Неоплачиваемый больничный: когда показываем в Д1

Автор: | 26.04.2023

Оплата больничных: основы

До Объединенного отчета больничный должен пройти тернистый путь у работодателя. Коротко напомним важнейшие этапы.

1. Берем в работу. Если на работника пришел больничный (е-больничный или бумажный), то работодатель должен определиться: оплачивать его или нет.

В общем случае право на страховые выплаты возникает с наступлением страхового случая в период работы (включая время испытания и день увольнения), занятия предпринимательской и другой деятельностью (ч. 1 ст. 12 Закона о соцстраховании*).

Больничные

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

Если застрахованное лицо имеет право на пособие по временной нетрудоспособности, то работодатель берет в работу е-больничный на 8-й день после закрытия (статус «готовий до сплати»), а бумажный — со дня предоставления листка нетрудоспособности работником работодателю. Е-больничный, сформированный в связи с беременностью и родами, идет в работу с 8-го дня после его открытия.

Обратите внимание на больничный совместителя. Право на пособие по временной нетрудоспособности у такого работника возникает только по одному из мест работы. Приоритетным является основное место работы. Однако, где воспользоваться таким правом, совместитель может выбрать самостоятельно.

2. Уполномоченное лицо выносит решение. На этом этапе в игру вступает уполномоченное лицо (уполномоченные лица) и принимает решение о предоставлении/отказе в оплате временной нетрудоспособности.

Случаи, при которых должны отказать в предоставлении пособия по временной нетрудоспособности, очерчены в ст. 16 Закона о соцстраховании. Среди них, в частности, алкогольное или наркотическое опьянение, умышленное причинение вреда своему здоровью, болезнь в отпуске без сохранения зарплаты, творческом отпуске, дополнительном отпуске в связи с обучением и т. п. Такие же случаи повторяются в Порядке № 440*. То есть первые 5 дней болезни в ситуациях, приведенных в ст. 16 Закона о соцстраховании, также не оплачиваются.

* Порядок оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств работодателя, утвержденный постановлением КМУ от 26.06.2015 № 440.

Также не предоставляется пособие по временной нетрудоспособности и не оплачиваются первые 5 дней работодателем в случае болезни, наступившей и продолжающейся во время простоя (без присутствия работника на рабочем месте), во время приостановления действия трудового договора. Кстати, о нюансах неоплаты больничных во время простоя вы можете прочитать в статье «Лікарняні під час простою: позиція Мінсоцполітики змінилася» // «Оплата труда», 2022, № 14. Также поддерживают неоплату больничных в простое и специалисты ПФУ (см. письмо ПФУ от 22.02.2023 № 2800-030401-8/9101).

3. Фиксируем в табеле. А дальше путь больничного проходит через кадровую службу. Здесь происходит фиксация дней болезни в табеле учета рабочего времени. Именно табель является одним из важных факторов, на который должны опираться, заполняя Д1 Налогового расчета.

В центре внимания этой статьи неоплачиваемые больничные. И если временная нетрудоспособность неоплачиваемая, то, в общем случае, дни отсутствия работника в табеле учета рабочего времени обозначаются кодом «НН», или «27» — неоплачиваемая нетрудоспособность (далее — «НН»). Однако отметим, что «НН» при неоплачиваемом больничном не всегда должны фиксировать в табеле. Когда неоплачиваемую болезнь не показываем в табеле, читайте в статье «Неоплачиваемый больничный: когда НЕ показываем в Д1 Налогового расчета» этого выпуска.

4. Расчетно-отчетные дела. На этом этапе обычно проводится расчет больничных, подается заявление-расчет в ПФУ, осуществляется выплата пособия по временной нетрудоспособности после его финансирования ПФУ и подается отчет о выплате. А также формируется Объединенная отчетность, в которой отражаются дни временной нетрудоспособности и сумма больничных.

Однако когда имеем дело с неоплачиваемыми больничными, то путь от расчета до выплаты больничный не проходит. Но в Д1 Налогового расчета, даже без оплаты, дни временной нетрудоспособности надо показать. Однако не во всех случаях.

Основным аргументом для отражения/неотражения дней неоплачиваемой нетрудоспособности в Д1 будет табель учета рабочего времени.

