Створення посадових інструкцій є важливою складовою управління персоналом. Цей документ визначає роль, обов’язки та повноваження працівників у певній посаді, а також встановлює їх відповідальність та права. Правильно складені посадові інструкції допомагають ефективно організувати роботу персоналу та забезпечити дотримання внутрішніх правил підприємства.
Основні вимоги
Зазвичай посадові інструкції розробляються керівниками відділу кадрів, проте вони мають обов’язково затверджуватися роботодавцем. Для ефективної роботи краще доручити розробку посадових інструкцій керівникам структурних підрозділів, оскільки вони краще розуміють специфіку роботи своїх підлеглих.
Хоча у законодавстві немає вимог щодо обов’язкової візи юриста при затвердженні посадових інструкцій, рекомендується консультуватися з юристами або фахівцями з трудового права для уникнення можливих суперечностей.
Посадові інструкції мають бути складені для всіх посад, які передбачені штатним розписом. У разі введення нових посад до штатного розпису, необхідно одночасно розробляти відповідні посадові інструкції.
Під час складання посадових інструкцій корисно користуватися класифікатором професій та довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, що затверджені Міністерством праці та соціальної політики України.
Зміни та доповнення до посадових інструкцій, які впливають на їх зміст, можна вносити лише за підписаним роботодавцем наказом або розпорядженням.
Важливо
Якщо зміни в посадових інструкціях стосуються суттєвих аспектів умов праці (наприклад, зміна режиму роботи або найменування посади), працівників необхідно про це повідомити за два місяці до набрання змін чинності.
Додаткова інформація
Під час дії воєнного стану, норми, що стосуються повідомлення працівника про зміну істотних умов праці, не застосовуються. Проте для внесення незначних поправок до тексту посадової інструкції, які не впливають на її зміст, не потрібно видавати відповідний наказ роботодавця.
Перед початком роботи роботодавець зобов’язаний роз’яснити працівникові його права та обов’язки, умови праці, наявність небезпечних чинників, а також повідомити про правила внутрішнього трудового розпорядку. Посадова інструкція визначає конкретні завдання, обов’язки, права та відповідальність працівника і є ключовим документом у цьому контексті.
Зазвичай, ознайомлення працівників з посадовою інструкцією відбувається через обліковий журнал з їх підписами та датами. Процедура ознайомлення не є чітко визначеною у законодавстві, але вона є важливою для уникнення спорів щодо обов’язків працівника.
Посадові інструкції складаються на посаду (професію), а не на конкретного працівника, тому єдина інструкція може використовуватися для двох чи більше працівників.
Структура інструкції
Під час складання посадових інструкцій важливо використовувати стандартний підхід та забезпечити чітке формулювання кожного розділу відповідно до норм та вимог Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.
Інструкція складається з таких розділів:
- Загальні положення
- Завдання та обов’язки
- Права
- Відповідальність
- Повинен знати
- Кваліфікаційні вимоги
- Взаємовідносини за посадою
Посадові інструкції зберігаються у відділі кадрів та у керівників структурних підрозділів. При їх розробці важливо враховувати правомірність використання посад, що відповідають чинному Класифікатору професій.