Командировка бюджетников: суточные без документов

Откуда звон?

А звенит из НКУ. Ведь с 01.04.2023 в п. 170.9 НКУ внесены изменения в отношении командировок.

С тех пор указано, что фактическое количество дней командировки определяют согласно приказу при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания в командировке. Среди таких доказательств отметки пограничных служб (для заграничных поездок), проездные документы, счета на проживание и/или любые другие документы, которые подтверждают фактическое пребывание лица в командировке.

С 1 апреля 2023 года к подтверждающим документам НКУ относит (абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):

— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);

— документы, полученные от лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица;

— страховые полисы;

— документы (выписки и/или сведения со счета), которые содержат определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документы, которые подтверждают выполнение операций с использованием платежных инструментов;

— другие документы, которые удостоверяют стоимость расходов.

Бюджетные нормы

В то же время бюджетные учреждения и организации, кроме НКУ, должны руководствоваться еще и другими важными (более того, обязательными к выполнению) нормативно-правовыми документами: Инструкцией № 59* и постановлением № 98**.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

** Постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98, .

И когда уже в обновленных нормах НКУ речь идет об определении количества дней командировки, то у Инструкции № 59 также есть что сказать.

Предписанием п. 7 разд. І Инструкции № 59 давно предусмотрены правила определения количества дней командировки: днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы командированного работника, а днем прибытия из командировки — день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы отправленного работника. Дата на транспортном билете (выбытие транспортного средства с места постоянной работы) должна совпадать с датой выбытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Дата на транспортном билете (прибытие транспортного средства к месту постоянной работы) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке.

Поэтому наличие подтверждающего документа (транспортного билета) уже давно является важным моментом для бюджетных работодателей.

Однако давайте проанализируем еще несколько норм Инструкции № 59.

Пунктом 15 разд. І этой Инструкции предусмотрено: отдельным видом расходов, которые не требуют специального документального подтверждения, являются суточные расходы (на питание и финансирование других личных нужд, понесенные в связи с такой командировкой). Их размеры утверждены постановлением КМУ № 98.

В то же время п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59 предоставляет нам другую позицию:

>

сумму суточных определяют согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам

Причем если приказа нет, суточные не выплачивают. Но нет уточнения, что суточные не выплачивают при отсутствии первичных документов. Почему так? Возможно, уточнение «и соответствующими первичными документами» предусматривалось для случаев, когда суточные выплачиваются частично (например, для участия в конференциях и безвозмездного питания от организаторов по условиям приглашения п. 5 разд. ІІ Инструкции № 59).

Как бы то ни было, ловкое пользование этой нормой давало возможность выплачивать суточные на основании одного только приказа. Конечно, в случае, если других расходов работник не понес.

Стоит или нет?

Так а что с 1 апреля? Такой возможности уже нет?

Обратите внимание на то, что даже сама норма п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ говорит: суммы и состав расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично удерживаются (финансируются), за счет бюджетных средств, определяются Кабмином. Это еще раз доказывает, что бюджетные работодатели соблюдают нормы постановления № 98 и разработанной во его исполнение Инструкции № 59.

Та же норма НКУ предусматривает: сумма суточных для «бюджетных» категорий физических лиц не может превышать сумму, установленную этим подпунктом. А вот при отсутствии соответствующих подтверждающих документов суточные включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога.

Итак, важный вывод!

Стоит различать понятия выплаты суточных и их налогообложения

Предписаниями п. 170.9 НКУ определяются правила налогообложения средств, выданных на командировку. А особенности выплаты суточных и других расходов для бюджетных учреждений утверждены постановлением № 98 и Инструкцией № 59.

Допустим, ни одного из подтверждающих документов работник не предоставил. Может, он и не имел никаких расходов в командировке. Например, одна из наиболее распространенных ситуаций: руководитель поехал в однодневную командировку на собственном авто.

Можно ли выплатить необлагаемые налогом суточные на основании только одного приказа? Выплатить — да, необлагаемые налогом — нет. Для неналогообложения суточных нужно, чтобы работник предоставил хотя бы какие-то документы, которые бы подтверждали факт его пребывания в населенном пункте, в который он был направлен в командировку. Потому что за налогообложение отвечает НКУ и он выдвигает именно такие требования. Чтобы подтвердить факт поездки, можно ввести давно забытую практику использования удостоверения о командировке. Подробнее об этом читайте в статье «Нет документов — нет суточных» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25 (ср. USER_SHOW_ID).

В то же время выплачивать суточные можно и даже нужно.

Во-первых, суточные входят в аванс на командировку, который выплачивают перед командировкой. А об отсутствии документов станет известно уже после ее окончания.

Во-вторых, суточные являются трудовой гарантией. За их невыплату может светить штраф. Подробнее об этом читайте в статье «Командировка есть, суточных нет: возможно ли?» // «Бюджетная бухгалтерия», 2022, № 39.

Выводы

• С 01.04.2023 в НКУ внесены изменения в отношении командировок.
• Выплачивать суточные на основе одного только приказа можно. Но для неналогообложения нужны хотя бы какие-то подтверждающие документы.