5.2. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ОПЕРАЦІЙ ІЗ КОШТАМИ НА РАХУНКАХ У БАНКУ
РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ
Загальною вимогою, що висувається до всіх документів, які оформлюються на підприємстві, є чітке дотримання правил заповнення відповідних документів. Порядок заповнення документів, які підприємству необхідно подати до банку (як при отриманні готівкових коштів з їхніх поточних рахунків, так і при здаванні готівки до каси банку), прописано в Інструкції № 174
Бланки таких “банківських документів” виготовляються відповідно до їх зразків, затверджених НБУ, друкарським способом або з використанням комп’ютерної техніки з відображенням обов’язкових реквізитів. Винятком у цьому випадку є грошові чеки, що виготовляються тільки друкованим способом.
Обов’язковимиреквізитами банківських документів згідно з Інструкцією № 174
– найменування банку, що здійснює касову операцію;
– дата здійснення операції;
– зазначення платника та одержувача;
– сума касової операції;
– призначення платежу;
– підписи платника або одержувача та працівників банку, уповноважених здійснювати касову операцію.
До обов’язкових реквізитів касових документів, що оформляються для зарахування суми готівки на відповідні рахунки (окрім зазначених вище), також належать номер рахунка одержувача та найменування і код банку одержувача.
У грошових чеках, заявах на видачу готівки, на підставі яких видається клієнтам готівка, незалежно від суми, за винятком реалізації пам’ятних та інвестиційних монет, мають зазначатися дані паспорта особи-одержувача або документа, що її замінює, найменування документа, серія, номер і дата його видачі, найменування установи, яка його видала.
У прибуткових, видаткових і прибутково-видаткових касових ордерах на приймання та видачу готівки працівникам банку (філії, відділення) зазначаються прізвище, ім’я, по батькові одержувача, найменування та номер документа (посвідчення/перепустки).
Крім обов’язкових, касові документи можуть містити й додаткові реквізити, необхідні для здійснення окремих касових операцій, визначених банком.
Усі реквізити в банківських документах заповнюються відповідно до правил, зазначених у додатку 16 до Інструкції № 174
Правила заповнення реквізитів документів наведено в табл. 5.2.
Таблиця 5.2
Правила заповнення реквізитів касових документів
| Назва реквізиту | Вимоги щодо заповнення реквізиту |
| Основні реквізити | |
| Номер | Банк, що здійснює операцію, проставляє порядковий номер реєстрації касового документа |
| Дата здійснення операції | У заяві на переказ готівки зазначається дата фактичного пред’явлення її до банку. Грошові чеки дійсні протягом 10 календарних днів з дня їх виписки, не враховуючи дня виписки. В усіх інших касових документах зазначається дата здійснення касової операції. Дата здійснення операції в документі зазначається таким чином: число цифрами “ДД”, місяць словом, рік цифрами “ДГГГ” |
| Платник | Зазначаються найменування юридичної особи та прізвище, ім’я, по батькові особи, уповноваженої діяти від імені юридичної особи, яка здійснює переказ готівки. Якщо переказ готівки здійснює фізична особа, то зазначаються її прізвище, ім’я та по батькові та/або реєстраційний номер облікової картки платника податків/номер особового рахунка або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідні органи державної податкової служби і мають відмітку в паспорті). Ідентифікація клієнтів здійснюється відповідно до до вимог законодавства України про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму. У прибутковому, видатковому та прибутково-видатковому касових ордерах зазначаються прізвище, ім’я, по батькові працівника банку. При оформленні прибутково-видаткового касового ордера на загальну суму здійснених касових операцій цей реквізит не заповнюється |
| Отримувач | У касових документах на видачу готівки фізичній особі зазначаються її прізвище, ім’я та по батькові, юридичній особі – найменування юридичної особи та прізвище, ім’я та по батькові особи, уповноваженої діяти від імені юридичної особи. У касових документах на переказ готівки зазначаються найменування юридичної особи або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи. У прибутковому, видатковому та прибутково-видатковому касових ордерах зазначаються прізвище, ім’я, по батькові працівника банку. При оформленні прибутково-видаткового касового ордера на загальну суму здійснених касових операцій цей реквізит не заповнюється |
| Код одержувача | У разі здійснення переказу готівки для зарахування на рахунок одержувача, відкритий в іншому банку, зазначаються: для юридичної особи – код платника податків; фізичної особи – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідні органи державної податкової служби і мають відмітку в паспорті) |
| Банк одержувача | Зазначаються найменування та місцезнаходження банку отримувача |
| Банк платника | Зазначаються найменування та місцезнаходження банку платника |
| Код банку одержувача | Зазначається реквізит банку одержувача, визначений і включений до довідника банківських установ України |
| Назва валюти | Зазначається літерний код валюти згідно з вимогами нормативно-правових актів при здійсненні операцій з іноземною валютою |
| Дебет/кредит | Зазначаються відповідні рахунки за касовими операціями |
| Сума цифрами | Сума зазначається цифрами, гривні відокремлюються від копійок комою, копійки зазначаються двома цифрами. Аналогічно зазначається сума в іноземній валюті |
| Еквівалент у гривнях | Зазначається при здійсненні операцій з іноземною валютою сума в гривнях, що розраховується в установленому порядку |
| Загальна сума | Зазначаються сума словами, а назва національної валюти повністю “гривень” або скорочено “грн.”. Якщо сума складається тільки з копійок, то перед її зазначенням ставиться “Нуль гривень”. Якщо сума виражена в цілих гривнях, то зазначається “00 коп.” або “00 копійок”. При здійсненні операцій з іноземною валютою сума словами зазначається в іноземній валюті та її еквівалент у гривнях в аналогічному порядку |
