8.8. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ НАРАХУВАННЯ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
Підставою для нарахування основної заробітної плати працюючим з погодинною оплатою праці є табелі обліку використання робочого часу.
Для працівників-відрядників нарахування основної заробітної плати здійснюється в первинних документах з обліку виробітку. Крім того, для оплати праці таких працівників за середнім заробітком використовуються і дані табелів.
Документами, що підтверджують суму витрат на оплату праці працівників, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, є розрахункові та розрахунково-платіжні відомості. У них безпосередньо розраховуються суми, що підлягають нарахуванню, утриманню та виплаті працівникам за звітний період (місяць).
Розрахунково-платіжні відомості типових форм № П-6 і № П-7 (затверджені наказом № 489 [146])
зом № 489 [146]) застосовуються для розрахунку заробітної плати працівників підприємства. При цьому відомість типової форми № П-6 використовується для нарахування заробітної плати конкретному працівнику, а відомість за формою № П-7 містить зведену інформацію про суму заробітної плати, нарахованої у звітному місяці всім працівникам підприємства. Крім того, у згаданих формах провадиться розрахунок утримань із заробітної плати та визначається сума, що підлягає видачі на руки.
У розрахунково-платіжних відомостях усі види нарахувань розподілено за складовими фонду оплати праці, які визначаються відповідно до Інструкції № 5
Відомості складаються в одному примірнику в бухгалтерії підприємства і можуть
застосовуватися для розрахунку заробітної плати всім категоріям працюючих.
Слід зазначити, що типові форми № П-6 і № П-7, у назві яких міститься слово “платіжна”, насправді не є платіжними документами, оскільки не містять місця для підпису працівників, що підтверджує отримання належних їм сум. Для виплати заробітної плати (авансу) використовується відомість на виплату грошей.
8.9. ВИПЛАТА ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
Форми, строки та періодичність виплати заробітної плати передбачені ст. 23 і 24 Закону про оплату праці [48].
Виплата заробітної плати працівникам підприємств України здійснюється в грошових знаках, що мають законний обіг на території України.
Колективним договором як виняток може бути передбачено часткову виплату заробітної плати в натуральній формі (за цінами, не вищими за собівартість) у розмірі, що не перевищує 50 % нарахованої за місяць заробітної плати, у тих галузях або за тими професіями, де така виплата, еквівалентна вартості оплати праці у грошовому виразі, є звичайною або бажаною для працівників, крім товарів, перелік яких установлено КМУ(постанова № 244 [168]).
Заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки,
встановлені в колективному договорі, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів.
У разі якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним або неробочим днем
днем, заробітна плата виплачується напередодні.
Для виплати заробітної плати працівникам використовують Відомість на виплату грошей (додаток 1 до Положення № 637
Необхідність застосування Відомості на виплату грошей передбачена Положенням № 637
Згідно з п. 3.4 Положення № 637
– на виплату заробітної плати (основне застосування);
– для здійснення інших виплат як працівникам, так і особам, які не перебувають з підприємством у трудових відносинах (наприклад, благодійної допомоги, лікарняних тощо).
При цьому видачу готівки особам, яких немає у штатному розписі підприємства, здійснюють за окремою Відомістю (п. 3.5 Положення № 637
Виплату зарплати за діючими нині типовими формами з обліку
розрахунків із зарплати документують так.
Етап 1: бухгалтер розраховує суму до видачі в Розрахунково-платіжній відомості працівника (типова форма № П-6).
Етап 2: бухгалтер переносить розраховану суму у Відомість на виплату грошей(додаток 1 до Положення № 637
Етап 3: касир виплачує з каси належні працівникам суми на підставі Відомості на виплату грошей або ВКО. Якщо зарплату виплачують за Відомістю, то в день закриття Відомості на загальну суму коштів, виплачену за нею, бухгалтер складає ВКО, а касир відображає це в Касовій книзі.
Зверніть увагу: згідно з абз. 2 п. 2.10 Положення № 637
Відомість на виплату грошей оформляють в одному примірнику в бухгалтерії підприємства і потім передають до каси для здійснення відповідних виплат.
При отриманні Відомості на виплату грошей касир зобов’язаний перевірити наявність на Відомості та справжність дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені(п. 3.12 Положення № 637
Важливо пам’ятати! Виправлення у Відомості на виплату грошей забороняються(п. 3.10 Положення № 637
Наведемо перелік основних реквізитів Відомості на виплату грошей і порядок їх заповнення в табл. 8.26.
