Заявление-расчет: как победить расхождения в данных ПФУ

Автор: | 19.06.2023

* Подробности — в статье «Заявление-расчет: заполняем на портале ПФУ» // «Оплата труда», 2023, № 1.

Где кроется проблема

Заполняя заявление-расчет, страхователь должен указывать данные по каждому больничному листу, по которому будут заявлены страховые средства.

Для этого предусмотрена соответствующая экранная форма (см. рис. 1).

img 1

Больничные

Рис.1. Где в заявлении-расчете указываются данные касательно больничных листков

В общем случае в эту форму страхователь вносит:

— количество дней временной нетрудоспособности работника, подлежащих оплате (всего и отдельно те, которые оплачиваются за счет средств ПФУ);

сумму больничных (всего и отдельно ту, которая оплачивается за счет фонда);

страховой стаж застрахованного лица (общий и за последние 12 месяцев).

Однако вместе с этими данными в форме также будут автоматически рассчитаны и отражены:

— сумма пособия (всего) в поле «Сума за даними СПОВ»;

— страховой стаж работника в поле «Страховий стаж (загальний)» и в поле «Страховий стаж (за останні 12 місяців)»).

И может получиться так, что данные, которые рассчитал и хочет внести работодатель, не совпадают с автоматически рассчитанными показателями.

Почему возникают такие расхождения и что в таком случае делать, читайте далее.

Расхождения в сумме пособия

Начнем с показателя «Сума за даними СПОВ». Он исчисляется ПФУ автоматически по данным, содержащимся в системе персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах. То есть по тем данным, которые страхователь указал в уже поданной отчетности (текущей, уточняющей, справочной).

Поэтому если вы обнаружили расхождения между автоматически рассчитанной суммой пособия и суммой пособия, рассчитанной вами, сделайте следующее.

Шаг 1. Проверьте данные, которые были указаны в уже поданной Объединенной отчетности. Возможно, там кроется ошибка, которую следует исправить.

Заметьте, что погрешности в Объединенной отчетности могут влиять на правильность расчета:

а) как количества дней расчетного периода. Например, это может произойти, если:

— в приложении Д1 вы не указывали количество дней пребывания работника в отпуске без сохранения зарплаты (в частности, если такой работник весь месяц находился в отпуске за собственный счет);

— в приложении Д1 забыли отразить неоплаченные дни болезни работника;

— в приложении Д5 неправильно указали даты начала и/или окончания отпуска в связи с беременностью и родами, отпуска для ухода до 3 (6) лет и т. п.;

б) так и суммы выплат, участвующих в расчете средней зарплаты для оплаты дней временной нетрудоспособности. Например, если:

— вы неправильно провели округление;

— суммы выплат учли не в том периоде и т. п.

Ну и конечно, расхождения в суммах по данным СПУС будут возникать, если Объединенная отчетность вообще не была подана (в частности, из-за военных действий).

Также не забывайте о подаче справочного Налогового расчета для назначения материального обеспечения для работников, временная нетрудоспособность которых наступила в пределах текущего квартала.

Обратите внимание! Для правильного расчета суммы пособия по данным СПУС справочный отчет за месяцы расчетного периода, не вошедшие в отчетный период, необходимо подавать до изменения статуса больничного листа на «Готовий до сплати»!

Если вы подали Объединенную отчетность и указанные в ней данные не содержат ошибок, переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Проверьте возможность появления расхождений из-за особенностей работы веб-портала ПФУ.

Так, например, расхождения в сумме пособия могут возникнуть, если:

— данные поданной отчетности еще не подтянулись в СПУС. На практике встречаются случаи, когда с опозданием подтягивается не только справочный Налоговый расчет, но и Объединенная отчетность за квартал (даже после предельной даты ее подачи);

— в расчетном периоде работника есть период приостановления действия трудового договора. Напомним: такой период не отражается ни в приложении Д1, ни в приложении Д5. Поэтому программа ПФУ оставляет этот период в расчете средней зарплаты, в то время как приостановление действия трудового договора является уважительной причиной, которая исключается из расчетного периода;

— страховой случай наступил в первый день работы работника и расчет больничных был проведен исходя из его должностного оклада (в СПУС еще нет данных по этому работнику) и т. п.