| Призначення платежу | У разі видачі готівки з каси зазначається, на які цілі вона видається, при прийманні готівки зазначаються вид платежу або джерела її надходження, а в разі внесення суб’єктами підприємницької діяльності – фізичними особами на поточні рахунки власної готівки за рахунок заощаджень зазначається “внесення власних заощаджень готівкою”. За операціями за вкладними (депозитними) рахунками зазначається внесення готівки на вкладний (депозитний) рахунок або видача готівки з нього. За операціями, не пов’язаними з платежами та вкладними (депозитними) рахунками, зазначається “переказ готівки” |
| Пред’явлений документ | У грошових чеках, заявах на видачу готівки незалежно від суми зазначаються найменування пред’явленого документа (паспорт або документ, що його замінює), серія, номер і дата його видачі, найменування установи, що видала документ. Дата народження та місце проживання (для нерезидентів – місце тимчасового перебування) зазначаються у разі ідентифікації клієнтів згідно з вимогами законодавства України про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму. У прибуткових, видаткових і прибутково-видаткових касових ордерах та заявах на видачу готівки працівникам банку, а також інкасаторам територіальних управлінь зазначаються назва документа (посвідчення, перепустка) та його номер (крім операцій з видачі готівки касовим працівникам при веденні аналітичного обліку) |
| Підпис платника/ одержувача | Платник/отримувач ставить підпис власноручно. При оформленні прибутково-видаткового касового ордера на загальну суму здійснених касових операцій підписи не ставляться. За операціями з видачі інкасаторам опломбованих інкасаторських сумок з готівкою підписи ставлять інкасатори, які прийняли сумки |
| Підписи банку | Ставлять підпис власноручно посадові особи, визначені банком |
| Додаткові реквізити | |
| Код платника | У разі внесення готівки як сплати податків і зборів до бюджету платник зазначає код/номер, а саме: юридична особа – код платника податків; фізична особа – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника |
| податків та офіційно повідомили про це відповідні органи державної податкової служби і мають відмітку в паспорті). Зазначається у разі ідентифікації клієнтів згідно з вимогами законодавства України про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму | |
| Код бюджетної класифікації | Зазначається платником у разі здійснення платежів податків і зборів до бюджету |
| Період платежу | Зазначається, за який період здійснюється платіж |
| Дата валютування | Заповнюється клієнтом за його бажанням. Дата валютування не може перевищувати 10 календарних днів з дати складання касового документа (дата складання документа не враховується) |
| Кількість сумок | У прибутково-видатковому касовому ордері зазначається кількість (цифрами і словами) отриманих для перевезення інкасаторських сумок з готівкою |
| * Додаткові реквізити, необхідні для здійснення операції переказу готівки, у тому числі контактна інформація про клієнта, а саме місце проживання або перебування, номер телефону тощо, який здійснює переказ готівки без відкриття рахунку, банк визначає самостійно | |
Слід зазначити, що банківські документи заповнює бухгалтер підприємства (або уповноважена особа на здійснення таких дій) та працівник банку. Бухгалтер може заповнювати їх від руки ручкою або за допомогою технічних засобів. А от працівник банку заповнює їх із застосуванням технічних засобів або системи автоматизації банку (далі – САБ), за умови, що клієнт (підприємство) згоден на таку дію з боку банку.
Банку забороняється під час здійснення касових операцій виправляти в касових документах такі реквізити: номери рахунків (за винятком зміни номера рахунка на грошових чеках у зв’язку з реорганізацією банку), найменування клієнта, суми, призначення платежу, прізвище, ім’я, по батькові одержувача (платника).
ОТРИМАННЯ ГОТІВКИ В БАНКУ
Готівкова виручка (готівка) підприємств (підприємців), у тому числі готівка, отримана з банку, використовується ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами).
Підприємства не повинні накопичувати готівкову виручку (готівку) у своїх касах понад установлений ліміт каси для здійснення необхідних видатків до настання строків цих виплат(п. 2.9 Положення 637
Підприємства (підприємці), які мають поточні рахунки в установах банків,
отримують готівку з цих рахунків за такими документами:
– за грошовим чеком – юридичним особам, їх відокремленим підрозділам, а також фізичним особам – підприємцям;
– за заявою на видачу готівки – фізичним особам з поточних, вкладних (депозитних) рахунків та фізичним і юридичним особам переказ без відкриття рахунка (з наданням юридичною особою довіреності на уповноважену особу), за операціями з клієнтами (видача кредиту, відшкодування сумнівних банкнот, які за результатами дослідження визнано справжніми, інше);
– за документом на отримання переказу готівкою в національній валюті, встановленим відповідною платіжною системою, – фізичним та юридичним особам
(з наданням юридичною особою довіреності на уповноважену особу).
Таким чином, основним документом для отримання готівки в банку є грошовий чек.
Готівкова виручка (готівка) підприємств (підприємців), у тому числі готівка, отримана з банку, використовується ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами).
Підприємства не повинні накопичувати готівкову виручку (готівку) у своїх касах понад установлений ліміт каси для здійснення необхідних видатків до настання строків цих виплат(п. 2.9 Положення № 637
Підприємства (підприємці), які мають поточні рахунки в установах банків,
отримують готівку з цих рахунків за грошовим чеком (з чітким формулюванням суті операції, що здійснюватиметься). Готівку в банку можна отримати в межах наявних на рахунку грошових коштів. Витрачають її на цілі, що зазначені в грошовому чеку і не суперечать чинному законодавству.
Форму грошового чека наведено в додатку 13 до Інструкції № 174
для отримання грошової чекової книжки заяву про видачу грошової чекової книжки(додаток 17 до Інструкції № 174
Банк заповнює до видачі клієнту грошової чекової книжки на кожному чеку належні реквізити (найменування та код банку, найменування юридичної особи (прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи), номер її поточного рахунка) і реєструє їхні номери в порядку, визначеному банком.