Таблиця 8.26
Порядок заповнення основних реквізитів Відомості на виплату грошей
| Реквізит Відомості на виплату грошей | Порядок заповнення |
| “Найменування підприємства (установи, організації)” | Зазначають найменування підприємства, що виплачує готівку з каси |
| “Ідентифікаційний код ЄДРПОУ” | Зазначають ідентифікаційний код підприємства згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України |
| “Структурний підрозділ підприємства (установи, організації)” | Зазначають найменування цеху (відділу), працівникам якого виплачують зарплату (інші доходи) за цією Відомістю |
| “До відомості №” | Зазначають номери Розрахунково-платіжних відомостей працівників (типова форма № П-6), на підставі якої складено Відомість. Незважаючи на те що у Відомості (типова форма № П-6) не передбачено реквізиту для заповнення номера, за необхідності його можна ввести |
| “У касу для оплати в строк з до 20 р.” | Зазначають часовий інтервал (день, місяць, рік), протягом якого має бути виплачена заробітна плата (інші доходи). Заповнюючи цей реквізит, після слова “до” зазначають день, що настає за граничним строком виплати зарплати. Нагадаємо: відповідно до п. 2.10 Положення № 637 підприємства мають право зберігати в касі готівку, отриману в банку для виплат, що входять до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій і дивідендів, у сумі понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, уключаючи день отримання готівки в банку. Крім того, протягом 3 робочих днів можна також зберігати виручку, яку спрямовують для здійснення таких виплат у сумі, зазначеній у переданій до каси Відомості. Що стосується готівки, отриманої для виплати лікарняних та інших виплат, які не включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5 з каси, то підприємство повинне здати її до банку (якщо її сума перевищує встановлений ліміт каси) не пізніше наступного робочого дня банку після отримання готівки, тобто грошові кошти можуть зберігатися в касі 2 дні (лист НБУ від 13.05.2005 р. № 11-113/1569-4857) |
| “У сумі ( грн. коп.)” | Зазначають загальну суму заробітної плати та інших доходів, які будуть виплачені за цією Відомістю, прописом і цифрами |
| “Керівник” | Відомість підписують керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником (п. 3.4 Положення № 637 |
| “Головний бухгалтер” | Відомість підписують керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, уповноважений на це керівником (п. 3.4 Положення № 637 |
| “Кореспондуючий рахунок: рахунок, субрахунок” | Зазначають дебет рахунку (субрахунку), з яким кореспондує кредит рахунку 30 “Каса” |
| “Відомість на виплату грошей №” | Зазначають порядковий номер Відомості |
| “за 20 р.” | Зазначають період, за який виплачують зарплату |
| “Кількість аркушів” | Зазначають загальну кількість сторінок Відомості. Якщо Відомість має кілька сторінок, на 2 сторінці і далі над таблицею слід друкувати текст: “Вставний аркуш до додатка № “ |
| “За цією відомістю виплачено гривень (грн. коп.)” | Зазначають загальну суму виданої зарплати прописом і цифрами |
| “і депоновано гривень ( грн. коп.)” | Зазначають загальну суму депонованої зарплати прописом і цифрами |
| “Табельний номер”, гр. 2 табличної частини | Зазначають табельний номер одержувачів грошових коштів |
| “Прізвище, ім’я, по батькові”, гр. 3 табличної частини | Зазначають прізвище, ім’я та по батькові одержувачів грошових коштів |
| “Сума”, гр. 4 табличної частини | Зазначають суму заробітної плати (іншого доходу), що належить конкретному працівникові “на руки” |
| “Підпис про одержання”, гр. 5 табличної частини | Фізична особа розписується в цій графі, використовуючи чорнильну або кулькову ручку з чорнилом темного кольору, підтверджуючи отримання нею зарплати або іншого належного доходу. Видачу заробітної плати касир здійснює тільки особі, зазначеній у Відомості (п. 3.6 Положення № 637 У разі виплати заробітної плати за довіреністю перед підписом про отримання грошей касир робить запис: “За довіреністю”. Якщо працівник не отримав заробітну плату, то в цій графі касир робить запис або проставляє відбиток штампа “Депоновано” |
| “Примітки”, гр. 6 табличної частини | За необхідності зазначають номер, серію, дату і місце видачі документа, що посвідчує особу одержувача грошових коштів. Якщо особа отримує готівку за довіреністю, то зазначає реквізити довіреності. Довіреність додається до Відомості |
