного времени в каждом рабочем году.
Вам пригодится Формула расчета количества дней отпуска
Разделение на два периода: до и после 31.12.2023
📌 Если работник имеет неиспользованный отпуск за период до 31.12.2023: Компенсацию за эти дни считают из заработка 2023 года.
📌 Если дни накоплены после 01.01.2024: Компенсацию считают уже по новым правилам, с зарплат 2024 года.📩 Подтверждено в письме Минэкономики от 26.02.2024 № 4707-05/14491-09.
Примеры компенсации ежегодного отпуска
Пример 1. отпуск более 24 дней — компенсация разрешена:
- Работник имеет 31 день неиспользованного ежегодного отпуска.
- Минимум — 24 календарных дня (ст. 6 Закона об отпусках).
- После предоставления 24 дней, можно компенсировать 7 дней деньгами.
✔️ Условие: компенсация разрешена только за дни свыше 24 дней за каждый рабочий год.
Пример 2. Отпуск ровно 48 дней за 2 года — компенсация невозможна:
- За 2 рабочих года работник имеет 48 дней отпуска.
- 2 × 24 = 48 дней — это норма.
- Компенсация не разрешена, потому что сверхурочных дней нет.
🚫 Помните: компенсация возможна только за излишек свыше 24 дней на каждый рабочий год отдельно.
Дополнительная оговорка: запрещено не предоставлять ежегодный отпуск более 2 лет подряд (ст. 80 КЗоТ).
‼️ Исключение — во время военного положения это правило не действует, когда работодатель может отказать в предоставлении отпуска (ч. 1 ст. 12 Закона № 2136).
Можно не предоставлять отпуск более 2 лет во время военного положения
🚫 Нельзя:
Соглашаться на полную денежную компенсацию ежегодного отпуска без увольнения работника, даже по его письменной просьбе. Это нарушение трудового законодательства.
Ответственность работодателя
💰 Финансовая (ст. 265 КЗоТ):
За нарушение трудового законодательства, в частности:
- за выплату компенсации вопреки закону, задержку выплаты компенсации менее чем на месяц — штраф 1 минимальная зарплата (на момент выявления) — в 2025 году: 8000 грн;
- за задержку выплаты компенсации более чем на месяц — штраф в 3 МЗП (24000 грн).
📋 Административная (ст. 41 КоАП):
За нарушение требований законодательства о труде
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Первое | от 510 до 1700 грн |
| Повторное (в течение года) | от 1700 до 5100 грн |
Компенсация при увольнении
🔹 В случае увольнения — работодатель обязан выплатить компенсацию за все:
- неиспользованные ежегодные основные отпуска
- неиспользованные дополнительные отпуска
- отпуска на детей (ст. 19, 24 Закона об отпусках, ст. 84 КЗоТ)
❗️ Ограничение 24 дня не действует — компенсируются все накопленные дни за все предыдущие годы.
Отпуск перед увольнением — это право работника:
- Работник может «отгулять» отпуск перед увольнением.
- День увольнения — последний день отпуска.
- Отпускные выплачиваются заранее, как обычно.
Работник сам решает:
🔹 или уйти в отпуск → потом уволиться
🔹 или получить денежную компенсацию → в день увольнения
🚫 Исключения, когда отпуск перед увольнением НЕ разрешен:
- Увольнение за дисциплинарное нарушение — только компенсация.
- Военное положение — работодатель может отказать в более 24 днях, чтобы освободить место для нового работника.
Компенсация и отпуск перед увольнением — равнозначны: Сумма выплаты одинаковая, разница только в форме — или в виде «отпускных», или как компенсация при расчёте.
‼️ Но это правило действует только если нет дней отпуска, заработанных до 31.12.2023. Если есть, то помните: отпускная компенсация для таких дней считается из «замороженных» выплат за 2023 год, а отпускные — по общим правилам. Это может повлиять на разницу в суммах компенсации и отпускных.
📖 Компенсация за неиспользованный отпуск и отпускные 2025: брать ли выплаты 2023 года?
Компенсация за отпуск на детей
👶 Что такое дополнительный отпуск на детей? Он предоставляется по ст. 19 Закона об отпусках, в частности:
- одному из родителей, имеющих двух и более детей до 15 лет;
- одному из родителей ребенка с инвалидностью;
- одинокой матери — независимо от количества детей до 18 лет.
‼️ Компенсация возможна только в случае увольнения. А также в случае принятия или призыва на военную службу.
Причина — социальный отпуск не является ежегодным, поэтому абз. 4 ст. 24 Закона об отпусках не разрешает компенсацию без увольнения. Но для мобилизованных действуют специальные нормы.
Особенности отпуска:
- Считается за календарный год, а не за рабочий.
- Нет срока давности — компенсируется за все годы.