Після відповідної перевірки заява з дозвільним написом головного бухгалтера та керівника установи банку або осіб, яким надано право підпису, передається до каси банку.
У свою чергу, касир установи банку, отримавши заяву, перевіряє:
повноту заповнення реквізитів на документі;
наявність підписів відповідальних осіб банку (філії, відділення), яким надано право підпису касових документів, і тотожність їх зразкам;
належність пред’явленого паспорта або документа, що його замінює, одержувачу, відповідність даних паспорта даним, зазначеним у касовому документі;
у разі отримання готівки за довіреністю – відповідність оформлення довіреності на отримання готівки вимогам законодавства України;
наявність підпису одержувача.
Талон до заяви залишається в касі.
Після оформлення операційними працівниками відповідних реквізитів на чеках та реєстрації номерів у зразках підписів чекова книжка разом із заявою повертається до каси банку.
Видача чекової книжки представнику підприємства (підприємця) проводиться під розпис на заяві з попереднім звірянням підпису одержувача із зразком цього підпису на заяві.
Зразок заповнення чека наведено на рис. 5.6.
Звертаємо увагу, що грошові чеки дійсні протягом 10 днів з дня їх виписки, без урахування дня виписки. Дата чека зазначається в такому порядку: дата і рік цифрами, місяць словом (п. 1.9 гл. 1 р. IV Інструкції № 174
Грошовий чек повинен містити відбиток печатки (якщо наявність печатки передбачено) та підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) відповідно до картки зразків підписів. При заповненні грошових чеків використання факсиміле не допускається.
Слід зауважити, що забороняються операції, за яких представник підприємства, об’єднання, організації або установи, не вносячи грошей, пред’являє одночасно чек на одержання грошей і заяву на переказ готівки.
ВНЕСЕННЯ ГОТІВКИ ДО КАСИ БАНКУ
Готівку понад установлений ліміт залишку готівки в касі підприємство зобов’язане здавати до банку в порядку та строки, встановлені установою банку, для зарахування на рахунки підприємства.
Якщо ліміт підприємством узагалі не встановлений, то вся наявна готівка в його касі на кінець дня повинна здаватися до банку (незалежно від причин, з яких ліміт каси не встановлений).
Банк здійснює приймання від клієнта готівки національної валюти через операційну касу, зокрема, за такими прибутковими касовими документами:
– за заявою на переказ готівки – від юридичних осіб для зарахування
на власні поточні рахунки, від фізичних осіб – на поточні, вкладні (депозитні) рахунки, а також від юридичних і фізичних осіб – на рахунки банку (філії, відділення), у тому числі на погашення кредиту, інших юридичних або фізичних осіб, відкриті в цьому самому банку або в іншому банку, та переказ без відкриття рахунку;
– за документами, встановленими відповідною платіжною системою, – від фізичних та юридичних осіб для відправлення переказу та виплати його одержувачу готівкою в національній валюті.
Таким чином, у загальному випадку здавання готівкових грошових коштів до банку особисто представником підприємства (підприємця) супроводжується заповненням заяви на переказ готівки. Форма такої заяви наведена в додатку 8 до Інструкції № 174
Банк отримані таким чином кошти зараховує на власні поточні рахунки
підприємства (підприємця).
Після завершення приймання готівки клієнту банку видається квитанція (другий примірник прибуткового касового ордера), яка є документом, що підтверджує внесення готівки.
Зазначена квитанція повинна містити:
– найменування банку, що здійснив операцію з приймання готівки;
– дату здійснення операції (у разі здійснення операції в післяопераційний час банку – час виконання операції);
– підпис працівника банку, який прийняв готівку, відбиток печатки (штампа) або електронний підпис працівника банку, засвідчений електронним підписом системи автоматизації банку.
Зразок заповнення заяви на переказ готівки підприємством (підприємцем) у разі здавання готівкових грошових коштів до установи банку наведено на рис. 5.7 (див. с. 140).
Клієнт банку має право зазначити в заяві на переказ готівки дату валютування*, яка не може перевищувати 10 календарних днів після складання касового документа (день складання не враховується). Якщо дата валютування перевищує 10 календарних днів, то банк (філія, відділення) не приймає касовий документ до виконання.
* Дата валю тування – зазначена платником у розрахунковому документі або в документі на переказ готівки дата, починаючи з якої кошти, переказані платником одержувачу, переходять у власність одержувача. До настання дати валютування сума переказу обліковується в обслуговуючих одержувача банку або в установі – членах платіжної системи.
Виплату одержувачам сум переказів готівкою банк (філія, відділення) здійснює починаючи з визначеної дати валютування. Якщо дата валютування припадає на неробочий день, то банк (філія, відділення) здійснює виплату переказу починаючи з першого робочого дня, що настає за днем, визначеним як дата валютування.
До настання дати валютування клієнт може відкликати кошти, у зв’язку з чим подає відповідному банку (філії, відділенню) лист (для юридичних осіб) або заяву (для фізичних осіб) про відкликання коштів.
При заповненні суми цифрами гривні від копійок відокремлюються комою “,”, копійки зазначаються двома знаками. Якщо сума виражена в цілих гривнях, то зазначається
“00” коп. У разі зазначення суми прописом, якщо сума складається тільки з копійок, обов’язковим є написання “нуль” гривень.
Про те, які і як саме заповнюються реквізити заяви на переказ готівки в банк, див. у табл. 5.2 (вище за текстом).
Касир банку, приймаючи готівку, за відповідності сум підписує заяву на перерахування готівки: заяву і квитанцію до неї, ставить на квитанції печатку і видає її особі, яка внесла гроші.
