Периодическая матпомощь работникам: к отпуску и не только…

Квалифицируем выплату

Для правильного учета и налогообложения любой выплаты нужно правильно ее классифицировать. Законодательство предусматривает для поддержки работников разные виды материальной помощи. При определении вида материальной помощи, которую вы планируете предоставить работнику, воспользуемся всем известным документом — Инструкцией № 5*.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.2004 № 5.

Инструкцией № 5 материальная помощь разделена на следующие виды:

— материальная помощь, имеющая систематический характер, предоставленная всем или большинству работников (на оздоровление, в связи с экологическим состоянием, на решение социально-бытовых вопросов и т. п.). Такая помощь определена п.п. 2.3.3 Инструкции № 5 и входит в фонд оплаты труда в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат;

— материальная помощь разового характера, предоставляемая предприятием отдельным работникам в связи с семейными обстоятельствами, на оплату лечения, оздоровление детей, погребение (п. 3.31 Инструкции № 5). Она не относится к фонду оплаты труда.

Эти два вида помощи важно различать. Ведь они имеют разную почву для предоставления и нюансы налогообложения и отражения в Объединенном отчете.

О разовой матпомощи вы можете прочитать в статье «Разовая поддержка работника: нецелевая благотворительная матпомощь» этого выпуска. В этой статье поговорим о нюансах систематической матпомощи работникам.

Систематическая матпомощь

Правовые и организационные моменты. Основания, периодичность (систематичность) предоставления такой помощи указывают в коллективном договоре предприятия или в индивидуальных трудовых договорах. Также выплата матпомощи может быть урегулирована во внутренних локальных документах предприятия. Например, в Положении об оплате труда или Положении о предоставлении материальной помощи.

Примером такой материальной помощи может быть помощь на оздоровление, предоставляемая к ежегодному отпуску, или матпомощь для решения социально-бытовых вопросов. Или же матпомощь, связанная со значимыыми событиями человека (день рождения, юбилей, выход на пенсию и т. п.).

Предоставление матпомощи для коммерческих предприятий не является обязанностью работодателя, а только правом. Ведь у предприятий (учреждений, организаций) есть право в пределах своих полномочий и за счет собственных средств устанавливать дополнительные по сравнению с законодательством трудовые и социальные льготы работникам, в том числе предоставлять материальную помощь. «Развязывают руки» в отношении этого нормы ст. 9¹ КЗоТ. И уже в своих локальных документах работодатель может предусмотреть обязательность ее выплаты или выплаты по решению руководителя и наличию финансовых возможностей.

Например, колдоговором предприятия может быть предусмотрена выплата материальной помощи на оздоровление к ежегодному основному отпуску раз в год и/или помощи на решение социально-бытовых вопросов при наличии финансовых возможностей также раз в год.

Кстати, в бюджетной сфере установлены свои правила предоставления такой помощи. Для отдельных категорий работников-бюджетников предоставление материальной помощи на оздоровление является обязательным. К ним относятся, в частности: госслужащие, должностные лица местного самоуправления, педагогические и научно-педагогические работники, работники музеев и библиотек, медицинские работники и т. п.

Оформление. Выплата матпомощи оформляется приказом (распоряжением) руководителя. Как основание для ее предоставления указывают соответствующую норму коллективного договора (другого локального документа, где она определена), заявление работника и копии документов, подтверждающих соответствующее событие (при необходимости).

Объясним выражение «при необходимости». Если локальными документами предприятия предусмотрена обязательная выплата матпомощи на оздоровление при предоставлении отпуска раз в год, то, как правило, отдельное заявление от работника не нужно. И при делении отпуска на части работник может указать, к какой части желает получить матпомощь непосредственно в заявлении на отпуск. Но если выплата матпомощи предусмотрена на решение социально-бытовых вопросов при наличии возможностей, то от работника нужно будет получить заявление для этого.

Налогообложение систематической матпомощи

НДФЛ, ВС. Систематическая матпомощь подпадает под определение «зарплата», с точки зрения Налогового кодекса. Поскольку в соответствии с п.п. 14.1.48 НКУ заработная плата — основная и дополнительная заработная плата, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, выплачиваемые (предоставляемые) налогоплательщику в связи с отношениями трудового найма согласно закону.

Матпомощь облагается налогом в составе доходов в виде зарплаты, начисленных (выплаченных) налогоплательщику в соответствии с условиями трудового договора (п.п. 164.2.1 НКУ).

То есть облагаем ее НДФЛ по ставке 18 % по правилам, установленным для зарплаты. При этом систематическая матпомощь учитывается при определении права работника на НСЛ.

В разъяснении для целей налогообложения матпомощи налоговики обращают внимание на ее систематичность.

Так, если выплата материальной помощи имеет систематический характер и такая помощь предоставляется всем или большинству работников, например, помощь на оздоровление, при этом ее выплаты предусмотрены положениями об оплате труда наемных работников (коллективным договором, отраслевым соглашением и т. п.), принятыми согласно нормам трудового законодательства, то такая материальная помощь с целью налогообложения приравнивается к зарплате и вся сумма такой помощи включается в общий месячный налогооблагаемый доход плательщика налога и облагается налогом по ставке 18 %.

Также из нее удерживается военный сбор (п. 163.1 НКУ, п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

ЕСВ. Базой начисления единого взноса для работодателей является сумма начисленной каждому застрахованному лицу зарплаты по видам выплат, включающим основную и дополнительную заработную плату, прочие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, определяемые в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона о ЕСВ*).

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Поскольку систематическая матпомощь входит в фонд оплаты труда как поощрительная или компенсационная выплата, то она входит в базу начисления ЕСВ.

То есть обычный работодатель должен начислить ЕСВ по ставке 22 % (а если работник является лицом с инвалидностью — по ставке 8,41 %) на сумму систематической матпомощи.

Систематическая матпомощь в Объединенном отчете

Приложение Д1. Сумму систематической матпомощи в Д1 Налогового расчета показываем в месяце ее начисления в общей сумме начисленной зарплаты, которая входит в базу начисления взноса.

Приложение 4ДФ. В 4ДФ сумма систематической матпомощи также отражается в составе зарплаты: в разд. I — с признаком дохода «101» в месяце ее фактического начисления/выплаты по общим правилам.

Выводы

• Условия, размер и сроки предоставления систематической материальной помощи должны быть определены в локальных внутренних документах предприятия.
• Систематическая матпомощь предоставляется большинству работников предприятия и относится к фонду оплаты труда.
• Такая матпомощь облагается НДФЛ, из нее удерживается ВС.
• Систематическая матпомощь входит в базу начисления ЕСВ.
• В приложениях Налогового расчета отражается в общей сумме заработной платы в месяце ее начисления.