Если вы так и не нашли причину возникшего расхождения или отклонение произошло из-за технических проблем, не нужно паниковать. Действуйте так:

1) укажите в поле «Сума (всього)» и в поле «Сума (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)»свое значение, то есть рассчитанное по вашим данным. Откорректировать суммы, указанные в поле «Сума за даними СПОВ», нельзя (оно не является активным) (см. рис. 2);

img 2

Рис. 2. Где указать сумму помощи, рассчитанную страхователем

2) в поле «Причина розбіжності суми» укажите причину, из-за которой возникло расхождение (в соответствии с перечнем).

Если в перечне, приведенном в этом поле, вы не нашли нужную вам причину, то выберите «Інше — Коментар страхувальника» и в поле «Причина розбіжності суми — інша» впишите именно вашу причину;

3) по желанию к заявлению-расчету прикрепите скан-копии документов, подтверждающих правильность расчета внесенных вами данных: непосредственно расчета суммы больничных, отчетности, которая не подтянулась в СПУС, приказов о приостановлении действия трудовых договоров и т. п.

Но это еще не все. Идем дальше.

Расхождения в страховом стаже

Страховой стаж — это период (срок), в течение которого лицо подлежит социальному страхованию в соответствии с видами социального страхования.

Законом о соцстраховании* предусмотрено исчисление двух видов страхового стажа:

общего страхового стажа (исчисляется на день наступления временной нетрудоспособности) — влияет на процент оплаты дней временной нетрудоспособности обычных (не льготных) категорий работников;

— страхового стажа за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая, — для применения ограничений по сумме больничных/декретных.

* Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

Обратите внимание: начиная с 01.01.2023 страховой стаж исчисляется (ч. 2 ст. 14 Закона о соцстраховании):

— по данным реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, в том числе по данным о трудовой деятельности работников, внесенным в соответствии с Законом о ЕСВ*;

— за периоды до 01.07.2000 — в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством, действовавшим раньше.

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI (ср. USER_SHOW_ID).

Вот здесь и кроется главная причина расхождений между размером страхового стажа работника, рассчитанного по данным Госреестра, и тем страховым стажем, который определил сам страхователь.

Причина № 1. Страхователь не передал в ПФУ данные о трудовой деятельности работника в виде скан-копий трудовых книжек и других документов о стаже.

Напомним, что вносить данные о трудовой деятельности работников в Государственный реестр работодателям разрешено в течение 5 лет, начиная с 10.06.2021. То есть до 10.06.2026. А значит, времени еще много и можно не торопиться. Но из-за этого некоторые трудовые периоды работника могут выпасть из его страхового стажа.

Так, например, страховой стаж работника за период до 01.07.2000 равен его трудовому стажу (указанному в трудовой книжке). И если скан-копии трудовой книжки еще не переданы в ПФУ страхователем, то период трудовой деятельности за это время не будет учтен при исчислении страхового стажа работника. Не будет он учтен и в соответствующем поле заявления-расчета.

Та же ситуация со страховым стажем за период с 01.07.2000 до 01.01.2016. С одной стороны, он совпадает с периодами, указанными в форме ОК-5. А значит, система может ориентироваться именно на эти данные. Однако для правомерного включения данных о страховом стаже, указанных в этой справке, необходимо дополнительно использовать данные о трудовых отношениях, указанных в трудовой книжке застрахованного лица.

Поэтому пока страхователь (или сам работник) не отсканирует трудовую книжку и другие документы о страховом стаже и не направит их в ПФУ, показатели, которые автоматически рассчитывает система в поле «Страховий стаж» заявления-расчета, не будут совпадать с теми, которые рассчитал сам страхователь.