У разі встановлення розбіжності між сумою готівки та сумою, зазначеною в заяві на переказ готівки, а також у разі виявлення неплатіжних і фальшивих банкнот здавальнику пропонується заново переписати документ. Первинний документ касир перекреслює і на зворотному боці квитанції до цього документа проставляє фактично прийняту суму грошей та підписує квитанцію.
ІНКАСАЦІЯ
Інкасація коштів – це збирання та доставка інкасаторами згідно з укладеними з клієнтами договорами валютних цінностей клієнтів до каси банківської установи і назад.
Інкасаційне обслуговування підприємств, установ та організацій може здійснюватися:
– службою інкасації Національного банку України (далі – НБУ);
– у районах і містах, у яких відсутня служба інкасації НБУ, – підрозділами інкасації комерційних банків за наявності в них відповідної ліцензії НБУ та підрозділами Державної служби охорони при МВС України (далі – ДСО);
– в особливих випадках підрозділи інкасації ДСО можуть залучати до інкасації окремі підприємства та установи в містах і районах, де є служба інкасації НБУ та комерційних банків, за обов’язкового погодження з регіональним управлінням НБУ;
– у районах і містах, де служба інкасації НБУ ліквідується, функції інкасаційного обслуговування можуть передаватися регіональними управліннями НБУ комерційним банкам і підрозділам інкасації ДСО;
– у районах і містах, де функціонує кілька філій та установ комерційних банків і відсутня служба інкасації НБУ, комерційні банки можуть проводити інкасацію власної клієнтури за наявності відповідної ліцензії НБУ;
– інкасація грошової виручки інших підприємств, установ та організацій, розрахункові рахунки яких відкрито в банках, де немає власної служби інкасації, може проводитися підрозділами інкасації інших комерційних банків і ДСО за погодженням з комерційними банками, клієнти яких інкасуються.
Порядок інкасації коштів визначається Інструкцією № 45
Відповідно до гл. 5 розділу 3 Інструкції № 45
У договорі на інкасаційне обслуговування, крім основних і додаткових
умов, зазначаються спосіб ідентифікації особи інкасатора, який одержує сумки з цінностями, та його повноважень для здійснення цієї операції, порядок приймання інкасатором сумок з готівкою від клієнта банку, інші питання, що стосуються проведення інкасації коштів та безпечної роботи інкасатора і забезпечення схоронності цінностей під час інкасації.
У разі здійснення інкасації коштів іншим банком порядок зберігання сумок з готівкою, доставлених з маршруту інкасації під відповідальність інкасаторів, порядок здавання сумок (мішків) з готівковою виручкою підрозділом інкасації цього банку регулюються у відповідному договорі на інкасаційне обслуговування.
Відповідно до Інструкції № 643
Облік власників, грошові знаки яких збираються Службою інкасації ДСО, здійснюється відповідним підрозділом охорони в журналі встановленої форми(додаток 1 до Інструкції № 643
Механізм ведення такого журналу такий:
1. Щомісяця на кожного власника складається явочна картка з присвоєнням їй номера, за яким власник зареєстрований у журналі. Явочна картка підписується начальником підрозділу охорони з проставленням відбитка офіційної печатки.
2. Кожному власнику залежно від обсягу грошових знаків видається необхідна кількість спеціальних інкасаторських сумок або мішків (далі – сумка) з написом на них “Державна служба охорони”. На кожній сумці проставляється номер, у якому чисельником має бути номер власника, під яким він зареєстрований у журналі, а знаменником – порядковий номер сумки.
3. Власник подає до банку два зразки пломби з чітким відбитком пломбіратора. На відбитку пломби зазначаються номер реєстрації та скорочена назва власника.
4. Начальник підрозділу Служби інкасації ДСО та завідувач каси банку перевіряють зазначені зразки та засвідчують їх шляхом накладення пломби на шпагат нижче від зразка пломби власника.
5. Один примірник завіреного зразка пломби вручається власникові і пред’являється ним працівникові Служби інкасації ДСО під час одержання ним сумки з грошовими знаками.
6. Другий примірник, завірений завідувачем каси, передається до каси установи банку для здійснення контролю під час приймання сумок з грошовими знаками від працівників Служби інкасації ДСО.
7. Начальник підрозділу Служби інкасації ДСО складає схему маршрутів і графіки (час) заїздів екіпажів до власників для збирання грошових знаків. Час прибуття до власника встановлюється з урахуванням часу максимального надходження грошових знаків до каси банку та місця знаходження власника.
8. Графіки заїздів працівників Служби інкасації ДСО до власників для збирання грошових знаків погоджуються з керівником банку, куди доставляються сумки з грошовими знаками.
9. Матеріальна відповідальність за збереження грошових знаків під час інкасації покладається на всіх членів екіпажу, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність.
10. Власник під час здавання грошових знаків екіпажам Служби інкасації ДСО виписує під копіювальний папір у трьох примірниках супровідну відомість, накладну та копію супровідної відомості(додаток 9 до Інструкції № 643
11. Інкасатор-збирач перед прийманням сумки з грошовими знаками пред’являє здавачеві своє посвідчення особи, доручення на інкасацію грошових знаків і явочну картку.
12. Уповноважений працівник власника під час здавання інкасатору сумки з грошовими знаками робить у явочній картці всі записи. Звертаємо увагу, що робити будь-які записи в явочній картці працівнику Служби інкасації ДСО забороняється.
13. Якщо працівник Служби інкасації здає дві або більше сумок з грошовими знаками або від нього отримують дві або більше порожніх сумки, у явочній картці в графі “Номер сумки з грошовими знаками” і в графі “Номер прийнятої від працівника Служби інкасації порожньої сумки” замість номерів зазначається літерами кількість сумок.
