Журнал реєстрації заяв: чи потрібно вести і які вимоги?
Ведення журналу реєстрації заяв
Згідно зі статтею 122 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, реєстраційні журнали, картки та електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх документів, таких як заяви, доповідні та пояснювальні записки, повинні зберігатися протягом трьох років.
Додаткова інформація
Зазначений Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення. Цей Перелік також може використовуватися фізичними особами – підприємцями.
Згідно з чинним законодавством, заяви з будь-яких кадрових питань (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання всіх видів відпусток, матеріальної допомоги тощо) слід реєструвати у відповідній реєстраційній формі, яка запроваджена на підприємстві. Реєстрація таких заяв забезпечує систематизованість та упорядкованість обліку документів, що є важливим для їх подальшого використання або зберігання.
Чи є обов’язок вести журнал?
Незважаючи на те, що ведення журналу реєстрації заяв є рекомендованим для упорядкування документообігу на підприємстві, законодавством не передбачено штрафних санкцій за відсутність такого журналу. Тобто, ведення реєстраційного журналу заяв є бажаною, але не обов’язковою практикою.
Практичні рекомендації
Для оптимізації процесу реєстрації заяв і підвищення ефективності документообігу, рекомендується впроваджувати наступні заходи:
- Ведення журналу реєстрації заяв – для швидкого доступу до необхідної інформації.
- Електронні бази даних – для зручності обробки та зберігання великого обсягу даних.
- Стандартизація форм заяв – для спрощення процесу їх реєстрації та обробки.
- Регулярний перегляд і архівування документів – відповідно до строків зберігання, визначених законодавством.
Ці заходи сприятимуть ефективному управлінню документацією та забезпечать відповідність нормативним вимогам.