| “Відомість склав (підпис, прізвище, ініціали)” | Підписи касира, який виплатив заробітну плату та інші доходи, бухгалтера, який склав і перевірив Відомість. У разі якщо Відомість має декілька сторінок, то реквізити “Відомість склав” і “Відомість перевірив” друкуються на останній сторінці |
| “Відомість перевірив (підпис, прізвище, ініціали)” | Підписи касира, який виплатив заробітну плату та інші доходи, бухгалтера, який склав і перевірив Відомість. У разі якщо Відомість має декілька сторінок, то реквізити “Відомість склав” і “Відомість перевірив” друкуються на останній сторінці |
| Підсумковий рядок (вписується самостійно) | Після останнього запису у Відомості необхідно заповнити підсумковий рядок, назвавши його, наприклад, “Разом”, у якому зазначають загальну суму за Відомістю. Якщо Відомість має кілька сторінок, то підсумковий рядок можна заповнювати наприкінці кожної сторінки |
Після виплати заробітної плати або після закінчення встановленого строку виплати
касир повинен (п. 3.9 Положення № 637
1) у Відомості навпроти прізвищ осіб, які не отримали заробітну плату, у графі5 “Підпис про одержання” проставити штамп або зробити запис: “Депоновано”;
2) зазначити фактично виплачену і неотриману суму заробітної плати, що підлягає депонуванню (прописом і цифрами), у полях “За цією відомістю виплачено гривень ____ (___ грн. ___ коп.)” і “і депоновано гривень _____ (_____ грн. ___ коп.)” перед таблицею, звірити ці суми із загальним підсумком за Відомістю. Після того як усі реквізити Відомості заповнені, касир засвідчує її своїм підписом;
3) за наявності депонованих сум скласти Реєстр депонованої заробітної плати
ної плати, в якому ведеться аналітичний облік розрахунків за депонованою зарплатою за кожною неотриманою сумою окремо;
4) зробити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією ВКО на фактично видану суму за Векселем
тично видану суму за Відомістю.
Бухгалтер підприємства перевіряє записи, зроблені касиром у Відомості, і здійснює підрахунок виданих і депонованих за нею сум. На загальну суму виплаченої зарплати бухгалтер оформляє один загальний ВКО. Невидану зарплату здають до банку для зарахування на поточний рахунок підприємства (якщо їх сума перевищує встановлений ліміт каси) або можна видати на інші потреби підприємства (наприклад, на госппотреби, на відрядження тощо).
Зверніть увагу: згідно з п. 3.5 Положення № 637
Приклад заповнення відомості:
8.10. БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НАРАХУВАНЬ ТА УТРИМАНЬ ІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ
Узагальнення інформації про розрахунки з персоналом підприємства з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, преміями, допомогами тощо), а також про розрахунки за неодержаною персоналом у встановлений строк сумою оплати праці (розрахунки з депонентами) відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків
Рахунок 66 “Розрахунки за виплатами працівникам” має такі субрахунки:
661 “Розрахунки за заробітною платою”;
662 “Розрахунки з депонентами”;
663 “Розрахунки за іншими виплатами”.
За кредитом рахунка 66 “Розрахунки за виплатами працівникам” відображають нараховану працівникам підприємства основну і додаткову заробітну плату, премії, допомогу по тимчасовій непрацездатності, інші належні нарахуванню працівникам виплати, за дебетом – виплату основної та додаткової заробітної плати, премій, допомоги по тимчасовій непрацездатності тощо; вартість одержаних матеріалів, продукції та товарів у рахунок заробітної плати (погашення заборгованості перед працівниками з інших виплат); утримання податку з доходів фізичних осіб, відрахування на оплату праці.
Заборгованість підприємства з виплат працівникам у разі одержання підприємством готівки для виплати через касу підприємства і неодержання її працівниками в установлений строк відображається за дебетом субрахунків 661 “Розрахунки за заробітною платою” і 663 “Розрахунки за іншими виплатами” та кредитом субрахунку 662 “Розрахунки з депонентами”.
На субрахунку 663 “Розрахунки за іншими виплатами” ведеться облік розрахунків за виплатами, що не належать до фонду оплати праці, зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності.
Аналітичний облік розрахунків ведеться за кожним працівником, видами виплат та утримань.
Витрати на оплату праці є одним з основних елементів витрат операційної діяльності підприємства. Для відображення таких витрат у бухгалтерському обліку слід керуватися чинними П(С)БО.
Перелік витрат, до яких належить нарахована заробітна плата, наведено в табл. 8.27.