14. Інкасатор зобов’язаний перевірити:
– сумку на справність, правильність опломбування (цілісність шпагату, на якому перебуває пломба, чіткість відбитка пломбіратора, тотожність його зразка), відповідність номера сумки, що приймається, номеру, зазначеному в явочній картці, накладній і копії супровідної відомості;
– наявність дати, підписів (підписи) службових осіб власника на накладній;
– відповідність суми грошових знаків, зазначеної в явочній картці, записам у накладній і в копії супровідної відомості;
– відповідність сум цифр і букв у накладній і в копії супровідної відомості;
– наявність підпису касира в явочній картці.
15. Після цього інкасатор передає службовій особі власника порожню сумку, розписується на копії супровідної відомості, проставляє на ній дату і ставить печатку.
16. Після здавання сумок старший по екіпажу передає начальнику підрозділу Служби інкасації ДСО журнал обліку прийнятих сумок і мішків з грошовими знаками та порожніх сумок і посвідчення особи, інкасатор-збирач – доручення на інкасацію грошових знаків, явочні картки, печатку та посвідчення особи, а водій – посвідчення особи та маршрутний лист.
Слід зазначити, що для касира підприємства документом, який свідчить про здачу виручки інкасаторам, є копія супровідної відомості з підписом інкасатора (3-й примірник), засвідчена печаткою (штампом) установи банку.
ЗДІЙСНЕННЯ РОЗРАХУНКІВ
Безготівкові розрахунки за товари і послуги, а також у зв’язку з фінансовими зобов’язаннями здійснюються в різних формах, кожна з яких має специфічні особливості в характері та русі розрахункових документів. Форма розрахунків – це сукупність взаємопов’язаних елементів, до числа яких належать спосіб платежу та відповідний йому документообіг.
Відповідно до п. 1.13 гл. 1 Інструкції № 22
- меморіального ордера(додаток 1 до Інструкції № 22
[135] - платіжного доручення(додаток 2 до Інструкції № 22
[135] - платіжної вимоги-доручення(додаток 3 до Інструкції № 22
[135] - платіжної вимоги(додаток 4 до Інструкції № 22
[135] [135] [135] [135]
Банки здійснюють операції за банківськими рахунками клієнтів на підставі розрахункових документів, які, у свою чергу, є платіжними інструментами при здійсненні розрахункових операцій.
Розрахунковий документ – документ на паперовому носії, що містить доручення та/або вимогу про перерахування коштів з рахунка платника на рахунок отримувача.
При здійсненні безготівкових розрахунків використовуються такі розрахункові документи:
– платіжні доручення;
– платіжні вимоги-доручення;
– платіжні вимоги;
– акредитиви;
– розрахункові чеки;
– меморіальні ордери.
Розрахункові документи приймаються банком до виконання тільки в разі їх відповідності стандартизованим вимогам і повинні містити такі реквізити:
– найменування розрахункового документа;
– номер розрахункового документа, число, місяць і рік його виписки;
– вид платежу (поштовий переказ, телеграфом в електронному вигляді);
– найменування платника, ідентифікаційний код (номер) платника та номер рахунку;
– найменування та місцезнаходження банку платника, його банківський ідентифікаційний код, номер кореспондентського рахунку або субрахунку;
– найменування одержувача коштів, його ідентифікаційний код (номер) платника та номер рахунку або субрахунку;
– найменування та місцезнаходження банку одержувача, його банківський ідентифікаційний код, номер кореспондентського рахунку або субрахунку;
– призначення платежу;
– суму платежу, позначену прописом і цифрами;
– черговість платежу;
– вид операції відповідно до переліку умовних позначень (шифрів) документів, що проводяться за рахунками в банках;
– підписи уповноважених осіб та відбиток печатки.
Розрахунки платіжними дорученнями. Платіжне доручення є розпорядженням власника рахунка (платника) обслуговуючому його банку, оформленим розрахунковим документом, переказати певну грошову суму на рахунок одержувача коштів, відкритий у цьому або іншому банку.
Відповідно до п. 3.1 гл. 3 Інструкції № 22
При заповненні платіжного доручення платник має право зазначити в ньому дату валютування, яка не може перевищувати десяти календарних днів після складання платіжного доручення. В іншому випадку банк платника не приймає платіжне доручення.
День складання платіжного доручення не враховується при визначенні дати валютування.
“…дата валю тування – зазначена платником у розрахунковому документі або в документі на переказ готівки дата, починаючи з якої гроші, переказані платником одержувачу, переходять у власність одержувача. До настання дати валютування сума переказу обліковується в банку, що обслуговує отримувача, або в установі – члені платіжної системи…”
(гл. 1 Інструкції № 22
До настання дати валютування, зазначеної в електронному розрахунковому документі, банк платника зараховує переказані кошти на відповідний рахунок. Після чого банк одержувача повідомляє одержувача про надходження на його адресу коштів і дату їх валютування. Причому таке “інформування” з боку банку одержувача має бути здійснено не пізніше
одержувача має бути здійснене не пізніше наступного робочого дня (усі нюанси щодо строків як перерахування, так і повідомлення про таку операцію обумовлюються в договорі, укладеному між банком і клієнтом).
Банк, що обслуговує одержувача, зобов’язаний зарахувати кошти на рахунок одержувача на початок операційного дня, визначеного датою валютування.
Якщо дата валютування припадає на неробочий день, то банк одержувача за-
зараховує кошти на його рахунок на початок першого робочого дня, що настає за днем, визначеним датою валютування.
Операція з перерахування коштів з відповідного рахунка на рахунок одержувача оформляється меморіальним ордером, у реквізиті “Призначення платежу” якого банк одержувача зазначає номер і дату електронного розрахункового документа, а також дублює текст реквізиту “Призначення платежу” цього документа.
