Оформлення найманих працівників у фізичних осіб-підприємців (ФОП) підлягає тим же правилам, що й усім іншим роботодавцям, відповідно до норм Кодексу законів про працю (КЗпП).
Перше, що слід відзначити, — це те, що процедура оформлення працівників ФОП-роботодавців та перелік необхідних документів не відрізняються від інших підприємств. Проте обмеження по кількості найманих працівників залежить від системи оподаткування ФОП.
ФОПи на загальній системі оподаткування не мають обмежень по кількості працівників. У той час як для ФОПів на спрощеній системі оподаткування обмеження встановлені в залежності від групи єдиного податку. Для групи 1 наймані працівники не передбачені, для групи 2 — до 10, а для групи 3 — необмежено.
Процедура оформлення працівників ФОПа на роботу не відрізняється від інших роботодавців і регулюється КЗпП. Документом, який починає цей процес, є заява про прийняття на роботу від потенційного працівника, де зазначається дата початку роботи та посада.
Потенційний працівник повинен надати обов’язкові документи для оформлення:
- Паспорт або інший документ, що посвідчує особу.
- Ідентифікаційний код (РНОКПП).
- Трудова книжка, якщо працівник буде працювати за основним місцем роботи.
- У випадку, якщо робота передбачає спеціальні знання, може знадобитися диплом, сертифікат або інший документ про освіту.
Додатково можуть бути запропоновані такі документи:
- Довідка про стан здоров’я.
- Документи, що підтверджують право на пільги (для пільговиків, осіб з інвалідністю, батьків неповнолітніх дітей або дітей-інвалідів).
- Інші документи, такі як військовий квиток для військовозобов’язаних тощо.
Наступним етапом є укладення трудового договору, який повинен бути укладений письмово у двох примірниках, по одному для кожної сторони. Умови такого договору не повинні погіршувати становище працівників порівняно з законодавством України про працю.
Після цього роботодавець повинен видати наказ про прийняття працівника на роботу та повідомити територіальний орган ДПС України про прийняття працівника. Крім того, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовою інструкцією, призначити йому робоче місце і забезпечити необхідними засобами для роботи.
Протягом 5 робочих днів роботодавець також має внести відповідний запис у трудову книжку працівника. Важливо зазначити, що існує п’ятирічний перехідний період для включення інформації з паперових трудових книжок до Державного реєстру. Також ФОП повинен оформити особову справу працівника відповідно до встановлених правил.
Узагальнюючи вище викладене, варто навести основний перелік кадрових документів, необхідних для ФОПа-роботодавця. Це включає:
- Примірник трудового договору.
- Накази про прийняття на роботу, звільнення, зміну умов та оплати праці тощо.
- Правила внутрішнього трудового розпорядку.
- Положення про оплату праці, що визначає порядок та терміни виплати заробітної плати.
- Положення про заохочення та преміювання.
- Штатний розпис.
- Посадові (робочі) інструкції.
- Інструкції з охорони праці (при необхідності).
- Табель обліку використання робочого часу.
- Графік відпусток.
- Повідомлення, заява та наказ про надання відпустки.
- Відомість нарахування та виплати заробітної плати.
Усі ці документи ФОП повинен оформити та систематично зберігати, щоб мати можливість надати їх при необхідності, наприклад, під час перевірок.
Нормативи працевлаштування осіб з інвалідністю є загальними для всіх роботодавців, включаючи ФОПів. Вони передбачають обов’язковий норматив робочих місць для інвалідів у розмірі 4% від середньої чисельності штатних працівників облікового складу на рік, або відповідно до кількості працівників у ФОПа залежно від їх чисельності. Роботодавці мають звітувати про зайнятість і працевлаштування інвалідів та подавати відповідну звітність до Фонду соціального захисту інвалідів.
З початку 2019 року ФОПи-роботодавці мають право нараховувати єдиний соціальний внесок за пільговою ставкою 8,41% на доходи найманих робітників з інвалідністю.
Щодо працевлаштування неповнолітніх, важливо враховувати їх вік:
- Особам віком від 16 років можна приймати на роботу без погодження з іншими особами.
- Особи у віці 15 років можна прийняти лише за згодою батьків або особи, що їх замінює, і лише у вільний від навчання час.
- Неповнолітнім у віці 14 років можна працевлаштувати для виконання легких робіт лише у вільний від навчання час за згодою батьків або особи, що їх замінює.
Працевлаштування пенсіонерів не відрізняється від працевлаштування інших працівників. Пенсіонери подають такий самий пакет документів, як і звичайні працівники, включаючи заяву про прийняття на роботу, трудову книжку та копію пенсійного посвідчення. При цьому пенсії виплачуються без врахування одержуваної заробітної плати, за винятком випадків, передбачених законом.
