Как правильно уничтожать кадровые и другие заявления после окончания срока хранения

Когда и как кадровые документы можно уничтожать? Для уничтожения кадровых документов необходим акт о изъятии документов для уничтожения.

Когда документы можно уничтожать

Заявления сотрудников (кадровые или другие служебные документы), срок хранения которых истек, нельзя выбрасывать произвольно.
Их уничтожают только официально, после надлежащего оформления соответствующего акта.

📌 Например: заявления об отпуске имеют срок хранения 1 год, заявления о приеме на работу — 75 лет (как часть личного дела). Поэтому перед подготовкой документов к уничтожению необходимо проверить их сроки в Перечне типовых документов с указанием сроков хранения.

Порядок списания документов

📜 Основной документ — Акт о изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд.

Акт про вилучення для знищення документівЗавантажити

Его форма утверждена:
👉 Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Этапы работы

1. Формирование дел, срок хранения которых истек.
2. Проверка сроков хранения в соответствии с действующими перечнями.
3. Составление акта о изъятии документов. В нем указываются:
   • перечень документов;
   • даты их создания;
   • количество дел (листов);
   • основание для уничтожения (истечение срока хранения).
4. Утверждение акта руководителем предприятия.
5. Фактическое уничтожение документов (шредер, утилизация, передача на макулатуру и т.д.).

Кто отвечает

Ответственность за правильность оформления и уничтожения документов несет служба делопроизводства или кадровая служба предприятия.

Если документы хранятся в архиве учреждения, то порядок определяет архивариус.