До настання дати валютування платник має право відкликати кошти, які до зарахування їх на рахунок отримувача обліковуються в банку, що обслуговує отримувача. Лист про відкликання коштів платник подає до свого банку, який того ж дня передає банку отримувача вказівку про повернення коштів.
Банк отримувача в день отримання вказівки на відкликання коштів перераховує такі кошти з відповідного рахунка на той самий рахунок у банку платника, з якого вони надійшли. Банк одержувача повертає кошти за умови, що на час надходження вказівки вони ще не були зараховані на рахунок одержувача, та повідомляє одержувача про відкликання коштів платником.
Платіжне доручення приймається банком платника до виконання протягом 30 календарних днів з дати його виписки.
Суттєвим моментом у частині порядку оформлення та надання платіжних доручень є те, що банк приймає до виконання лише ті платіжні доручення від платника, в яких зазначена сума коштів не перевищує суму, наявну на рахунку такого платника. Якщо ж на рахунку платника недостатньо або відсутні кошти, необхідні для здійснення перерахування банком зазначеної суми, то платіжні доручення приймаються до виконання в банк виключно в тому разі, якщо така операція передбачена договором між банком і платником. Якщо підприємство (організація) має право на кредит у формі овердрафту, то платіжні доручення оплачуються за рахунок банківського кредиту.
Для фізичних осіб, які використовують платіжні доручення для перерахування коштів зі своїх поточних і депозитних рахунків, жодних підтвердних документів не потрібно.
Можливості застосування в розрахунках платіжних доручень різноманітні. З їх допомогою здійснюються розрахунки як за товарними, так і за нетоварними операціями.
У розрахунках за товари та послуги платіжні доручення використовуються в таких випадках:
– за отримані товари, виконані роботи, надані послуги за умови посилання в дорученні на номер і дату товарно-транспортного документа, що підтверджує отримання товарів або послуг платником;
– для платежів у порядку попередньої оплати товарів і послуг (за умови посилання в дорученні на номер основного договору, угоди, контракту, в яких передбачено попередню оплату);
– для погашення кредиторської заборгованості за товарними операціями;
– при розрахунках за товари та послуги за рішеннями суду та арбітражу;
– за орендною платою за приміщення;
– платежі транспортним, комунальним, побутовим підприємствам за експлуатаційне обслуговування тощо.
У розрахунках за нетоварними операціями платіжні доручення використовуються для:
– платежів до бюджетів усіх рівнів і позабюджетних фондів;
– погашення банківських позик і відсотків за позиками;
– перерахування коштів органам державного та соціального страхування;
– внесків коштів до статутних фондів при заснуванні ВАТ, ЗАТ, ТОВ тощо;
– придбання акцій, облігацій, депозитних сертифікатів, банківських векселів;
– сплати пені, штрафів, неустойок тощо;
– перерахування підприємствами сум, що належать фізособам (заробітна плата, пенсія), на їхні рахунки, відкриті в банку.
“…Банк приймає від платника платіжні доручення або інші розрахункові документи на перерахування заробітної плати на рахунки працівників підприємств, відкриті в банках, або грошовий чек на одержання заробітної плати в порядку, визначеному Пенсійним фондом України, погодженому з Національним банком і центральним органом виконавчої влади у сфері праці та соціальної політики…”
(п. 3.9 гл. 3 Інструкції № 22
Банк зобов’язаний інформувати платника на його вимогу про виконання платіжного доручення не пізніше наступного робочого дня після звернення платника до банку, якщо інший строк не передбачено договором банківського рахунку. Порядок інформування платника визначається договором банківського рахунку.
Схему документообігу під час розрахунків платіжними дорученнями за фактично отриманий товар, надані послуги, виконані роботи можна представити в такому вигляді (рис. 5.1).
* Переміщення грошових коштів між розрахунково-касовими центрами банків через кореспондентські рахунки відбувається на основі авізо, що є розпорядженням однієї установи банку іншій про виконання розрахункової операції. За способом відсилання авізо поділяються на поштові та телеграфні. Залежно від змісту операції авізо поділяються на кредитові (зарахування коштів) і дебетові (списання коштів). Документообіг форм безготівкових розрахунків, що діють на сьогодні, і платіжних інструментів, що їм відповідають (платіжні доручення, платіжні вимоги, інкасові доручення, акредитиви, чеки), у розрахунках через кореспондентські рахунки зумовлює використання лише кредитових авізо.
Розрахунки платіжними дорученнями мають низку переваг порівняно з іншими формами розрахунків: відносно простий документообіг, прискорення руху грошових коштів, можливість платника попередньо перевірити якість товарів і послуг, які він оплачує, можливість використовувати дану форму розрахунків при нетоварних платежах, що робить розрахунки платіжними дорученнями найпрогресивнішою формою безготівкових розрахунків.
Розрахунки за інкасо. Розрахунки за інкасо – це банківська операція, за допомогою якої банк (банк-емітент)
за допомогою якої банк (банк-емітент) за дорученням і за рахунок клієнта на підставі розрахункових документів здійснює дії з одержання від платника платежу. Для здійснення розрахунків за інкасо банк-емітент має право залучати інші банки (виконуючий банк).
Визначення поняття “інкасо” надано в п. 1.4 гл. 1 Інструкції № 22
“§ 4. Розрахунки за інкасовими дорученнями
Ст. 1099. Загальні положення про розрахунки за інкасовими дорученнями
1. У разі розрахунків за інкасовими дорученнями (за інкасо) банк (банк-емітент)
за дорученням клієнта здійснює за рахунок клієнта дії щодо одержання від платника платежу та (або) акцепту платежу.
2. Банк-емітент, який отримав інкасове доручення, має право залучати для його виконання інший банк (виконуючий банк).
Випадки застосування та порядок здійснення розрахунків за інкасовими дорученнями встановлюються законом, банківськими правилами та порядком ділового обігу.