Но не только это могло стать причиной расхождений в размере страхового стажа.

Причина № 2. Отчетные нюансы.

На размер страхового стажа работника влияют и ошибки, допущенные страхователем в Объединенной отчетности. В частности:

а) суммовые ошибки (если была неправильно определена база начисления ЕСВ, применена неправильная ставка ЕСВ, не выполнено требование об уплате ЕСВ с МЗП и т. п.);

б) несуммовые погрешности. Например, если:

— при заполнении приложения Д5 не были указаны или неправильно указаны даты заключения/расторжения трудового договора, предоставления отпуска для ухода за ребенком до 3 (6) лет;

— допущены ошибки в регистрационном номере учетной карточки работника и т. п.

Кроме того, работник мог потерять некоторые периоды страхового стажа из-за неподачи работодателем Объединенной отчетности:

— в связи с началом вооруженной агрессии России против Украины;

— с типом «Звітний» как «Довідковий» (если это работник-новичок или страховой случай произошел посреди текущего квартала, за который Объединенная отчетность еще не подавалась).

Да и это еще не все.

Причина № 3. Технические недостатки в работе программ ПФУ.

Спешка, с которой функции ФСС были переданы к ПФУ, выявила немало проблем. Функционал портала Пенсионного фонда оказался неготовым к нововведениям. Поэтому достаточно часто в его работе случаются какие-то «сюрпризы».

В частности, данные о страховом стаже в форме ОК-5 и приложении 9* отражаются только после окончания срока подачи Объединенного отчета за соответствующий квартал. Из-за этого трехмесячный период может «вылететь» из страхового стажа работника.

* Как получить эти документы с помощью веб-портала Пенсионного фонда, читайте в статье «Страховой стаж работника: как получить данные на веб-портале ПФУ» этого номера.

А иногда происходит и так, что страховой стаж отражается в форме ОК-5 и приложении 9 значительно позже предельной даты подачи Объединенного отчета за соответствующий квартал.

Поэтому не удивительно, что при заполнении заявления-расчета страховой стаж, рассчитанный автоматически, и страховой стаж, рассчитанный работодателем, будут иметь расхождения.

Но что делать страхователю в таких случаях?

Конечно, приложить усилия для устранения причин, из-за которых возникли расхождения в страховом стаже работника (исправить отчетность, предоставить скан-копии трудовых книжек и т. п.).

Однако если причина кроется в технических проблемах в работе портала ПФУ или на исправление нет времени, а заявление-расчет вот-вот надо подать, можно пойти другим путем.

А именно: указать в полях «Страховий стаж (загальний)» и «Страховий стаж (за останні 12 місяців)» тот страховой стаж, который получился по вашим расчетам. Хорошо, что эти поля можно корректировать (они являются активными) (рис. 3).

img 3

Рис. 3. Корректируем страховой стаж работника в заявлении-расчете

Как свидетельствует практика, ПФУ на такие исправления пока что не обращает внимания и финансирует заявления-расчеты в обычном режиме.

Выводы

  • ПФУ автоматически рассчитывает показатели страхового стажа и средней зарплаты в заявлении-расчете, который страхователи формируют на веб-портале Пенсионного фонда. Они могут отличаться от рассчитанных работодателем.
  • Причинами расхождений в сумме пособия могут быть ошибки в Объединенной отчетности и особенности работы веб-портала ПФУ. Если устранить их невозможно — укажите в соответствующем поле свое значение.
  • Причинами расхождений в страховом стаже могут быть отсутствие скан-копий трудовых книжек работника на портале ПФУ, отчетные нюансы и технические недостатки в работе программ ПФУ. Если избавиться от них нельзя — укажите тот страховой стаж, который вы рассчитали.

По материалам сайта i.factor.ua

Больничные