Трудовая книжка в электронном виде: сканируем ВСЕ записи — даже после 10.06.2021 (объясняет ПФУ)
Во время подготовки к оцифровке трудовых книжек работников в 2026 году у бухгалтеров и кадровиков часто возникает практический вопрос: нужно ли сканировать записи в трудовой книжке, которые внесены после 10.06.2021, ведь именно с этой даты работодатели начали передавать данные о трудовой деятельности в электронный реестр. Ответ важен не только для правильного формирования скан-копий, но и для избежания отказа ПФУ при подаче сведений в электронной форме через портал ПФУ. Ниже объясняем, что именно требует Порядок подачи сведений о трудовой деятельности, утвержденный постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 №11-1, и как правильно подготовить скан-копии трудовых книжек в 2026 году.
Нужно ли сканировать записи после 10.06.2021
Так, сканировать нужно все заполненные страницы трудовой книжки, независимо от того, когда именно сделаны записи — до 10.06.2021 или после этой даты.
Ключевой принцип заключается в том, что при оцифровке необходимо сканировать все страницы трудовой книжки, в которые внесены записи. Таким образом, если на страницах есть записи, сделанные после 10.06.2021, эти страницы также подлежат сканированию и подаче в ПФР.
Нормативное основание: пункт 5 Порядка по постановлению ПФУ №11-1
Требования к сканированию прямо определены пунктом 5 Порядка подачи сведений о трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя и других лиц в электронном виде, утвержденного постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 №11-1.
Этим пунктом предусмотрено, что сканированные копии:
- изготавливаются в цветном формате из оригиналов трудовой книжки и документов о стаже;
- должны содержать все страницы трудовой книжки, в которые внесены записи, в хронологическом порядке;
- должны быть пригодны для восприятия содержания, в частности должны четко читаться данные о серии и номере бланков документов;
- должны содержать поля соответствующих документов;
- должны соответствовать техническим требованиям по разрешению, форматам и размеру файлов.
Технические требования ПФУ к сканкопиям трудовой книжки (300 dpi, jpg/pdf, до 1 Мб)
При сканировании трудовой книжки следует соблюдать такие требования:
- рекомендуемое разрешение сканирования — 300 dpi;
- формат изображения — jpg или pdf;
- размер каждого файла — не более 1 Мб;
- сканирование осуществляется в цвете;
- страницы с записями формируются в хронологическом порядке и должны быть читабельными.
Важноe замечание: сканируем все страницы с записями (а не только “старые”)
При оцифровке трудовой книжки не нужно отбирать страницы по дате. Требование ПФУ — сканировать все страницы, на которых внесены записи, то есть оцифровывать нужно также те страницы, где записи сделаны после 10.06.2021.
Возникает ли дублирование данных в системе после сканирования
Дублирование данных не происходит.
При подаче скан-копий трудовой книжки в ПФР в Сведениях о трудовой деятельности будет заполнена графа 4, которая может выглядеть как дублирование информации, уже содержащейся в Реестре.
Однако это не является ошибкой, поскольку наличие даты в графе 4 означает, что трудовая книжка оцифрована / отсканирована и передана в ПФУ. Таким образом, графа 4 выполняет функцию подтверждения факта оцифровки.
таблица: что именно нужно сканировать и как подавать
| Вопрос | Как правильно |
|---|---|
| Сканировать записи после 10.06.2021? | Да, нужно сканировать все страницы с записями, независимо от даты |
| Какие страницы сканировать? | Все страницы, в которые внесены записи, в хронологическом порядке |
| В каком виде сканировать? | Цветные сканкопии с оригинала трудовой |
| Рекомендуемое качество | 300 dpi |
| Формат файла | jpg или pdf |
| Максимальный размер файла | до 1 Мб каждый |
| Почему графа 4 заполняется? | Это отметка, что трудовая книжка оцифрована; это не дублирование |
Выводы
- Если предприятие решило с 01.01.2026 начать оцифровку (сканирование) трудовых книжек, сканировать нужно все страницы трудовой книжки, в которые внесены записи, включая страницы с записями, сделанными после 10.06.2021.
- Требование сканировать все заполненные страницы установлено пунктом 5 Порядка, утвержденного постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 №11-1, и не зависит от того, отображены ли уже эти данные в Реестре застрахованных лиц.
- Сканкопии нужно изготавливать в цветном формате, с рекомендуемым разрешением 300 dpi, в формате jpg или pdf, при этом размер каждого файла должен быть не более 1 Мб, а страницы необходимо подавать в хронологическом порядке.
- Заполнение графы 4 в Уведомлениях о трудовой деятельности при подаче сканкопий не является ошибкой и не означает дублирование данных, поскольку дата в графе 4 лишь подтверждает факт, что трудовая книжка оцифрована / отсканирована.
Также вас может заинтересовать:
Сканируем трудовые книжки: практические ситуации