Таблиця 8.27
Витрати на оплату праці різних категорій працівників підприємства
| Витрати на оплату праці | Об’єкт віднесення | Нормативний документ | Рахунок (субрахунок) бухгалтерського обліку витрат (Дебет… – Кредит 661) |
| Заробітна плата працівників, зайнятих установкою, монтажем, налагодженням основних засобів, а також доведенням основних засобів до стану, придатного для використання в запланованих цілях | Первісна вартість об’єкта основних засобів | п. 8 П(С)БО 7 | 15 (субрахунки 151, 152, 153) → 10, 11 |
| Заробітна плата працівників, зайнятих виготовленням основних засобів | Первісна вартість об’єкта основних засобів | п. 11 П(С)БО 7 П(С)БО 16 | 15 (або 23 → 15) → 10, 11 |
| Заробітна плата працівників, зайнятих поліпшенням об’єкта основних засобів (модернізація, модифікація, добудова, дообладнання, реконструкція тощо), що приводить до збільшення майбутніх економічних вигод, первісно очікуваних від використання об’єкта | Збільшення первісної вартості об’єкта основних засобів | п. 14 П(С)БО 7 | 15 (або 23 → 15) → 10, 11 |
| Заробітна плата працівників, зайнятих доведенням нематеріального активу до стану, придатного для використання у запланованих цілях | Первісна вартість нематеріального активу | п. 11 П(С)БО 8 | 154 12 |
| Заробітна плата працівників, зайнятих створенням нематеріального активу | Первісна вартість нематеріального активу | п. 17 П(С)БО 8 | 154 (або 23 → 154) → 12 |
| Заробітна плата працівників, пов’язаних з удосконаленням нематеріального активу і підвищенням його можливостей і строку використання, які сприятимуть збільшенню первісно очікуваних майбутніх економічних вигод | Збільшення первісної вартості нематеріального активу | п. 18 П(С)БО 8 | 154 (або 23 → 154) → 12 |
| Заробітна плата працівників, які виконують вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів, а також зайнятих доведенням запасів до стану, придатного для використання в запланованих цілях | Первісна вартість запасів | п. 9 П(С)БО 9 | 20, 22, 28 |
| Заробітна плата працівників, зайнятих виготовленням запасів | Первісна вартість запасів | п. 10 П(С)БО 9 П(С)БО 16 | 23 → 20, 22, 28 |
| Заробітна плата виробничого персоналу, зайнятого виготовленням продукції (робіт, послуг), яку можна безпосередньо віднести до конкретного об’єкта витрат (пряма зарплата працівників) | Виробнича собівартість продукції (робіт, послуг) | пп. 11 и 13 П(С)БО 16 | 23 → 25, 26, 27, 903 |
| Заробітна плата виробничого персоналу, зайнятого виготовленням продукції (робіт, послуг), яку неможливо безпосередньо віднести до конкретного об’єкта витрат (непряма зарплата працівників), а також заробітна плата загальновиробничого персоналу, зайнятого управлінням виробництвом, обслуговуванням виробничого процесу, удосконаленням технології і організації виробництва тощо. | Загальновиробничі витрати (постійні або змінні) | п. 15 П(С)БО 16 | 91 → 23, 90 (розподіл) |
| Заробітна плата адміністративного персоналу, зайнятого обслуговуванням і управлінням підприємства | Адміністративні витрати | п. 18 П(С)БО 16 | 92 → 791 |
| Заробітна плата персоналу, зайнятого реалізацією (збутом) продукції (товарів, робіт, послуг) | Витрати на збут | п. 19 П(С)БО 16 | 93 → 791 |
| Заробітна плата працівників, зайнятих дослідженнями і розробками | Інші операційні витрати | п. 9 П(С)БО 8 П(С)БО 16 | 941 → 791 |
| Оплата днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів підприємства, заробітна плата персоналу об’єктів соціальнокультурного призначення (ЖКГ, дитячі садки) | Інші операційні витрати | п. 20 П(С)БО 16 | 949 → 791 |
| Заробітна плата працівників, які брали участь у ліквідації основних засобів | Інші витрати | п. 34 П(С)БО 7 | 976 → 793 |
До складу витрат, перелічених у табл. 8.27, включаються і нараховані на відповідну суму заробітної плати внески до фондів соціального страхування.
Якщо підприємство веде облік витрат діяльності з використанням рахунків класу 8 “Витрати за елементами”, то витрати на оплату праці персоналу групуються на рахунку 81 “Витрати на оплату праці”.