Ст. 1100. Виконання інкасового доручення
1. У разі відсутності будь-якого документа або невідповідності документів за зовнішніми ознаками інкасовому дорученню виконуючий банк повинен негайно повідомити про це клієнта. У разі неусунення зазначених недоліків банк повертає документи без виконання.
2. Документи подаються платнику в тій формі, в якій вони отримані, за винятком банківських відміток і написів, необхідних для оформлення інкасової операції.
3. Документи, що підлягають до оплати в разі їх подання, виконуючий банк зобов’язаний подати до платежу одночасно з отриманням інкасового доручення.
Якщо документи підлягають до оплати в інший строк, виконуючий банк повинен для одержання акцепту платника подати документи для акцепту одночасно з одержанням інкасового доручення, а вимогу платежу повинен здійснити не пізніше дня настання строку платежу, визначеного в документі.
4. Часткові платежі можуть бути прийняті у випадках, якщо це встановлено банківськими правилами, або за наявності в інкасовому дорученні спеціального дозволу.
5. Одержані (інкасовані) суми… передаються виконуючим банком у розпорядження банку-емітента, який повинен зарахувати ці суми на рахунок клієнта. Виконуючий банк має право вирахувати з інкасованих сум належну для нього плату і відшкодування витрат та (або) витрат.
Ст. 1101. Повідомлення про проведені операції
1. Якщо платіж і (або) акцепт не було отримано, виконуючий банк повинен негайно повідомити банк-емітент про причини неплатежу або відмови від акцепту. Банк-емітент повинен негайно повідомити про це клієнта…
У разі відсутності вказівок щодо подальших дій у строк, установлений банківськими правилами… виконуючий банк має право повернути документи банку-емітенту”.
(ЦКУ [37])
Розрахунки в порядку інкасо здійснюються на підставі платіжних вимог, оплата яких може здійснюватися за розпорядженням платника (з акцептом) або без його розпорядження (у безакцептному порядку), та інкасових доручень, оплата яких здійснюється без розпорядження платника (примусове списання).
Зазначені розрахункові документи пред’являються одержувачем коштів (стягувачем)
до рахунку платника через банк, що обслуговує одержувача коштів (стягувача).
Одержувач коштів (стягувач) подає до банку розрахункові документи при реєстрі переданих на інкасо розрахункових документів, що складається у двох примірниках. Після перевірки правильності їх заповнення на всіх примірниках прийнятих розрахункових документів проставляються штамп банку-емітента, дата приймання та підпис відповідального виконавця. Неприйняті розрахункові документи викреслюються з реєстру переданих на інкасо розрахункових документів. Кількість і сума розрахункових документів виправляються і засвідчуються підписом відповідального виконавця.
Останні примірники розрахункових документів разом з другим примірником реєстру повертаються одержувачу коштів (стягувачу) платежу як підтвердження приймання документів на інкасо.
Перші примірники реєстрів залишаються в банку-емітенті, підшиваються в окрему папку і використовуються як журнал реєстрації прийнятих на інкасо розрахункових документів.
Банк, який прийняв на інкасо розрахункові документи, бере на себе зобов’язання доставити їх за призначенням. Це зобов’язання, а також порядок і строки відшкодування витрат з доставки розрахункових документів відображаються в договорі банківського рахунку з клієнтом. При цьому підрозділи розрахунково-касової мережі України можуть забезпечувати доставку розрахункових документів як через службу експедирування, так і поштою.
Розрахунки платіжними вимогами.
Платіжна вимога – розрахунковий документ, що містить вимогу кредитора – одержувача коштів за основним договором до боржника (платника) про сплату певної грошової суми через банк.
Платіжні вимоги застосовуються під час розрахунків за поставлені товари, виконані роботи, надані послуги, а також в інших випадках, передбачених в основному договорі. Розрахунки за допомогою платіжних вимог можуть здійснюватися як з акцептом платника, так і без його акцепту.
“…акцепт – згода на оплату або надання гарантії на оплату документів…”
(п. 1.4 гл. 1 Інструкції № 22
) [135]
При розрахунках з акцептом кредитор (постачальник) виписує платіжну вимогу на підставі фактичного відвантаження продукції або наданої послуги і здає її у свій банк на інкасо. Оскільки ініціатива в розрахунках у цьому випадку виходить від постачальника, то оплата цього документа платником має бути здійснена за згодою (акцептом) платника. Строк для акцепту платіжних вимог визначається сторонами за основним договором. Із цією метою при оформленні платіжної вимоги кредитор (постачальник) у полі “Строк для акцепту” зазначає кількість днів, установлених для її акцепту.
Банк кредитора (постачальника) пересилає платіжну вимогу до банку платника (виконуючого банку). На всіх примірниках платіжних вимог, прийнятих виконуючим банком, відповідальний виконавець банку в полі “Строк платежу” проставляє дату, з настанням якої спливає строк акцепту. День надходження до банку платіжної вимоги в розрахунок зазначеної дати не приймається. Останній примірник платіжної вимоги використовується як повідомлення для акцепту і передається платнику того самого дня, якщо документи надійшли в операційний час, або наступного робочого дня, якщо документи надійшли до банку платника після закінчення операційного часу. Решту примірників платіжних вимог банк-виконавець поміщає до картотеки до одержання акцепту платника або настання строку платежу.
Платник має право відмовитися повністю або частково від акцепту платіжних вимог з підстав, передбачених в основному договорі, з обов’язковим посиланням на пункт, номер, дату договору із зазначенням мотивів відмови. Відмова платника від оплати платіжної вимоги оформляється заявою на спеціальному бланку, що складається у трьох примірниках. Перший і другий примірники заяви оформляються підписами посадових осіб, які мають право підпису розрахункових документів, та відбитком печатки платника.
