Работница сменила фамилию: как заполнить Объединенную отчетность

Показывать ли смену фамилии в приложении Д5

Приложение Д5 к Объединенной отчетности заполняют только при наличии определенных событий в отчетном месяце. Их исчерпывающий перечень приведен в п. 5 разд. IV Порядка № 4*.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом МФУ от 13.01.2015 № 4.

Это:

— заключение или расторжение трудового договора с работником;

— перемещение работника из одного структурного подразделения в другое;

— перевод работника на другую постоянную должность или работу у того же плательщика ЕСВ;

— работник назначен на новую должность;

— предоставление работнице отпуска в связи с беременностью и родами;

— предоставление работнику отпуска для ухода за ребенком до 3 (6) лет.

Как видите, такая причина, как смена фамилии, в п. 5 разд. IV Порядка № 4 не указана. Поэтому такую информацию в приложении Д5 не отражают.

Совсем другое дело — приложение Д1.

Заполняем приложение Д1

Чтобы изменить фамилию работницы в Реестре застрахованных лиц, работодателю достаточно при формировании Объединенного отчета за соответствующий квартал в приложении Д1 за месяц, в котором был издан приказ (распоряжение) о внесении изменений в учетные документы предприятия, и во всех Д1 следующих месяцев привести ее новую фамилию (в гр. 11).

Ведь Пенсионный фонд использует данные о физическом лице именно из последнего отчета, поданного страхователем.

Заполняем приложение 4ДФ

А вот в приложении 4ДФ такого реквизита, как «Прізвище, ім’я, по батькові», вообще нет. Работников здесь отражают только по регистрационным номерам их учетной карточки. А он после смены фамилии остается таким же.

Поэтому работодатель, подавая приложение 4ДФ, не должен сообщать налоговикам о смене фамилии работницей. Это делает сама работница, когда вносит изменения в учетную карточку налогоплательщика.

Нюанс. Если работница получает зарплату в безналичной форме, то ей нужно заменить банковскую карту.