- Если право возникло по нескольким основаниям (например, многодетность инвалидность), можно получить до 17 дней (10 7).
- Нужно иметь справку, что другой родитель не использовал отпуск на детей и не получал компенсации.
Примеры компенсации соцотпуска
Пример 1: Работница имеет право на 10 дней каждый год (2023 — 2025). Ей компенсируют 30 дней при увольнении в 2025.
Пример 2: Работница имеет:
- 24 дня ежегодного — хочет «отгулять» 14 дней
- 10 дней на детей — хочет «отгулять» все.
- остальные 10 дней — хочет забрать компенсацией.
❌ Так нельзя! Закон требует отдыхать минимум 24 дня именно ежегодного отпуска, а отпуск на детей не засчитывается. Компенсация в таком случае не разрешена.
Отпуска, которые не компенсируются
Компенсация НЕ начисляется за отпуска, которые:
- не накапливаются;
- не являются ежегодными;
- не относятся к дополнительным социальным (на детей).
К таким относятся:
- 🎓 учебные;
- ✍️ творческие;
- 🏆 для участия в соревнованиях;
- ♿ для лиц с инвалидностью;
- 🪖 для участников боевых действий;
- ☢️ «чернобыльские» — они считаются льготой, а не видом отпуска в классическом смысле (согласно ст. 20 и 21 Закона № 796-XII).
Компенсация — дополнительные правила
- Компенсация — только окончательный расчет.
Перенести ее на новое место работы невозможно. - Отказ от компенсации — запрещен.
Работник не может оставить ее «на потом » — выплачивается обязательно при увольнении. - Компенсация должна быть указана отдельно.
Сообщите работнику о её размере отдельно, не только в общем расчётном листе (ст. 47 КЗоТ). - В случае смерти работника — компенсация выплачивается:
- членам семьи (ч. 6 ст. 83 КЗоТ),
- или входит в наследство, если членов семьи нет.
Когда выплачивается компенсация?
| Ситуация | Срок |
|---|---|
| Без увольнения | когда-либо, по приказу |
| При увольнении | в день увольнения, или на следующий день после требования работника ( ст. 116 КЗоТ) |
Документальное оформление
1. Если работник продолжает работать:
- ✍️ Заявление работника о желании получить денежную компенсацию за сверхурочные дни отпуска (свыше 24 к.д. за каждый рабочий год).
- 📑 Приказ работодателя о выплате компенсации.
❗️Нагадуємо: компенсация возможна только за дни свыше 24, и только после фактического использования этих 24 дней.
📝 Заявление о выплате компенсации за неиспользованный отпуск в связи с мобилизацией
📝 Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск в связи с мобилизацией
Если работник увольняется:
- 📑 Приказ об увольнении — он автоматически является основанием для расчета компенсации.
- 📊 Расчет неиспользованных дней отпуска — бухгалтер должен определить количество всех дней, включая накопленные за предыдущие годы.
Если компенсируется дополнительный отпуск на детей дополнительно стоит иметь справку или письмо с места работы другого родителя о том, что он:
- не пользовался этим отпуском;
- не получал компенсацию.
Форма произвольная. Главное, чтобы содержала достоверную информацию.
📢 Хотя должны предупредить: законодательство не обязывает работника предоставлять такие документы и не дает право работодателю их требовать. Поэтому программа минимум — работник должен указать в заявлении о выплате компенсации или увольнении, что другой из родителей ребенка (детей) не использовал дополнительный социальный отпуск на них за соответствующий год.
Налогообложение
налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — 18%
- Удерживается на общих основаниях.
- Учитывается при предоставлении налоговой социальной льготы.
военный сбор (ВС) — 5% — 5%
- По состоянию на 2025 год — 5%.
- Удерживается так же, как с зарплаты.
📋 Отчетность:
В Приложении 4ДФ компенсация показывается под кодом дохода «101 » — вместе с зарплатой. ВС также указывается в 4ДФ.
В приложении Д1 показывается общей суммой вместе с зарплатой.
единый социальный взнос (ЕСВ):
- Начисляется, если компенсацию выплачивают до увольнения (как часть зарплаты).
- НЕ начисляется, если компенсацию начисляют после увольнения, потому что работодатель уже не является страхователем (письма ГФС № 956/6 и № 557/ІПК).
Бухгалтерский учет (пример)
| № | Хоз. операция | Дт | Кт |
|---|---|---|---|
| 1 | Начислили компенсацию | 471 | 661 |
| 2 | Удержали НДФЛ (18%) | 661 | 641 |
| 3 | Удержали ВС (5%) | 661 | 642 |
| 4 | Начислили ЕСВ (22%) | 471 | 651 |
| 5 | Выплатили работнику | 313 | 311 |