Внимание на табель

При заполнении Д1 Налогового расчета берем во внимание кадровые и бухгалтерские документы. Если больничный не оплачен, то ориентиром для отражения их в Д1 является, в частности, правильно заполненный (!) табель учета рабочего времени.

Неоплачиваемые дни временной нетрудоспособности, отмеченные в табеле как дни неоплачиваемой болезни, например, кодом «НН», «27» ли, надо показывать в Д1. Это, в частности, следующие случаи:

— неоплачиваемый больничный из-за опьянения;

— неоплачиваемый больничный из-за нарушения режима;

— неоплачиваемые дни в МСЭК;

— неоплачиваемые дни ухода за ребенком по справке, предоставленной в соответствии с ч. 3 ст. 15 Закона о соцстраховании.

Обратите внимание, если больничный открыт совместителю (начало страхового случая пришлось на 01.01.2023 или позднее), то пособие по временной нетрудоспособности предоставляется только по одному из мест работы (или по основному, или по совместительству). В случае если пособие предоставлено по основному месту работы, то по совместительству оно не предоставляется*. Тогда по совместительству будет неоплачиваемая болезнь, дни которой должны быть отражены в табеле кодом «НН».

* Об оплате больничных совместителям с 01.01.2023 вы можете прочитать в статье «Больничные совместителям: интрига 2023 года» // «Оплата труда», 2023, № 3.

Однако оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности осуществляется по основному месту работы и по совместительству (детали — в статье «Совместители и первые 5 дней больничного» // «Налоги & бухучет», 2023, № 18).

Итак,

если в табеле показываем неоплачиваемую временную нетрудоспособность (отметка «НН»), то количество дней временной нетрудоспособности показываем в Д1

Теперь рассмотрим, как показать неоплачиваемые дни больничного в Д1.

Механизм отражения в Д1 неоплачиваемых больничных

В Д1 неоплачиваемые больничные показываем по общим правилам, только без суммовых значений:

— в отдельной от зарплатной строке;

— с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период временной нетрудоспособности;

— с отражением в графе 08 специального больничного кода «29» (обычный работник), «36» (работник с инвалидностью), в графе 10 — соответствующий месяц и год, на который приходятся дни нетрудоспособности, а в графе 12 — количество дней неоплачиваемой болезни;

— графы с суммовыми показателями этой строки оставляем пустыми.

Кстати, в статье «Алкогольное опьянение в е-больничном. Что показывать в Д1?» // «Оплата труда», 2022, № 1 вы найдете подробно описанный механизм отражения неоплачиваемого больничного в связи с алкогольным опьянением в Д1.

Почему важно неоплачиваемую нетрудоспособность фиксировать в Д1?

Во-первых, информация о временной нетрудоспособности работников из Д1 попадает в Реестр застрахованных лиц. ПФУ отслеживает весь путь е-больничного: от его формирования в системе до оплаты работодателем (отказа в оплате).

Во-вторых, ПФУ контролирует правильность начисления больничных. И при следующей, уже оплачиваемой, болезни работника проверит правильность исключения из расчетного периода неоплачиваемых дней предыдущей болезни (если она попадет в расчетный период), поскольку эта информация есть в Реестре застрахованных лиц. Более того, сейчас в заявлении-расчете при заполнении сведений по листку нетрудоспособности автоматически рассчитываются и отражаются суммы пособия. И в случае расхождений работодатель должен обосновать расчет среднего заработка.

Однако бывают случаи, когда дни неоплачиваемого больничного не должны отражать в Д1 Налогового расчета. Как такое может быть и почему это важно, читайте в следующей статье.

Выводы

  • Важную роль для отражения неоплачиваемых больничных в Налоговом расчете играет правильно заполненный табель учета рабочего времени.
  • Неоплачиваемые дни больничного в табеле обычно отражаем кодом «НН» или цифровым «27».
  • Когда в табеле «НН» — количество дней временной нетрудоспособности показываем в Д1.
  • Правильность отражения неоплачиваемого больничного в Д1 влияет на дальнейший расчет «больничной» средней зарплаты и контролируется ПФУ.

По материалам сайта i.factor.ua

Больничные