Рахунок 81 “Витрати на оплату праці” має такі субрахунки (табл. 8.28):
Таблиця 8.28
Рахунок 81 “Витрати на оплату праці”
| Код субрахунку | Найменування субрахунку | Зміст інформації, що узагальнюється на субрахунку |
| 811 | “Виплати за окладами і тарифами” | Витрати на виплату основної заробітної плати персоналу відповідно до системи оплати праці, прийнятої на підприємстві |
| 812 | “Премії та заохочення” | Витрати на виплату додаткової заробітної плати (премії, заохочення тощо) персоналу відповідно до системи оплати праці, прийнятої на підприємстві |
| 813 | “Компенсаційні виплати” | Витрати на гарантійні та компенсаційні виплати персоналу, пов’язані з індексацією заробітної плати, із затримкою виплати заробітної плати тощо, у порядку та розмірах, передбачених законодавством |
| 814 | “Оплата відпусток” | Витрати на оплату щорічних відпусток персоналу підприємства або щомісячних відрахувань на створення забезпечення майбутніх оплат відпусток |
| 815 | “Оплата іншого невідпрацьованого часу” | Витрати на виплати персоналу підприємства за невідпрацьований час, передбачені законодавством |
| 816 | “Інші витрати на оплату праці” | Інші витрати на оплату праці, що визнаються елементами витрат на оплату праці |
Згруповані витрати на оплату праці з кредиту рахунка 81 списуються в дебет рахунка (субрахунка):
Варіант 1 – підприємством застосовуються тільки рахунки класу 8 “Витрати за елементами”:
– 23 “Виробництво ” – у частині витрат на оплату праці виробничого та загальновиробничого персоналу;
– 791 “Результат операційної діяльності ” – у частині витрат на оплату праці іншого персоналу підприємства.
Варіант 2 – підприємством застосовуються одночасно рахунки класів 8 “Витратиза елементами” і 9 “Витрати діяльності”:
– 23 “Виробництво ” – у частині витрат на оплату праці виробничого персоналу;
– 91 “Загальновиробничі витрати ” – у частині витрат на оплату праці загальновиробничого персоналу;
– 92 “Адміністративні витрати ” – у частині витрат на оплату праці адміністративного персоналу;
– 93 “Витрати на збут ” – у частині витрат на оплату праці персоналу, що займається збутом продукції;
– 94 “Інші витрати операційної діяльності ” – у частині витрат на оплату праці персоналу, зайнятого в іншій операційній діяльності підприємства.
Якщо підприємство застосовує тільки рахунки класу 9 “Витрати діяльності“
сти”, то немає необхідності в “транзиті” сум витрат на оплату праці через суб-
рахунки рахунка 81 “Витрати на оплату праці”. У цьому випадку витрати підприємства на оплату праці списуються в порядку, представленому в гр. 4 таблиці 8.25.
Для відображення в бухгалтерському обліку сум нарахувань на фонд оплати праці та утримань, пов’язаних з оплатою праці персоналу підприємства, використовуються такі рахунки (субрахунки):
– субрахунок 641 “Розрахунки за податками”: за кредитом цього субрахунку відображається утримання сум податку на доходи фізичних осіб із суми нарахованого оподатковуваного доходу, за дебетом – його сплата (перерахування) до бюджету;
– рахунок 651 “За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування”: з 04.07.2011 р. (з моменту набрання чинності наказом МФУ від 31.05.11 р.
№ 664, яким було внесено зміни до Інструкції про застосування Плану рахунків
При використанні підприємством рахунків класу 8 “Витрати за елементами” суму нарахованого ЄВС групують на субрахунку 821 “Відрахування на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.
Розрахунки з ФТВП за сумами допомог (допомога по тимчасовій непрацездатності, допомога по вагітності та пологах) доцільно вести на субрахунку 378 “Розрахунки з державними цільовими фондами”.
Сума нарахованих працівникам лікарняних у бухгалтерському обліку відображається (проходить за кредитом субрахунку 663 “Розрахунки за іншими виплатами”) у тому місяці, в якому працівник надав листок непрацездатності, та за ним прийнято рішення комісії (уповноваженим) із соціального страхування про його оплату. Суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності та суму ЄВС, що нараховується на суму лікарняних, на наш погляд, потрібно відображати у складі тих витрат, у складі яких відображається зарплата відповідного працівника. Водночас на практиці прижився підхід, за якого ці виплати відображають на субрахунку 949
“Інші операційні витрати”.
У бухгалтерському обліку операції з нарахування допомоги по вагітності та пологах відображаються проводкою: дебет субрахунку 378 “Розрахунки з державними цільовими фондами” – кредит субрахунку 663 “Розрахунки за іншими виплатами”.