Відповідальний виконавець банку, на якого покладено приймання заяв про відмову від акцепту платіжних вимог, перевіряє правильність і повноту оформлення клієнтом заяви про відмову від акцепту, наявність підстави для відмови, посилання на номер, дату, пункт договору, в якому цю підставу передбачено, і завіряє всі примірники заяви про відмову від акцепту своїм підписом та відбитком штампа банку із зазначенням дати.
У разі повної відмови від акцепту платіжна вимога вилучається з картотеки і того самого дня підлягає поверненню до банку-емітента разом з другим примірником заяви про відмову від акцепту для повернення постачальнику. Перший примірник заяви про відмову від акцепту з копією платіжної вимоги поміщається в документи дня банку платника як підстава повернення розрахункового документа без оплати. Третій примірник заяви повертається платнику як розписка банку в отриманні цього документа.
У разі часткової відмови від акцепту платіжна вимога вилучається з картотеки та оплачується в сумі, акцептованій платником. Перший примірник заяви про відмову від акцепту разом з першим примірником платіжної вимоги поміщається до документів дня банку як підстава списання коштів з рахунка клієнта, другий примірник надсилається не пізніше робочого дня, що настає за днем приймання заяви про відмову від акцепту, до банку-емітента для передання постачальникові, третій примірник повертається платникові як розписка в отриманні заяви про відмову від акцепту.
Відповідальність за необґрунтовану відмову від оплати платіжних вимог несе платник. Банки не розглядають претензії по суті відмов від акцепту. Усі розбіжності, що виникають між платником і одержувачем коштів, розв’язуються в передбаченому законом порядку.
У разі неотримання банком у встановлений строк відмови платника від акцепту платіжної вимоги вона вважається акцептованою і на наступний робочий день після спливу строку акцепту вилучається з картотеки та оплачується з рахунка платника. У разі відсутності або недостатності коштів на рахунку платіжна вимога поміщається до картотеки та оплачується в порядку встановленої черговості платежів.
Схему документообігу при розрахунках за товари та послуги платіжними вимогами можна представити в такому вигляді (рис. 5.2):
Платіжні вимоги також можуть бути використані і для безакцептного списання коштів з рахунків платників. Такий порядок розрахунків можливий лише у випадках, передбачених законом або основним договором між кредитором (одержувачем платежу) і платником.
У платіжній вимозі на безакцептне списання грошових коштів з рахунків платників на підставі чинних законів у полі “Умова оплати” одержувач коштів зазначає “без акцепту”, а також відповідний закон, що дає право безакцептного списання, його дату, номер, пункт. У полі “Призначення платежу” стягувач зазначає показання вимірювальних приладів і чинні тарифи.
Безакцептне списання грошових коштів з рахунка клієнта також можливе за вимогами інших кредиторів, якщо такий порядок розрахунків включено до основного договору кредитора з платником. При цьому умова про безакцептне списання має бути одночасно відображена в договорі банківського рахунка або додатковій угоді до нього.
Крім того, платник зобов’язаний надати до банку, що його обслуговує, відомості про кредитора (одержувача коштів), який має право виставляти платіжні вимоги на безакцептне списання, відомості про найменування товарів, робіт, послуг, за які здійснюватимуться платежі, а також про основний договір (дата, номер, відповідний пункт, що передбачає право безакцептного списання).
Відсутність зазначених відомостей є підставою для відмови банку в оплаті платіжної вимоги без акцепту. Наприклад, за договором із клієнтом у безакцептному порядку можуть стягуватися платежі клієнта самому банку (погашення кредиту в разі настання строку, сплата відсотків за кредит, плата за розрахунково-касове обслуговування).
Банки не розглядають по суті заперечення платників щодо списання коштів з їхніх рахунків у безакцептному порядку. Відповідальність за обґрунтованість виставлення платіжної вимоги на безакцептне списання несе одержувач коштів.
Інкасова форма розрахунків також використовується для безспірного списання коштів з рахунків. У цьому випадку використовується розрахунковий документ із назвою “інкасове доручення”.
Інкасові доручення застосовуються:
1) у випадках, коли безспірний порядок стягнення грошових коштів установлено законодавством, у тому числі для стягнення грошових коштів державними виконавцями, які мають таке право виключно на підставі визначених законом виконавчих документів;
2) для стягнення за виконавчими документами;
3) у випадках, передбачених сторонами за основним договором, за умови надання банку права на списання грошових коштів з рахунка платника без його розпорядження.
У першому випадку в інкасовому дорученні має бути зроблено посилання на законодавчий акт (номер, дату, статтю, частину, пункт), на підставі якого здійснюється стягнення. У разі стягнення грошових коштів на підставі виконавчих документів інкасове доручення повинне містити посилання на дату і номер виконавчого документа, а також найменування органу, який виніс рішення, що підлягає примусовому виконанню. У цьому випадку банк стягувача приймає інкасові доручення з додаванням оригіналу виконавчого документа або його дубліката. Банк не приймає до виконання інкасове доручення, якщо до нього додано виконавчий документ зі строком давності, що минув.
Виконавчі документи про стягнення періодичних платежів (аліментів, з відшкодування шкоди, заподіяної здоров’ю, тощо) зберігають чинність протягом усього часу, на який присуджено платежі. Такий самий порядок діє і щодо нотаріально посвідчених угод про сплату аліментів. У зазначених випадках строки пред’явлення виконавчих документів до виконання обчислюються для кожного платежу окремо.
Відповідальність за правомірність виставлення інкасового доручення та правильність зазначення підстави безспірного стягнення несе одержувач коштів (стягувач). Банки не розглядають по суті заперечення платників проти списання грошових коштів з їхніх рахунків у безспірному порядку.
