Штрафы за хранение и неоцифровку трудовых книжек после 10.06.2021
🚨 Есть ли ответственность для работодателя и что нужно знать бухгалтеру и кадровику о цифровизации и хранении бумажных трудовых книжек работников?
После перехода к электронному учету трудовой деятельности работодатели, бухгалтеры и кадровики все чаще сталкиваются с слухами о штрафах:
- за хранение трудовых книжек после 10.06.2021,
- за неоцифровку (несканирование) бумажных трудовых книжек.
Разберем ситуацию исключительно с позиции действующего законодательства и практики контролирующих органов.
Есть ли штраф за хранение трудовых книжек после 10.06.2021
Нормы КЗоТ и Закона № 1217
В соответствии с частью третьей статьи 48 КЗоТ Украины, работодатель обязан по требованию работника вносить записи в трудовую книжку, которая хранится у работника, о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и наградах.
Эта норма действует с 10 июня 2021 года — даты вступления в силу Закона Украины от 05.02.2021 № 1217-IX.
Дополнительно часть вторая раздела II Переходных положений Закона № 1217 обязывает работодателя выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку в день увольнения, если трудовой договор заключен до 10.06.2021, а увольнение происходит до завершения процедуры оцифровки, но не позднее 10.06.2026.
Практические выводы для работодателя:
🔹 Сотрудники, принятые до 10.06.2021
Трудовые книжки продолжают храниться у работодателя и выдаются сотруднику при увольнении (до 10.06.2026).
🔹 Сотрудники, принятые после 10.06.2021
Трудовые книжки не принимаются на хранение работодателем и хранятся исключительно у сотрудника.
⚠️ Закон не предусматривает права выбора для работодателя. Принятие трудовых книжек после 10.06.2021:
- не допускается ни по заявлению работника;
- ни приказом руководителя;
- ни изменениями в Правила внутреннего трудового распорядка.
❓ Возможен ли штраф, если трудовые книжки все же хранились?
Формально, в случае нарушения этого требования теоретически возможен штраф за абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ:
- 1 минимальная заработная плата — за нарушение других требований законодательства о труде.
Однако на практике есть важные оговорки.
✔️ Статья 16 Закона № 2136-ІХ устанавливает, что в период военного положения штрафы за ст. 265 КЗоТ не применяются, если работодатель выполнил предписание контролирующего органа в установленный срок.
✔️На сегодня отсутствуют известные прецеденты, когда Госработы реально штрафовала работодателей только за факт хранения трудовых книжек после 10.06.2021.
✔️ Возможен административный штраф за ст. 41 КУпАП (хотя неизвестны случаи привлечения к ней):
- от 30 до 100 нмдг (от 510 до 1700 грн) — для должностных лиц;
- амнистия на период военного положения здесь не предусмотрена.
Также теоретически возможна дисциплинарная ответственность ответственных лиц.
Есть ли штраф за неоцифровку (несканирование) ТК
В соответствии с п. 4 Порядка № 11-1, сведения о трудовой деятельности подаются:
- работником лично через органы ПФУ;
- работником через вебпортал ПФУ с КЭП;
- страховщиком (работодателем) или его представителем — при наличии делегированных полномочий.
🔹 То есть работодатель имеет право, но не имеет обязанности оцифровывать трудовые книжки.
❓ Предусмотрен ли штраф за неоцифровку?
❌ Нет, штраф не предусмотрен.
Причина проста и юридически обоснована:
- отсутствует прямое обязательство работодателя по сканированию или передаче трудовых книжек в ПФУ;
- нет обязанности — нет состава правонарушения;
- соответственно, нет и оснований для штрафных санкций.
Дополнительно напоминаем:
👉 если трудовая книжка не будет оцифрована до 10.06.2026, страховой стаж не теряется.
Выводы
🔹 Штрафа за неоцифровку трудовых книжек не существует, поскольку это не является обязанностью работодателя.
🔹 Хранение трудовых книжек после 10.06.2021 для новопринятых сотрудников формально является нарушением, но:
- в период военного положения штрафы за ст. 265 КЗоТ фактически не применяются;
- реальной штрафной практики в настоящее время нет.
🔹 По возможности помогайте работникам с оцифровкой трудовых книжек, ведь это упрощает учет и не требует приказов или заявлений.
